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みなさんこんにちは、おかべです。 もと公務員でオンライン秘書をしています。
この放送は、私のオンライン秘書としての仕事の内容や、日頃思うことをお話ししています。
自分にしか出来ない仕事のリスク
今日の放送は、「自分にしか出来ない」は、時に大きな損失を生む、という話をしたいと思います。
仕事の話で、
例えば、自分にしか出来ない仕事、 出来ないと思っている仕事って
あるんじゃないかな、というふうに思うんですけど、 仕事なので
絶対自分にしか出来ないというのはないのかもしれないですけど、 組織で仕事をしていれば、いずれそれを引き継いだり、
次の人がそれを代わりにやったり、という形で仕事をしていくと思います。
これは私の公務員時代の話になりますが、 なかなか役所の仕事、
他の自治体がどうかわからないですけど、私の見てきた職場では
俗人的な仕事が多いと感じていました。 なので、何か仕事の問い合わせが入った時に
この人しかわからないとか、
何か今この人いないので、ちょっと具体的な話はできません。 聞いてみないと正確な回答ができないです、という話で
お話をした時もあります。
それって、 電話をかけてくる人にとってみれば
一組織に電話をしているわけで、 別に担当がいようがいまいが、その組織に対する問い合わせを
組織として答えてくれればいいだけなんですけど、 なかなかそれが
担当がいないから話せません、というのが多いのかなというふうに感じました。
組織で仕事をするとなると、 さっき言った担当がいないと仕事がわからないとか、担当がいないと
仕事が進まないとか、 そうなるのって果たしていいのかなっていうふうにずっと思ってまして、
例えばその人が
病気になって1ヶ月休みになりましたとか、 となった時に
突然例えば病気になってしまうと引き継ぎもできないし、 体が動かないような状態になってしまうと、例えば言葉も話せないとか
なってしまうと、例えばその入院したとして病院に行っても何もその情報を得られないわけです。
そうなるとこれまで動いてきたその 仕事の状況が今どこまで進んでいるのかがわからなかったり、
これからどう進めていけばいいのか、 どんな手順で動こうとしていたのか、
その辺もわからないままになってしまうのかなというふうに思います。 それは別に役所じゃなくても同じだと思うんで、
そうするとそこの仕事が止まってしまったり、
進みが遅れてしまったりすることによる損失って大きいんじゃないかなというふうに思います。
優越感と情報共有
程度にはよると思うんですけど、それが本当に大きなビッグプロジェクトだった場合に、 あの人に任せておけば大丈夫とか、
あの人がいるからこの仕事が進んでいるとか、すごくそれは頼もしいんですけど、 一方でそれが漕げた時にすごく損失になるんじゃないかなというふうに思います。
それは危機管理上誰しもが想定できることだとは思うんですけど、
みんなそのリスクというか、確率的に低いのでまさかあの人が体調が悪くなるなんて思いもしなかったとか、
たぶんそんな感じで何かことが起きたら話が進んでいくのかなというふうに思います。
先ほど話した危機管理の観点から考えると、 やっぱ損失って大きいなって思うし、
それが民間であれば利益が大幅減とかになってしまうと、
そうなると、そこは避けたいですよね。
避けるのであれば、今その独人的な仕事を回避する仕組みを作らなくちゃいけないのではないかなというふうに思います。
私も公務員時代にそこはずっと考えていて、
なるべく今の自分の仕事をみんなに知ってもらうとか、
データとかもどこに保存しているとか、そういうのも誰が見てもわかるようにしておきたいというふうに考えたり提案して動いてはいたんですけど、
なかなか役所だけなのか、自分にしかできないという仕事がすごく優越感になる人もいるようなんですね。
その優越感で仕事を外に出さないというか、
情報を出さずに自分の中にしまっておいてしまう人がそれなりにいて、
みんなで仕事をするのはしてるんですけど、これは自分にしかわからないとか、
この取引先というか相手の交渉は自分が一番信頼を得ているので、自分が行かないとまとまらないとか、
それはそれでいいんですけど、あなたがいなくなった時のリスクをさらに高めてますよねっていう、
そこまでは気づいていたのか気づいていなかったのか、
そこはちょっとちゃんと確認してないとわからないですけど、そういうことが多々あったので、
本当に自分にしかできないっていう、一見本当にこの人はすごく仕事を熱心でとか、
頑張ったからこそこの今の信頼関係だったり、今の事業が回ってるんだなとか、一見そういうふうに見えるのはありますが、
ただ本当の万が一というか、その方が倒れた時とか、その方が移動した時、
またそれをゼロから組み立てるとなるその残った人たちだったり、カバーする人たち、
またまたその相手ですね、取引先というか関係者の方、その方は結局じゃあ何か流れが滞った時に役所に連絡が来ても、
その担当がちょっと今長期休みでいないんですとかってなると、そこでせっかくの信頼がなくなってしまう。
なかなかそういった事態は確率として少ないのかもしれないですけど、
でもやっぱり今の時代、いつ何が起きるかわからないわけですから、そういった時のリスク回避として、
独人的な仕事、自分にしかできないっていう、一見良さげなフレーズですけど、
自分にしかできないっていうことイコール、すごく危険っていうその認識もどこかで持っておく必要があるんじゃないかなというふうに私は思います。
引き継ぎとクライアントワーク
今私はクライアントワークをしていて、クライアントの方にお世話になってますけど、
それだって私がやっている部分の内容だったり、そこは例えば自分がいなくなったとしても次の方、別のクライアントワークをされる方に引き継ぐとなれば、
やっぱり何かしら記録を残してスムーズにクライアントさんに迷惑かからないような引き継ぎをする必要があるので、
その辺も考えて、これまでのどういった取り決めをしてきたかとか、どういった経緯でこの事業を進めてきているかとか、
そういった話がちゃんと繋がるように注意して引き継ぎ書を作ったりはしてますけど、
それがまだ個人のクライアントワークのレベルでそれですけど、
役所とか企業とか大きな企業とか扱う内容がすごく多岐に渡ったり、規模も大きかったり、
内容の重要さというか、そういうものも大きくなっていくので、なおのこと危機管理って大事じゃないかなというふうに思います。
なので、今これは自分にしかできないというふうに、仮に優越感に浸っている人がいたり、周りにそういう人がいたらば、
ちょっとその人の仕事をもうちょっと組織化するというか、俗人的ではなく誰でもわかるように、
もっと情報を共有するとか、そういう仕組みを作っておく必要があるんじゃないかなというふうに思いました。
危機管理ということで、何か思い当たることがあれば、危機を回避するために動いてみてはどうかなというお話でした。
今日のお話は以上となります。
最後にお知らせです。
ディスカッション会を毎月やっています。
9月14日日曜日15時半から福島市の会場で行います。
今回のテーマは、頑張りたいこと、頑張ろうと思っていることというテーマでお話をいたします。
遠方の方はオンライン参加もありますので、ぜひ興味のある方はご参加いただけたらと思います。
ということで、本日の放送は以上となります。
最後までお聞きいただきましてありがとうございました。
