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働き方ラジオ始まります。このラジオは、誰もが情熱を持って働く、それを実現するために働くということの改造度を上げていくポッドキャスト番組になります。
今日も働き方エヴァンゼリスト、田中健士郎が皆さんのヌメ売り誘うゆったりとしたトーンでお話をさせていただきます。
いつもお聞きいただきありがとうございます。
一緒に続いてドライブラジオを流していたんですけど、実はもう一個音源があるんですが、ちょっとドライブラジオ続きすぎているので、
少し普段の働き方ラジオっぽいこともやってみようかなと思います。
そんな中で、今日はプロジェクトマネジメントというものについて話をしてみたいと思います。
このプロジェクトマネジメントについての非常に面白い書籍とかもいくつかあったんですが、いきなりこれを話しても応用というか、どうやったらうまくいくのかとか、どういう失敗が起きがちなのかとかっていう話が結構多かったので、
そもそもプロジェクトマネジメントって何っていうところを、それをちゃんと先に説明しないと働き方ラジオ的にはちょっと気持ち悪いところがあって、
まず基礎基本を説明して、その後で応用とかっていう話をなんかしたいなという気がしたので、今日はちょっと基礎編みたいなところ話ができればなと思っております。
まずプロジェクトマネジメントって何っていうところで、僕も明確な定義とかを理解してるわけじゃないと思うんですけれども、
まずプロジェクトをマネジメントすることですと、当たり前なんですけども、プロジェクトって何かっていうと目的や目標、あとは期間、そして予算が明確なものをプロジェクトっていうと言えるのかなと思います。
ポイントとしては目的があるっていうことですね。期間があるとしても特に目的がないものであればプロジェクトとは呼べないと。
あとやっぱり大きな期間というところですね。ずっと続いていくような活動とかっていうのはあまりプロジェクトっていうふうには呼ばないと。
コミュニティ活動とかね、オンラインサロンとかね、そういうもので目的があったりすることはあると思うんですけれども、期間とかって別に区切られてるわけじゃない。
ただそのコミュニティの中でイベントやりますよって言ったら、5月の31日にイベントやりますっていう明確な期間、そこまでに準備しなきゃいけないっていう。
こういったイベントだったりとか何か企画っていうものはプロジェクトって呼べますよねっていうところで、期間があるというところが大きなポイントかなと思います。
イベントやるときも目的って必要だと思うので、こういう人たちにより喜んでもらいたいっていうような目標でもいいし、もうちょっと具体的にそのイベントによって1人1000円参加費をもらうから、合計で何万円の売り上げを目標とするっていうところを目的に置く場合もあると思います。
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あと予算っていうところですね。例えば10万円の売り上げが立つもので予算としては20%の2万円にしましょうと2万円の予算の中でいかにそのプロジェクトを準備していくか。
その2万円の中にはそのイベントを準備するための、例えばホームページの作成費用だったりとか、そのホームページを置くサーバーの費用だったりとか、あるいは少し告知のための広告の費用とかそういったものが入ってくる。
そういったものの上限額っていうのを一定決めておくっていうのが予算ですね。
もちろんプロジェクトの中にはこの予算がないものっていうものもあると思うんですけれども、そもそもお金を使わないとかそういうパターンですね。
全くお金を使わない、予算がゼロですよ。ただ予算がないっていうわけではなくてゼロ円ですよっていうところになるのかなと思います。
というところで目的と期間と予算が明確なものをプロジェクトと呼ぶと。
マネジメントって何というと、最近僕もマネジメントって言葉よく聞くんですけれども、何とかするっていう言葉が結構しっくりくるかなと。
何とかするとか、うまくやるとか、そういうイメージだとすごくしっくりくるかなと思います。
なのでプロジェクトに目的があると、その目的を期間内に予算内で何とか達成するためのリーダー的な人っていうことですね。
これも諸説あるんですけれども、プロジェクトオーナーと呼ばれるオーナーっていうものとプロジェクトマネージャーと呼ばれるマネジメントをする人っていうのは分かれていることも結構多かったりします。
プロジェクトオーナーっていうのは、そもそものそのプロジェクトの目的とかを設定するような人。
それこそ目的と期間と予算っていうものをある程度決める権限を持っている人がオーナー。
じゃあプロジェクトマネージャー何するかっていうと、その目的とか期間内あるいは予算内でちゃんと成功させる目的を達成させるために何とかするっていう色々やる人みたいな感じがプロジェクトマネージャー。
こんな感じでオーナーとマネージャーが分かれていたり、プロジェクトによってはオーナーがマネージャーを兼務している場合っていうのもありますよっていうところが僕の割と周りでよくあるパターンかなと思います。
POとPMみたいな言い方もしますし、このプロジェクトマネジメントが何で今大事なのかっていうところで言うと、これは仕事の自由度っていうのがここまでやると非常に上がりますよっていうところが1つ、個人目線で1つ。
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あと会社目線で言うと、やっぱりルール通りに言われ通りにやっていれば成果が出るっていう仕事が減ってきているっていう、このラジオでも世の中がすごく不確実になっているから、ずっと決めたことを同じようにやり続けていてもなかなか価値を生み出しにくい。
どんどん新しいことに挑戦して目的を設定し直して、新たな不確実なプロジェクトを何とかするっていう場面が非常に増えているっていうところがあるかなと思います。
仕事の中で、例えば3種類ぐらいに大きく仕事っていうものを分けたときに、実際に決まったことをしっかり実行するっていう仕事、これもめちゃくちゃ大事だと思うんですけれども、決まったことじゃなくて目的っていうものに対してそれが達成するために
何を実行するべきかっていうところも考えて仕事をするっていうところがプロジェクトマネジメントですね。さらにそもそも目的を決めるみたいなところはなぜやるのかみたいな、そこって結構経営者の仕事だったりします。
例えば、僕が経営企画の仕事をやってるって話を、最近アグレスという農業法人でやっているとか、そういう話をすることがあると思うんですけれども、経営に近い仕事っていうのはさらにプロジェクトマネジメントよりも先の目的を定義するような仕事っていうふうに捉えられるかなというふうに思います。
その目的、そもそもなぜそれをやるのかとか、なぜそれが大事なのかみたいなことを考えていくっていうのは経営者の役割。さらにその経営者が考えた目的に対してしっかりと最後までスケジュール通りに実行していく責任を持つのがプロジェクトマネージャーみたいな感じですね。会社だとこれをマネージャーというふうに置いている場合も多いかなと思います。
さらにそのプロジェクトマネージャーが定義した一つ一つの仕事をしていく人たちっていうのがメンバーだったりとかワーカーだったりとかするっていうところになるかなと思います。
なので個人ベースで見るとプロジェクトマネージメント、プロジェクトマネージャーっていうところの仕事はより幅が広かったりとか自分で決められることが多い。逆を返すと自分で決めていろいろやらなきゃいけないっていうところになるかなと思います。
プロジェクトマネジメントが結構キーになるのはやっぱり自分である程度目的を確認した上で自分で意思決定できるのかっていうところと、あとはリスクを先に予見して見通してそのリスクをなるべく排除して成功に導けるかっていう。
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この2つ意思決定をするっていうところとリスクを回避するっていうこの2つがかなり重要なスキルになるんじゃないかなと思います。
僕はどっちかっていうとリスクを予見するのが苦手だったりするので結構そういうところを逆にすごく意識してプロジェクトマネジメントをやったりすることは多いですね。
何かうまくいくんじゃないかって結構ポジティブだったりするんで、気が付くと何か予期していない事態が発生したみたいなことってよくあるんですけれども、逆に何か元がネガティブな人というかですね、いろんなこと心配性になる人っていうのはプロジェクトマネジメント向いてたりします。
そういう人は逆にいろんなことを決めていく力をつけていけばプロマネはすごく上達するっていうところになるんじゃないかなと思いますね。
じゃあ来週からプロジェクトマネージャーやってくださいって言われたときに何を整理して確認するべきなのかっていう話をちょっと次にしていきたいと思います。
これもですね、プロジェクトマネジメントのピンボックっていう資格とかもあるんですよ、プロジェクトマネジメントって。
正直、働く全てがそこまでやる必要があるかっていうとそうじゃないかなと思います。
もしプロジェクトマネジメントめちゃくちゃ極めたいっていう人がいたらそういう資格を取ってみるのもいいかもしれないですけれども、
外資とかだとこのピンボック資格を取るとすごく転職に有利だったりとかするみたいで、僕も一時期調べたことがあります。
ただ今日はそこまでは行かずにですね、なるべく最低限整理するべきことみたいなところからやっていきたいと思います。
整理するべきこととしては6つですかね、6つこれを整理していきましょう。
1つは目的、2つ目は成功基準、3つ目はスケジュール、4つ目はリスク、5つ目が予算、最後が6つ目関係者の役割っていうところですね。
これを最低限整理していけばプロジェクトマネジメントのまずスタートとしては問題ないかなというふうに思っています。
例えばまず目的っていうところですね。
例えばカレッジでコースを作るみたいなことがよくやるんですけれども、例えば今ないもので考えると英語学習のコースを新設したいというふうに考えましたというところですね。
じゃあ目的は何なのかっていうところの整理、ここは企画っていう言葉にもなるかもしれないですね。
企画書の作成について以前働き方ラジオでも解説をしたことがあるんですけれども、この目的の設定とかは結構企画書に当たる部分に近いかなというふうに思います。
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なぜやるのかみたいなところですね。
英語学習コースを作るだけでもちろんいいんですけれども、カレッジの学びの幅をまず増やしたいと入ってきた人がより幅広い学びを得て
仕事につなげたりとか自分のキャリアの幅を広げたいと、そういったところをまず一つ目的としつつ、結構英語学習というと翻訳の仕事とかっていうのを想定されることも多いと思うんですけれども、
素人の方がいきなり翻訳をするっていうのはかなり大変だと思いますので、翻訳っていうところのスキルをフォーカスするんじゃなくて、
例えば資料作成をある程度できる人がちょっと英語もできるようになって、英語の資料作成ができるようになるだったりとか、ある程度デザインができる人が英語の能力も身につけたり、
英語のキャッチコピーの作り方をある程度学ぶことによって、例えば英語のメニューを作るだったりとか、英語の簡単なサイトを作る、こういったことを仕事にできるみたいなところをターゲットにしていきましょうみたいなことですね。
こういったところが目的になるのかなと。
誰に対してどういうコースを作るのか。
もしこのコースの開発っていうものが目的だとしたら、その辺まである程度明確にしていくと。
ここはある意味オーナーと握るところですね。
これから整理する6つの部分は基本的にはオーナーと握っていくというところですね。
ストアンをマネージャー、PMの人が出してもいいと思いますが、最終的にはオーナーがその目的でいきましょうというところですね。
2つ目の成功基準というところで、最低月10人の集客を目指しましょうと。
単価、例えば2万円だとしたら20万円の売上が立つようにしましょうとかですね。
逆に成功基準と同時に撤退基準というのも考えておいた方が良くて、
例えば5人を下回るとか、そういったことであれば撤退しましょう。
このコースを一旦立ち上げたけれども継続が難しいという判断をしますと。
この辺りもオーナーとある程度話していく必要はあると思うんですけども、
純粋に例えば売上に対してコストの方が大きくなってしまうとか、
そういったものを続けるのは難しいと思いますので、撤退基準というのを決めておくと。
イベントをするとかでも集客人数とかを成功基準にしたりとか、
あるいは集客人数よりももうちょっと参加者の満足度を見ようということであれば、
終了後のアンケートの満足したみたいなアンケートを選んでいただいた人の数とかを
最終的な成功基準に置いておくというのもあるかなと思います。
3つ目ですね、スケジュール。これは分かりやすいですね。
例えばじゃあ8月にコース開講しましょうということであれば、
今が5月で告知するのはもう7月の頭には告知しないといけないから、
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でなると開発期間は5月の中旬から6月いっぱいしかありませんねと。
じゃあもうちょっと1ヶ月半ある期間を細かくしていくと、
どれぐらいの日程で何をやらなきゃいけないのかっていうところの
ざっくりしたところまで整理するっていうところですね、スケジュール。
これ3つ目です。4つ目がリスクですね。
例えばさっきの学習のコースを作る、英語のコースを作るだったらリスクとして、
例えば講師が見つかりませんとかね、あるいは集客が全くできなかったとか、
あとは予算を予想以上に使ってしまって予算オーバーになるとか、
このプロジェクトが失敗するリスクっていうのを最初のうちに洗い出しておいて、
そのリスクがどれぐらい高まっているのか、あんまり気にしなくてもいいのか、
みたいなことを定期的に見ていく必要がありますっていうところですね。
あと5つ目は予算。例えば10万円は予算として使っていいですよという風なことを
オーナーとある程度握って、その費用の中で外注をしたりとか、
何か機材を買ったりとか、そういったことをしていくと。
あとは最後6つ目は関係者の役割っていうところで、さっきのオーナーっていう人がいると。
例えばオーナーが会社の社長とかだったら、例えば吉田社長みたいな、
だとしたらPMっていうのを田中がやりますよと。
オーナーは吉田さんで、プロジェクトマネージャーは田中で。
基本的にはこの上にあった目的とか成功基準とかスケジュール、リスク、予算みたいなところは
オーナーと握って確認しながら進めていきますよと。
さらに他の、例えば山田さんっていう人は動画制作、コースの動画制作を主に担当しますよとか。
関わる人をリストとして一応出しておいて、その人たちがどういうことをやっていくのか。
その人たちが何をやる権限を持っているのかっていうところですね。
例えばPMはどこまで決めていいのかっていうこともある程度整理しておくと、
プロジェクトが進めやすくなるかなというふうに思います。
こんな感じで目的、成功基準、スケジュール、リスク、予算、そして関係者の役割っていう
この6つを整理すれば、結構プロジェクトはかなり成功に近づいていると言えるんじゃないかなと思います。
結構ここがまずできていないと、進んでいる途中で、
あれ、そもそも何でやってるんだっけとか、あれ、全然予算が合ってないみたいなことが
後からめちゃくちゃ実は赤字だったみたいなことが起きにくくなる。
あらかじめこの辺りを予見して、前もって準備していくっていうのが
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プロジェクトマネジメントの重要なポイントなのかなと思います。
はい、ということで、まず準備編みたいなところで、
もう今日は一回終わりになるかもしれないんですけれども、
ここからですね、さらに次としては、ガントチャートの作成、
あとはコミュニケーションの設計、この辺りを整理していくっていうのが次になるかなと。
まずガントチャートっていうのはですね、ぜひちょっと一回調べてみていただきたいんですけれども、
ポイントはとにかく細かくやるべきことを洗い出すっていうことですね。
これがですね、なかなかできなかったりするんですね。
というのもぬけもりが発生すると。
僕もけっこうぬけもりよくやる人なんですけれども、
このガントチャートの作成で、ぜひですね、Googleで調べていただくと出てくる、
こういうものか、けっこうExcelとかスプレッドシートで作るものだと思うんですけれども、
まずそこで縦にひたすらこのプロジェクトでやることっていうのを洗い出すっていう、
さっきのコースを作るっていうことであれば、
講師をまず探す、講師の方と契約書を結ばないといけないですよねとか、
あとは企画書、まずコースの概要の作成とか、
ホームページを作る。
ホームページを作るための必要な要素はこれとこれとこれで、
これを講師からプロフィールをもらう必要があるとか。
とにかくやることってたくさんあると思うんですよね。
イベント一つとってもたくさんありますよね。
誰に登壇してもらうのか、その人に何をしゃべってもらうのかとかを決めるだったりとか、
登壇者から資料を事前にもらうだったりとか、
あるいは行くから告知をするとか、
告知のためにこういうものを準備する必要があるとか、
そういったやることもとにかく縦にバーッと並べていくんですね。
で、チャートって言ってるので、
逆に右の方にはそれを手をつけ始める日にちと、
完了する予定の日にちっていうのを整理しておくっていう、
そんなイメージですね。
で、カレンダーみたいな感じでやるべきことが
一個一個終わった、終わってないみたいなのを
どんどんチェックしていくみたいな感じですね。
このGanttチャートはプロジェクトに関わるメンバー、
みんなと共有をして基本は進めていくんですけれども、
一人一人のメンバーはこのチャートを細かく見ていない可能性っていうのもあるんですね。
なのでやっぱりプロジェクトマネージャーが全体を見て
抜け漏れがないのか、それぞれのプロジェクトがちゃんと進んでいるのか、
担当者の人はちゃんとやれているのかみたいなことをチェックするっていうのも
プロジェクトマネージャーの非常に重要な仕事になるかなと思います。
で、Ganttチャートはこれを作ればですね、
あとはその日付に従ってスケジュール通りに
一個一個を進めていくっていうのが一つ目の進め方ですね。
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もう一つは軌道修正みたいなところに関する
コミュニケーションの設計っていうところで、
これはオーナーと、あるいはそのプロジェクトを一緒にやるメンバーと
どういう風なコミュニケーションを取っていくのか。
例えば、よくこういう場合も5W1A1とかでね、整理をするんですけれども、
じゃあ、例えばそのオーナーとの相談とか報告の場欲しいよね、みたいになったときに
週に1回、不便ですね。
いつやるかというと週に1回。
で、どこでやるかというとZoomでやりましょうと。
で、誰がっていうとPMの田中がオーナーの吉田さんに対して
報告とか相談をする場ですよと。
で、ファッと何をするかというと進捗の共有とか相談振り返りをしたいと。
で、なぜやるかというと目標達成のためですね。
これはやっぱり目標っていうのは、例えばコースの集客10人っていう風に決めたとしたら
本当にその10人につながるのかみたいなところを適宜すり合わせをしたりとか
リスク事項がさっきね、コースが見つかる、見つからないとかあったと思うんですけれども
じゃあコース見つかったのかとか、見つからなそうなる、見つかるために
何かできることはないかみたいなことを相談したりする場っていうところで設計する。
で、Howっていうところで、例えばじゃあ4つのアジェンダで進めますよみたいな。
まず1つ目は進捗報告。プロジェクト全体がうまく進んでますよ。
で、2つ目はリスク報告ですね。
リスクとして挙げてたこの5つの項目に対して
すべて今リスクの可能性は低くなってきていますが
この3番のリスク、例えば予算がなくなるみたいな部分のこのリスクに関しては
ちょっと今の現状だと予算すでに7割使っちゃってるので
このまま行くと超える可能性がありますと報告をする。
あとは振り返りっていうところで、それ以外にですね
何か気になることとか感じたことを振り返って
あとは相談っていうところで
ここどうしたらいいでしょうかみたいなことを相談するとか
こういった形でコミュニケーションをあらかじめ設計しておいて
週1回はちょっと定例をやりながら進めましょうとか
メンバーとのコミュニケーションっていう意味でも
メンバーの中で週2回はこのプロジェクトに関するミーティングを入れて進めましょうとか
こういった形である程度ミーティングに限らなくてもいいんですけどね
スラックとかチャットワークとかを使って
定期的に全てのプロジェクトが進んでいるのかを
メンバーに報告してもらったりとか
あるいは自分で今こういう状況ですっていうのを
テキストベースで報告するっていうのも全然アリだと思います
こんな感じでですね
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プロジェクトが最終目的にしっかりと結びつくように進めていくっていうのが
PMの仕事とプロジェクトマネージャーの仕事という感じになるかなと思います
本当にですね このプロジェクトマネジメントっていうのは
なんか特殊な仕事ではなくて
どんな仕事においても存在している可能性が高いものだと思います
期間が決まってないプロジェクト
プロジェクトじゃないですね
期間が決まっていないものに関しては
世の中の仕事って期間が決まっていることのほとんどじゃないですか
期間が決まっていない仕事ってあんまりないと思うんですよね
ルーティンワークで毎週やるものは別だと思うんですけども
じゃあ今度イベントやりましょうみたいなことって
どんな仕事をやっててもあったり
あとは社内の会議一つとってもですね
全社員を集めてこんなミーティングやりますとか
僕だったらこの間農業法人アグレスのほうで
ワークショップをやったんですけど
それもやっぱり一つのプロジェクトだと思うし
みたいなところで
いろんな場面でプロジェクトマネジメントをやる機会はあると
ただそれを何となくでやるのか
しっかりと設計をして
なるべく成功する確率を上げるのかっていう
そこの違いなのかなと思います
でもそれをやっていくと
プロジェクトマネジメントをやることで
その仕事を自分の色っていうんですかね
自分の色に染め上げていくってことができるのは
すごく面白いかなと
ただ全てルール通りに言われた通りにやるんじゃなくて
自分で道を立てて
ある程度自分の色をつけながら
プロジェクトをやっていくのってすごく面白いし
ちょっと何ですかね
ゲームみたいなRPGみたいな感覚になるかなと思います
そういう意味で
もしプロジェクトマネジメント挑戦してみたいという方は
挑戦いただくといいと思いますし
僕自身もなかなかうまくできてるとは
なかなか言い切れない部分はあったりすると思うので
今後ですね
もうちょっと深くプロジェクトマネジメントをどううまくやるのか
みたいなところを書いた本がいくつかあるので
そちらを紹介しながら
プロジェクトマネジメントについての
働くの解像度を上げていくということも
一緒にやっていければと思います
ということで
今日は以上としたいと思います
また来週お会いしましょう
おやすみなさい
