タスク管理の必要性
おはようございます。ライターをしたりデザインをしたり、在宅個人事業主として働いているこばやしです。
いつものくせでね、おはようございますって言っちゃうんですけど、もう夕方ですね。
今週金曜日ということで、一週間あっという間だったなということで、今日どうしようかな、雑談ですね。
最近結構忙しくて、なんかギリギリ、ちょっと動機調整させていただいたりしてるんですけど、なんかギリギリって感じで綱渡りしてるって感じですかね。
今日は、そうですね、話してまともに決めてないんですけども、なんか改めてタスク管理みたいなもののやり方というか、
こんだけ忙しくなってくると、結構タスク漏れが起きてしまいかねないかなと思っていて、
タスクの管理方法についてですね、僕なりにやっていることを整理したいなと思います。
タスク管理方法ですね。個人的にはですね、今やっているタスク管理としては、主にはトレロですね。
看板方式のトレロっていうツールと、Googleのカレンダーと、
案件管理表もちょっと使ってはいるけど、でもあんまりタスク管理ってわけでもないか。
なんか結構工程によってタスク分かれてくると思うんですけど、
フリーランス個人事業主の場合って、全部自分でやらないといけないじゃないですか。
会社だったら、例えば営業がいて、僕システム開発してたんでシステムの開発部門がいて、
経理部門がいて、それぞれやることがありますよね。
仕事を取ってくる、仕事をして納品する、お金を請求するっていうこの3つっていうんですかね。
これを全部自分でやらないといけないので、これら一個一個が並列のタスクになっているんですよね。
それがですね、結構作装してくると結構大変なので、
結構タスク管理って結構重要かなと思うんですけど。
トレロの活用法
基本的には仕事を、確かに営業と開発、本業と請求っていう観点で分けると、
ちょっと上手く分かれてる感じかな。
まず営業、案件化するっていう感じですかね。
この場合は、案件管理表で管理してます。
これはスプレッドシートですね。
誰からの案件なのか、クライアントはとかね。
一応納期とか納品予定日とかっていうのは、ざっくりはそこで管理してるんですけど、
あんまりそこで実動の管理はあんましてなくて、どちらかというとそれは、
案件化したっていうこと、一応裁判ルールがあって、
そこで裁判してそこで紐づく作業フォルダを作るようにしてるんですけど。
なので案件化したらそこに記表して、作業用フォルダ作って、
そこでファイルはまとめていくっていうような感じですね。
あとは、案件管理表では最終的な請求書の発行タイミングだったりとか、
納品確認ですよね。
納品確認じゃないよ、振り込み確認か。
請求書出したか、請求書出したものがちゃんと振り込まれてるかみたいなの確認もね、
案件管理表の納品じゃなくて入金日とかで一応管理しているという感じですかね。
この辺も地味に忘れていっちゃうんですけど、忘れたほうがダメなんですけど。
皆さん、僕が取引している方はすごい良い会社さんというか、
あんまり遅延することってあんまないかなと思うんで。
法人多いしね。
法人とかもシステマチックにやってると思うんで、振り込みとか。
あんまりそういうところ漏れがあったとかってあんまりないのではないんですけど、
一応管理しているという感じですかね。
メインどころのタスク管理は、タスク管理ツールのトレをですね、
看板形式で看板方式でやってます。
企画とかメモみたいなボードにザーッと書いてて、
あとは案件化したものからJAXボード、対応中ボード、
一時納品とかね、レビューしているのから確認ボード。
納品が完了したら入金待ちボードがあって、
最終的には完了ボードに請求書を出したら、
入金待ちボードにあるものは請求書を出さないといけないやつだよな。
タスク管理の工夫
見える化しておくって感じかな。
終わったら完了に移して、おしまいっていう感じですかね。
トレロのいいところは、
本当に一つのカードにタスクが集約できるんですよね。
画像を入れられたりとか、リンクももちろん入れられますし、
あとは、何だっけな。
ちょっとしたツールチェック理想みたいなのも付けられて、
結構そこがメインどころですかね。
一つの案件にそれぞれ小さいタスクがあるじゃないですか。
何て言うんだろう。
例えば、ホワイトペーパー制作だと、
一旦企画して構成出しますよねとか、
その後原稿出しますよね、
デザイン出しますよね。
これだけ3つあるんで、
チェックリストでそれぞれ締め日みたいなのを切っていくっていう感じですかね。
あとはそこにね、
ちゃんと請求書を出したか、
請求書を発行みたいなタスクも付けてはいますね。
期限管理でね、一応期限中に並び替えとかができたりするので、
あそこで全体的なカードの期限感を把握しているという感じかな。
そんなに何十本も捌いているわけじゃないんで、
別にそこまでめちゃめちゃ作装していったわけじゃないんですけど、
まあでも案件がね、3つ4つだったら別にいいんですけど、
8個9個とか7個を動き出すとちょっときつくなってくるっていうのがあって、
最近はね、結構ゴテゴテですね。
まあなんか波があるなとは思います。
忙しい時もあれば暇な時もあると思うんで。
まあ賑やかですね今のところは、ボードが。
あれかな、
なんか最近はですね、
なんかノーションになんとか統合できないかなっていうのをちょっと思ってまして、
なんか案件管理の表とトレロが若干被ってる項目も多かったりもするんですけど、
まあなんかちょっと難しいんですよね。
ノーションだと見え方、ビューを変えれるので、
あれはステータスごとに看板管理できるので、
なんかノーションもいいかなって思ってて、
画像とかもコメント欄とかも入れれるし、
なんか悪くはないんだよなと思いながらやってるんですけど、
なんかでもいまいち統合できないんですよね。
なんかタスク管理って結構人によって癖あるじゃないですか、
なんか最近思うのはタスク管理の起評にめっちゃ時間取られるなみたいな、
そういうのが一瞬感じるときもあって、
まあ別にちゃんと管理できてるからいいんですけどね。
そんな感じで今はタスク管理をトレロでやってるっていうのは感じでございました。
皆さんもね、多分いろんなやり方でタスク管理やってると思いますし、
僕もGoogleカレンダーとか、うまく連携できたらかっこいいんですけど、
結構アナログですけど、
トレロで案件は管理であるにして、
通路管理みたいのはGoogleカレンダーで、
今日はこれやるとか、この日は打ち合わせとかね、
たくさんののをやっているという感じです。
はい、そのほうになれば幸いです。
まあ普通だと思うんですけどね。
はい、今日はそんな感じでございました。
ではでは、失礼いたします。
