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おはようございます。詩吟YouTuberのheyheyです。
本日2本目ですが、600日後の脱サラに向けて57日目になります。
内容としてはですね、職場のマジメ事務員さんにTrelloを教えてあげた結果ということで、お話ししていきたいと思います。
完全に会社の話ではあるんですけれども、副業の話にもちゃんとつながってきてはくるので、聞いていただければと思います。
ちゃんとやることはやってるんですが、今日は保育園の預けに行くのが、子供がドタバタして結構遅めになって、最近収録できてなかったりするんですが、
ゆうでみも撮ってあるし、あとは編集するだけとか、あります。
Trelloの基本と実践
とりあえず本題ですね、Trelloを職場の事務員さんに教えてあげました。
僕は普段からですね、会社のパソコンで会社のメールアドレスでアカウントを取ってTrelloを使ってます。
TrelloはT-O-L-L-O-L-E-R-Oか、ですね。
これはタスク管理をすごく簡単にしてくれる、見やすく分かりやすく整理してくれる。
タスク管理に頭を使わなくて済むって言った方がいいですかね。
そういうツールになっております。
カードというものを置いて、カードとリストという大きなボードがあってですね、そこにリストというものをいくつか並べることができます。
そのリストの中にカードというものを入れることができて、そのカードがですね、それぞれのタスクみたいな感じでやっていくと。
何言ってるか全然分からないと思うんですけども、具体的に私は何をやっているかというとですね、
自分の作業ボードがあります。これは普段全然いじることはないんですけど、そのボードの中にですね、いくつものリストを作っていくんです。
完了というリストが一番左にあって、その次に保留という保留とか待ちというリストをその次に作る。
その次に作業中というリストを作って、その後にですね、12月、今日は11日か、12月11日というリスト。
その次に12月12日、金曜日リスト、金曜というリストとかですね、この1週間分のリスト、あと5日間か、5日間分をやっていくと。
それぞれのリストの中に今日やるタスクをですね、入れ込んでいくんですね。
それぞれの各何日のところに、今日やること、今日やることとかイベントでやることとかもあれば、全部そこにカードを置いていくと、入力していくと。
実際に作業するときは作業中というところにですね、そのカードを持ってきて、それが終わったら完了の方にペッてやると。
終わらないけれど自分の方にボールはないというものはですね、保留とか待ちというところにペッてやるという感じでですね。
だからまあそれを見ていれば、今日何をすべきか、今どういう業務の状態なのか、今週あと何をすべきかみたいなのが一目瞭然でわかると。
今まではですね、ノート、普通に手書きのノートで書いていたりして、それでピーピーピーって線引いていたんですけれども、やっぱりそこに詳細を書き込んでいく必要があったりとか、漏れが出てしまったりとか、そもそも書くのがやっぱタイピングよりは時間かかりますよね。
僕は本当タスク手入力系は一時期めっちゃやってたんですけど、もうやめます。
タイピングでバーっとやった方が早いのと、詳細の情報もですね、各カードの中にどんどん入力したり、URLを入れ込んだりとか写真を入れたりとかそういったところもできるんでですね。
このタスクで必要なものは、これとこれとこれだ、チェックリストも中に入れ込めたりとかっていうのがあるんで、何ができるかというと、自分が仕事で何をしたらいいのか、今日何をしたらいいのかとかを漏れなく全部バーンと把握することができる。
そしてカードを入れ替えて今日はどの順番でやろうかなみたいなのも簡単に優先順位を整理することができるというものなんですね。
事務員への教育効果
これを僕の席の隣の事務員さん、50代かな、の女性の事務員さんに丁寧に教えてあげました。
どこまで使えるかなと思ったんですけれども、これめちゃくちゃいいって言ってすごい喜んでですね、もうタスクをいっぱいいっぱいガンガンガンガン書いておりました。
その方はですね、めちゃくちゃ真面目な方なんです。
めちゃくちゃ真面目で全部の仕事をですね、丁寧に受け入れようとしてするあまりに結局、これ忘れてしまったみたいなのがちょこちょこ発生してしまうような感じなんですね。
真面目すぎるが、あまり全部を受け止めてこぼしてしまう。
それがトレーロがあればですね、話聞いた時点で、仕事を言われた時点で、まずどんどんトレーロの中に入力していくんですね。
詳細の情報が必要であったやつも言われたやつも、すぐとりあえず殴り書きで詳細を書いていく。
それから、じゃああとどの順番でやればいいのかな、今日どれやればいいのかなっていうのを、後から好きなタイミングでいくらでも並べ替えていけばいいという、そういう感じなんですね。
トレーロがない時間軸だったらですね、こういった仕事を全部、バーッとどこか手帳にメモ帳に書いて、それを改めてこの優先順位用のメモ帳とかに書いてですね、
そこに詳細な情報とか、またどういうふうに添付するか、付箋を貼るのか、いろいろあると思うんですけど、そういうのをいろいろ複雑に考えないといけない。
じゃあこれの中でどの順番でやろうかなってやったら、さらにもう一度書き直したりとかですね。
そういったことが、そもそもあれこのメモ帳どこ行ったっけとかですね、消えていく必要があるんですけれども、トレーロに全部やっておけばそういった考えとかやる作業が全部丸投げできると。
考える作業、タスクを管理するっていうリソースがボーンと割けるんですね。
だからその方はもう本当に頭の中が軽くなるということで。
これはできるベースはあるけれども、どういうふうに具体的に使うかっていうのがやっぱり実例がないとですね、わからないということで、僕のような官僚保留作業中で1月下水木金ですね。
というのが今のところ僕は一番しっくりきてるんですね。
それをお伝えしてあげたという形です。
プライベートの活用と課題
これネックなのはですね、スマホ版アプリがあるんで、それとアカウントさえ連携していれば見れることができるんですけれど、
スマホ版はちょっと見づらいし操作性が悪いっていうところなんですね。
ただ、僕これ仕事中で扱ってるんですが、プライベートの方というか副業の方ではそう扱ってねえなっていうのを今更ながらちょっと気づきました。
喋っていてですね。
だから今日やることみたいな僕はメモ帳でただそんな多くはないし、夜やることそんな多くはないからっていうのでやってるんですけれど、
どうしようかなどうしようかなプライベート用のトレロを作って今日やるタスク。
できなかったらカードが残ってるからですね。
これを忘れず明日やろうとかっていう風にやっといた方がいいような気がします。
ただ、スマホから入力しづらいっていうのが副業においては若干大きなデメリットなんですよね。
今日これやりたいって思った時にトレロに入力するかっていうと操作性がメモ帳とかに比べると若干重たいんですね。
ムムムっていう感じですね。
でもこれやりたかったなーみたいな思いつきも全部トレロにまとめておけばまあまあまあまあまあまあっていうところなんです。
どうしようかなどうしようかな言っておきながら使うのか使わないのかはまだゴブゴブですね。
ということでバリバリ普段からずっとパソコンを開いている方であればですねトレロ本当にお勧めだと思いますのでぜひぜひ使ってみてください。
もう何の話やですねというところですが以上となります。
ではバイバイ。
