00:06
こんにちは、未知花です。本日は4月28日金曜日、もうすぐゴールデンウィークですね。
今日は私が最近仕事で感じたことについてお話ししてみようと思うんですけれども、題して
レスポンスが早い人はいつも決まっている、です。 私は今の部署で企画部なんですけれども
その仕事とはまた別にというか、並行して部内のスタッフのような役割も担っています。
例えば、何かその、じゃあ、有給の予定を皆さんここに書いて提出してください、みたいな、そういう取りまとめの仕事をすることも多いんですけれども
そういう仕事の時に大体、期限を守る人と守らない人って大体決まってるなって、皆さんも感じることなのかなと思うんですけど
いつも、もうその日中に大体入力が終わってるって人と、大体最速しないと締め切りの日まで入力されてないっていう人と
もう、明らかにこう分かれてる。 毎回いつも決まってると思うんですよね。
で、じゃあそのいつもギリギリの人って、じゃあ忙しいとか時間がないのかなって思って見てみると、逆にレスポンスが早い人ほど忙しい人なんですよね。
例えば、私で言うと、もともと営業で入社しているんですけれども、私が営業の頃はもう期限を守らない顔の人間だったんですね。
で、もういつも忙しいからって言い訳をしてギリギリまでやらないみたいな状態だったんですけど、逆にその私の上司になる
所長とか支店長とか、そういう上の方ほどちゃんと出すんですよね。こうやってスタッフ職になって、支店長の人とかお偉い忙しい方々とやり取りする機会もとても多いんですけど、そういう方ほど本当にレスポンスが早い。
もう私みたいなその末端の営業社員よりよっぽど忙しくて大変なはずなのに、早いんですよね。
まあやっぱり時間がないっていうのは本当に言い訳に過ぎなくて、自分の管理能力がなかったっていう、もうそれだけに尽きるなって、今では分かります。
本当にあの時はね、大変だったんですけどね、もう土日も休まずみたいな感じで、24時間コンビニ営業みたいな状態だったんで、まあそんなね、ブラックな会社、当時はそうだったんですけど、今だいぶ変わってきましたけど、まあなんかそんなことを思い出しつつ実感しました。
03:14
そんな私が、じゃあ今自分自身がそういったその期限のあるものとか、ちょっとした作業が急に飛び込んできた時にどういうふうに対応してるかっていうのをちょっとお話ししてみようと思うんですけど、私なりの考えですが、5分以内で終わることなら今すぐやるって決めてます。
特に優先順位をつけてタスクを1日とか1週間とかごとに管理されている方も多いと思うんですけど、その優先順位が高いことに取り組んでいる間に、例えばメールでこれ入力してねって来た時にどうするかってことですよね。
で、その優先順位の高いことを中断してまでも取り掛かるのはなぜかっていうと、やっぱり脳みそのノイズになるからですね。作業、他の作業をしてても気になっちゃう。あれやらなきゃなみたいな、頭の片隅に、たとえこうやるってどこかにメモ書きに残したとしても、私の場合はどうしても気になっちゃうので、だったらもう5分程度で終わるんだったらやっちゃおうって思って。
すぐやってます。で、全部終わらなくても、まず仕掛かる、例えばメールを開いて、そこにある添付ファイルを開いてみるとか。大体これをこうすれば、大体何分ぐらいでこの作業終わるんだなみたいなイメージをするところまでは少なくともやります。
で、5分、10分で終わるならやるし、もうちょっとかかりそうだったら翌日以降のタスクに組み込むとかっていうことをしています。で、後になってギリギリまで温めてると、いざ不明点が出てきたときに担当の方に聞きづらくなりますよね。
なんか今更聞けないしどうしようみたいな、温めちゃったしみたいな。そんな感じになるので、やっぱり仕掛かりまではやっておく方がいいなって私は経験上感じています。で、逆に手をつけない、その飛び入りの仕事には手をつけないケースに関しては、今やってる作業にとにかく集中できてるパターン。
集中してると本当に作業ペースがものすごく上がりますよね。あの時に何か中断して別のものに取り掛かってしまうと、そこの集中って本当にプツッと切れてしまって、それを元に戻すのって本当に難しいというか、もはや無理なんですよね。
06:00
なので、そういうペースに乗ってる時には手をつけません。それをひと段落させたりとか、ちょっと集中力切れてきたなとか、そういうタイミングで確認をするようにしてます。
結構その優先順位の高いものから取り掛かるっていうタスク管理の仕方って割とよくあるものだと思うんですけれども、そこにこだわりすぎちゃうと時に効率を悪くさせるなーって最近感じてます。
で、これに関連するかわからないですけれども、私が最近読んで、ああこういう考え方もあるのかと思ったタイムマネジメントの本が、マニャーナの法則っていう本がありまして、結構有名な本だと思うんですけど、それもあんまり何て言うんですよ、ちょっと違った視点からのタスク管理術、タイムマネジメント術が紹介されているので、
まだお読みになったことがなくて、時間管理とかにお困りの方がいたら一度こう読んで読まれてみると面白いかなーなんて思ったりします。
はい、そんな感じで今日はレスポンスが早い人はいつも決まっているということでお話をしてみました。
わあまま本当に忙しいので、タスク管理ってずっともう課題だと思うんですけど、そういうところを私もどんどんブラシアップしていって何かこう役立つようなことを発信できるようになれば嬉しいな、いいなというふうに毎日思っています。
はい、本日も最後までお聞きくださりありがとうございました。
