溜まった書類の山とAIへの相談
目の前のデスクの上が山盛り!気づくと書類って溜まってたりしませんか? それをいつか固さなければと思いつつ、固すスピードよりも溜まるスピードが圧倒的に速く、どんどんどんどん山は積み上がるばかり。そんなことありませんか?
それをなんとか片付けようと、この状態から脱却しようと気のあることをしていました。
今回のテーマ、捗らないことをネタにして捗らせる。 ということで、やる気が起きないのが一つの要因。
始まらないってやつ。昨日一日たまたま時間が取れました。 なのでまず、まず何をやろうかと。まず片付け始めようとするとだいたいつまずくんです。
できた試しがない。 だからいつもと違うことをやりました。何をしたかというと、そういう時こそAI。
AIって全然片付けと違いますけどね。片付ける前にチャットGPTに、一日で片付けを完了するメソッドっていうのを聞きました。
そこで聞いて解決するとは、はなから思ってないんです。 何かのトリガー、きっかけが欲しかっただけなんです。
強制的に何をやり始めるかの手がかりをもらうために聞いた。 だから提案された通りにはやってないんですが、やっぱりなるほど、ふむふむと納得できるヒントがあるんです。
下側の前提じゃなくて、参考にする前提で手を動かすというところから始めました。片付けとは違う方の手を動かしたわけです。
そうすると頭のスイッチが発動して次のアクションに結びついていくヒントをいただきました。
AIから。そして実践を開始しました。 その時どんな結果が出たかというと、
割となるほどっていうことが返ってきました。 もう忘れちゃいましたので。
でもこういう時AIっていいですよね。昨日の調べたやり取りが出てくる。記録に残っているので、それを今見てみますね。
累積した膨大な資料を今日1日で片付け、整理するための具体的メソッドは、私の書いたプロンプトそれだけです。
皆様の画面に同じプロンプトをチャットGPTに聞くと、どういう答えが返ってくるでしょうか。それも気になります。
今日1日で膨大な資料を片付けるなら、整理術よりも意思決定術が重要ですということで、まあ分かっていることを書いてきますよ。
分類しようとしたり、読み返そうとしたり、完璧に整理をしようとしたら終わらないよって話。
これいいですよね。3段階選別法をお勧めしてくれました。
AIが提案する3段階選別法の実践
第1段階、まず1時間以内、時間も出ている。とにかく山を崩す。
床や箱に広げて捨てる・保留する・残すの3分類。機械的に3分類。捨てる・保留・残す。分かりやすい。
どこに保管するかとか考えちゃいけない。判断基準は1年見ていないなら基本捨てる。こういうことをよくやります。
第2段階が2、3時間かかるということで、保留を処理。保留の中でさらに法的に保管義務があるのか、金銭的に経済的に必要なのか、感情的なもの、思い出なのか、それともよくわからないものに分けていく。
よくわからないは危険だと。その場合は質問を自分に投げかける。それを失ったら困りますか?というもの。
困るものは残す。困らないものは捨てる。こういうスパッとやるんですね。
第3段階は残り時間。残すものだけを整理するということで、ここで初めてファイルとか資料整理に入るわけです。
分類を増やさないのがお勧めということで、契約保証関係なのか、税金お金関係なのか、家族なのか、仕事なのか、思い出なのか、その程度で十分。これだけでも十分多いですけどね。
細かい分類は後からできますということで、とにかくその日中1日で終わらせるんだったら、後でPDF化しようみたいなスキャンは絶対ダメ。ほぼ終わらない。
それそうですね。終わらないです。昔やったことあります。失敗経験オーバーラップします。
まず物量を減らしましょうということと、1枚ずつ読んではいけない。写真の整理なんかもそうですよね。見ながら思い出に浸っているとまず終わらない。
それは読む日ではなく、今日は判断する日だよということで、どんどん判断だけをしていく。
あとタイマーを使う。これは採用しました実は私。25分作業の5分休憩。ポモ道路テクニックって言うんですけど、今回は言われた通り25分作業して5分休憩。
これを目安にね。きっちりはやってないんですけども、タイマーをかけました。時間が見えると25分あっという間っていうのもわかります。
それでやってみた感想これから述べますね。あと最終奥義どうしても終わらない場合、ダンボールを用意し、1年後まで開けなかったら全部捨てる箱を作るということで、
迷い資料は全部そこに入れちゃう。1年開けない資料の価値は大抵想像より低いです。その通りですね。
記録とモチベーションの維持
経営にも似てるんだそうです。資料整理で時間がかかるのは、ものが多いからではなく、決断が保留されているから。
整理ではなくて、過去の自分が先送りした判断を一気に片付ける。判断をどんどんやっていく。
そういうふうにやっていきましょうということで、まずやり始めたこと。タイマーのセットから始めました。そこももうタスクなんですよ。
1分間ね。スタートから1分間。そして2分後に封書の分類。まず封書類ですね。小さなA4とかの大きな封筒じゃなくて、小さな封筒に入っているもの。
それだけはまとめてあったので、それを種類別に分けました。個人宛なのか、仕事関係なのかみたいな、そういうことですね。
で、あと2分後。10時4分に。表にしました。表として記録つけてます。やったことの記録作成開始です。
これね、今日この配信を収録している理由がそうなんですけども、ネタにしようと思うと急にモチベーション上がるんですよ、私。
だから、全部時間も後で話すために忘れちゃうから、やったことをメモらないと。メモる時間って無駄なように思いますけども、
1分で、1分間もかからないわけですよ、入力するのって。
だから、今やった4つのことも10時4分までに、やったのと同時に記録も取れてます。
で、10時5分、5分後にやってやり始めたのが、分類した封書の整理1個目。まずはDM関係ね。
こっちが希望してないのに勝手に届いたやつ、それを開けて捨てる。ひたすら開けて捨てる、開けて捨てる。
どうしても必要なものは、日にちがはっきりしているものは、日にちの引き出しというのを私持っていまして、そこにちゃんと日付を入れて、その月のところに入れておく。
そうすると、1回このDMの処理が終わるわけです。
で、次にそのDMを必要となった時に、すぐに引き出せる状態になるので、もう完了になる。
はい。
他人の資料整理と一時的な寄り道
で、その他資料を整理している間に、トイレなんか行きながら、次、はい。
他人の資料ね、自分以外のものがあったので、それももう感情ないんで、どんどんやるんですが、
判断とか連絡が必要なものがあるんですよ。
うん。
で、とにかく何か返事をしないといけないものは、すぐに返事をして、するんですけども、
あと返事をしようがないものについては、もう向こうから連絡があるまで放置しようということで、もう何もしないでまとめておきました。
あとやりたく、あの、やりたくなっちゃうこともあるんですよね。
なんか、資格確認送付の有無とかね。
うん。
あ、これあの、老人の話なんですけどもね、あの、保険の資格確認証っていうのが廃止されてますよね、今、マイナンバーカードで。
ただあれ、年齢がある程度以上の人は自動的に、これ今後も送付されてくるんですけども、
ある年齢から年齢までの間の人は、希望しなければ廃止される、マイナンバーに移行するってことなんです。
ただ、あれね、年取るとマイナンバーカード自分で管理できない、どっか施設に入ったら施設にマイナンバーカードを預けるしかなくなっちゃうので、
その場合やっぱ資格確認証が必要になったりするんですよ。
ということで、多分高齢の方はそれを想定してか、マイナンバーじゃなくても資格確認証っていうのを自動的に発行するんだそうです。
でも、その中途半端な年齢の人は自動的に発行されなくなる、みたいな。
っていうこともありました。
そんなことも読んでたりして、時間の無駄をやってるんですけどね。
作業の進捗とモチベーションの向上
まあでも、そういうことをやりながらも、記録してると時間がちゃんとね、ここまでで30分かかっちゃって、これ以上やるともう、
とてもじゃないけど、膨大な資料が終わらないし、ネタにならない。
ダメだったじゃん、報告になっちゃうんで、僕はやったじゃん、報告をしたいので、
それがよくしよくにやって、次に作業を進めていきました。
その次は、片付けやすそうな分類、3つしかない分類があったので、それをやりました。
すぐ片付きました。3分で終わりましたね。
その後は、仕事関係のものなんですけども、仕事関係って、必要があってやってるものなので、片付けやすいんですよ。
ルールが基本的にあるというかね。
で、この時点で、10時半過ぎなんですけども、
午前中には絶対この作業終わらないなって見込みが立ちました。
で、午前中終わらない見込みが立つと何が分かるかっていうと、
1日ってあっという間に終わっちゃうなと。
今日1日でできることってかなり限りがあるな。
1日の上限を、この繰り返しあと何回できるのって、25分で5分休憩でやると、回数計算できるじゃないですか。
で、繰り返しできる回数ってそんなにないわけですよ。
それがよーく分かりました。
で、それが見える体で感じると、どんどんやらないとっていう必要性も感じるし、
同時にちょっとだけでも減ってるんですよ、すでにもうね。
で、進んでいる心地よさが、もっとやってやろうっていうモチベーションになっていく。
作業に勢いが増し始めたのが、開始して30分40分経った時点です。
で、1時間ぐらいした時に休憩しました。
ここでやっちゃいけないって分かっているのにやっちゃったのが、ゲームをちょっとやっちゃったんですね。
ゲームやっちゃうとね、ちょっと休憩時間が過ぎて終わらないんです。
ということで、ちょっと5分以上やってしまいましたが、
でも10分は経たずに切り上げて、次の作業に戻りました。
昼食休憩と音楽による再開
次は個人宛の風習を整理して、30分ぐらいでやって、また休憩。
そして次は税金関係ね。いっぱい来てるんですよ、税金関係がね。
これもうやんなきゃいけないので、払うものは払うし、今は払えないけど時期が来たら払うっていうね。
いつは、いつ払うか、いつどう払うかっていうのを、次の作業がしやすくなるように整理していきました。
ここでもうお昼です。
で、昼食を食べてランチ休憩とって、再開。
で、また分類した風習の整理を再開しました。
この時にちょっとね、最近なんか全然関係ない話ですよ、今度は。
音楽の話なんですけども、
高中正義ってあのサディスティックミカバンドの伝説のね、サディスティックミカバンドの一員だった。
で、ギターのソロだね。歌の声の代わりにギターを泣かすっていう。
あの高中さんは私好きだったんですけども、最近なんかSNSの影響なんでしょうか、
海外で再注目されて、なんか海外のツアーやってるとかっていう話があって。
で、本人もびっくり、高中さん本人もびっくりで、まあライブなんかもやってるみたいなんですけども、
そんな話を聞いて、うーん、再評価されたんだ。
昔自分が好きだった、先見の目があったんだなーなんてね、
高中さんじゃなくて自分の評価なんか知ったりなんかやって、まあそれ話ちょっとそれましたが。
ということでCD、レコードもあるんですけど、レコードはちょっと再生するね、機器がすぐにないので、
CDをちょっとかけながら再開しました。懐かしのCDを聴く、それも楽しみの一つ。
でも作業は止まりませんからね、特にインストのメンタルなんで、
そっちに神経をとられることもなく、作業を再開していきます。
で、税金関係の流れで、その後保険関係の資料を整理したりして、
うん、で、また休憩して、契約書関係に行きましたね、はい。
勢いづいた勢いでの契約書整理
契約の連絡だ、そうだ、ここは整理一回止めたんです。
明日ちょっと契約があってですね、翌日の契約のために内容のチェック、
それは重たいんですけど、契約内容のチェックって、精神的には重たいんですけど、
これ勢いがあると、それを後回しにしてもどうせ無くならないし、
明日までにやらないといけないんであれば、早くやっといた方がいいだろうっていうね、
そういう力役が働いて、普段だったら後回しにしがちだったんですけども、
今日どんどんサクサク片付けてったこの勢いづいてる体だと、
そういうことも先にやろうってモチベーションにもスイッチがかかってるんですね、マインドセット。
なので、その契約もチェックしました。
で、意外に早く終わるんですよね、そういう時ってね。
急ぎの人は忙しい人に頼めっていう格言がありますけど、
まさに自分忙しい人状態で自分に頼んだからすぐ終わった感じ。
で、またすぐ終わったので書類整理に戻る。
長年累積した取引報告書なんかも整理して、
これの本格的な作業としての再整理はまた後でやるんで、
一旦ちょっとまとめておいて、大きな作業の準備だけにして済ませました。
はい。
大きな書類の山へのAI活用と達成感
で、今ちょうどね、爽快シーズンですね。
株主爽快シーズン。
知らぬ間にいっぱいね、議決権行使の連絡が溜まってましたので、
それもまとめて、一個だけやるとめんどくさいんですけども、
まとめてやると流れ作業なんでね、
数多くても割と時間かからずに終わる。
サクサクね、まあ終わりました。
はい、気持ちいいですね、サクサクも機械的にやっていくとね。
機械的にやってどんどん処理して減らしていく心地良さっていうのがね、
だんだんこの辺からそういうアドレナリンが出てくる。
どんどんどんどん加速していくわけです。
で、また休憩挟んだりして、
えーっと、
ちっちゃな風景は終わったんです、ここで。
夕方ぐらいですね。
で、次に大きな書類の山をどうしようって改めてAIに聞きましたら、
面白い答えが返ってきました。
大きな書類の山は、まず高さの半分を目標に分類せよと。
まあ捨てれば減りますからね。
なるほど、まあ全部整理しようとすると途方のない感じで、
あの、気力が失せるんですよ。
ただ、高さを半分からならできそうだっていうことで、
できそうな目標に置き換える。
それ、上手ですよね。
で、その後また翌日の仕事の割り込みがあったんで、
ちょっとそれもやりましたが、
そこは1時間まで取られたんでしょうかね。
だけどまあ、もうこの頃には、
なんか、もう怠けモードはなくなっているので、
またそれもちゃんと片付けて、
一番重たい同意書関係、契約書関係、別のね、
内容の確認の中にも行きました。
で、結局、だから大きな山も目標高さ半分でしたけども、
4分の1ぐらいには減りました。
で、今日だからたくさん、
素材ゴミじゃなくて紙のゴミ、たくさん出しました。
気持ちいい、それも気持ちいいです。
なので、今日も引き続きやっていこうかと思いますが、
同じやり方は何度となくやっていくと、
どんどん効果が薄れていくので、
今日はまた、
違うやり方にチャレンジしようかと思っております。
ネタにできるかどうかは分かりませんが、
皆さんだったらどうしますか。
アイディアがありましたら教えていただけると嬉しいです。