打ち合わせの準備
おはようございます。ライターをしたり、デザインをしたり、在宅個人事業主として働いているこばやしです。
今日は、フリーランスのお仕事の中でも、フリーランスももちろんお打ち合わせをすることってクライアント様とありますし、
それはオンラインでの打ち合わせもそうですし、最近なんかはちょっと自治体の案件を受けることも多くてですね。
そうなると対面の打ち合わせ、僕が庁舎の方に行って打ち合わせをしてやるってことも結構多いんですけども、
その時に意識しているポイントみたいなところをちょっと話してみたいなと思います。
これから話すことの多くは、僕が前職で、経営じゃないな、戦略系コンサルタントって言うんですかね。
システムコンサルタントの人、いろんなコンサルタントの人がいたんですけども、
大きいプロジェクト、大規模なシステムのプロジェクトでお世話になったPwCさんというコンサル会社さんですね。
ビッグフォーの中でも、なんていうのかな、その辺のビッグフォーで、
ビームとかPwCとかその辺の方たちと一緒に仕事をして、
僕的にはかなりそこでビジネス戦闘力みたいなのが上がった感じがありまして、
そういったところも反映をして、教訓みたいなのも大切にしているので、
そのあたりもちょっと話してみたいなと思います。
ポイント3つあって、1つが打ち合わせに入る前にできることはやっておこうという話と、
2つ目が叩き台を持ち寄って議論しようということですね。
最後3つ目が、2つ目とちょっと一緒なんですけど、空中戦を避けて具体的なものと一緒に話そうということで、
この3つ意識しています。
議論の進行方法
1つ目ですね、打ち合わせに入る前にできることはやっておこうという話なんですけども、
個人でできる範囲内で言えば、個人的には進行フォーマット、議論のフォーマットみたいな、
フォーマットを大事にしているという感じですかね。
打ち合わせしていくと、どこまで打ち合わせの準備、段階で打ち合わせする側、
出席する方との方たちがどれだけ認識レベルがあるのかということによって議論の進み方って大きく変わると思うんですけど、
僕の場合だと手元のメモだったりとか、打ち合わせをする時の資料だったりとかっていうものに、
なるべくいくつか定型フォーマットが入っていて、何かっていうと議題アジェンダですね。
これが入っていて、そこに大体のタイムスケジュール感みたいな、議題が1個であればあまり意識することもないんですけど、
解決すべきこと、議論すべきことと判断してほしいことと、相談事項みたいな区分があったりもすると思うんで、
そのあたりがいくつか出てきたりすると、タイムスケジュール自体も20分でこの話は終えるとか、
そういうところを区切っていかないと結構時間って無限になくなっていくんで、切ってやっているという感じですかね。
あとは多分議論をしていくと、それが相談なのか意思決定を仰ぐものなのか、ブレストっぽいものなのかによっても変わるんですけど、
大概が打ち合わせ終わった後に残り得るものって何かっていうと、課題ですよね。
今後こういうことしたいんだけど、そのために打ち合わせしていると思うんで、
何かここが問題になりそうだとか課題になりそうだとかって課題が残りますよね。
それに対してどういう解決策にしていこうかっていう議論も多分一定数発生すると思うんで、
解決アプローチの方法とかどういう風に、どういう感じで考えていこうかみたいなのか、
こういう課題があるんで次解決策考えますみたいな話があると思うんで、
課題と解決策はセットで僕はちょっと表形式ですね。
こんな課題が出た、解決策はこう、みたいな感じの表があって、
そこに期限みたいなのが、また表がね、列が追加して、
大体その3つかな、課題、解決策、期限みたいな感じの表がね、
必ず打ち合わせのフォーマットの中には入っているっていう感じですかね。
だから打ち合わせしながらそこを埋めていくっていう感じですかね。
最後にアクションプランということで、次誰が何をやるのかみたいなところの
AI表みたいな感じで言い方をするんですけど、
アクションプランを先方と僕の方で共有をして、
大体議論としてはおしまいにするみたいなのが1連の流れですね。
なので打ち合わせのときに時間を区切る、ゴールを指し示すっていうところから入って、
最終的に課題何でとか決定事項何で、アクションプランこうでみたいなので
締めるみたいなのは、例に始まり例に終わるじゃないんですけど、
そんなような感じのところはね、コンサルさんと働いている時代には
結構口すっぱく、僕が言われてたわけじゃないですけど、
そういう場としてぬるっと入らないみたいなことは言われてたので、
かなり染み付いたっていう感じですかね、2年ほどやってました。
2つ目が叩き台を持ち寄って議論をするということですね。
会議の捉え方にもよるんですけど、
同期的な会議、同じ時間同じ場所で、
Zoomでもいいんですけど、議論をするって、
人間がめっちゃ稼働してるんで、
ここのコストってすさまじいものがあると思うんです。
ここのコストに見合ったアウトプットが出せないと、
その会議は失敗するというふうな感じで意識的には持ってます。
もちろんそういう目的じゃない会議もたくさんあるけどね。
なった時に、やるべきことは打ち合わせする前に、
できることはやっておこうの話につながるんですけど、
叩き台、議論のポイントだったりとか、
課題を解決したい、こういう課題があるから、
この課題について解決策を導くための議論をするんだ、みたいなね。
結構システム周りだとこういうこと結構多いんですけど、
こういう不具合があるんで、
A案とB案あるんですけど、どっちでやりますか、みたいな。
Aのメリットはこうで、Bのデメリットはこうなんですけど、みたいな。
そういう議論の打ち合わせって本当に何百回もやるんですけど、
そうなった時に、叩き台ないと始まらないんですよね。
最近の仕事で言うと、
例えば、どこまでっていうのはあるんですけど、
例えばこういう記事書きたいですっていうふうに打ち合わせ、
だいたいホワイトペーパーだったら、
こういう会社さんがこういうサービス訴求したくて、
ホワイトペーパー作りたいんですってなった時に、
もちろん分かんないよ、いろいろ分かんないことだらけなんですけど、
例えば仮にこういう条件であるならば、
こういうのとこういう案がありますよ、みたいな。
記事構成案を軽く作っておくとか、
そういう叩き台をお出しをして、
それがダメなのか、いいのか、いい感じなのか、
そういう意思決定だったり、方向性を模索するっていうのは叩き台がないとできないことなので、
そこの意思決定判断の場であるっていうところをやっぱり意識をして打ち合わせには臨みます。
具体的な話題の重要性
だから手ぶらで打ち合わせ来んなよっていうようなことは結構ありますね、会社員の時は。
そういう、僕ずっと下っ端だったからあんまり後輩とかいなかったですけど、
たまにそういうシーンがあるとやっぱりそんな話はしたかなと思いますね。
あと3つ目が、これも叩き台があるからこそなんですけど、
空中線を避けて具体的なものと一緒に話すということで、
やっぱり会議の時には僕のプロジェクトのリーダーだった上司と話をする時に、
やっぱり知らず知らず背中を見て思ったことがあるんですけど、
本当に些細なことなんですけど、なんか対面で打ち合わせするとか、
ちょっと小林くんいいかい、みたいな相談があるんだけど、みたいな話があった時に、
必ず紙と鉛筆を持ってデスクの近くまで来てくれるんですよ。
その後の時に、紙には本当に簡単なメモでいいんですけど、
ゴールだったりとか、丸が書いてあって、ここからここみたいな矢印が書いてあって、
何か物を見る、叩き台もそうなんですけど、紙と鉛筆を用意して、
何かを抽象的なご依頼事だったとしてもそこに書いて、
それに向かって話をしていくと、やっぱり紙にいろいろ追加するわけですね。
もらった紙に僕がいろいろ書いて、
じゃあここでこうですかね、ここでこうですかね、
これで誰とやるんでしたっけ、みたいないろいろ出てくるんですよね。
空中戦だとお互いが思い描いている話だったり課題感だったり方向性みたいなのがやっぱり散るんですよね。
なので、なるべく空中戦を避けるためにも具体的なものと一緒に話すということで、
対面の場合は紙と鉛筆だけでも全然いいですし、
Web上Zoomとかであったら、やっぱり叩き台ですよね、あらかじめ作っておく。
これがいいのか悪いのか、方向性として正しいのかどうかみたいなことを意識をして、
僕の場合は打ち合わせに臨むっていう感じですね。
もちろん完璧ではないけれども、
比較的ね、社会人も何年目?9年目くらい?10年目?
わかんない。社会人何年目?
男中23から出てるから、もう社会人10年目だ。やばいね。
老けたな。
そういう仕事にもフリーランスの仕事としても活かせるところがあるので、
もしよかったら参考にしてみてください。
ではでは、失礼いたします。
