コミュニケーションの基礎
おはようございます。ライターをしたりデザインをしたり、在宅個人事業主として働いているこばやしです。
ちょっと間が空いてしまいましたけれども、若干おばあちゃんが既得になりかけておりまして、
妻が実家に帰ってきて、僕のおばあちゃんというよりは、僕の妻の母方のおばあちゃんなんですけど、
あんまり具合が最近良くなくてですね、いろいろ出たり入ったりしてました。
在宅で看護・介護しているので、僕の妻も看護師だし、妻のお母さんも看護師なんで、
完全に在宅で見切れる体制ではあるみたいなんですけど、妻も援護に行っていたという感じですね。
そんな本なので、週末は僕が子供を見ながら面倒を見ていたので、バタバタしてたという感じですかね。
とはいえ今週の納期もいろいろあるので、頑張っていかないといけないなということなんですけど、
今日は雑談っぽい話、コミュニケーションに関する話ですね。
これは個人的に、4年間くらいクライアントワークやってきて意識するようになったことだし、
発注者さんの日頃のスタンスだったりとか、こうするとありがたいというフィードバックだったりとか、
あとは最近ですかね、自分も発注主になることも増えてきているので、
その時のコミュニケーションの気遣いがすごく良かったなと思ったようなことを一切合切統合して、
こういうのめっちゃありがたいよねっていう話をしたいなと思います。
クライアントに喜ばれるコミュニケーション術とでも言いましょうか。
具体的なコメント方法
つらつら3つぐらいにまとめておこうかな。
1つ目がライターなので、僕の仕事結構大半が、
ドキュメントのコメントコミュニケーションかな、
ドキュメントもそうだしPowerPointもそうなんだけど、
コメント機能ってあるじゃないですか。
いろいろなキャンバーにせよ、Googleドキュメントにせよ、
PowerPointにせよ、Googleスライドにせよ、いろいろコメント機能があったりすると思うんですけど、
このコメントコミュニケーション力みたいなところ、最近本当に意識しているところではありますね。
これの気遣いがすごく良かったなって思うものなんですけど、
1つがGoogleドキュメントとかかな。
ホワイトペーパー作ってるとPowerPointのコメント機能もそうなんですけど、
コメントの残し方ってすごい大事だなと思っていて、
どういうことかというと、
例えば、フィードバックを受けて修正をしたときに、
どうコメントを残すかっていう話なんですけど、
例えば、修正前と修正後もコメントにちゃんと残しておくっていうのかな。
Googleドキュメントだと高越の機能があるので、提案モードで入れるとかっていうところは、
もちろん結構編集者さんによったりもするんですけど、
一般的にはこういう提案モードを入れるなのかなと思うんですけど、
あれね、ごちゃごちゃすると結構見にくくなるから、
結構いっちょいってあるのかなと思うんですけど、量によるんですけど、
PowerPointとかだと高越機能ってなかなかそういったものはないので、
修正前の状態と修正後の状態を見比べることって、
消してしまうとできなくなっちゃうんですよね。
だから、前後を見比べる人の担当者さんの気持ちになって考えたときに、
コメント欄に簡単に文言をちょっとだけ変える、
例えば他者との違いと採用との違いみたいな文言があったとしたら、
修正前が他者との違いで、修正後は採用後の違いみたいな文言に変えようと思ったら、
PowerPointのテキストだったら本当に入れ替えちゃうんですけど、
コメント欄に修正前はこうですと、修正後はこうですと。
そのとき多分チャットとかコメント欄でもいいと、
コメントが残ってたらコメント欄に重ねて入れれば、
返信という形でコメントを入れたらいいし、
あとやっぱり時々あるのはメールだったりとか、
Discordだったりチャットワークだったり、
Slackもそうなんですけど、
やり取りの中でここをちょっとこうしてくださいみたいなものがあったりすると思うんですよ。
そういうものはちゃんとコメント欄に全部ツリーとしてぶら下げておく、
こういうフィードバックをもらったから修正前はこう、修正後はこうしました。
そこだけ見ておけばフィードバックの内容が何で、
だからこうなったっていう経緯みたいなのが分かるようにコメントが残っていると、
非常に分かりやすいよね。
コメントがあっちもこっちも散らばらないようにっていうような感じかな。
当事者以外の方が見ても、
そこにどういう経緯があったのかっていうのが分かるようにしておくと、
コメントコミュニケーションとしてはすごい簡潔だし、
親切かなって思っているという感じですかね。
あとはこれもコメントコミュニケーションの一つなのかなと思うんですけど、
Googleドキュメントとかね。
特に原稿のとこなんですけど、
出典とか確認箇所とか参考箇所ってコメント入れると思うんですよ。
ここはこういう主張だったり、こういう記載をしたと。
そこにコメントをつけて、出典元はこれですとか、
これのデータなんとかなんとかの調べによると、
出典はここですみたいなリンクつけたりとかすると思うんですけど、
リンクつけるだけだと、
結構僕も参照するのって、
国の経産省だったり、
IPAかな、
独立行政法人さんの資料の何十ページもあるPDFとか、
データ白書みたいなものをつけたりすることって結構あるんですけど、
あれって1ファイル百何十ページとかあったりするんで、
もちろんページ数はつけたりもするし、
ウェブサイトだったらワンカーリンクとか、
飛べるようなリンク、
一応Googleの機能でここへのリンクをつくるみたいな感じをすると、
それでもできるんですけど、
そういうのをなるべくつけてあげて、
どこを見たのかスッと一発で飛べるようにしておくのも、
大事だと思うし、
あとPDFだとそういうわけにもいかないので、
やっぱりスクショですよね。
本当に見た箇所、参考にした箇所というのをスクショとって、
画像とかURLで共有発行できるようなツールでつけてあげると、
やっぱりクライアントさんだったり、
僕もクライアントとしては、
ここを見たんだよと、
このURLの中のここを見たんだよというのを一発で分かるので、
これは結構気遣いだよなと非常に思います。
ちょっとこっちは手間なんだけど、
見るがすごい楽だからさ。
クライアントワークってそういうようなものの積み重ねなのかなと思っていて、
納品物と確認の工夫
相手の時間を奪わないっていうところのコミュニケーションは、
コメントコミュニケーションは非常に差が出るところなのかなと思いました。
あとは、もう一個はチャットコミュニケーションの中の一つなんですけど、
僕の場合はホワイトペーパーとか特にそうなんですけど、
あとあれからワードプレス入港とかもそうかもしれないね、
あとノートとかもそうかもなんだけど、
確認者が常にパソコンの前にいるとは限らないっていう視点でのコミュニケーションの、
なんていうのかな、気遣いみたいなところもあるかなと思っていて、
例えば僕が納品するものは結構ホワイトペーパーだとパワポが多いんですけど、
これってパワポで納品はもちろんするんだけど、
確認ってパワポ開かないとできないんですよ、パワポで納品した後。
スマホにパワポが入ってるかっていうと、
大体入ってなかったりとか互換のあるGoogleスライドとかで見れるは見れるけど、
やっぱり崩れるわけですよね。
それってあまり確認の意味がないので、
僕の場合はパワポで納品したファイルと一緒にPDFをちゃんと発行して、
これをちゃんとつけてあげる。
つけるときもテンプファイルとしてつけちゃうとPDFダウンロードして見ないといけないので、
これもまためんどくさいんですよね。
なので自分のドライブに入れて、
それをGoogleのドライブでの共有URLとして発行してつける。
これをするとどうなるのかというと、
クライアントさん見る側はダウンロードして見る必要はなくて、
URLにアクセスをしてブラウザ上で見ることができるので、
ダウンロードの手間だったりではなくなるんですよね。
スマホでPDF見るのがブラウザ上で見るのとダウンロードして見るのが、
本当になんでPDFつけてくんねんってなっちゃうんで。
なのでこの納品物の確認をどの状況でもできるように一手間しておくっていうのは、
クライアントさんへの確認、
何か作業してもらうときにやっぱり作業データがいるんですけど、
特に確認っていう項目はクライアントさんとの間では多いかなと思うので、
この確認だけであればどのようなものでも見れるようにしておく。
スマホでも見れるようにしておいたらいいと思うし、
もちろん納品物そのまま納品するので、
パソコンでももちろん詳細は見れるようになっていると思うんだけど、
コメントコミュニケーションっていうところかな。
見え方を意識するといいかなと思います。
クライアントに寄り添ったコメントコミュニケーション
確認だけであれば、正直画像だけでもいいと思っていて、
ファーボとかも納品したときにスライドデザインのお仕事をしているときには、
結構チャットワークでのクライアントさん結構多いんですけど、
例えばこの一部分だけ修正しましたみたいなところはパワポも納品するんだけど、
パワポのデザイン修正だと開けないので、
それを一部分PDFに切り出すっていうのも一番めんどくさいので、
本当にスクショだけで、スクショとあとコメントかな。
パワポイントにつけたコメント欄も部分スクショでビート画面をそこまで広げて、
スクショしてチャットと一緒にペット乗っけてあげてやると、
見た側は別にパワポ開かなくていいし、
パワポに含まれたコメントまで画像で入っていれば別に意図としてはOKだから、
確認としてはそのまま納品してくださいって言えるようになったりもする。
そういうコミュニケーションもいいですかね。
キャンバーとかもそうかな。
キャンバーも画像デスクショを送ってくれれば済むところが、
URLで共有してくれるとスマホにキャンバーが入っていれば見れるんだけど、
スマホでキャンバーってめちゃ見づらいから、
そこはやっぱり画像一枚ペットスクショ貼ってくれるっていうあたりのほうが、
多分親切かなとは思いますね。
ということでクライアントさんに喜ばれるコミュニケーションということで、
コメントの履歴が統一、完結、そこでできるといいよねっていう話と、
参考文献だよね。
見る手間を減らすための参考文献の見せ方だったり、画像デスクショする。
コメントコミュニケーションの中でのスクショもそうだし、
チャットコミュニケーションの中でのスマホデバイスでも確認できるような確認形態っていうのを
選択肢として一つ提供してあげると、非常に確認する側は楽ということで、
そんな話でございました。
今後も意識していこうかなと。
どこまでやるかね。
クライアントワークなのでクライアントさんが一番見やすいように
整えておくのがいいのかなと思っております。
それではお会いいたします。バイバイ。
