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おはようございます。鶴岡慶子です。この配信では花火や天気、言葉に関することなどをお話ししています。司会やナレーションを通じて日々感じたことなどを語る声の日記です。日本秋田県から毎朝更新しています。
昨日、秋田市で桜の開花宣言がありました。秋田地方気象台は昨日、秋田市でソメイヨシノが開花したと発表しました。
平年より7日早く、去年より6日遅いということです。この後、週末にかけて晴れの天気が続きますから、ちょうど週末はソメイヨシノ満開になるんじゃないかなと思います。
今日は相手に優先順位、上位にしてもらうためにというお話です。まず大前提として、タスクに似ている言葉にto doというのがありますが、ここで言葉の定義をまず押さえておきますと、
to doというのは一言で言うと、いつかすべきことです。いずれ処理すべき作業でありながら、明確な期限が設けられていないものを指します。一方でタスクは特定の期限までにやるべきことなんです。
なのでイメージとしては、to doという大きな円の中にタスクという小さな円が入っているという感じでしょうか。ただ厳密にこうやって区別をする必要はあまりないかもしれませんが、今日の配信の中でタスクという言い方をするのはそういうことです。
少し前の配信で、5月の花火ショーに向けての準備が始まって、私司会と解説をするんですけどね、そのタスクのボールを相手に渡した状態だということをお話ししたんですけど、あっという間にそのボールが帰ってきてしまいました。
来週の月曜日までに返信いただくと助かると言って私は相手に渡したんですけど、私のボールになっちゃいました。つまり、今私のタスクになっています。
来週の月曜日までって書きながら、実は私自身は早く作業を始めたかった、進めたかったので、ボールが早く来て本当に助かりました。そしてこういうのって本当に気持ちいいなって思うんです。
このボールのやりとりで早くこういうふうに返事が欲しいなって実は思っているときは、相手が忙しい相手ほど優先順位を上げてもらうために私がしている秘策があります。
それは予約送信です。予約送信。
メールソフトによってはできないかもしれませんが、iPhoneとかMacのメールって書いたメールを送る日時指定できるんです。
チャットツールのスラックでも同じことができます。
iPhone、Macのメールとかスラックとかどのアプリでも共通なのは、送信ボタンのあたりにその機能があるっていうことです。
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多くは隠れているんですね。なので気づかないで使っている方もいるんじゃないかなと思うんですけど、実はその機能あります。
送信ボタンのお隣に矢印ボタンがあればそれ。なければ送信ボタンそのものを長押ししますと、今すぐ送信あるいは後で送信などが選べるようになるんです。
そしてそこで後で送信を選ぶと今度は何日の何時って指定するようにメニューが現れてきます。
そうやって予約送信ができます。
じゃあ私はどうやって使っているかっていうと、このメールを相手が仕事を始める直前の時間を見計らってその時間に到着するように送信するんです。
そうするとたくさんのメールが相手に届いていると思うんですが、その中で埋もれにくいんですね。というか目に入りやすくなります。
例えば役所の方へのメールであれば朝8時送信の予約をします。
そうするとその返信はほぼ午前中に返ってきます。
そのメール実は私は前日の夜に書いていたりするんですが、夜に送ってしまっていては多くのメールに埋もれてしまって後回しになったりするんですよね。
夜送っても朝送ってもその人が見るのは同じ時間帯なので、それであればその人が見る時間帯に合わせて送ると、何ならその人がコンピューターの前にいてメールきたよっていう通知をリアルで受け取ったりするわけです。
そうすると嫌でも目に入っちゃうわけですから、前日の退勤時間から当日の出勤時間までに溜まったメールとは別に、なんかきたっていうのって全然印象が違うんですよね。
なので目に入っちゃうわけですから、それでもしかして後回しになったにしてもずっと脳の中にはい続けるわけです。
あ、あれ来てたなっていうのがインプットされてしまうので、いつそのメールがその人のところに届くかって結構重要なことなんじゃないかなって思っています。
逆の立場に立って考えてみてもそう思うんですよね。心理的に優先順位が上がるっていうことが実はあるなって思うんです。
それはやっぱりパソコンの前にいるときにポーンと通知が来てなんだなんだって思ってやっぱり開いちゃうことがあるんですよね。
そしてそれがほんの3分5分でできるようなものであればもうやっちゃった方がいいなと思って、今やっていることを手を止められるようであればそれをもう対応してしまうっていうことが私の中でも何回かあるような気がします。
タスクの優先順位を考えるときに緊急度と重要度というのがどれくらいのバランスなのかなっていうことを考えながらタスクって順番を決めていったりすると思うんですけど、
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自分にとってちょっと緊急度が高め、重要度が高めっていうときに相手にもそうやって欲しいなって、やっぱり温度って違いますからね。
相手にもこの温度が伝わってほしいというか伝わらないまでもちょっと対応してほしいな、目についてほしいなって思ったときにはこの予約送信はかなりいい作戦だなと私は思っています。
この配信はアップルポッドキャスト他各種プラットフォームでお届けしています。ではまた明日もお会いしましょう。鶴岡慶子でした。
