イベントの準備と締め切り
おはようございます。花火鑑賞士、気象予報士の鶴岡慶子です。
この配信では、花火や天気、言葉に関することなどをお話ししています。
以前、あるイベントの司会をしたときのことなんですが、そのイベントでは事前にいくつか提出していただく書類があって、ステージで紹介する文章とか、アナウンスする内容なんかですね、各団体にお願いしたんです。
お願いをしたのは、イベントの2週間前だったんです。全体の流れがそこで決まって、そこから関係団体にコメントを依頼していました。
提出していただいた資料は、そのままもちろん使えるわけではなくて、各団体の足並みを揃えることだったりとか、読みやすく整えたり、並び順を調整したりということをまとめていくんですけど、
そうやっていろんな作業が発生するわけですね。集まってから行われるわけです。
すでに2週間前で、その全体のイベントの流れが決まりましたので、そこから各団体にお願いするということで、結構急ぎだったわけですね。
皆さんにお願いしてから、5日後に締め切りということでお願いしました。もうなる早で欲しかったんですけど、5日後にということでお願いをしました。
それって私が作業する日程とか、時間こうやって組み立てられるかなっていうところを逆算しての、その締め切りなわけですね。
締め切ったのが、イベントから逆算すると10日前の締め切りだったんです。
10日前から私が作業に入って、5日ぐらいかけて私が作成して、それを5日前までにスタッフみんなに共有するっていうことがあるなと思って。
ところが最後の一つが、その5日前にやっと提出となったということで、非常に苦い思いをしたことがあります。
メールは再送、再再送、さらにファックス2回送りました。
そしてそれでも届かないので、結局直接施設に行って、これを今日中にお願いしますと言って直接お願いしに行きました。
5日前には第一弾できて共有したかったのに、共有ってただ情報として知らしめるということだけじゃなくて、修正点炙り出すために共有するんですね。
その修正点の炙り出しも数時間とかでできるわけじゃないので、あと残り5日のうち2日ぐらいで皆さんに見てもらったとして。
で、修正点炙り出されたら、その修正していく作業がまた発生するわけですよね。
それが本番に間に合わなければいけないわけですから、そこから逆算しての締め切りだったのに、最後の一つが私の作業の締め切りのその日だったというので、本当に辛い思いをしました。
考えたくはありませんが、まだ10日あるじゃんってこの締め切りを軽んじられたとすれば、もう本当これは困ったもんだと思います。
締め切りっていうのはイベント当日までの日数ではなくて、その途中にある後続作業のためのラインということをよくわかってすることがとっても大事だと思うんです。
後続作業の重要性
これはどんな仕事でも共通だと思うんですけどね。締め切りの先には必ず誰かの作業があるわけですね。
その作業がスムーズに進むことで全体がきちんと回っていくというものです。
自分の作業が今全体の仕事のどの部分になっているのかということがわかると、締め切りの意味がガラッと変わると思います。
例えば今、自分がパソコンに向かって入力している数字とか文章ってあると思うんですが、もしかしたらご本人にとっては小さな作業に思えるかもしれないんですが、
その作業が誰の手に渡ってどんな形になっていって、どんな人の時間を使っているのか、そして最終的にどんな完成になるのか、そこを想像してみると、
今与えられている締め切りっていうのは単に守るべきものだけではなくて、次の人が気持ちよくスタートを切られるようなその合図ということです。
何のために今この数字とか文章を入れているのかわからないとか、与えられた仕事だからこの労働力に対してお給金をいただいているんですっていうような仕事の向き合い方をしているのだとすれば、
ぜひ全体像をイメージしてほしいなと思います。今やっているこの先には誰かの時間を使うし、私の作業の後に誰かの手が加わって形になっていくんだ。
そう考えると締め切りは守らなきゃだけではなくて、次の人が気持ちよく動けるようにするリレーのバトンと言えるものです。
こういう苦い経験って何度かありますけれども、フリーランスで仕事をしていますけどね、決して一人で仕事をしているわけではないんですね。
いろんな人と関わりながら仕事は進めていきます。そう思うと誰と仕事をしたいかというと、やはり後続作業のイメージが持てる人。
持てるんだったら、あの人に迷惑をかけられないなって思うので、自分のやるべきことって、持っているボールっていうのは早く手放せるように作業を早く進める人なんですよね。
自分の手元の小さな作業がどんな未来につながっていくのか、ほんの少し考えてみるだけで、今入力している数字とか文章に意味が出てくるし、
それでやりがいが出てくるし、周りとの調和も取れてきます。もちろん評価も上がります。
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それではまた明日。
