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おはようございます。鶴岡慶子です。この配信では、花火や天気、言葉に関することなどをお話ししています。司会やナレーションを通じて、日々感じたことなどを語る声の日記です。毎朝更新しています。
皆さんはお仕事ではチャットツール使っていますか? 私は主にSlackを使っているんですが、チャットワークという方も多いかもしれません。
コロナ禍以降、爆発的に導入する企業が増えたのがSlackです。 Slackに限らず、オンラインで仕事をするようになって、チャットツールを導入している企業がものすごい勢いで増えて、今時の働き方として当たり前、常識になっていると言えるかもしれません。
社内では、隣にいる人、横にいる人に気軽に質問ができたりとか、ちょっと聞きたいことがあれば、直接その人のところに行って声をかければいいという場面、多くあると思うんです。
それが、オンラインで仕事をするようになると、物理的にそれができない状態になりますし、そもそも私の働き方で言いますと、全てが取引先との関係性で成り立っているので、隣に人がいないんですよね。
何か聞きたいことがあった時には、電話をするとか、メールをするとか、そういう手段しかありません。
でも、電話っていうのは相手の時間を奪うことになりますし、メールもわざわざメール画面に入力するという、結構時間がかかったりするので、効率が悪いんですよね。
これ、お仕事じゃなくて、プライベートの場面で、割と連絡を頻繁にやり取りする相手とは、メールではなくて、連絡手段LINEになっているんじゃないでしょうか。
お仕事も同じで、単発のお仕事ならばメールでもちろん構わないんですが、これがレギュラーでお仕事をすることになりますと、電話ではない、メールでもない、やはりチャットツールを相手にも導入してもらいたいなって強く思うんです。
実は私自身、新年度、新しいことがスタートするんですけれども、私、前任者から引き継いだんですが、その仕事の引き継ぎの時に、ちょっと倒れそうになるぐらいアナログだったんですよ。
前任者38年間、その同じ形で仕事をしていたんですけれども、もう聞いたら2度手間、3度手間だなっていうふうに思うことがあって、これちょっと事故りそうだなと思ったんですね。
なので安全に、そして効率的にできたら、みんなウィンウィンだなと思ったんです。
それでスラックを入れてほしいというふうにお願いをしました。
先方はスラックを使ったことがないようだったんですが、ぜひ慣れてほしいなと思って、私の方で導入の手続きとかセッティングとかをしちゃいました。
この後1ヶ月ちょっとありますけれども、その間に慣れてほしいなというふうに思っています。
いろいろあるツールの中でもビジネス用に使いやすい機能が揃っているので、企業への導入がめちゃめちゃ進んでいるのがスラックです。
一言で言うと、メールとLINEのいいとこ取りしたみたいなツールです。
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スラックの便利なところは、スマートフォンのアプリでも使えますし、パソコンのアプリでも使えますし、アプリを入れずにブラウザの機能でも使えるんです。
例えばChromeとかSafariとかですね、そのブラウザの機能でも使えます。
LINEってもう本当に当たり前のように皆さん使われていると思うんですが、LINEとの比較をしながらお話をしますと、LINEはそもそも基本的に1対1のコミュニケーションがメインです。
LINEの画面を見てみると、やりとりする個人がずらーっと並んでいて、その個人をグループにまとめてグループラインとして会話するっていう流れになりますよね。
一昨日お話ししたオープンチャットは、これを公的な感じにしたものなので、いわゆるネット掲示板的な感じですので、少しわけにおいておきます。
LINEが基本的に1対1のコミュニケーションがメインなのに対して、スラックはこの考え方が違っていて、最初にワークスペースっていう大きいグループを作るんです。
そしてそこに所属している人たちが話題ごとにグループ、これチャンネルっていう呼び方をしているんですが、チャンネルごとにコミュニケーションをとっていくっていう流れがあります。
LINEが1対1、スラックはグループが先なんですね。
例えば私がお世話している会社のスラック、ワークスペースでは取引先ごとにチャンネルが作られているんですよ。
私のチャンネルも1つ作られていて、なので私が講座をやった後は資料のファイルをそこに送って、みんながそこで復習ができるようになっています。
私との連絡はそこで行うんですね。
もちろん個別にメッセージを送りたい場合は、社員全員がそのワークスペースに属しているので、ダイレクトメッセージを使うことができます。
で、私が特に関与しないチャンネルについては、メンバーに入っていないので通知は来ないようになっています。
自分がチャンネルに加わっているものだけが表示されるようになっているということですね。
とはいえ、自分が参加していないチャンネルも、今存在しているチャンネルを検索にかけることもできて、チャンネル一覧を見ることができますので、他のプロジェクトの進捗状況を知りたい場合には表示させることもできます。
ということで、仕事の全体像を見ることができるということなんです。
まあ、だから私自身はそこの企業に限っては見ることはないんですけれども、例えば社長が全体のものを把握したいと思ったら、全体そのスラックを見ればどんな感じになっているかって掴むことができます。
じゃあ実際にチャンネル内でメッセージを送る時の方法なんですけど、
例えば、提案書のチェックをお願いしますということで、提案書のファイルを田中さんにチェックをお願いする場合は、メンションという機能を使います。
これはLINEでもあると思うんですけど、特定の人っていうことを指定することができるんですね。
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やり方はアットマークを打つだけです。
アットマークを打つとメンバーの一覧が出てくるので、人を田中さんにして提案書のチェックをお願いしますっていうふうに送ると、田中さんにはピコンって通知がいくんですね。
その場合、他の方はチャンネル名がちょっと太字になるぐらいの通知がいくだけなんです。
なのでピコンってならないんですよ。
で、後からスラックの画面を見て、なんかやり取りが行われたんだなっていう、でも自分宛じゃないからお手すきの時に見ればいいなっていうような感覚になります。
全体の様子が見える形になっているので、一緒に仕事をしていく上で事故なく安心して進めていけるかなって思います。
というのも、メールや個人のLINEのやり取りでは、そこの個人間でやり取りをしているので、別個で進捗状況の報告が必要になりますよね。
でもスラックを使い始めてしまうと、これは本当に二度手間だなってなるんですよ。
さらに1回メッセージを見たんだけど、このメッセージ忘れないように後でもう1回見たいなっていうふうに思ったら、ここから20分後とか3時間後とかっていうふうにリマインダー機能もあります。
それを設定すると、その時間になったらピコンってまた自分に対して通知がきます。
あとスラックはいろんな連携ツールがあって、例えばGoogleカレンダーの予定の時間になったらスラックに通知が来るようにできたりとか、
ZoomとかSkypeとも連携ができたりするので、いろんなツールが導入されていく中で、情報はスラックさえ見ておけば大丈夫。
これさえ見ていて仕事を進めていけば大丈夫っていうような、そんな体制が作れていくと、すごく業務効率もアップするかなと思います。
今日はチャットツールの中でスラックについて主にお話をしたんですが、ぜひいろんなチャットツールがあると思うんですけどね、
そうやってチャットツールを効率的に使って生産性を上げてお仕事を進めていけたらいいんじゃないかなと思います。
この配信はアップルポッドキャスト他各種プラットフォームでお届けしています。ではまた明日もお会いしましょう。
鶴岡慶子でした。
