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おはようございます。鶴岡慶子です。この配信では、司会者として、花火鑑賞師として、そして気象予報士として、日々感じたことなどをお話ししています。
最近いただいたメールの中で、「なるほど!」と思ったことがありますので、ここでシェアしたいと思います。
皆さん、メールの署名欄のところに、どんな署名を書いているでしょうか?
私は3種類ぐらい作ってあって、1つは名前とメールアドレス、そしてURL、ウェブサイトのURLですね。
それが一番簡単な署名です。そしてもう一つは、それプラス電話番号とファックス番号が記載されているもの。
そしてもう一つはiPhone用のもので、名前とメールアドレス、そしてちょっと一言書いてあるんですけど、
その一言は何て書いてあるかというと、まずは取り急ぎって書いてあるんですね。
まずは取り急ぎ。私にとってiPhoneはパソコンのサブ機だと思っていて、パソコンで作ったものをiPhoneで参照するぐらいの感じなんですよね。
外で私は作業して何かを作り上げるっていうことをほとんどしませんので、パソコンで作ったものをiPhoneで見るとか、
例えば取引先の方に見せるとか、そういうふうにしか使わないんですよね。
もっと大きな画面が必要だっていう時にはiPadを持って行って、そこで同期したものを見せるっていうことをするので、ほとんど外にパソコンを持っていくっていうことがないんですよね。
でも例えばメールが来ました。その返事をすぐやった方がいいなっていうもの、その場合にはiPhoneでまずは端的に返信をするということをしています。
LINEとかメッセンジャー系のアプリであれば、相手が読んだかどうかっていうのは既読マークがつくので、それでわかるんですよね。
あ、見たなとか、生存してるなっていう確認ができるんですよね。
でもメールはそうはいかないですよね。ファックスもそうですよね。電話の留守電もそうですね。相手がちゃんとこのメッセージを受け取ったのかどうか、こちらがわかることってないんですよ。
だからそれについてちゃんと読んでいるよっていうことをまずはお知らせした方がいいなって思うんです。
なのでメールや留守電、ファックスの場合は、その折り返しの返事をまずはするっていうふうに心がけています。
ただそれが私、司会の本番中であれば、やっぱり3時間、5時間ちょっと拘束されていて、それを確認することすらできないっていうこともあるんですけれども、
でも半日以内にできたらいいなっていうふうにいつも思っています。
これは私のスピード感っていうか速度感っていうか価値観なので、必ずしもそれを相手に求めるということはないんですが、
何回かに1回はそういうスピード感、同じような価値観っていうことですよね。その同じような価値観で動いている方、そういうふうに仕事をしている方に出会ったりするんですよね。
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本当に嬉しくなります。そしてもっともっと仕事にエネルギーを注げるような感じになってきます。
もうそこを気にしなくていいわけですよね。例えばおそらく出先だったんだと思うんですけど、多分長い文章だったんですけど、それざっくり見たんだと思います。
まずは見ましたという返信がきました。その見ましたっていう返信の中に、後で詳しく見ます。明日中に返事ができると思いますという、そういうメールだったんですね。
なるほど、こうやってすぐに返事をすればすごく安心するんだなっていうことがよくわかりました。
それから明日までっていうことであれば、明日までは相手にボールがあるんだなって思ったんです。
このボールって何かって言うと、タスクのことを言ってます。誰のタスクなのかっていうことですね。
自分がやらなければならない番なのか、相手のものなのか。相手のものであれば待っているっていうことになりますよね。自分は待っている番じゃないですか。
そういうことで、誰にボールがあるのかっていうことを意識しながら一つのプロジェクトを組み立てる時にはそう思ってます。
ということは、明日までは相手のボールなわけですよね。それまでは私にやることないっていうことがわかるわけですよね。
そのすっきりすることたらないわけですよ。そういうことで、端的にまずは返すっていうことを考えて、
iPhoneでの署名というのは、まずは取り急ぎっていう署名を作ってます。
そういうのにiPhoneのメールは使っています。取り急ぎじゃない部分についてはじっくりとパソコンに向き合ってちゃんと返事をするっていうことをしています。
そして最近出会った署名の面白いことが、この署名の中にちゃんと書いてあるのが面白いんですよ。
なんて書いてあるかというと、適切な宛先、適切な表題、適切な内容になっているか。発信前に要確認って書いてあるんですね。
これ署名の中に書いてあるんですよ。すっごい面白くないですか。でもなるほどなんですよね。これ確認して送る。
特に適切な表題っていうのは、表題書いた後に本文を書いてると表題とずれてるってことはあるなって思ったんですね。
なのでこういう注意書きを署名にしてあるっていうのは面白いなって思うのと同時に、なるほどこういうことを確認してメールって送ったらいいなっていうことを改めて思ったんです。
おそらく新しいメールを作るときに本文にあらかじめ署名っていう欄がすでに出来上がると思うんですよ。
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埋め込まれるというか。そこにちゃんとその注意書きがもちろん埋め込まれるわけで、本文を書いた後署名に行き着いた時に表題と合ってるかなっていうのをもう一回確認するってすっごく大事だなって思いました。
早いレスポンスももちろんそうで、まずは端的にどうなのかっていうこと、見ましたよっていうこと、ちゃんと反応を示すっていうこと。
これはとっても大事なんですけれども、合わせてそんな注意書きをしながらちゃんと仕事をしてるんだなっていう姿勢が見えるのって本当に信頼できる相手だなぁって思って一緒に仕事をしていることが誇らしいなと思いました。
鶴岡慶子の花火と天気と言葉と日本の秋田県から発信しています。コメントやいいねでつながってください。
鶴岡慶子でした。
