キントーンエキスパート中島俊一の自己紹介
はい、キントーンに関わる人をつなぎ続けます。
学びとつながりとキントーン、キントーンエキスパートに訊くのコーナーでございます。
今回のゲストは中島俊一さんです。よろしくお願いします。
よろしくお願いします。
中島さんって言った方がね、皆さんの方がね、すぐ分かりやすいと思いますが、中島さん簡単に自己紹介からお願いしちゃおう。
主に製造業の自社の会社の方で、キントーンの管理者をやっておりまして、それが講じて、今は情報システム部門の方に移動しました。
中地と申します。キントーンエヴァンジリストもやっております。
それと並行して、イベント運営の方でチーム応援ライセンスを使って、キントーンを運営しているということもやっていたり、
家庭の方でもキントーンを使っていたり、いろいろとキントーンを使っています。
好きな機能としては絵文字を使った活用とかをキントーンとしてみんなに広めています。
いいですよね。絵文字はすごい。よろしくお願いします。
お願いします。
キントーンの活用方法と業務改善
今ちょろっとお話をしてもらいましたが、普段どんなキントーンづくりに携わっているんですか?
普段やっているのは、社内の情報をキントーン化というとあれですけど、
使いやすいデータにしてキントーンの中に入れて、情報システム部門のパソコンとか機器のリストをキントーンで管理したり、
在庫を管理したり、あとはトラブルシューティングっていうんですかね、
何か問い合わせがあったときのFLQとかをキントーンの中に入れたりして、
日々流れていってしまうような情報をキントーンに入れて、自分の仕事を業務改善していって、
いざ問い合わせが来たら、そうやったらキントーンのここにありますよっていう話をして、
次からキントーンを使ってもらうようなことをしています。
なるほど。
じゃあ、もともとは自分のこの周辺業務のキントーン化から始めてるみたいな感じですか?
そうですね。もともと、さっき情報システム部門とは言ったんですけど、
もともとは設計部門にいて、電気の制御盤とかそういうものを作ってたんですけど、
キントーンとかやるようになって、その部署でキントーンを導入し始めて、
情報システムをいろいろ使うようになったりして、
チャットとか環境構築とかしてたら、情報システム部門に移動しようかなということで移動したんですよね。
もともとも設計部門の情報をキントーン化してアプリ化して、
いろんな活用をしていたっていうところなんで、
届く範囲のところをやってたら、だんだんと範囲が広がってきたっていう形ですね。
このときって、情報システムに移られたときも、情報システムの業務を介しているのがメインってことですか?
そうですね、割と。なんとなく日常的に暗黙的にやってはいるんですけど、
結構、提携化されてなくて、結構仕事がバラバラとしてたんですよね。
じゃあ実際に、今パソコンを10台仕入れたけど、
それの在庫管理がExcelでやってたりメモ帳でやってたり、
メールでとかいろんなところにバラバラとしていたので、
一元的に均等に入れて在庫管理して、
じゃあ台に払い出したとかいうのも、台にいつ払い出したっていうのも、
そこで管理していくっていうやり方に変えてきましたね。
なるほど。
なんか部門の業務改善を支援するっていう感じではないってことですか?
そうですね、相談が来たらこんな感じで作れますよっていう形で、
実際に作ってそちらの部門の方に展開したりすることっていうのもあるんですけど、
相談の件数的にはまだ他の部門からはそんなに多くないかなっていう。
でも相談来るの嬉しいですよね。
そうですね、相談来てもらえるとすごく嬉しいですね。
一時期ちょっと均等、ゴリ押しだった時期があって、
均等モンスターじゃないですけど、中地さんに相談すると何でも均等にされるぞっていう。
面白い面白い。
あれまだちょっと僕の中でトラウマなんですけど。
そうなんだ。
相談は来るんだけど均等じゃない返し方とか、
エクセルのフォーマットを変えるだけとか、
紙のフォーマットで紙の書き方をちょっと工夫してやりましょうとか、
そういうだけレッスンマッセージというやつも結構ありますね。
そうなのか。やっぱりでもゴリ押ししたくなりますね。
なんか見つけるといい題材見っけみたいな形。
こうやったらこのアプリでいいんじゃないかって思うんだけど、
そうやって自分の思い込みだけで決して部署のやり方とか、
部署でどうやったらとかいうところは全然あまり考慮できてなかったなっていうのが思う。
どっかどっか。
今って前者でも均等に使われてるってことですか?ライセンス的に言うと。
でも前者までは行かないのかな。そこまでは行ってない気がしますね。
使ってる部署、オフィス部門のとこはちょっと多めっていう感じですかね。
でもその中で絵文字とか、なんかいろいろ面白い使い方とか、
結構深いところまでさ、いろいろ触ってるじゃないですか。
そうですね。
それは常識とか設計の時に、目の前の自分のに近い業務を業務改善していく中で、
いろいろ工夫され続けたって感じなんですね。
現場主体のアプリ作成と柔軟性
そうですね。ざっくり言っちゃうと、たぶんそういうのが好きなんでしょうね。単に。
だからちょっと順番前後しちゃうんですけど、たぶんそういうのが好きなんですよ。
業務改善とかが主軸ではなくて、ツールとかの限界を見極めるとか、
どこまで途順で使えるのかなとか、
突き詰めてやってみるっていうのが好きなんです。
いやー面白い。そんな感じする。なんだろう。
プログラミングとかカスタマイズまではいかないんだけど、
普通に使えるところの限界ってどこかなみたいなところをいろいろ試したくなっちゃう。
すげーさ、だって関数とかマニアックな話とかも全然乗っかってさ、いろいろしてるじゃないですか。
結構広く浅くだと思ったんですけど、広く添えないに深くだっていうことが最近分かってきて。
いやーなんかそうよ。そうな感じだ。
結構浅くないんだこれと。
いや浅くないでしょ。あれだけいろいろやって。めちゃくちゃ深い。
もともとそういう性格?学生自体の話しちゃうと全然違う学生つながりの話になっちゃうから。
そうですね。でももともと多分そうなんでしょうね。性格的にはやっぱり。
繰り返しの作業とかやってても、もうちょっと違うやり方ないかなとか。
うち実家が農家もやってて、結構農業とかってそういう単純繰り返し作業とかもいっぱいあるんですけど、
そういうのやってても、たとえば物を持って違うところに置くみたいな単純なやつも、
あ、こういう運び方したほうが体に負担がかかんないなとか、
次はじゃあこういう持ち方でやってみようとか。
これはちょっとダメだなっていう試行錯誤はめっちゃ多いですね。
お年寄りの人もノウハウを教えてくれないじゃないですか。
そうだね。
本当にそれじゃダメだよってときは言ってくれるんですけど、
だいたいここで向こうに持っていくだけだからみたいな簡単な指示があって。
そのときにやっぱり試行錯誤をして、なるべくちょっと楽な方法を探してみようかとか。
そういうのを常に1回のやるごとに考えてて、それを1回の作業で実は200回ぐらいやらなきゃいけないから。
そうするとすごい試行錯誤の回数がいっぱいあるんで。
っていうので日常的にそういう改善能というか、
なんか違うこともやってみようっていうのは日常的に思ってる。
でもそれっていいですよね。
なんか自分がこれがベストだと思って一旦作ったらまた疑えるってことでしょ。
そうですね。あんまりやっぱりやっててベストっていうのってあんまりないと思ってて。
結局そのタイミングでは一旦これっていう落としどころっていうんですかね。
ベストってその時々によってやっぱり違うし、自分の体調とか周りの環境とか、
実は運んでるものが違ってきたらやっぱりやり方も変わってくるしっていうところで。
ある程度のパターンは持っておいて、その時々の落としどころの選択肢を使うっていう。
なんかそれでもほんと農家さんだからっていうのもありそうですよね。
そうですね。
すごい外的要因の強い職業じゃないですか。
だからちょっと気候変わればやるべきこととかやるべきタイミングって
毎回毎回変わればっていう前提のもと工夫をし続けてるはずだし。
そうですね。自分の都合だけで、天気悪かったら全然できないしみたいなことも。
そうだよね。
じゃあその時にどうするかって天気を変えるってできないんで。
そうするとやっぱりしょうがないとこはしょうがないっていう条件にしておいて、
じゃあ他のところでどうにか吸収できないかとか。
ていうのをやっぱり常に考えてるので。
まあとはいって言うて、農家って言ってもそんなに家の手伝いしないですけどね。
まあまあまあまあね。
マインドっていうか、背中を見てる感じが前提としてありそうな感じがするね。
今みたいな金トーンだと具体的に最初に作ったのがこうで、
周りの状況とか自分も改めて疑ってこうしたみたいなのって、
なんかあります?
そうですね。やっぱり自分が作ったやつにあんまりこだわらないというか、
現場の意見とかそこらへんっていうのは出てきたやつはなるべく、
一応整理した上で、じゃあそれはこうしたほうがいいですねみたいな感じで。
あんまり自分が考えた金トーンアプリが絶対こう、
いいもんだっていうふうには思ってなくて。
やっぱり現場の意見とかしっかり入ったほうが、
いいアプリだなって思ったりするので。
そういうところで、なるべく先に条件の洗い出しっていうかできればいいんですけど、
それができなかったときでも後からでも全然、
じゃあ変えちゃいましょうかとか、
将来的に使うかもしれないけど、とりあえず今回はいいですねって。
ちょっと隠しちゃったりとか。
やっぱり使うハードルはなるべく下げて下げてっていう。
使ってみてなんぼっていうところがあるんで。
やっぱりその人に合わせたアプリっていうか、
その人たちに合わせたアプリっていうのがやっぱりいいのかなっていう。
実際自分で使わないですからね。
終わったことですよね。
っていうのが、最近やっとできるようになってきて、
そういうとこと紐づいて、
やっぱり現場主体っていうのはちょっと腑に落ちてきたっていうところですからね。
それ以前はどんな感じだった?
いやいや、理屈ばかですよ。
ああ、そうなんだ。こうあるべきでしょ。
理屈的に正しいものが正しいっていう。
なんだそれみたいなね。
よく奥さんにそれで怒られたというか、
理屈的には正しいんだけど、今聞きたいのはそういうことじゃないっていう。
すごいすごいよ。
自分も言われてる気分だ、それは。
結構やっぱそうなりがちじゃないですか。
正しさを求めちゃうと。
けど、正しいも人によって違ったりします。
違うけど、実際正しさが必要なとこってあんまり言うほどないのかなっていう。
それってどう気づいてどう変化したの?
そうですね。
その話も逆に僕らみたいな理屈へ責めてるのが正しいと思っちゃってる人に対してさ、
そりゃさって言ってもそれを受け入れるのってまたなかなか難しかったりするじゃない。
急に言われても。
そこをどう変化できたんですか。
やっぱりそうですね。
一番変化として大きかったのはやっぱりサイボーズ・デイズでセッション聞いて、
僕も年々重ねちゃってるんで、
柔軟性とかそういうのがなくなってきてませんかみたいな、
中年クライシスとかそこら辺のセッション聞いて、
新しいものをちゃんと取り入れてないとか、
若い人の話をちゃんと聞いてますかとか、
そういう話があって、そういえばけっこういけない方向で思い当たる人があるなっていう。
中島さんの心理的安全性の向上
それでいろんな人の話がちょっとずつ聞けるようになってきたところで、
奥さんと話してみたら、奥さん僕に対してはけっこう優しいんですけど、
それでも言うの我慢したことがいっぱいあるよっていう話があって。
心理的安全性を僕が前よりはすごく下げましたっていうか、
全然ハードルが低いところにありますよって話してもらったら、
もう車の中で1、2時間ずっとわーって、今まで思ってても言えなかったことをわーって。
すげー。
そんなにいっぱいあったんだね。
ちょっと一部ね、ちょっとガツッと刺されたところで少し涙目になってましたけど。
あー切ないけど。でもそれをさ、聞き続けてる仲人さんも素敵だよね。
でも実際、言われてうーってなるけど、でもわかるしな。
だいたいのことに対して、でもその気持ちはわかるわっていう。
だってもうその人がそう思ったんだから、それはもう正しいとか正しくないとかじゃなくて、事実なんで。
僕がそれに対して全部を全部正しいって受け止めるわけでもないですけど、
その中のいろんな要素でわかるところあるわとか。
ちょっと一部わかんないところもあるけど、そう感じたのがそうだよねっていうところもある。
許容っていうか受け止められるように。
あとはもうガツンってぶつかるんじゃなくて、受け流して置いとけるようになったっていうんですかね。
おーすごい。
結構ガッツリ真正面からホイってなっちゃうと、やっぱりバーンってやると壊れちゃうんで。
なるほどね。自分のことなんだけど、ちょっと自分置いといて、それをいろんなところに分解して置いとけるみたいな。
そういうのができるようになったんで、前よりは人の話が聞けるようになったのかなっていう。
すごいな。それをずっと聞ける中でさ、やっぱすごいと思う。
しかもそのデイズのきっかけっていうのも、キントンハイブとかキントンのセッションじゃないところからの気づきが得てるってのはすごい話ですね。
そうですね。そこはもうキントン関係なかったですからね。
だいたい中年セッションというかあれはあんまりキントンってわけじゃないので。
現場への携わり方の変化
すごい話だ。で、現場への携わり方の心持ちとかも変わっていったってこと?
そうですね。最初はキントン使いたいから、キントン使いたいがきっと自分の中で盛り上がっちゃってて、
何でもキントンにしちゃうぞ妖怪じゃないですけど、さっきも言いましたけど。
やっぱり現場の手に負えるものが一番いいので、紙でもExcelでも他のツールでも何でもいいんですけど、
その中でこれだったらイメージが湧くとか、今とあまり変わらない状態でできる。
それが本当にできなくなっちゃったときには、ちょっとガラッと変えなきゃいけないところもあるでしょうけど、
それでもやっぱり現場の人が納得した形で使うのがいいと思うので。
でもそうやって現場の声をどんどん拾えるのもいい関係ですよね。
そうですね。かなり現場の人とは話せるようになったんじゃないかなと。
それって実際操作してる姿を見てどういう話になるんですか?最近どうですか?あのアプリ使ってます?
そうですね。アプリに関してはそんな感じですね。
でもどちらかというと今まだそんなにアプリとしてアプローチしないところの部署の方が多いので、
普通に現場の部署の困り事とか、普通にExcelの相談とか紙の相談とかが多いですね。
それでもそこに手を入れていければ将来的には業務を変えていけるっていう手応えを、
僕が変えていくんじゃなくて、意見を言ったことに対してそれを反映していって、
自分たちで変えていけるっていう手応えを持ってもらっていくと、
将来的な業務改善の種を今撒けていこうかなと。
今は均等じゃなくてもいいのでっていう。
目の前の業務はどっちでも良くなるはずだ、良くさせようみたいなマインドを作ってもらうところからってことですかね。
そうですね。自分で動くマインドっていうんですかね。
なかなか変えてもらおうとしちゃうと、その時点で向こうの手離れちゃうんで。
やっぱり自分たちでどうしたいかっていうのはちゃんと考えられるように。
自立して動けるような形で、少しだけこういう方向がいいんじゃないですかみたいなアドバイスをしていくんですけど。
本当にガッツリやりたいなっていうところに関してはガッツリと入ってきますね。
上司としてのお仕事の大半はそういうお仕事のウェイトなんですか。
これは何だろう、業務時間のうちのこれぐらいは現場でサポートせんみたいなミッションを与えられているものなんですか。
何でしょうね。あんまり僕、ちょっとこう言っちゃうといろいろあるんですけど、あんまりミッションを与えられてないかなっていう。
割と自由は自由なんですよね。
いい、めちゃくちゃいいじゃないですか。
まあまあまあ。それがいいのか悪いのかみたいなところはあるんですけど。
もちろん日常業務、情報システムとしてはやっぱり現場の部門がきちんと業務が回せるというか、
それの下準備というか、後ろを支えられるようにっていうふうに考えてるので、
そこのトラブル対応とかがやっぱりメインの一番枠としては多いですからね。
あとはその中で、できれば現場のほうでトラブルがあったら全部こっちに聞くっていうんじゃなくて、
こういうトラブルはこういうとこで解決できますよっていう協力をしていったり。
そういうトラブル対応をしつつ、現場の理解度とか対応力を上げていくっていうようなところ。
現場での信頼関係構築
そのためにはいろんな話を聞いて、これは結構みんな共通して問題ないそうだなっていうやつは情報発信をかけて、
なるべく全部は全部こっちに来なくても対応ができるように情報として出しちゃう。
それでも収まらないときには相談してねっていう。
やっぱ相談してねって言ってもらえる関係っていいよね。
それもあれですよね。じゃあメールで一本出して相談してねって出したところで来ないんで、
そこはもう地道な信頼関係しかないのかなっていう。
なるほど。
昔は地道な信頼関係は苦手だったんですよね。
メールで出したんだからメール見てよっていう感じも。
まあまあまあそうなんだけどまあそうじゃないよねって昔の自分には言ってあげたくなりますよね。
そうよね。なるほど。
じゃあしょっちゅう現場をうろちょろ物理的にもしてるんですか。
そうです。最近は多いですね。下手したら席にいない時間が多い日とかも全然あります。
いい。そういうのいい。
以前よりやっぱりフリーアドレスじゃないですけどノートパソコン一個ぐらいあれば、
ノートパソコンとかスマホでもあればある程度の仕事ってどうにかなっちゃったりするので、
他のところ行きながらそういう業務をしながらっていうのもできるんで、
その分でも上質のやり方は結構やりやすくなったのかなっていう。
そうか。
現場で観察しながら普通に仕事しているだけでもね、
なんとなく雰囲気、空気感、喋ってる会話でいろいろね、出てきそうですもんね。
結構ね、やっぱり一個なんかトラブル対応で行くと、
あ、実はあれもこれもって言ってわーってきて、
行けば出てくるんだけど、相談が来るんだけど、
じゃあ電話してとかメールしてチャットしてって言ってもなかなかね、やっぱり。
そうはならないっていう。
そうだよなー。
それはもうハードルを越えたらやっとこそっちに行くのであって、
最初のハードルはやっぱり対面でなるべく低くしとくっていう。
あとはあんまり不機嫌そうにいないことですよね。
めっちゃ大事だと思うのはそれ。
