タスク管理の基本
こんにちは。始まりました、コウ・仕事術ラジオ、パーソナリティのALU株式会社康宝の岡島です。
同じく、パーソナリティのALU株式会社、スロースプロデューサーの河地です。
このラジオは、仕事術をテーマにしたラジオ番組です。
というわけで、記念すべき第1回ということで、簡単にこのラジオの趣旨についてお話しします。
お願いします。
社会人なら、絶対抑えておきたい仕事のノウハウっていうのが、たくさんあると思うんですけれど、河地さん、たくさんありますよね。
ありますね。
すっごいたくさんある。
あります。
こういう知識を、しっかり学ぼうってなった時に、仕事の中で学んでいく部分もあると思うんですけれど、
やっぱりしっかり学ぼうとするってなると、本とかだと思うんですよね。
ただ、本ってすごいたくさんあるかつ、物によって書いてある物も全然違ったりしますと。
ビジネス書だと、例えば、締め切り原書で徹夜しなさいって書いてある物もあれば、徹夜なんか生産性落ちるからするな、みたいな書いてある本もあったりして、
結構物によって同じテーマでも書いてあることが違ったりしますと。
しますね。
なので、僕たち2人、そこそこ勉強ができるという、自負というか、ちょっと共通点があるんですけれど、
このポッドキャストでは、僕と河地さんがテーマごとにですね、毎回10冊から20冊ぐらいの本を読み比べて、しっかり勉強した上で、
タスク管理の重要性
しっかりと仕事のノウハウの基本の部分だったり、お勧めの仕事術だったりというところを抽出してお話ししていくという番組になっております。
なので、聞くだけで仕事のノウハウが完璧に吸収できちゃうかもしれない、みたいな番組を目指してやっていきたいと思います。
というわけで河地さん、よろしくお願いします。
よろしくお願いします。この収録のおかげでたくさん本が読めて嬉しいです。
すごい、やる気十分。
はい、お願いします。
それでは河地さんに記念すべき、こう仕事術ラジオ初回のテーマ発表をお願いしたいと思います。
河地さん、お願いします。
今回のテーマはタスク管理です。
うわー、いいですね。慣れてなさが出る進行。
盛り上げていかないと。
タスク管理ってね、これを聞いてる方で知らない方とかやったことない方ってなかなかいないんじゃないかっていうぐらいの基本中の基本なんですけど。
仕事の基本ですよね。
基本ですよね。新卒1年目で全員習うみたいなところだったりしますよね。
なんですが、すごい簡単なようで、実は勉強してみると結構奥が深い内容なんですよね。
なんかこれ結構できて当たり前のものとして結構捉えられてるというか、それはできるでしょみたいな。
全然難しいことじゃないでしょみたいなイメージを持ってる人が結構多い気がするんですけど、そうじゃないと。
そうなんですよ。そう思ってる人、僕も思ってたタイプの人なんですが、今回めちゃくちゃちゃんと勉強してみたら全然そんなことないなと。
改めて気がつけて面白いなと思ったところです。
そもそもですね、ちょっと時代背景の話とかになっちゃうんですけど、今ってパソコンとか、そもそもAIですね、直近で言うと。
AIの影響でもう人の処理能力ってめちゃくちゃ上がっていっていて、処理能力上がったから仕事が楽になったかっていうとそんなこと全くなくて、処理能力上がったからこそ時間あたりにできる仕事がたくさん増えるっていう状態になっちゃっていますよ。
何か数十年前とかと比べてだってね、めちゃくちゃデジタル化して我々の効率で超上がったはずなのに、何かその分ダラダラしてるかというと何か毎日ね、すごい朝出勤してみたいな方がそれは多いと思うし、全然減らないっすもんね。
効率が上がった分だけやりましょうというか、むしろ仕事増えてる感じがしますよね。
このあたりは僕も岡島さんもこれを聞いてる方も分かるという方多いと思うんですが、そういった方にこそタスク管理を適切にやってほしいというのがあります。
タスク管理ってやっぱりなんでやるのっていうと、タスクの見落としが減るみたいなのはもちろん大事なところではあるんですけど、実はもっと大事なこととして無駄な時間とかストレスが減るみたいな、メンタルヘルス的にもいいよねみたいな話とか。
タスクを管理することで本当に重要なことに集中できるっていう効果があって、そういった側面の方が実は仕事の質っていうものを長期的に見たときに向上させていくのは、そういうタスク管理の側面だったりするよねっていうのがあります。
なんかすごいそれだけ大事な技術でしっかり覚えておかないとあっという間に暴殺されちゃうような本当に大事な技術なんだけど、ちょっと簡単そうに見えるが故になんとなくでやっちゃって失敗しちゃってる人が結構多くてもったいないんじゃないかっていうところで。
そうですね。もったいないですよね。本当は学んでおけばもうちょっと楽になれる部分があるっていうところなんですけど。
タスク管理の難しさと運用
要するに仕事をする上で基本的かつすごく重要な技術ある種元に行った原理原則に近いようなところだったりするので、この番組の初回のテーマとしてタスク管理を選んでみましたというところです。
はい。というわけで今日はタスク管理の基本からじっくりお話ししていきます。
じゃあかわしさん改めてタスク管理ってつまり何なんでしょうか。
いい質問ですね。
ちょっとなんか台本臭い。
台本臭いリアクションしちゃいました。
すごい台本臭いリアクション。はいすいません。
タスク管理っていうからにはすごく分ければタスクを管理するっていうことなんですけど、タスクっていうものをそもそもこの番組というかこの講師ことですラジオこれからのテーマにおいては達成すべき具体的な仕事や作業のことと定義させていただきます。
タスクの定義ですね。
はい。達成すべき具体的な仕事や作業です。
タスク管理の目的を改めてここでまとめておくと、効率的に仕事を進めて期限内に質の高い成果を出すことです。
という目的とタスクの定義があった上で、タスク管理はつまり何かと言いますと、一般的にはタスクを整理して優先順位をつけてスケジューリングするっていう3つのプロセスで成り立つものです。
そうですね。これだけ聞くと社会人としてはできて当たり前っぽい内容が簡単というかできないとやばいんじゃないみたいなようなものに見えますけど、実際のところはそうでもない感じなんですかね。
そうなんですよ。さっきも言った通り、タスク管理って簡単に見えてみんなやっているようだけど、極めようとすると非常に難易度が高いスキルの一つで、さっき挙げた3つのプロセス、タスクを整理して優先順位をつけてスケジューリングするっていうのを多くの人が、これを着ているほとんどの人がなんとなくでやってると思うんですが、それでは実はうまくいかないんですよっていう話をしていきます。
そうですね。繰り返しになっちゃいますけど、なんとなくでできる人はできそうなような、実際できちゃう人はできちゃうのかもしれないですけれど、なかなか全員が全員そうかというと、そうじゃなさそうな気もしますね。
そうですね。さっき言った通り、プロセスとしては3つだから、その3つやればいいじゃんみたいな感じではあるんですが、実はこのそれぞれのプロセスにおいて、実はいろんなやり方があるので、どういったプロセスでやり方を採用するかっていうのもあるし、そもそもプロセス全体のタスク管理の全体のシステムをどう設計して、さらにどう運用するかっていうところにも、実は全部技術が必要なんですよね。
3つでいうとまとめると、タスクの整理と優先順位付けとスケジュール立て、それぞれのやり方がしっかりそこにも技術があるし、それらを統合して全体でタスク管理システムみたいな感じで運用していく、そこにも技術がいるみたいな、そういう感じですよね。
おっしゃる通りです。しかもこの運用するっていう時に関しては、さっきも言った通り、自分の仕事内容とか働き方のスタイルに合わせて更新していくっていうことも必要になってくるので、ただやればいいというよりは自分のスタイルに合わせて更に更新していくってところが大事になってきます。
なのでやっぱりタスク管理の作業って簡単というよりは、実はこうちょっと簡単って言いつつも、ご近くで多くの方はめんどくさいものっていうイメージがあるんじゃないかなと思うんですよね。
私もちょっとさっきから役割上簡単そうじゃないかとか言ってたんですけど、すごいめんどくさい。
わかる。なんか毎日コツコツやらないといけないんじゃないかみたいなのありますよね。
そうですよね。すごいめんどくさいやつ。
わかる。特に慣れないうちはタスク管理の作業自体にも時間かかっちゃいます。
めっちゃわかる。
そっからじゃあもうちょっとタスク管理うまくやろうと思って本とか記事読んで、管理システムを整えようって思っても、整えた後の運用でサボっちゃうみたいなこともめちゃくちゃありますよね。
タスク入れデータベースみたいなウェブサービスとかアプリとか結構いろいろあると思うんですけど、作るだけ作って放置みたいな。
すげーやっちゃいます。繰り返してます。
今これ聞いてる人もあるあるってなってると思うんですけど。
そういう人が結構聞いてくれたりするかもしれないですね。わかる。
そもそも根本的に面倒で毎日運用しなくちゃいけないっていう作業だし、
そもそもタスク管理をしてる時間って価値生んでるんだっけとか、僕は結構考えちゃうタイプでどんどんサボっちゃうっていうのがあるんですけど、
なんですけど、今勉強した状態だからはっきりと言えるんですが、タスク管理に注力しておくっていうことは間違いなく生産性の向上につながるし、
さっきも言った通りより重要な物事に取り組むっていうことにおいてはすごい大事なことなんですよね。
すごい耳が痛いですね。
言いながらつらいです。
言いながらつらいんだけど。
本当そうですよね。ちゃんと管理した方がそこにすごい時間かかっちゃうような気がするんだけど、
結果的にその方が事故もなくスムーズに進むし、ストレスも減ってみたいな。
結果的にね、重要な物事により取り組めるっていうのがあるよねっていうのは本当そうですよね。
そうなんですよね。たくさんのことができちゃうからこそ、ちゃんとやるべきことに集中できるっていう意味でタスク管理、超大事です。
そうですね。ちょっとなんとなくまとめると、本当に多くの人がタスク管理なんとなくでやったってるっていうところなんですけれど、
実はこれ難易度が高くて、知らないうちに失敗しちゃったりするよと。
そこを簡単にタスク管理なんて、タスクを整理して優先順位をつけてスケジューリングするっていう、
それだけの認識ではなかなかうまくいかないので、そこのシステムだったり運用っていうところの技術をしっかり学んでおく必要がありますよっていうところですね。
ここまではこんな感じですかね。
めちゃくちゃまとめ上手。すごい。
すごいね。台本書いてるんでね。
もう裏話入れていくんだ。
台本をむちゃくちゃ勉強して、むちゃくちゃ準備してますから。
確かにね。今さらっと話してますけどね。
はい、というわけで今回僕たちタスク管理についてめちゃくちゃ勉強してきたんですけど、学んだ内容をですね、すでに我々も実践をいろいろやってまして、
やってないのに、勉強して、本読んだだけで解説するっていうのもあれなので、しっかり自分たち実践してみて、これいいんじゃないかみたいなところを試した上で持ってきてはいるんですけれど、
川尻さん、今回やってみてどんな良い影響があったとかってありますか。
大きく2個ありまして、冒頭も自己紹介でありました通り、僕ってプロデューサーという役職をやってる都合上、
チームメンバーのある種マネジメントとかも仕事の一環だったり、あとは自分のタスクがっつりやるというよりは集中すべきことに集中するっていうのが一番大事な仕事だったりするんですが、
その2つが両方とも今回の勉強のおかげでかなり改善してきたなと思ってます。
前半のチームメンバーのっていう話で言うと、タスク管理ボードっていうのをちゃんと作って、かつ、週次でレビューをがっつりやることで、
週単位では少なくとも遅れとか、なんかうまくいってないところを解消する、みたいな軌道修正っていうのがすごいできるようになりましたし、
後半のやるべきことに集中するっていうところも、どうしてもタスクプロデューサーっていろんな細かいチェックとか、
逆にすごく先のことを早めに決めておくとか、かたや細かいレビューみたいなものとかいろんな仕事がやってくるんですが、
それらを全部整理して、ちゃんとやるべきことから順番に機械的にやれるっていうのはすごく良いところだなと思ってます。
結構機械的にっていうのは、このやり方でどんどん作業していけば、タスク管理自動的に完了するみたいな感じですよね。
そうですね。そんな感じのが多かったんですが、岡島さんは逆に何かあったりしましたか?
そうですね。でも、この我々やってる高仕事術ラジオのタスク自体も、ここで学んだやり方で途中からどんどんタスク管理の方法を改善していって、やっていってっていう中で、
結構ラジオ自体初めての取り組みで、本もすごいたくさん読まなきゃいけないっていうので、予定してたより結構時間かかっちゃうとか、
ボードを作ってタスク管理
少しスケジュールずれ込むなとかいろいろあったんですけれども、その辺しっかり川尻さんと一緒に、この学んだやり方でやってみようというところでボードを作って、
さっきも川尻さんもお話ししてましたけど、レビューですね。1週間に一度、ちゃんとタスク、ちゃんと進んでるかとかどういう状態かみたいなのをチェックして、
見直すみたいな時間とか取ってるんですけれど、それによってちゃんと機動修正がすごいできるようになってっていうところはすごいプラスというか、
逆にやんないと結構やばいよねみたいなぐらいのものになっているので、本当良かったなっていうのがありますね。
あとは、副業でっていうか、友達フリーランスの人とか結構何人かいるんですけれど、僕もちょっと副業的にやってるプロジェクトとかがあったりして、
その辺、周りの友達と一緒にタスク管理ボード一緒に作って、フリーランスとかだとそれぞれの仕事があって、
基本的に一人で働くっていうことが多いんですけれど、みんなでタスクの見直し会みたいなのを今毎週やってたりするんですけれど、
それをやったことで、年内どういう動き方をしないといけないのかとかが、みんなもっとこういうことしたいみたいにどんどん出てくるんだけど、
すごい甘い見積もりをしちゃってることになってみて気づいてみたいな、年内実はすごいスケジュールパツパツだったとか、
これやりたいならここまでにこれしなきゃダメだとか、すごい解像度が上がってたから、今の動き方が結構みんな変わったんですよね。
ここに向けてこの動きしなきゃとか、これ年内やる予定だったけどちょっとリスケさせてもらったとか、結構そういうアクションがどんどん出てくるし、
あとあんまりやりたくない事務系のタスク、すごい後回しにしちゃったりするじゃないですか、すぐできるんだけどたまってるとだるいみたいな、
その辺とかも結構まとめてちゃんと管理することで淡々と進むようになったりとか、実際にその考え方を他の人ともやってみるんですけど、
結構みんな上手くいくというか、やらない時よりは絶対やった方がいいよねっていう感じになってきたりするので、
プロジェクトと共にタスク管理
タスク管理ってどうしてもちょっと面倒くさいというか、あんまりやりたくないものだとは思うんですけれど、
本当にやっていい影響ばっかだったし、やらないとまずいなーみたいな体感はありますね。
ありますよね。今の話すごい面白いのが、仕事のための仕事術って言ってイメージするのが、
普段のある種本業の仕事のタスク管理の話かなと思いきや、岡島さんのように副業的な部分に影響したりとか、
ジムっぽいタスク、何なら家事とか、家のこととか、自分のこととかも含めてタスク管理できるっていう、生活全体に関わるみたいなところもちょっとありますもんね。
本当そうだと思いますね。家の生活のタスクとか、細かいのすごいたくさんあるじゃないですか。
分かんないけど、運転免許の、住所引っ越したから住所の更新とか、それこそ引っ越しとかね、タスクの塊だから、
これもこれもこれもみたいな、いつまでにこれやんなきゃいけないとかがどんどん溜まっていくし、スーパーにちょっと買い物行くだけとか、
どんどん発生するし積み上がっていくんだけど、なんとなくでやっちゃいがちじゃないですか。これやんなきゃなって覚えておくみたいな。
そこもちゃんとこういう考え方を適用することで、すごい前に進んでストレスが減って楽になるっていうのがありますよね。
そういえばこの話、本業以外にも使った具体的な例として、実際に人から聞いたんですけど、その方は結婚式の準備とかにもタスク管理の考えを入れたって言ってて、
実際、奥様になる、その方は男性なんですけど、奥様になる予定の方がもう結婚式の準備が終わらないってすごい苦労というか、
終わらないっていう不安に苛まれてるっていうところが大きかったらしくて。
経験から考えるタスク管理の重要性
すごいタスクの塊みたいな感じでしたもんね、結婚式って。多分僕はまだ経験ないんですけれど、ものすごい周りの友達とか見てると準備がすごい量多くて大変みたいな。
そうなんです。
よく聞きますね。
で、より辛いのが多いことそのものより全体像が見えないことだっていうところが大きくて。
あー、わかるかもそれ。
そうなんですよ。
しんどいですよね、その状況。
そう、だからその方、僕が一緒に働いてた方は、とにかく付箋に細かくタスクを書き出しては壁に貼り、書き出しては壁に貼りってやって、全部をまず見えるようにして、
で、それを壁の中で、じゃあこれはもうすぐやらないといけないね、これは何日までにやればいいね、これは究極やらなくてもいいよね、みたいなこう、
全部場合分けをして一緒に話し合って進めていったっていう、これはその仕事以外でのタスク管理っていうめちゃくちゃ素敵な事例だなと思いました。
あー、まあそうですよね、仕事術っていう感じで今回私たちも紹介しているんですけれど、
実際なんか学生さんだったりとか、主婦の方だったりとか、なんかそうでなくてもそのビジネスの現場じゃなくても生活の結構いろんな場面で役に立つ技術ですよね、このタスク管理っていうのは。
そうですね。
まあそんな感じで、結構聞いていただけると、どんな方にとってもテイクアップしていく上ですごい役に立つような技術としてお話ししていけるんじゃないかなと思っております。
はい、じゃあ今回はここまでになります。川島さん、第一回目のラジオを収録してみていかがだったでしょうか。
そうですね、岡島さんは逆にどうでしたか。
感想があまり出ない。そうですね、でも本当10冊20冊同じテーマで一気に本を読むっていうのは初めての経験だったので、結構大変な部分はあったんですけれど、やっぱりそのまとめて同じテーマで一気に読むことですごい頭に入るし、
ここ共通してるなとか、逆に人によって結構意見、著者さんによってバラバラだなというところもあったりするんですけれど、
頭に入り具合が一冊読むだけと比べて全然違ったので、すごいやってよかったし、結構この吸収した上でお話ししていくっていうところで、
割と有意義なお話をしていけるんじゃないかなというふうに今のところ思ってるような感じですね。
確かにタスク管理全部わかる本とか一冊読んでも、いやいやこういう時どうすんねんみたいなの結構多いですもんね。
すっごいありますね、正直。結構いろんな本であると思う。
その中で多角的にタスク管理というものを学ぶことで見えてくるっていうのはめちゃくちゃありましたね。
そうですね、今回はこれからしばらくタスク管理についてお話ししていくんですけれど、
それ以降また別のテーマでどんどん我々いろいろ本を読んでまたお話ししていく予定ということで、やっていきましょうかじさん。
やっていきましょう。なので早速次回は今回僕たちが勉強した中でも最もお勧めと言えるタスク管理のベースのある考え方ですね。
GTDについてお話をしていきたいと思っております。
GTDかっこいい名前、詳細は次回ですが。
このGTDの基本を聞いていただくだけでもタスク管理って結構楽になるところが多いと思いますので、
ぜひお楽しみにお待ちください。
はい、我々も結構楽になってますからね。さっきお話しした通りですけれど。
そうですね。
はい、お話ししていきます。
はい、じゃあ今回はここまでになります。
お聞きいただいてありがとうございました。また次回お会いしましょう。
ありがとうございます。
