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にゃおのリテラシーを考えるラジオ、読書と編集の千葉直樹です。
このチャンネルでは、読書とIT時代の読み書きソロ版を中心に、様々な話をしています。
今回のタイトルは、Googleドキュメントのアットマークメニューが便利だった、というものです。
Googleドキュメントというアプリケーションをご存知でしょうか?
Googleのワープロアプリです。
マイクロソフトの製品で言うと、ワードに相当するものです。
なんと、タダで使えます。
メールアプリのGmailというのを使っていませんか?
あんまり使っていないという方も、案外アカウントは持っていたりするものですが、
Gmailを使ったことがある方は、Googleドキュメントも使えます。
しかも、パソコンにアプリケーションをインストールする必要はありません。
ブラウザがあれば使えてしまいます。
書いたデータは自動的にというか、強制的にクラウドに置かれますので、
別のパソコンからでも作業ができますし、何ならスマホからでも作業ができます。
スマホの場合はアプリをインストールする必要がありますけどね。
そんなの知っているという人も多いでしょうから、そういう人は今回はスキップしていただければ。
このGoogleドキュメントに、アットマークメニューという機能があります。
ワープロの基本は文章を書くことですが、
このアットマークメニューを使うと、既に用意されている表組みを挿入するようなことができます。
中にはメールの下書きを行うブロックもあって、そこからGmailを使ってメールを送信することができます。
メールはメールソフトで書けばいいじゃん、という考え方もあるでしょうけど、
今書いた文章をすぐメールしたいという時に、アプリケーションを切り替えずにそのまま送れたら便利なこともありますよね。
そのまま保管しておけば、後で文書とメールを別々に調べるという手間もなくなります。
これ、たぶん実際に使ってみないと便利さがピンとこないでしょうね。
Googleカレンダーの予定に文章を追加することもできます。
今作っている文章を明日の会議の資料として共有しておこう、なんてことが結構簡単にできます。
プロダクトロードマップという機能では、プロジェクトの進捗状況を管理する表を簡単に作ることができます。
プロジェクトの進捗状況でドキュメントを共有して、議論しながらどんどん書き換えていくような使い方ができます。
レビュートラッカーは、ドキュメントのレビューを行う人ごとの進捗を管理するようなイメージです。
これまでも同じようなものを作ることはできましたが、表組みなどを自分でやる必要があって、とても手軽とは言えませんでした。
アットマークメニューは、あらかじめ用意されている便利な機能を簡単にドキュメント内に貼り付けるイメージで使うことができるのです。
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割とよく使うリスト表示とか、見出しみたいなマークアップをつけるのにも使えますし、
Googleドライブにあるファイルを文書内に添付するようなこともできます。
まだ使える機能は限られていますが、徐々に便利機能は増えていくでしょうし、いずれは自分で作った機能を追加することもできるようになるでしょう。
これらの機能は、画面上にあるメニューから挿入することもできますが、文章を書いている途中で、わざわざ上のメニューを操作するのはちょっと面倒なものです。
キーボードから手を離さずに、アットマークキーを押すだけで出てくるコンテキストメニューは、作業効率を上げてくれるでしょう。
また、これまでは便利機能を追加した文章を作るとしたら、スプレッドシートを使うということが多かったかもしれません。
結果的にスプレッドシートをワープロのように使う人が増えてしまっています。
本来文章が多いドキュメントはワープロを使うべきです。
何でもスプレッドシートを使ってしまう人は、今やっていることを少し見直して、ワープロを使うべき文章はワープロにするように練習していくと良いでしょう。
Googleドキュメントのアットマークメニューは、仕事のやり方を見直す機会を提供するような気がします。
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今日もワクワクする日でありますように。
千葉直樹でした。ではまた。
