結構データの管理で悩まれてる会社さん多いなと思っていて、
実際整備のお手伝いをしたりだとか、分析をもっと簡単にできるようにしたりとか、
日々の利益をもっと速報値を早く見たいみたいなご要望があるので、
そこのオペレーションにメスを入れていったら、そもそもの原価の管理ができてませんよね、
みたいな感じになったりして、各社どうなってるのかなみたいなところに結構興味があります。
その中で砥部さんも一時期、アパレル小売り企業で取締役やってたみたいなお話だったので、
その際のデータ管理について最初ちょっと聞きたいなというふうに思っています。
ちなみに、ざっくりデータ管理、商品マスターの管理、原価マスターの管理、
発注納品データの管理みたいなのってどんな形でされてましたか?
めちゃくちゃそもそもなんですけど、私たちECは比較的弱くて店舗型のビジネスだったので、
かつ11年間私いたんですけど、入所時とかは立ち上げた人たちがアパレルに、
アパレルとか小売りを知らない人たちが立ち上げたアパレルだったので、
かなり未整備の状態でした。
そこから、商品マスター的なエクセルはありつつも、
売上表は紙みたいな、日々の売上、何が売れたかっていうのが紙で、
そこと商品マスターとか紐づいていないような感じだったんですね。
それをデータ化していくとかそういうことをいろいろやったんですけど、
商品マスター的なものはある、それ以外のものはないという状態でした。
結果的に、原価マスターは商品マスターにガチャっとくっついているような状態で、
各店舗の売上マスターみたいなものがあったりしました。
仕入れ系の発注納品マスターっていうのは特になくて、
商品マスターの中に組み込まれているような感じだったんですね。
なるほど。
ちょっと抽象的に話すと比較的わかりにくいんですけど、
どういう構造を作ったかっていうと、
店舗を展開していくにあたって必要に駆られて作っていくので、
ロジカルにできていったものではなくて全然スマートじゃないんですけど、
エクセルとドロップボックスを駆使して、
各店舗で自分の店舗の売上とかを更新していくと、
商品マスターにリアルタイムで反映されて、
そこから売上が消し込みされていくとか、そんなものを作りました。
結構頑張って作ってましたね、それは。
そうなんです。本当に本当に。
今はスマレージとかそういうのが比較的安く導入できるんですけど、
当時POSを導入しようってなると、イニシャルで100万円ぐらいかかっちゃうし、
月額でまたどんどん乗ってくるっていうので、
なかなかそこまで踏み込めなくて、じゃあできること、DIYできること何かな、
みたいな感じで頑張って作ったという感じだったんですね。
サースがあってだいぶ便利になった時代だなと思っていても、
やっぱり結構各社のお話を伺うと、スクラッチでエクセルとスプレッドシートで
なんとかやってまわすみたいな感じの会社さんも結構多いので、
それもケースバイケースで選ぶのかなと思いながらも、便利な時代にはなりましたよね、おそらく。
アパレルの取締役の時は何年頃でした?
2015年から20年とかだいたいそれぐらいですね、ざっくりですけど。
じゃあだいぶPOSのスマレージとかもあったかな、みたいな感じですかね。
こういうのを作った後に出てきて、お話を聞いたりしたんですけど、
逆にエクセルでかなり細かいところまで出しちゃってたので、
スマレージを導入しちゃうと出せるものが少なくなっちゃう。
だから導入できない、みたいなジレンマがありました。
なるほど、オペレーションを変える、それに伴って見れてたデータが見れなくなるっていうのは確かに困りポイントかもしれないですね。
発注納品のデータは管理されていましたか?
発注納品は、ちょっと私たちのやってたビジネス特殊というのが、
一般的に発注しました、納品されますまで数ヶ月のラグがあるのが一般的だと思うんですけど、
私たちそういう形の仕入れって2,3割しかなくて、
残りの7,8割多くは、発注後数週間で届くっていう形のビジネスだったんですね。
なので、いわゆる買い付けに行くみたいな形だったので、
商品マスターに買ったものを仮登録しちゃって、
届いたらそこにどんどん在庫を入れていく、みたいな形をやってました。
在庫を入れるのは手動ですか?
そうですね。発注したレシートとかを見て、それを入力していくような形です。
めちゃくちゃ大変ですね。なるほど。
確かにそういう小回りの効く仕入れ系だと、
そんなに必要に迫られて、発注さんのデータを細かく見るみたいなのをやらなくてもいいか、
みたいなので、やっちゃう会社さんが多いかもしれないですね。
なるほど。ありがとうございます。
ちょっとそういうような事例として、いろいろ経験した方には聞きたいなと思って聞いて回りながら、
そういった方でも使えるようなシステムとかってどういう構成なんだろうとか、
どういうのが使いやすいかな、みたいなのを聞きたかったので、
改めて聞かせてもらいました。
ありがとうございます。あんまり参考にならないかなって自分で思いながら。
本当にスマートなアプローチじゃなかったなと思っていたので。
データ管理のお話を進めていきたいんですけど、
1回ちょっと整理したいんですけど、データ管理ってそもそも何を目的にしてやるのか、
目的ってどういうふうに考えてますか。
2つあるかなと思っていて、1つ目が経営上の重要な意思決定で、
小売でいくとやっぱり仕入れの商品構成と発注の数量と、
価格かなと思っていて、他にも様々あるかなと思うんですけれども、
この辺の意思決定は非常に重要と。
これらの意思決定を行う上でも、過去にどうだったっけ、
去年の仕入れの構成費、例えばカテゴリーごとの構成費ってどうなっていたっけ、
それぞれの消化率がどうなっていて、荒利率がどうなっていて、
もし3年以上のデータがあるのであれば、消化率の前年費、荒利率の前年費が
それぞれのカテゴリー、品番、SKUみたいな体系でどうなっているかに基づいて、
このカテゴリーうまくいかなかったよね。何でかっていうと、この商品外れたよねとか、
このカテゴリーめちゃくちゃ荒利率も一緒、消化率もいいよね。
そういえばヒット商品でこれが出たよね。
このカテゴリーはうちの強みなので、安定してこういう数字が出るよねみたいな、
データがないままに意思決定するのは難しいなと思っていて、
より良い意思決定のためにはそういうデータが必要だなと思っていて、
一つ目が良質な、いい意思決定のためにあるっていうのが一つ目。
二つ目は目的でいうと、効率的なオペレーションの構築に整理されたきれいなデータって非常に重要だなと思っていて、
弊社がサポートする会社さんとかだと、例えば日時でちゃんと変動費を除いた限界利益って呼ばれる、
売上限化を引いて売上総利益出して、その後に販売手数料、報告宣伝費、クーポン費用なんかを引いたのを毎日出しましょうと。
限界利益の値がどのぐらいだとビジネスとして適正かっていうのを理解しながら、
踏み込むときには踏み込みましょう。
踏み込みすぎて限界利益が悪化した後には、リカバリーさせるためにどの費用を削るのかみたいな話をしながら、
日々の報告施策と売上げの伸び、利益の伸びっていうのを健康診断的に毎日体重計を乗るように出していきましょうっていうのをやるんですけれども、
これがデータとして管理されていないとすごいオペレーションとして複雑。
基本的には原価のマスターと商品のマスターっていうのを元に原価率計算して、
商品原価を当てはめていってそれぞれの比率を出していくんですけれども、
ちゃんとデータがないとそもそもそれを収集するのにすごい時間がかかってしまうみたいな形になるので、
一時が万事なんですけれども、データが揃っていることによってこれが30分で出ますとか、
10分で出ますみたいなオペレーションが非常に多いのかなと思っています。
なんでこの経営の意思決定のためっていう部分と日々の現場のオペレーションの効率化、
それに伴うローコストオペレーションで利益が上がるみたいな、
この2つがデータ整理の、データ管理の大きな目的の2つかなというふうには思っています。
おっしゃる通りだなと思いました。
そっか、日時でやるんですね。そっか、それは思いもしなかったです。
日時で見ないと、例えばギフティングで優勝のギフティングやりました。
その時にいくら使ってどれだけ売り上げが当日と翌日伸びたか、
で、効果がないみたいなのが見えなくなってしまうので、
そこはちゃんと厳格に後からでも振り返れるようにしましょうという感じで、
日時で見るようにしていますね。
なるほどです。そっかそっか、たぶん私たちがやってた時だと、
日時で見ることをすぐに反映されるようなものってあんまりなかったんですけど、
確かにギフティングとかあるとそうですよね。
そうですね、その日にパーンと売り上げが跳ねる製品の施策が結構多いと思うので、
その辺はやっているという形ですかね。
ありがとうございます。
ここから実際に中小コール企業でデータ管理をどうしているか、
リアルな話に踏み込んでいければと思っています。
樋口さん、たぶんコンサルティングとかで複数の企業さんに関わられていると思うんですけど、
実際、実態ってどうなっているものなんですか?
私は自分の会社しか知らなかったので。
いや、これ結論を整っていないなという感じですね。
苦労するよなっていうところを本当に肌で感じていて、
やっぱり商品マスターから持っていらっしゃらない会社さんもいらっしゃいますし、
ギリギリそこは持っていて、
ネクストエンジン、ロジレスみたいな在庫管理システムは使っているけれども、
品番の形態がバラバラなので、
統一されていないからデータ分析にちょっと工数がかかってしまうみたいな状況だったりするので、
結構そこは整える必要があります。
一番闇が深いというか、皆さんおなざりになっちゃう部分でいくと、
発注納品関連は担当者がLINEで伝えましたとか、
しんどいですね、それ。
ギリギリメールは残っているので、メール転送しますとか。
ちょっとしっかりしていると、
Excelのファイルで一応SKUごとに数量書いて発注書の金額があるけれども、
データは担当者のローカルPCにしかないです、みたいな。
そんな状況だったりするので、
ご支援させていただくときは品番を変えられる、
その品番体系を変えられるみたいなところでいくと、
そこから変えて、こういうふうに設計していきましょう。
発注納品のルールを整えて、
発注したらこのシートに絶対記入していきましょう。
納品されたらこのシートに記入していきましょう、みたいな。
そういったところからやっています。
そもそも発注納品のデータをマストで管理したほうがいいんですね。
そこはちょっとはっきりと地目的が理解できないんですけど。
重要なところでいくと、
そもそも支払算というか、来月いくら払うんだっけっていうところが、
納品のデータをちゃんと占めていないとすぐ分からない。
納品に基づいて翌月末占め、翌々月末払いみたいな形になっているので、
ちゃんとそこそもそも、
お客さんから請求書をきてようやく気づくみたいな会社さんが多いので、
それだとまずいですよね。
ちゃんと前もって来月末いくら払うのかっていうのを、
隙中で分かっていく状態っていうのはマストだなと思っています。
発注に対して納品の消し込みができていないと、
発注算が分からないみたいな形で。
Tシャツですごい売れているブラックのMサイズがありました。
今在庫でもう5枚しかないので、100枚発注してますと。
順々に納品されてくるので、30枚は今納品されていて、
倉庫に着荷はしていますと。
形状がまずいみたいな時に、これが全部ちゃんと管理されていないと、
発注算70枚、100引く30枚で70枚まだまだ届くよっていうのが
管理できていないので、追加で間違って発注しちゃうとか。
怖いですね。
発注算が分からないからリピートの発注は控えるみたいな、
そういう意思決定になってしまうのかなと思っていて。
仕入れと仕入れに関する発注と納品の管理は結構厳格にやらないと、
特に細かく仕入れでやられる会社さんも、そこは管理できてないと
怖いんじゃないかなと思って。
よく今までやってきましたね、みたいな話をしてたりします。
確かにそれはおっしゃる通りですね。
私たち発注納品管理あんまりしてなかったんですけど、
経理が別部門というか、アパレルではないこともやっていた会社だったので、
経理がまとめたところにいたんですね。
なので、発注しましたよとか発注しますよの金額とかは
一応伝え合わせたので、前者の方は解決できてたのかなと思ったんですけど。
70枚残っていることが分からないとかっていう、
そういう恐ろしいことはもしかしたらあったのかもしれないと思うと恐ろしいですね。
結構あるんですよね。
厳格に管理してても発注がちゃんと定義した通り形状してたっけとか、
これ届いたか届いたかっていうのは、結構細かく僕らも確認しながら
リピートの発注なんかを頼んでいたので、怖いですよね。
恐ろしいですね。追加発注したら届いた、みたいなのが起こりうるわけですもんね。
起こりうるなと思っていて、この体制は怖いなと思ってますね。
ありがとうございます。
これでもこういうデータを管理しましょうというデータはそれぞれできたとして、
ただ現場側がデータの必要性とかっていうものをしっかり理解して、
リアルタイムで更新される状態じゃないと
形外化していくっていうのをちょっと実体験として持っていくようにします。
しっかりリアルタイムで更新されていくこともやっぱりかなり大事ですもんね。
めちゃくちゃ大事で、そこをインセンティブじゃないですけど、
現場にとってもやりやすく、そしてこれが入っていることによって
ここに効いてくるっていうのが、皆さんにちゃんと浸透してないと
なかなかやるの難しいなと思っていて、結構そこはすごい。
僕が前職でやっていたときはオペレーションに落とし込みながらも
ちゃんとチェックする体制とか、日時で毎日それを更新する人というか
時間を設けてちゃんと組み込んでやってましたね。
それぐらいオペレーションに落とすことが大事ですよね。
なので本当マニュアルに落とし込んで、今週は誰々さんが担当して
誰でもできるような状態にしながらオペレーションでやるっていうのはやってましたね。
たぶんそういうのができていないと月次で決算しているとか
できないですよね。
そうなんですよね。だから結構クライアントさんでも
おそらくその月次決算を締めるプロジェクトみたいなの入って
売り上げ2兆円規模ぐらいの会社さんの月次決算を適正化する
みたいなプロジェクトをやってきたんですけれども、結構大変でした。
最後で重要性をご理解いただいていたので、結構全社一丸となって
協力していただいて、本当半年以上かけて整備してきたんですけれども
大変でしたね。
前ちょっとあらりがずれるみたいな話があったんですけど
月末の在庫と仕入れの形状がずれるみたいな話をしてたじゃないですか。
うんうん。
月末在庫と仕入れの形状がずれる。これ多分
こういう実際やってらっしゃらない方は分かりにくいかなと思うんですけど
例えば1月にたくさん売り上げも利益も立つときに仕入れるのって
12月だから、12月の少ない売り上げ利益の中でたくさん仕入れるから
あらりって少なくなっちゃう。
だけど1月だと逆に少ない売り上げ利益のために仕入れるのは1月だから