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にゃおのリテラシーを考えるラジオ、読書と編集の千葉直樹です。
このチャンネルでは、読書とIT時代のリテラシーを中心に、様々な話をしています。
今回お話しするのは、
紙で仕事をしている人は人海戦術を仕方ないと思っているようだ、というものです。
水曜日は、ITを中心とした技術的な話をしています。
情報って形がなくて触ることができないものですよね。
だから、扱いやすくするために紙にすることがあります。
ノートに書くとか、印刷するとかしたりしますね。
特に他の人と情報を共有するときに、紙に情報を書き出すと扱いやすくて便利です。
別に紙じゃなくてもいいと思った方は、まあまあ若い方かもしれません。
パソコンでもスマホでも使えばいいと思う方でも、世の中にはまだまだ紙でやることが多いなと思っていると思います。
そろそろ紙じゃなくてもいいんじゃないかと思う人が増え始めているのは、なかなか良い傾向だなと思っているのですが、
未だに頑固に紙で仕事をしている企業や組織は案外多いものです。
そしてパソコンを使ってはいても、無意識に紙にすることを意識してやっていることもよくあります。
そういう人は大抵Excelで経線を引いていたりします。
僕はたまに、Excelは経線を引くためのものじゃないんだよ、ということがあるのですが、
え、そうなんですか?と真面目に答える人がいて、うーんと考えてしまうことが結構あるのです。
そういう人は大抵最終的にきれいに印刷するためにパソコンを使っているのです。
多分パソコンの中にある情報は、手で触ることができなくて不安になるのだろうと思います。
まあその気持ちもわからなくはないのです。
でもその発想がそろそろまずいことになっていることに気づいてもらわないと困るなあと思うのです。
紙に出力した情報には致命的な弱点があります。
それは情報を調べるために人手を必要とすることです。
要するにキャビネットにあるファイルを手元に持ってこなければ見ることができないということですね。
ファイルくらい取りに行けばいいじゃんと思うかもしれませんが、その発想がまずいのです。
取りに行くために歩く10歩がすでにまずいのです。
そして持ってきたファイルから必要な情報を見つけるために紙をめくっていきます。
これもまずいです。
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もっとすごいことがあります。
閉じられた紙の束から複数の紙を取り出して本当に必要な情報を作り直すことです。
例えば、とある月に作られた書類が何件あるかみたいなものすごく基本的な情報を作り出すことにも紙の束の枚数を数えるということをします。
別にやればいいじゃんと思ったとしたら、もうそれ自体がダメダメな発想です。
何がダメなのかというと、人の手でやらなければならないからダメなのです。
そんなことはコンピューターにやらせればいいし、やらせないとまずいのです。
さっきからまずいまずいと言っているのは何がまずいのかというと、
人手が本当に足りなくなっていることを認識していないのがまずいのです。
それは、パソコンを使っても同じようなものだと思っている人も案外います。
ファイルをたくさん作って、必要なときにそのファイルの数を自分で数えるような人がいます。
エクセルの行数を矢印キーで一行一行動かしながら数える人もいます。
それが一回こっきりだったらまだいいのです。
そんなことを定期的にやっているとしたら、まずいですよね。
そこはコンピューターにやらせて、人は人にしかできないことをやらないといけません。
これまでそうやらずに済んできたのは、人海戦術が有効だったからなのです。
コンピューターにやらせるためのコストをかけるより、人を使ったほうが安上がりだったからです。
でももうそれは無理になってきています。
情報をデータ化することと、データをうまく操作することを誰もがやれる必要があります。
これ集計しといて、と人を使わずに、自分でコンピューターを使うのです。
もちろんやったことがなければこれは簡単なことではありませんが、
少なくともそういう発想ができなければ、仕事が回らなくなってきていると認識しなければなりません。
データベースにデータがあるのに、そこから必要な情報を絞り込む方法を知らないばかりに、
データを一つ一つ見るようなやり方をしてはいけないのです。
データベースを使えば、必要なデータを絞り込んで、見なければならない情報を減らすことができるはずなのです。
こんなふうに言うと当たり前と思うかもしれませんが、
あなたは、自分が仕事で作ったデータをこんなふうにうまく使っていると自信を持って言えますか?
自分の組織のシステムをそんなふうに使えるようになっていますか?
紙でやっているのと同じことをパソコンの画面でやっていませんか?
事務仕事で同じことを繰り返す必要があったら、それは自動化できるかもしれません。
そういうことをあらゆる人が真剣に考えなければならないほど、
人手不足は深刻になってきているのです。
ピンとこないかもしれませんが、目の前に紙の書類が出てきたら、
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これはまずいかもと思う感覚が必要です。
放っておくと今までと同じサービスが提供できなくなるという危機感を持ちましょう。
それは裏返せば、自分が必要なサービスを受けられなくなるということです。
麻酔は我が身なのです。
今回は、紙で仕事をしている人は人海戦術を仕方ないと思っているようだ、という話をしました。
今日はここまで。
読書と編集では、ITを特別なものではなく、常識的なリテラシーとして広める活動をしています。
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今日もワクワクする日でありますように。
千葉直樹でした。ではまた。