タスクの優先順位の付け方について
おはようございます。鶴岡慶子です。 この配信では、花火や天気、言葉に関することなどをお話ししています。
司会やナレーションを通じて、日々感じたことなどを語る声の日記です。 日本の秋田県から毎朝更新しています。
昨日は、相手に対して自分を優先させる小技をご紹介しました。 具体的には、メールの予約送信をするというものなんです。
詳しくは、昨日の配信もぜひ合わせて聞いてください。 今日は、タスクの優先順位のお話の続編です。
そもそも、タスクの優先順位の付け方についてお話をします。 私の場合ということになりますが、まず私はどこからやり始めるかって言いますと、
緊急度が高く、重要度が高いもの。 これを優先順位の一番に掲げています。
頭で考えているだけだと、重要度をわさっておき、すべて緊急度が高く思えてしまうんです。
これは俗に言う、頭が忙しい状態ということですね。 思い出した順にやっていきますと、重要度の高いものっていうのは、
うっかりと忘れてしまうということが起こります。 それを防ぐためには、まず自分が持っているボール、いわゆるタスクですが、全部洗い出します。
あくまでも優先順位をつけるための作業ですので、タスクの大きい小さいに関係なく、すべてできるだけ書き出します。
このとき何も考えず、作業としてまずは出し尽くすということに集中します。 次に大きいものは細分化していきます。
大きいものっていうのはどういうことかっていうと、タスク単体だと長時間かかるものという意味です。
これを因数分解していくと、できれば30分ぐらいの感じでタスクとして洗い出していきます。
例えば極端な例ですけれども、洗濯をするという一つのタスクではなく、洗濯機に洗剤を入れるっていうのが一つのタスクっていうことです。
そうやって細分化していくってことですね。 そうするとなんともたくさんの項目が書き出されてしまうんですね。
これびっくりするぐらいあるんです。 そして書き出したら次に何をするかって言いますと、
やらないことを決めるんです。やることを決めるんじゃなくて、何をやらないか、何を後回しにするかっていう感じでいいと思いますけど、それを決めます。
タスクの優先順位を決める方法
そうすると緊急度が高く、重要度が高いものが炙り出されていきやすくなります。
重要度や緊急度が同程度のタスクがある場合、じゃあどっちを先にやるかっていうことなんですが、
作業時間が短いタスクの方からやります。 すぐに終わりそうなものからやります。
そうすると目の前からタスクが一つずつ消えていきやすくなるので、スピード感を持って次の仕事に取り組むことができるようになります。
ずっと集中してできるなって思います。 その次が緊急性の高いもの。そして3番目が重要度が高いもの。
最後には重要度も緊急性も低いもの。 最初にやらないと決めたものが最後に来るってことですね。
こういう順番でやっていくと、物事が最も速やかに、そして確実に処理していけると感じています。
一つ一つのタスクについて、それが一体どのくらい時間がかかるのかをイメージして、締め切りから逆算する形でやり始めを決めます。
この仕事量と自分のスピード感とを理解しておくっていうことがとても大事だと思います。
私は総議士会をしますので、突然明日の時間が半日使えなくなることが発生します。
これ結構頻繁に発生します。なのでここは余裕を持ったスケジューリングに勤めています。
仕事に優先順位をつけるメリットっていうのは、やっぱり仕事の生産性が上がることにあるんですよね。
すべて1日の中でできるっていうことだけではないので、優先順位を上手につけていくっていう必要があります。
逆にここがうまくいかないと、最初に言ったように重要ではない仕事から始めてしまうということになったりして、非効率になる。
そんな恐れもあります。 時間をより適切に管理することで業務効率化にもつながりますし、
一緒に仕事をする方との信頼度っていうのが爆上がりします。 そして毎回期日を守れる自分に自信が持てるようになります。
上手に管理していきたいものですよね。 スケジュール管理については過去の配信でも話しています。
143回のスケジュール帳は自分との約束を書き込むもの。 169回、今日はお休みというスケジュール。
641回、B5ハーフサイズのスケジュール帳でも触れています。 その時その時の私の状態なので、今の私と必ずしも当てはまらないものもあるんですけれども、
もしかしたらその時の私の状態が参考になる場合もありますので、合わせて聞いてみてください。
この配信はアップルポッドキャスト他各種プラットフォームでお届けしています。 ではまた明日もお会いしましょう。
鶴岡慶子でした。
