介護現場の書類業務
どうも、ボブです。今日はですね、介護の話とちょっと心理的な話と両方になってくるんですけれども、
介護の介護職だったりとかですね、現場で働いている、介護の現場で働いている専門職の方々は結構ね共通する話だと思うんですが、
皆さん書類に追われてませんか?ものすごく書くこととかたくさんあるわけですよ。
計画書をまず作る、計画書を作る前にその人の情報をパソコンに入力しておかないといけないわけですよね。
その方の個人的な情報だったり、キーパーソン、どんな方が緊急連絡先か、お体の状況ですね、生活状況、病気の状況、過去の生活歴、いろんな面を入力していきます。
アセスメントっていうのを入れて、その方の課題を分析していくわけです。
その上で計画書を作って、計画書を道理にちゃんと遂行できているかどうかっていうモニタリングっていう記録がありますね。
定期的に見直しをするので、見直しをするときの話し合いの会議録みたいな、担当者会議録みたいなのを作ることがあります。
いろいろいろいろ書くことがありますよね。
ただ今、業界全部人材不足です。
人材が不足していて、現場ではもう踏ん刻みでやることが出てくるわけですよね。
そしてここでよし時間を作ってやるぞって思ってても緊急事態が起こったりとか、新規の利用者さんが増えたっていうことで、
新規の方の対応だったり、新規の入力をしないといけないとかで、せっかく時間作ってたのに次から次へ優先事項が増えてきて、
結局できなかった、できなかった、できなかったが積もり積もって、気づけば3ヶ月前の記録がまだできてないとかね、
そういうことが起こったりしているのが結構介護の現場、ケアマネージャーも結構そうだったりしますが、
他の事業所さん、みんな同じような状況でひいひい言いながらね、どうにか残業、残業でやっていってるわけですよ。
現場のね、普段の勤務時間では到底終わるはずがない。物理的にもう無理だ。こんな状況でやっていっている。
人が辞めたとか、そういうことになるとその書類が置き去りのまんま、誰も状況がわかんないまんま、そのまま残ってたりとか、そんなこともね、ざらにあるわけですよ。
業務の効率化
僕たちケアマネージャーの仕事は、なるべく書類的な仕事が多いので、期日にはしっかり終わらせていかないと他の事業所に迷惑がかかるとか、
利用者さんに迷惑がかかるとか、そういったことが多いので、比較的3ヶ月も残すなんてことはまずないんですよね。
事業所によってはあるそうですけど、どうにかね、その書類をこなしていくっていう風にやっていかないといけない。
でも今構造的に、物理的に解決しようと思ったら、本当に介護保険制度そのものを変えていかないといけないとは思うんですけど、
もうそんなことって一個人じゃできないじゃないですか。僕も本当は変えたいですよ。
こんな無駄なね、結局遅れて渡すような書類だったらいらないよって思うんですよ。
意味ないじゃん。この意味ないことをみんながやっていて、この無駄を省くだけで人材不足をどれだけ解消するのか。
みんなの過重労働をどれだけ解消できるのかって思ったりするんですけど、言ったって仕方ないで終わっちゃうわけですよね。
僕たちはなるべく気をつけていることが、他にももう一つできる手段があるなと思っているのは、
自分たちの考え方とか、どんな精神状態で仕事をするかっていう部分にかかってきてるんじゃないかなと思うんですよね。
同じ書類が溜まっている状態だとしても、自分の精神状態、脳の状態がどうあるかで全然体感が変わってくるんです。
大きなストレスになるか、それともストレスなく淡々とこなせるか、これによって仕事のスピードも変わってくると思うんですよね。
やらないといけないことが複数溜まってくると、人によっては途中も諦めの境地になる方もいると思うんですが、
やらないと、これもやらないと、あれもやらないとって、やらないとが積もり積もると、
体は緊張状態になるし、脳波はβ波っていう低い周波数の状態になる。
そして副交換神経のリラックスよりも緊張状態だから、交換神経が優位な状態になる。
そうするとストレスホルモンのコルチゾールが出る。こういう状態が一番仕事の効率が悪い状態になるんですよね。
そしてストレスを抱えている状態になる。
なので、効率悪くてストレスを抱えている状態を生むようにしない、そういう風な工夫が大事だと思うんですよね。
まずそれを作ることが一番のベースになってくるので、何をするかっていうと、
タスクの可視化
やるべきことをバーッと広げてみて、これとこれとこれをやらないといけなくて、このくらい時間がかかるんだっていうのがちゃんと明確になっている状態。
これがいつぐらいには終わるねっていう目処をつける。
いくらちょっと不足の事態が起こったとしても、大体このペースでちょっとずつやっていけばこのくらいには終わるよね。
そういう風な可視化して分かっておく状態にする。
そうするとそれで何をしたいのか。見えないと不安になるんですよね。
分かんないことが人って不安で恐怖なんですよね。
不安で恐怖だとさっき言ったコルチゾールのストレスホルモンが出て緊張状態になって効率が悪くなる。
集中力も落ちる。だからもう分かっている状態にしたいんです。
そしてやるべきことを短く設定して、もう膨大に何時間もやらないといけないんだったらうんざりするじゃないですか。
でもちょっとの時間に設定して、それを今日ちょっとでもやればOKみたいな。
もう自分にOKを出せるような状態にする。
もうちょっとやれるぐらいあったとしても、あえて手前で止めるんですよ。
あえて、余力まだあるんですけどもうちょっとできるんですけどぐらいにまでで止めておくんですよ。
そうすると中途半端でなんか歯切れ悪いと残りやりたくなるんですよね。
残りまだやりたい、でも止めとく。
もうちょっとできるのにやりたいのにっていう風にその気持ちの状態にするんです。
そうすると不思議ですよね。
書類なんてやりたくないじゃないですか。
全然やりたくないはずの仕事がもうちょっとやりたいの気持ちの状態に持っていくんです。
それを次につなげておくと、次にそのやりたい状態でまたスタートできて、残り解消するとすっきりするんですよね。
お腹に溜まってたのがすっきりしましたみたいな感じで、ああ終わったみたいな。
それをちょっとずつちょっとずつ無理のないぐらいに負荷をかけずにやっていくっていう、
そういう感じで進めていくと、あれ何かいつの間にか終わったよねみたいな。
そんな感じに作り上げていくような、そういう書類のやり方。
でももう膨大に溜まりまくっている時って、一回ちょっとすっきりさせるのも大事だけど、
普段一回フラットにした状態でこういう風に始めるといいかもしれないなぁとは思ってるんですよね。
でも溜まっててまだ猶予がある場合は、こんな感じでもう負荷をガッツリかけずに、無理なくやっていく方が僕はいいなぁと。
もう焦ってなんか尻叩かれて、ああやばいやばいもうここまでにやらないと、これ嫌いなんですよ。
安心な心の状態での仕事
やらないとやらないとって、なんかやらされ仕事でもういやいややるようなことってもう本当にねゼロにすべきなんですよね。
なのでとにかく自分を緊張状態にさせないようにする。
フラットな状態で不安や恐怖よりも安心の状態を作るんです。
とにかくスタートの自分の気持ちが不安な状態からスタートするのか、安心とか安全な気持ちの状態でスタートするかで全く結果が変わってくるんです。
これは農科学の先生だったりとかヨガの先生だったりとかそういう方はみんな言ってあるんですよね。
でとにかくどんな経営者とかでもやるぞーって言って、でも不安と恐怖の状態でスタートして同じようにお金持ちになったとしても不安から始めた人は結局お金持ちになっても何かこう不安が付きまとっている。
でも安心とか安全でスタートした人は同じお金持ちになってもう本当に安心安全の状態の成功をするっていうことができるんだって言われてるんですよね。
どんな種を蒔いたかでどういうふうに花が開くかっていうのが変わってくる。
どんな種を蒔いてその状態で水をかけながら水をかけるっていうのはもう定期的にどんな行動をしていくかということにもつながるんですよね。
でもまあその土の状態をどうするかっていうのも大事でじゃあ普段のその職場の環境ですね。
普段の職場の環境がもう不安に満ち溢れた状況だったらそりゃもうあのみんな同じように同調して不安恐怖になってしまうので書類なんて進むはずがないわけですよね。
とにかく事務所の職場の状態が安心安全の状態で何かあってもまあなんとかなるよみたいな。
まあ大丈夫大丈夫大丈夫じゃないけどまあ大丈夫みたいな。
まあね別にこれ処理ができなくても死にはせんから。
まあねそんなくらいででもでもちゃんとその代わり分解してこれはこの仕事の量がかかってくるんだっていうのを把握できるようにするのは上の管理者さんだったりとかの仕事かもしれないしそれか得意な人がやればいいんですよね。
こういう全体を見てこのペースでやっていた方がいいよっていうのが管理者が得意とは限らないんですよね。
そうすべきって思うかもしれないけどでもあの得意な人が考えるのが一番だと思うんですよね。
だからその状況今の状況でベストなペースで作っていくっていうのを誰かが考えてそして不安心の状態で仕事をしていく。
これが仕事を早くするだったり集中力を高めるだったりの一番の方法かもしれないなーって思ってます。
不安の状態だとあれこれあれこれ途中でねあの考えが出てくるんですよ。考えというかあれもやらないとああそうだったこれもすべきだったとかそれでまたそっちを考えちゃってストップしちゃうんです。
どんどんもやろうと思っていることが止まっちゃう。そうじゃなくて安心安全の状態だったらパッとなんか出てきたとしても今こっちをすべきなのか今の仕事を今途中のやつを進める方がいいか一旦落ち着いて考えられるんですよね。
でももうやらないとやらないとって思っているともういろんなものに引っ張られる。だからまずは自分の心がどんな状態かそれによって本当にあれ終わったなんかそういや終わったなみたいなそんな感じになっちゃうんですよね。不思議ですよね。
ぜひねあの今の自分の心の状態をチェックしてみてもらえたらいいんじゃないかなと思います。
職場環境の重要性
いつもすいませんあのもしねあのこういう不安とかそういったのがもうね凝り固まって取れないそういう方は調走診断今で調子にセラピーとかをやっててこういうのにいいんですよこういう不安とかそういった
どうしてもね焦りがもう止まりませんとそういう方にこういうセラピーを使ってもらうとそういう部分1回ねあの取り除くことができるわけですよ自分で自覚して解消することも
ズームとかでできるのでまあよかったらねコメント欄とかメッセージで言っていただいたら何かできることさせていただこうと思いますのでお声掛けくださいではご視聴ありがとうございます
