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働き方ラジオ始まります。このラジオは、誰もが情熱を持って働く、それを実現するために働くということの改造度を上げていくポッドキャスト番組になります。
今日も働き方バンデリスト、田中健士郎が皆さんの眠る様子をゆったりしたパトーンでお話しさせていただきます。
いつもお聞きいただきありがとうございます。
先週は、再生回数5000回記念ということで、海に向かって歩きながらひたすら雑談をするという雑な会をやらせていただきました。
あんな雑な会もたまにあってもいいかなと思いつつ、またドライブラジオとかゆるいやつもやっていこうかなと思います。
ということで、今日はそんなに雑じゃない感じの話をできればと思います。
最近、ミーティングのファシリテーションみたいなものをやることが多くて、もともと結構やることが多いんですけれども、
それのやり方を教えてほしいという声とかですね、ちょっと周りで何件か聞いたりとか、あんまり意識してなかったんですけれども、
田中さんのミーティング、すごく気持ちよくいろんなことが決まっていくので、ありがたいですみたいなちょっと嬉しい声もいただいたので、
なんでそういうふうに言ってもらえたのかなっていうのを、ちょっと振り返るためにもちょっと録音してみようかなというふうに思っております。
この今日のミーティングファシリのコツみたいな話をしようと思うんですけれども、この話はですね、
87回ですね、プロジェクトマネジメントの基本の話っていうところともちょっとつながってきますので、もし気になる方はそちらの回もぜひ聞いていただければと思います。
まずミーティングのファシリですね、皆さんいろんなところでミーティングをやる機会とかってあったりとか、
でも自分はほとんど参加者で自分がファシリテーションやるってことはないなとか、自分がやる場合はなんかこう雑談っぽい感じになるなとか、
いろんなことを思っている方もいると思うんですけれども、ミーティングファシリ、ちゃんとやるともちろんですね、
参加したプロジェクトがしっかりと前に進んでいくっていう良さももちろんあるんですけれども、結構自分にとっても結構学びになることが多くてですね、
まずそのうちの一つが、まさにプロジェクトマネジメントの要素がぎゅっと
凝縮したような場っていうのがミーティングなんじゃないかなというふうに思っていて、まさにそのプロマネ力みたいなものが上がるのかなと、
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プロジェクトマネジメントって前回の話で確か話したと思うんですけれども、プロジェクトって目的があって期間があって予算とかがあるようなものですよねと、
その目的に達成するためにこれから何をやっていって、どうリスクを回避して成功まで持っていくのかっていうのを、
何とかする役割っていう話したと思うんですけれども、ミーティングの話って結構その1回のミーティングの中で最終的な目的を達成するために、今日は何を話せばいいのかっていう、ある意味長期間のプロジェクトをぎゅっと1時間っていうミーティングに凝縮したような場だと思っていて、ミーティングの話を率先してやって、
行くとプロマネ力が純粋に上がるっていうのがすごくいいかなと個人的には思っています。結構僕はこれを何かやってきた結果、プロマネ的なことが仕事になったりすることが増えてきたのかなと、
なので、
これすごく簡単なんですけど、ミーティングの司会進行をしますね。議事録取りますって手を挙げるのって結構簡単だと思うんですよ。なぜなら、やってもらえると結構ありがたいんですね。
ミーティングって、誰が一番大変なのかって、このパッシリ進行役なんですよ。準備にも時間かかるし、終わった後も、
フォローしなきゃいけなかったり、当日もいろいろ気を使ったりしないといけないんで、大変なんですよね。それは呼ばれて、参加して、言いたい意見とか言って、最終的に決まってたら楽じゃないですか。楽じゃないんですよ。
楽じゃないから、誰かにやってほしいなと結構みんな思っている中で、そこをやりたいです。手を挙げれば、結構、ぜひぜひっていう感じになることもある。もちろんそれは、プロジェクトの
自分の役割で、もっとその責任の方がいた場合は譲るっていうことはあると思いますけども、例えばミーティングのパッシリって言っても、こんなのは、この間僕まさにやったんですけど、
簡単に言うと飲み会ですね。ちょっとフォーマルな飲み会みたいな感じですかね。ちょっと偉い方とかも集まるような飲み会をどうやって当日成功させるかの事前打ち合わせみたいなのをやったんです。飲み会をどうやるかのミーティングのパッシリなんで、手を挙げれば多分やらせてもらえるじゃないですか。
本当はこんなんでいいですよね。それこそオンラインサロンのイベントをどう進めていくかの事前会とか、そんなものでもいいし、結構手を挙げる場面はあって、それを使ってプロマネ力を上げることができる。
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やっぱりプロマネ力を上げるというところもそうだし、そのパッシリをやることで、そのプロジェクトの中の一部だとしたら、そのミーティングのパッシリをやることでプロジェクトの全体が見渡せるようになるので、そのプロジェクト全体の自分に任せてもらえる範囲も結構広げやすくなるんですよね。
あとはハードルが低いというところで、さっき言ったみたいに飲み会の企画のミーティングパッシリをやります。
別に自分がオーナーやりますって話じゃないんですよ。この辺ちょっと難しいですけどね。
別に意思決定者にならなくてもミーティングのパッシリはできるんですよ。
意思決定者っていうのは、その飲み会のある意味幹事みたいな人ですよね。
さっきの話で言うと、ちょっと偉いさんが集まるミーティングの幹事みたいな人が、Aさんという方がいます。
Aさんが決められるように事前のミーティングの場をセッティングして、そのアジェンダを作って、当日進行していって、必要に応じてAさんに意思決定してもらうっていう。
オーナーとファシリテーターは別に別々でいいんですよね。だからこそハードルが低い。
オーナーやりますってなかなか言えない場面とかもあると思うんですけれども、ファシリだったら全然言える。自分が意思決定する必要はある意味ないっていうところで、ハードルが低いのかなというふうに思います。
何かと手を挙げるといいのがミーティングのファシリテーションということで、興味ある方はぜひ手を挙げてみてほしいなっていうのが、まず今日の一つ目の伝えたいことですね。
ミーティングってこれも一口にミーティングって言っても、いろいろ種類があるんですね。これはいくつあるか正直僕もよくわからないです。
いろんなタイプのミーティングがあるし、僕は最近雑草ミーティング、雑草会議って言って、問いを投げてみんなで対話しながら解像度をただ上げていくっていうね、問いの答えの解像度を上げていくみたいな。
それとかは多分あんまり普通のミーティングとしては出てこないタイプなんですね。
今日はその雑草ミーティング的なことをあんまり話そうとは思わないんですけれども、割と僕がいろんな仕事をやっている中で出てくるのはこの4つかなと思っています。
4つどんなミーティング種類があるかというと、まず1つは整理するミーティング、2つ目が発散するミーティング、そして3つ目が意思決定するミーティング、4つ目が振り返るミーティング。
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この4つの種類があるんだっていうのを何となく意識しておいて、その4つのミーティングごとに少しファシリテーションの仕方も変わってくるっていうところを意識していただくといいと思います。
1つ1つちょっと説明していきますね。整理するミーティング、この整理するっていうのがいわゆる先ほど言ったプロジェクトマネジメントみたいなもの非常に近いものですね。
例えば8月に大きなイベントがありますよと、イベントに向けて当日の講師を誰をキャスティングするのか、全体の時間は何時間でやるのか、場所をどこで開催するのかとか、いろんな決めなきゃいけないことを議題として出していって相談して、最終的に次はこの人がこれを決める形にする。
しましょうっていう感じで、どんどん整理していくみたいなイメージですね。プロジェクトマネジメントをぎゅっと凝縮したようなミーティングっていうのがまさにこの整理するミーティングかなと思います。
今日話す話は割とこの整理するミーティングがメインになってくるのかなというふうに思います。
もう一つは発散するミーティング、発散というのは整理が雑多なものをぎゅーっと整理整頓してまとめていくみたいな、バラバラに広がったものをバッグの中にしまっていくみたいなミーティングですよね。
発散というのはバッグの中身をとりあえずいろいろ出していく。皆さんの頭の中にあるアイデアとかをひたすら引っ張り出して広げていくのが発散するミーティング。
これいわゆるブレストってやつですね。ブレストやりましょうみたいなミーティングってあると思うんですけども、とにかく皆さんのアイデアを引き出すっていうことを目的にして、とにかくお互いの意見を否定はしないと。
逆に変に整理もしないというか、整理しないんですかね。じゃあここからアイデアがこの中に出てきて、ここにある程度絞ってこれを決めに行きましょうみたいな整理をあえてしないみたいな、とにかく皆頭柔らかくしていろんなアイデアを出しましょうみたいなのが発散するミーティングですね。
この整理と発散って多分逆方向に行くんですけども、一つのミーティングの中で、例えば最初の30分発散して、後半の30分整理するっていう、こういう組み合わせのミーティングなんていうのも結構あるかなと思います。
発散するミーティングですね。次が意思決定をするミーティング、整理する発散する意思決定をする意思決定をするミーティングはちょっと整理をするミーティングと近いんですけれども、
なんかより、いわゆる取締役会議とか、会社って結構規模が大きくなればなるほど、意思決定者と実際にプロジェクトを進める人が分かれてきたりするんですよね。
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プロジェクトマネージャーみたいな人と最終意思決定をする、いわゆる事業部長だったり社長だったりっていうのが分かれてきたときに、今まで自分が整理してきたことを含めて、これを最終的にプロジェクトして進めていいですかとか、これに予算2000万円付けてもらえますかとか、
あるいは組織をちょっと変えていくための素案を提出して、それを倫理を通すとかね、いろんな形のものがあると思うんですけれども、そういった意味で意思決定をしてもらうミーティングみたいな感じですよね。
ここはやっぱり意思決定者が意思決定をできるような情報をしっかりと事前に準備をして、それまでに例えば広告を出すときにテレビ広告でいくのか、ウェブ広告でいくのか、それぞれにいくら使っていきたいのかみたいなシミュレーションとかをしっかり準備して、
広告こういう理由で、AパターンだとこれBパターン、AパターンでいくかBパターンでいくか、テレビ広告メインでいくのかウェブ広告メインでいくのかの意思決定をこの場でしていただきたいです。私としては今Aを広告こういう理由でやりたいと思っているんですけれども、いかがでしょうかという形でそこへ投げて、その場で意思決定してもらう。
そこで広告こういう理由で、私はBの方がいいと思うからBで進めてくれっていうことで、Bということで、そこからまた現場でBに向けて進めていくみたいな、なんかちょっとこういう、ちょっと倫理的なミーティング、組織形態が大きくなったりとか、少しピラミッド状になっていったときには、結構頻発するようなミーティングで、逆に小規模の組織だったりとかコミュニティ的な組織だと、あんまり発信できない。
あんまり発生しないミーティングの形だったりもします。あと4つ目は振り返るミーティングということですね。これは、例えば月に1回とか半年に1回とか、キックオフミーティングとかっていうこととも言われることもあるんですけれども、例えば半年とか1ヶ月とかっていうのを振り返って、自分なりに解釈して、反省して、次にどう生かすかみたいな。
ここもミーティングの中では非常に重要なもので、結構人類は振り返りが苦手って結構僕はよく言ってるというか、誰かに聞いたことがあるんですけれども、僕もあんまり振り返りって得意な方じゃないんですけれども、でもやっぱり振り返りっていうのこそが、人の成長につながっていくし、事業の成長にもつながっていく。
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挑戦したことがうまくいったのか、失敗だったのか、失敗だったらどこを改善すればよかったのかっていうことを1個1個しっかり振り返って、抽象化して概念にして、次は同じようなことを繰り返さないようにしていくみたいな。これを繰り返していくことで、いろんなものの見え方の解像度が上がっていくみたいな話があるんですけれども、こういった振り返りのミーティングっていうのも1つ重要なミーティングですね。
ということで、整理する、発散する、意思決定する、振り返りという4つのミーティングがあります。やっぱりこれを今日はどのミーティングなのかっていうのをちょっと勘違いしてしまうと結構失敗することがあります。
例えば意思決定をするミーティングのはずなのに、全然意思決定するための情報が集まってなかったとかになると、この情報で意思決定できないよねって言って、また来次回やりましょうみたいな感じで、その時間がもったいないような感じで終わってしまったりすることもあったり、あるいは整理するミーティングだった。
今日は最終的にこういうことをみんなで相談して決めて、次にこういうタスクができるっていうのが多分重要だったんですけれども、なんか気づいたら発散、みんなでブレスト大会みたいになっちゃって、黒式ばーって広げて、あれもいいね、これもいいね、で、次やることは決まってないみたいな。
これも結構あるあるのミスだったりするんですよね。
あとは逆に発散するミーティングはブレストの場なのに、変に整理しようとしちゃうっていうのもあると思うし、こういったところをミーティングの種類が今回はどれなのかっていうことをまず確認するのは結構大事ですね。
こうやって話していくとミーティングって結構奥深いですね。
まだミーティングの準備にも入らないんですけど、まず種類って話ですね。
はい、じゃあここから初めてですね。
じゃあミーティングに向けた準備の話に入っていきたいと思います。
はい。
ということでミーティングのファシリテーション。
はい。
何が重要だと思いますか。
なんか当日のしゃべりトークかなって思うじゃないですか。
そんなことよりも一番大事なのはこれですね。
アジェンダの作成。
ミーティングの成功はほぼこのアジェンダの作成で決まるという風に言っても過言ではないのかなと思います。
この事前のアジェンダ作成。
アジェンダなんて簡単そうじゃないですか。
今日はこれとこれとこれ、この3つについて話そう。
さあ当日、まずはじゃあこれからですねみたいな。
僕も時間なくてついついそんな感じのミーティングになっちゃったっていう経験は全然あるんですけれども。
やっぱり同じ1時間をやった時に出てくる成果全然変わるんですよね。
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しっかりアジェンダ作っていくと。
やっぱりそういう意味、ちゃんと準備したミーティングは参加した皆さんからも感謝される。
いろんなことが全部決まりきってよかったみたいな。
まあそういったところも含めてこの事前準備ですよね。
ある意味ミーティングはもう事前準備が全てと。
当日どう喋るかはむしろいるメンバーが結構うまくリードしてくれることもあるので。
もうアジェンダが全てと言っても過言ではないですということですね。
じゃあどうやってアジェンダ作るのっていうところになると思うんですけども。
えーと、まあ大体この4つぐらいかな。
えーと、のなんか項目を最初書いておくといいと思います。
まず1つは今日のゴールってやつですね。
2つ目は参加メンバー。
3つ目は議題。
これがまずアジェンダってやつですね。議題。
4つ目が今日決まったこと。
5つ目が次にやること。
この5つぐらいを項目としてペッペッペッって書いておいて。
まず準備始めるといいと思います。
