Notion導入の経緯
おはようございます。ライターをしたり、デザインをしたり、在宅個人事業主として働いているこばやしです。
今日は、進捗管理だったり、仕事の進め方の話をしたいなと思います。
というのも、最近、進捗管理、タスク管理、顧客情報管理みたいな、案件管理みたいな、結構、マネジメントツールをちょっと変えたんですよ。
というのも、これまで僕がやっていたのは、トレロとスプレッドシートをちょっとだけ連携させて管理していたんですよね。
それをちょっとNotionに切り替えて、1週間ぐらい、3日4日ぐらいかな。
収録している時点で3日4日経ってみて、意外とやりたかったことの大体はまずできていて、
ここからどういうふうないい効果があるかな、みたいなところをちょっと模索しているっていう話をしたいなと思います。
皆さん、どうですかね。これ聞いてくださっている方、多分副業だったりフリーランス個人事業主も多いのかな。
中でもライターさんと、どうだろう、デザイナーさんも多分ちょっといるのかな。聞いてくれてありがとうな感じなんですけど。
僕、ずっと案件管理をスプレッドシートの表ですよね。
表と、あとは案件って言っても、いろいろやることあるじゃないですか。
例えばなんですけど、僕がやっているスライドデザインのお仕事だったり、ホワイトペーパーの仕事って結構工程が多いんですよね。
最初に例えば企画構成みたいなもの、企画案、テーマ案を決めるっていう企画立案みたいなところ、構成企画シートを作るっていうタスクがあったりするんですけど、
それがあったりとか、だいたいそれはお客さんに決めてもらって案件確定するっていうような感じだったりするんで、
そこまで批評することはないかもしれないんですけど、ページ割りの構成を作成しましょう、構成作成シートを作りましょうっていうタスクがそこには紐づいていたり、
もちろんそこら辺が終わったら原稿を作る。
最近は一回原稿をドキュメントで作る工程を僕は前は挟んでたんだけど、
最近はレイアウトも込みで、原稿とデザインレイアウト、ラフみたいのを作って納品するっていうのをワンタームでしているので、
最近は原稿とラフデザインっていうので一緒にそれを制作するっていうような感じのタスクが、
だいたいホワイトペーパー制作のときには紐づいていくので、批評するっていう感じかな。
それが終わったらフィックスしたら請求書を発行するみたいな、そういうのが一連の流れかな。
そこに取材があったりすれば取材をするとか、To Doを批評したりするんですけど、
4つぐらい各案件に紐づくタスクというのがあって、それをちゃんと管理したいっていう感じだったんですよ。
やったらやっぱりスプシじゃそこはできないので、看板方式でもう少し見やすく、
今何がどの状態なのかみたいなのが分かるようにするためには、
ノーションじゃなくてトレイロの看板ボードみたいなものを使いたかったんですよね。
案件管理は案件管理で、普通に案件管理マスターみたいな表形式で、
対応状況、対応中だったり確認中だったり完了だよとか、
そういうステータス管理自体は一覧でも見れるようにしたいし、
ボードでも見れるようにしたいみたいな感じのいろいろな要望がありまして、個人の中で。
それをやるにはやっぱり分割してたんです。
スプレッドシートとかトレイロとか分割してたんだけど、やっぱりこれめんどくさい。
一応Google Apps Scriptに連携してたんだけど、全部は連携してなかったんでめんどくさいっていう感じだったんで、
いちいちタスク見るのめんどくさかったんですよね。
そこを今はノーションに切り替えまして、
Notionの機能とAI活用
ノーションDBという一つのデータベース、表形式のデータベースが作れて、
そのデータをもとにビューというような形でいろんな切り方、見え方にすることができるような仕組みを取りました。
これによって僕自身は案件単位に何かを見たりとか、タスク単位に何かを見たり、
それこそ直近の今週のタスクみたいなそういうボードだったりとか、
そういうのもカレンダーチャートとかガントチャートと呼ばれる、
案件とかタスクがいつまでにやらないといけないのかとかっていうのも、
最近の案件の傾向的には長期化しちゃう。どうしてもずれ込んじゃうみたいな。
1ヶ月内に収まればいいんだけど、全然損もいかないみたいな感じになっていることが結構あって、
これを横断的に確認するのにはやっぱりガントチャートが一番いいので。
ガントチャート、看板方式のボード、そしてテーブル形式の案件管理マスターだって、
タスクを追加するときにはボードで見るよりマスター系の一覧で見た方がいいので、
入出力と確認管理みたいなのを分けれるような形でボードを用意したりとか、
ビューを用意したりとかっていう感じで、非常にこのNotionめちゃめちゃ便利でしたね。
っていう形で、ちょっとXを貼り付けておきたいなと思います。
ちょっと多分階は見えるので。
あと結構Notionを前から業務で使い出してきていて、かなりNotionちょっと舐めてました。
すげえスプレッドシートで、例えばステータスに応じて色分け、業務の色分けるとか、
そういうちょっとしたよくあるTipsみたいな感じもあったんですけど、
これが結構Notionで大体できるような感じになっていました。
すごいびっくりした。
NotionってNotion AI搭載していて、スプレッドシートにも今ジェミーと連携してるので関数作ってくれたりするんですけど、
関数をNotion AIでも作ってくれる。
これちょっと使いすぎると有料になるんですけど、多分トークンが限られていて、
ちょっと3000円ぐらいNotionに課金すれば全然ガシガシ作れるような感じだったんですけど、
でも精度が高かった、Notion AIの精度が。
関数作ったりとか、ほんのにすげえ便利だったので、
Notion課金するのもワンチャンありだなとちょっと思いましたね。
業務でゴリゴリNotionで何かツールを開発するみたいなことじゃないと割り合わないかもしれないけど、
Notionを業務に活かすっていうのはチームでやるんだったら結構必要かなと思いました。
僕個人事業主なんで1回このツール作っちゃえばしばらくそんな大変いれないだろうからあれだけど、
ツールで何か管理していくっていうチーム戦であれば、
このNotionスキルを高めておくと非常に重宝されるのかなとちょっと思いましたね。
僕自身ポートフォリオをNotionで作ったりとか、
プロジェクト管理ツールをNotionで作ったりとかしたので、
こういうのは配っちゃってもいいんだろうなとちょっと思いました。
今めちゃめちゃ納期に追われてるんで何ともそれで頑張ってないんですけど、
ちょっとだけ落ち着いたらどっかでノートとかに書いて配りたいなと思います。
では失礼いたします。バイバイ。
