仕事の基礎の重要性
こんにちは、ゆる読カフェへようこそ。忙しい毎日の隙間時間に読める、本のおいしいとこだけお届けします。
今日ご紹介するのは、どんな業界でも、そしてこれから先15年後もずっと使える、仕事の基礎をまとめたベストセラー
【コンサル一年目が学ぶこと】という一冊です。 著者は大石哲之さんです。
タイトルにコンサルという言葉が入っているので、もしかしたら自分には関係ないかなぁとか、なんだか難しそうだなぁと身構えてしまう方もいらっしゃるかもしれません。
でも安心してください。この本は、難しい専門用語が並ぶような堅苦しいビジネス書ではありません。
職業や職種を問わず、社会人なら誰もが知っておきたい、仕事がスムーズに進むコツだけを厳選して解説してくれている、
いわば全社会人のための攻略本のような存在なんです。 毎日仕事をしていると、なんでこんなに時間が足りないんだろうとか、
上司にうまく報告ができなくて落ち込むなぁなんてことありますよね。 この本には、そんな私たちが抱える日常的な悩みを、思考の癖を少し変えるだけで解決してくれるヒントが詰まっています。
今回のお話では、この本の中から、特に明日からの仕事ですぐに使えて、効果絶大なエッセンスを5つに絞ってご紹介します。
これを聞き終わる頃には、「あ、明日はこうやって仕事をしてみようかな。」と少し気持ちが楽になっているはずです。
コーヒーでも飲みながらリラックスして耳を傾けてみてくださいね。 それでは早速参りましょう。
効果的なコミュニケーション
まず一つ目のお話は、「脳みそがパニックになる前に結論から話そう。」というお話です。
皆さんは、上司や先輩から不意に、「あの件どうなってる?」と聞かれてドキッとして言葉に詰まった経験はありませんか?
焦ってしまって、「えっと、それはですね、実はA社から連絡がありまして、でも担当者が不在でして、
あ、その前にですね。」なんて起こった出来事を時系列順にダラダラと説明してしまう。 これ、やってしまいがちですよね。
私たち日本人はどうしても物語のように起承転結で話すことに慣れてしまっています。
でも、踏ん刻みで動いている忙しいビジネスの世界では、結論が見えない話を延々と聞かされるのは相手にとって苦痛以外の何者でもないんです。
そこで、この本で真っ先に紹介されている鉄則が、「結論から話す」ということなんです。 これを専門用語で、「プレップ法」と言います。
最初に結論、ポイントを言い、次に理由、リーズン、その後に具体例、エグザンプルを挙げ、最後にまた結論、ポイントで締めるという話し方の型のことです。
これさえ守れば、誰でも驚くほど論理的に話せるようになります。 例えば、あなたがこの本を同僚にお勧めする場面を想像してみてください。
この本すごく著者が有名で、書き方も面白くて、と話し始めるのではなく、まずはこう言い切ります。
この本、めちゃくちゃ仕事の役に立つよ、と、これが結論です。 その後に、何でかっていうと、どんな仕事でも使える基礎しか書いてないからなんだ、と理由を続けます。
これを普段の仕事、例えば会議での進捗報告や、ちょっとしたメールの返信に取り入れるだけで、コミュニケーションの手間が一気に減ります。
もし急に質問されて、パッと答えが出てこない時は、少し考える時間をください、と言ってでも、頭の中で結論を整理してから、口を開く癖をつけましょう。
それだけで、お、こいつは頭の中が整理されているな、と信頼を勝ち取ることができますよ。 続いて、2つ目のポイントは、数字と事実は最強の武器になる、というお話です。
仕事をしていると、つい、なんとなくこっちの方がいい気がするんですよね、とか、一生懸命頑張ったんですけど、といったふうに、自分の感覚ややる気を根拠にして話してしまいがちです。
でも、特に若手のうちや、新しい環境に入ったばかりの頃は、まだ経験も実績もありません。
そのため、残念ながら自分の感覚だけでは、上司やクライアントといった経験豊富な相手を説得することは難しいんです。
そこで、あなたの最強の味方になってくれるのが、数字と事実、いわゆるファクトです。
著者は新人の頃、自分よりはるかに年売れで経験豊富なクライアントと話さなければならず、大変苦労したそうです。
そんな時、唯一対等に渡り合える武器が事実、特に数字だったといいます。
なぜなら、数字は誰にも動かすことのできない客観的な事実だからです。
例えば、新人が栄養の効率が悪い気がするんですが、と提案しても、まだ経験もないお前に何がわかる、と思われておしまいです。
でも、データを集めてみたんですが、売上げの8割を作る大事なお客さんへの訪問回数が、全体のたった2割しかありませんでした、と具体的な数字で示せばどうでしょうか。
これには誰もグーの音も出ませんよね。
なるほど、それは問題だ、じゃあどうしようか、と建設的な話し合いに進むことができます。
これは海外の人と働く時や、世代が違う人と働く時にもすごく役立ちます。
あうんの心、とか、空気を読む、といった日本特有の察する価値観は通じないと思った方がいいでしょう。
でも、論理と数字は国籍や年齢を問わず通じる世界言語になります。
頑張ります、という熱意ももちろん大切ですが、まずは事実で土台を作ること。
誰かを説得したいなら、形容詞や副詞をそぎ落として、一つでも多くの数字を会話に混ぜれてみましょう。
それだけで、あなたの言葉の説得力は何倍にも増すはずですよ。
効率的な思考法
さて、三つ目のお話に移りましょう。
これは個人的に一番救われた考え方なのですが、完璧主義は捨てろ、60点で早く出すが正義、というお話です。
皆さんは、時間をかけないといいものができない、と思い込んでいませんか?
実は、それビジネスにおいては大きな間違いかもしれません。
この本では、美しく仕上げるために時間をかけるよりも、汚くてもいいから素早く出す。
英語で言うと、クイック&ダーティー、という姿勢が吹奏されています。
汚くてもいいからとにかく早く出す。
意外に聞こえますが、これが仕事においては正義なんです。
例えば、3日間で完璧な100点の授業を作ろうとして、締め切りギリギリに提出したとします。
もしそこで上司に、あれ?方向性が全然違うよ?と言われたらどうなるでしょうか?
もう修正する時間がありませんよね。これは大事故です。
それよりも、3時間で60点、あるいはもっとラフな状態のものを、ざっとこんな感じですか?と見せてしまうんです。
そこで、ここはもっとこうして、とアドバイスをもらって修正していく。
このサイクルを何度も回す方が、結果的に早く質の高いものが出来上がります。
著者が紹介するエピソードで、一生懸命時間をかけて、
資料のデザインやフォントを整えていたら、
中身が出来てないのに見た目なんて整えるな!と怒られた話があります。
これ、耳が痛い人も多いでしょうか?
最初は手書きのメモレベルでもいいんです。
まずは台枠の方向性が合っているかを確認するために、恥を捨てて未完成品をさらけ出しちゃいましょう。
完璧主義は時間を落とすだけでなく、やり直しで大惨事になるリスクを高める原因にもなります。
とりあえず60点で出す勇気、これを持てば仕事はもっと楽になりますし、
上司からも、「お、仕事が早いね!」と褒められるようになりますよ。
4つ目のポイントは、悩む時間がもったいない。
作業前に予想を立てようという話です。
調べ物をするとき、いきなりGoogle検索を始めて、気づいたら関係ないネットサーフィンをしていた、なんてことはありませんか?
あるいは、目の前の膨大なデータを前にして、「これいつ終わるんだろう?」と途方に暮れてしまうとか。
仕事が早い人は、作業を始める前に必ず仮説を持っています。
はじめに仮説ありき、これがこの本で紹介されている思考法の中でも最も重要なものの一つです。
仮説なんて言うと難しく聞こえますが、要するに、たぶんこうじゃないかな、という予想のことです。
この予想を立ててから動くのと、立てずに動くのでは効率が雲泥の差になります。
例えば、旅行の計画を立てるときを想像してみてください。
どこに行こうかな、とゼロからガイドブックを全部読むのは大変ですよね。
でも、今回は三連休だから、近場の温泉か、あるいはサクッと行ける台湾あたりがいいんじゃないか、と
ある程度の当たり、つまり予想をつけてから調べ始めるとどうでしょう。
調べる範囲が一気に絞られますよね。
ビジネスでも全く同じです。
仕事の基礎と効率化
売上が落ちている原因を探れ、と言われたとき、片っ端からデータを洗うのではなく、
最近ライバル店が安売りを始めたからではないか、
いや、若者の客層が減っているのではないか、といくつか予想を立てるんです。
そして、その予想が正しいかどうかを確認するためにリサーチをするのです。
これなら、調べるべきポイントがはっきりして、無駄な作業が激減します。
予想が間違っていてもいいんです。
間違っていたら、あ、この予想は違ったな、と修正すればいいだけ。
まずは予想してから動く。
このワンクッションを入れるだけで、あなたの仕事は劇的に効率化します。
ソフトバンクの孫正さんが速決できるのも、
常に頭の中にいくつもの予想を持っているからだそうですよ。
最後、5つ目のお話は、仕事の価値は相手が決める、というお話です。
一生懸命仕事をしたのに、こんなに頑張ったのに評価されない、と感じたことはありませんか。
それはもしかしたら、心のどこかに学生気分が残っているからかもしれません。
著者はこう言います。
学生はお金を払ってサービスを受ける消費者です。
だから、授業がつまらない、もっとこうしてほしい、と文句を言っても許されます。
でも、社会人は違います。
社会人は、お金をもらって価値を提供する生産者です。
立場が逆転しているんです。
生産者にとって一番大事なことは、自分が何をやりたいか、ではありません。
相手、つまりお客さんや上司が何を求めているか、なんです。
例えば、上司がざっくりとした数字を知りたいと思っているのに、
あなたが正確さが大事だと思って、3日かけて完璧な表を作ったとします。
でも、上司からすれば、そんなこと頼んでない、早く知りたかったのに、となってしまいますよね。
これでは、いくらあなたが頑張って徹夜をしたとしても、仕事の価値、バリューはゼロなんです。
厳しいようですが、ビジネスの世界では、相手の期待に応えること、
そして相手の期待をちょっと超えること、これだけが評価される基準になります。
自分がやりたいことや自分のこだわりは一旦置いておいて、
相手は今何を期待しているんだろう、と考える癖をつけましょう。
それがプロになるということです。
もし、相手の期待していることがわからなかったら、勝手に判断せずに聞いてしまえばいいんです。
これってスピード重視ですか?それとも正確さ重視ですか?
と、それだけで的外れな努力をして、悲しい思いをすることがなくなりますよ。
いかがでしたでしょうか。今回は、「コンサル1年目が学ぶこと」という本から、
明日から使える仕事のコツをつまみ食いしてご紹介しました。
最後に、今日のお話を振り返ってみましょう。
1つ目は、話すときは結論から話すこと。これで相手のストレスを減らします。
2つ目は、数字と事実を武器にすること。感情でなく事実で語れば、誰でも説得できます。
3つ目は、完璧主義を捨てて60点の出来で早く出すこと。
4つ目は、作業前に予想を立てて効率を上げること。
5つ目は、学生気分を卒業し相手の期待に応えるプロになること。この5つでした。
相手の期待に応える
正直なところ、コンサルって聞くと、なんだか冷徹でカタカナ語を濫用してマウントを取ってくるみたいなイメージを持っていた方もいるかもしれませんが、
この本を読んでみて私が感じたのは、著者の大石さんが伝えているのは冷たさではなく、むしろ相手への思いやりなんだなということです。
結論から話すのも、端的に話すのも、結局は相手の貴重な時間を奪わないための配慮なんですよね。
そして、クイック&ダーティー、つまり汚くてもいいから早く出す、という話なんて、私みたいなちゃんとやらなきゃ病の人間にとっては救いの言葉のように響きました。
あ、完璧じゃなくていいんだ、早く出す方が近接なんだ、って思うと肩の荷が下りる気がしませんか。
今日からできる小さなアクションとして、まずは明日のメール一本、あるいは会話の一つでいいので、結論から言うと、と切り出してみるのはいかがでしょうか。
たったそれだけで、あなたの印象は仕事ができる人へと変わっていくはずです。
ゆる読カフェで知識のアップデートをして、明日が人生がちょっと楽になりますように。
もし今回の内容にビビッときて、もっと詳しく論を見たくなったら、ぜひ本編も手に取ってみてくださいね。
それではまた次回お会いしましょう。
