タスク管理の重要性
はい、皆さんおはようございます。しみずです。この谷山ラジオは、学習塾やSNS事業の会社を経営しているしみずの日々の挑戦やその裏側、
学び気づきをお届けしていく番組となっております。 今日のテーマは、タイトルにもある通り、驚くほど仕事が進むシンプルなタスク管理術
というテーマで話をしていこうと思います。 タスク管理というのは、社会人の方にとっては永遠の課題というか、テーマだと思うんですが、
皆さんはどんなタスク管理をしてますでしょうか。 僕は、いろんなタスク管理を試してきました。
iPhone純正のリマインダーを使ったりとか、 あとは紙とペンを使ってアナログで試してみたりとか、
アプリとかだとTikTikとか、ありとあらゆる、 世の中に出ているタスク管理系のものは試してきたんですが、
結局、今使っているのは最もシンプルで、 皆さんもこの放送を聞いた後、すぐに使えるタスク管理の方法となっています。
ただシンプルなんですけど、個人的には、 かなり他のツールよりもメリットが大きくて、かつ仕事が進むシンプルかつ最強の方法だと思っています。
それがどんな管理方法かというと、LINEです。
LINEで自分専用のグループなどを作って、 そこにタスクをどんどん入力していくというやり方です。
このLINEのタスク管理がなぜお勧めなのか、 なぜ仕事が進むのか、理由を挙げるとしたら3つあるんですけど、
まず1つ目が、シンプルに進んでいる量が 可視化されるというところですね。
例えば朝に今日やることをブワーッと書いて、 トークに送るとします。
それがやっていくごとにコピーして、 その部分を削除して、また送信するという形で、
どんどん更新していくんですね。
そうするとトークのボリュームが徐々に減っていくので、 進んでいる感覚というのが得られますと。
ただこれは他のアプリでもチェックを入れたら 消えていったりするので、似たような感覚は得られるんですが、
LINEのトークで管理することのメリットは、 2つ目の分解するのをその場所でできるというところです。
この2つ目が一番使っている要素として 大きいかなと思います。
どういうことかというと、 皆さんタスク管理アプリでタスクを入れているときに、
進まなくてもOKみたいな、積み残しても 明日やればいいみたいな、
そういう形で自分が朝、 今日やると思って決めていたのに、
1日の割にはこんだけ残っているけど 明日に回したらいいやとか、
というふうに後回しになっていって、 結局は溜まっていって仕事が終わらないみたいな、
そんな状態を経験したことは あるんじゃないでしょうか。
これをやっちゃうと、朝決めたタスクを 別に今日やらなくてもいいみたいな、
基準値が低くなってしまうので、 すごくもったいないんです。
じゃあなぜそのタスクが進んでいないのか、 終わっていないのかというのを分解考えると、
結局はそのタスクが重たすぎるから、 ボリュームとして大きすぎるからなんですね。
なので少し前の放送でも、 分解力というテーマでお話ししましたが、
取り掛かりが重たいタスクに関しては、 すぐそこで分解するべきなんですよね。
料理を作るというタスクがあったとしたら、 買い出しに行くとか、レシピを考える、
そしてキッチンに食材を並べるとか、 という細かいタスク、
小タスクに分解してから1個ずつ取り掛かると、 気づいたら終わってるよねみたいな、
とにかく行動までのハードルを いかに下げるかというのが、
タスク処理の一番大事なんですけど、 その分解する作業すらも腰が重たいと思うんですよね。
ただLINEはトークなので、タスクをボンと送った後に、 自分で自然と出てくる言葉、
なんかめんどくさいなとか、このタスク重たいな、 みたいな感情として湧き上がってくるのを、
そのまま言葉として入力していくことで、 意外とその場所で分解が進んでいったりするんですね。
他のアプリとかだと、1回そのタスクを 別の場所に持ってきてとか、
分解したタスクをまた入力してみたいな、 ちょっと試行してからアウトプットする、
みたいな時間が発生するんですが、 LINEは試行しながらアウトプットできるみたいなイメージです。
これは普段LINEで皆さんやり取りをしていると思うので、
そこで自分の感情とか思ったことを話すっていうのも、 癖がついているのでやりやすいっていうのがあると思います。
少し2つ目が長くなってしまったんですけど、 分解するのを自然とそのタスク管理のアプリ上でできるっていうのが、
LINEグループの良さの2つ目かなと思います。
チームでのタスク共有
最後3つ目は、これは経営されている方とか、 何かマネージャーをされている方みたいな、
プロジェクトを動かしている人にメリットがあるので、 他の人はあまり当てはまらないかもしれないんですが、
自分がやっているタスクとか時間っていうのを、 リアルタイムでメンバーに共有できるっていうところですね。
結局はチームで働いている人とか、 プロジェクト単位で動いている人っていうのは、
上の管理している人が今現在何をしているのか、 何を考えているのかっていうのを、
メンバーが分かった方がすぐに動けたりとか、 動きが早いんですよね。
なので、そういう人がタスクを進めている様子であったりとか、 どういうことを考えているのかっていうのを、
グループとして一緒に入っておいてもらって追っていくと。
このとき一つ注意点があるんですけど、 どうしても通知が多くなってしまって、
うるさかったりとかするので、 基本的にはそのグループの通知は
メンバーにはオフにしてもらって、 メンションがあったときだけ通知が来るように
設定してもらうと、普段はタスク管理というか、 自分でバーッと進めていって、
この人にこのタスクをパスしたいなとか、 次はここからお願いしたいなというときに、
そのメンバーにメンションをして連絡をする、 みたいなやり方が個人的にお勧めです。
なので僕の自分のタスク管理やグループにも、 オンライン秘書の方と、
あとは塾でマネージャーをしてくれている大学生のこと、
あとボットを入れた4人のグループになっています。
このボットを使うときも、さっきのタスク管理をしておくと、 メリットが発生するので、
またこの辺りは需要があれば別で放送を撮ろうかなと思いますが、
今日ちょっとお伝えしたかったのは、 タスク管理はもうLINEで大丈夫。
LINEでシンプルにやった方が進むのが早いというところ。
理由は3つあって、進んでいる様子とか、 そもそもの進んでいく時間というところが可視化される。
そして2つ目が、タスクが進まないときに、 その場で分解しやすくなるというところ。
そして最後3つ目が、自分の考えていることとか、 進めているタスクというのを、
メンバーに共有しやすいというところ。
僕自身もいろんなタスク管理とかツールを試してきましたが、
結局は今やっているこの管理方法が、 一番仕事が進んでいます。
なので、もし皆さんも良かったら、 まずは自分のLINEグループを作るというところから、
始めてみてはいかがでしょうか。
最後まで聞いていただきありがとうございました。
ぜひ、いいねやコメントなどで リアクションしていただけると嬉しいです。
皆さんのそのワンタップが励みになります。
昨日の放送にもコメントくださった方がいて、 本当にありがとうございました。
また次回の放送でお会いしましょう。
ではまた。