1. 働くひとのたち話
  2. 【67】ビジネスメールが苦手で..
2024-02-14 23:42

【67】ビジネスメールが苦手です。

仕事が「チャット」メインになってきていますが、まだまだ活用されているのがメール。


得意か不得意か、の話から、文末の「。」に対する印象などの最新ニュース、はたまた国語やマナーまで、話が多方面に広がった回となりました。


たくさん、文末に「。」を付けていますが、怒ってないです。はい。

---

BGMはこちらよりお借りしております。

BGMer http://bgmer.net

---

衣食住コンサル14年目のコジマ(元アパレル販売員)と、フリーランス2年目の店舗運営とブランディングにこだわりがあるフナダ(小売経験豊富)が、 全力で業界の「立ち話」をします。

どうみても左脳男性のコジマと、どうみても右脳女性のフナダの一見正反対な2人が、オフィスで道を塞ぎながらガヤガヤ話しているような、そんなイメージの番組を目指しています。

Podcast2年目になりましたが、まだまだ「ひよこ」ですので、もしよろしければ 番組のフォロー・高評価 をどうぞよろしくお願いいたします。


---

■ コジマが、生まれて初めて本を書きました

「アパレル勤務、私は明日、三十歳。: 小売業界で苦悩する方に伝えたい事」

30歳で、様々な苦悩を抱えながらアパレル業界を去り、その後「衣食住のコンサルタント」として15年間を必死に生き抜いたからこそ書ける、業界のリアルとその後のキャリアイメージ。
ポッドキャスト番組「働くひとのたち話」のコジマサトシ(小島智史)が、普段はあまり語られないアパレル業界のリアルを、独自の観点と目線で初寄稿。アパレル、その他の小売業界で苦悩する全ての働くひとに捧げる。 Amazon Kindle電子版にて、販売中です。

(Unlimited会員の方は無料です)

https://www.amazon.co.jp/dp/B0CV7HK4S9 ---

■ 物欲インサイト!

「働くひとのたち話」を運営するコジマサトシが、ソロ活動として「何か欲しいものを買うまでに考えた事」について、自分を【n=1】 として自問自答しながらお話する番組です。商品そのもののレビューなどは基本ありません。

40代男性の一般消費者の目線と、衣食住コンサルタントの視点が絡まり合った、複雑かつ趣味的であり、安易かつミーハーな、自分の消費行動を振り返ります。

https://open.spotify.com/show/5eJCPevV0cy0GdIREp2HJO


---

■ おたよりお待ちしております!企画関連についても!

https://forms.gle/uMJvXaQ6ieZK2SV38

■ X(ツイッター)もあります(お気軽に覗いてみてください)

https://twitter.com/tonari_kojima

https://twitter.com/andc_funada

■ note

□ コジマサトシ/トナリコネクト

https://note.com/tonari_kojima


□ Funada/and C

https://note.com/andc526

00:02
この番組は、オフィスで道を塞ぎながら、働く上での悩みや騒いもない話、時には卒期のことやロジック話などをガヤガヤと話している、そんな働く人の立ち話をイメージした番組となっております。
皆さん、お仕事お疲れ様です。船田です。
お仕事お疲れ様でございます。コジマでございます。
では、船田さん、テーマをお願いいたします。
最近、仕事で結構初めての方にメールを送ることが増えてきまして、
何回かラリーをやっていると、お互いのことも分かってきたりとかしていいんですけど、
初めてとか、あとは向こうがお客様でっていう場合に、メールの打つ内容、語尾とかに、まだ未だに悩んで時間がかかることがあるんですよ。
なるほど。
また一応読み直して、違う、こうだ、ああだって書き直して、もうちょっと読みやすく変えたりとかするのに、時間がかかる場合もあって、
なるほど。
そういうビジネスメールってところで、いろいろ皆さんの失敗談だったり、悩むこともあるかなと思うので、今日はそこをテーマにお話ししたいと思います。
なるほど。
はい。
もしかしたらテーマをぶち壊すかもしれませんけど、
はい。
僕自身はメールに苦手意識ってあんま感じたことないんですよね。
小島さん上手ですもん。
え?
それ思いましたよ。
何だろう、言葉の使い方とか、チョイスとか。
いやいや。
いやいやいや。
多分引き出しいっぱいあるんですよ。
そうかな。
だから小島さんにいつもスマートだなって思ってました。
僕これドッキリかこの後あるかな。怖いんですけど。
仕掛けられる。大事です。
それは感じてました。
本当ですか。でももちろんやらかし系はたくさんしてますし、こっちが伝えたいことと全然違うような捉え方をされて。
そうなんですよ。そういうのもあります。
失敗ってのはありますよ、当然。
そうなんですよね。
よくやるミスはね、今はもうだいぶ減りましたっていうか、さすがにこの年になったんでやらなくなったんですけど、送信先ミスは結構やりましたよ、社会人になったばっかりのとき。
違う人に送っちゃって。
やったことありますよ。今みたいにチャットツールなかったですから、基本メールしかなかったんで。
あとはね、やっぱりこれも最近はメールソフト側で結構注意してくれるから確実に減ってるんですけど、添付ファイルを張り忘れる。
ありますね。
添付ミスってやつですね。
あるある。
最近だとね、本文に添付とかファイルを確認くださいみたいな文章入れてるとね、添付なかったらないですよって言ってくれるから。
私この間初めその機能知ったんですよ。
危なかったですね。
ありがとうメールと思って。
結構それへんは便利になってきてるかなって気がしてましたね。
なんで、自分が苦手意識はないけどやらかした経験もあるし、どっちかというとね、僕のことをメールある程度できる人って思ってるような発言あったんですけど、別の回で話しますけど電話苦手ですからね。
03:08
おっしゃってましたね。
逆に。なんでそういうへんかなと思います。
そっか。私はもう何だったら電話しちゃいたいと思うんですけど、結構メールの履歴に残すことで後から見返したりとかお互いするから、メールで来たものはメールで返したほうがいいじゃないですか。
だからメールで返すんです。
電話だとね。
電話だと話し言葉で雰囲気も伝わるし、あんまり誤解がないかなとは思うんですけど、でもメールで返すときに対面でもないし電話でもないから言葉のチョイスとかすごく悩んで、私も新しいパソコン買ってメールするときに今まで会社で使ってたメールと全然違くて。
メール相当はよってね。
そうなんですよ。だから一回初めての方にメールするのに謝って途中で送信いっちゃって。
まあね、ありますよね。
だからすぐさま申し訳ございませんってメールを打ちましたけど。
まあね、メール系はね、でも一回二回はみんなあるんじゃないですか。
普段使ってる人は。
あると思いますよ。
私がよくやるのは、これとこれとこれをメールに入れると思っても何かしら一つ入れ忘れちゃって、これも入れ忘れちゃったっていうので、食べたり申し訳ございませんって言って。
なるほどね。
やったりしますけどね。難しいんですよ、なんか言い回し語尾。ちょっとやっぱこれはなんだろう、少し言いづらいこととか。
まあね、メールはね、ソフトフォロー効かないからね。
言いづらいこととかをメールするときに、やんわり伝えたいけど直球にこれ伝わんないかな、この入れ方でとか。
そのやんわり伝えるのにどういう言葉をチョイスしたらいいのかなっていうので、結構Google先生とかに助けられてもらったりとか。
やんわり系ね。
そう。
まあ、そうね。やんわり伝えたいっていうのが明確に思いとしてあるんだったら、AI大好き小島としてはこの文章を柔らかくしてくださいってお願いした方もありかなって気もしますよね。
最近やっぱすごいレベルアップしてるんでね。
ただまあ、なんでしょうね、そのメールって受け取ったんだろうな、テンションで全然なんか同じ文章でも捉え方変わる人いるからね。
淡々と書いてるつもりなんだけど、情熱的に受け取った人もいれば、すごいなんか冷めたメールきましたみたいな感じに受け取る人もいるし。
結局その自分と相手の服語力のレベル差じゃなくて、捉え方の差でやっぱ難しいですよね一つが。
それもありますね。
メールもね、全然絶対そこは仕事では欠かせないものだと思うので。
はい。
だからね、もうほんとそれに時間がかかってる自分が今いるので。
気につかしすぎたんじゃないですか?
それもあるかも。だからメールして、ちょっとこれはって時はその後電話したりとかして、先ほどメールした件なんですけども、こういうことだよって。
06:05
それは一番でもね、今の時代もそれやってるのかちょっと分かんないけど、僕はずっとそれやってきましたけどね。
電話をする。
そういう大事な話系とかは苦手なんだけど、やっぱりメールの内容を補足させていただきますって言って電話するっていうのは、割となんか自分の上等手段というか、いつもやってたやり方かもしれないです。
そうやって皆さん多分失敗とか経験を積んで、どうやったら円滑にコミュニケーション取れるか、お互いの意思疎通ができるかっていうのをやってらっしゃるんだろうなとは思うんですけど。
結構この音声番組でテキストのネタを取り上げるところが、これこそ船座能な感じがするけど。
そうですか。
いやいや面白いなと思って。
でもどうしてもメールっていうのは、これだけチャットツールとかいろんなもの出てきてますけど、船田さんだったら請求書もそうだろうし、添付しないといけないものってあるじゃないですか。
資料送るとかもそうだし。
なのでちょっとまだまだメールっていうのは避けられないものだと思うから、別に僕自身は船田さんとメールをしてたりチャットもしてますけど、でもあれか、僕に対して悩むような案件ってあんまりないのか。
そうですね。
ビジネスライクな。そういうことですよね。
そうですね。そうなんですよ。前なんかで見たんですけど、お願いいたしますって、いたしますはひらがなで書くんですか?あれが正式?あれなんか漢字じゃないんだっていう。
いやーその辺ね難しい話もあって、例えばお願いいたしますとおっしゃったからよろしく漢字あるじゃないですか。
あとくださいっていうのもひらがなで書くパターンと漢字で書くパターンあるじゃないですか。
で、国語的な話で言うとこっちが正しいとかっていうのはあるんですよね。
ただ相手がその解釈じゃなかった場合に全く意味をなさないと思ってるんですよ。
どういうことですか。
例えば僕、お願いいたしますの方ってあんまり正しく理解しないから、分かってる方のくださいをやるんですけど、物とか金銭をもらいたいときは漢字でしたって書いたくださいだと思うんですよ。
でも足元にお気をつけくださいみたいな感じのときって、確かひらがななんですよね。
そういう違いなんですね。
そういうふうな解釈。したっていうのがつくと、物をもらうっていうニュアンスになるはずなんです、確か。
でもここひらがなで、この人あんまり頭良くないよねとかって思われちゃったりするかもしれないですよ、相手によって。
そうなんですよね。なんでひらがなね。
結局、相手と国語で理解してるものが同じじゃないと、自分が上でも自分がその相手よりも下側っていうか、知識、国語力がなくてもそこが合わない限りは気になり始めたら永遠に終わらない問題な気がしますよ。
確かにね。
難しいよね。
だからビジネスシーンで今ちょっと検索してみたんですけど、ビジネスシーンで最も使用するよろしくお願いいたしますのいたしますは、お願いするという動詞の補助動詞になるため、ひらがな表記のいたしますか正しい書き方です。
09:13
僕もひらがなで書いてるけど、それは誰かの真似を始めた感じかな。
そういうのありますね。この方の言い回しすごく上手だなっていう方のを真似させていただいたりもありますね。
尊敬語、謙譲語、丁寧語みたいな世界、国語の話になってきますよね。
これは一般常識なのか、それができてない方が恥ずかしいのかとか思ったりしますけど。
そこもだからあれじゃないですか、やっぱり目上の方だったり育った時代が違ったりすると違う解釈されることもあるし、
なんかね、そのよくあるマナーって言葉の難しさとよく似てるかなって思います。
そのマナーいつからみたいな。
すごいだからね、難しい。
この間ちょっと脱線しますけど、ここ数ヶ月くらいネットニュースとかで見るんですけど、文末にくとての丸をつけると怒ってるように捉えられるっていう人たちがいると。
Z世代って書き方なんか、僕はその世代の括り嫌いなんだけど。
丸以外なんかつけます?
つけないってことですね。
メールというよりかチャットでのやり取りなんだと思いますけど。
社内だとね、割と最近コミュニケーションのツールってメールよりもやっぱりリアルタイムなチャットが多くなったと思うんですよ。
いろんなツールありますしね。
ちょっとメールから脱線するんですけど、僕ら丸つけるようなものが普通かなみたいなイメージ。
そうですね。
一緒にしちゃってごめんなさいね。
いいえ。
なんですけど、なんかその丸ついてるかついてないかで、その感情、なんかちょっと怒ってるんじゃないかとかって思われるみたいな。
そしたら。
そんな文化もあるのみたいな。
大抵の人は怒っていますよね、そしたら。
僕らの周りの人たちも。
丸ですよ、基本丸です。
そして怒ってないからね。
怒ってないよ、全然怒ってない。
もう本当に私、何かこのメール機能に、ちょっとそういうもうちょっと感情が伝わる何か増やしてほしいと思ってますもん。
顔文字とか四文字じゃなくて。
顔文字だとね、さすがにビジネスチームで微妙なんだろうなと思うんですけど。
なんかもうちょっとこう、まあそんな難しい。よろしくお願いいたしますっていう。
文字の本当とかわかんないですけど。
手書き風とかだったらなんかね。
あーなるほどね。
もうちょっと感情が伝わりそうじゃないですか。
なるほどなるほど。
こういうのだと。
いやー、しんどそうね、でも。
しんどいっか。
いや、文章を考えながらかつ本当も考えなかったら。
自動変換とかAIで、こういう私気持ちって言ったらもうその本当に。
本当に。
だから絵文字とかも、例えばその日本と海外で同じものを見て解釈違うってパターンがあったりするとか。
それはありますよ、きっと。
民調体とゴシック体、例えばアトビキに、僕なんかは民調体の方がすごいしっかりしてるイメージ。
12:04
もう少し丸いというか優しいのがゴシックかなって思ってるんだけど、そうじゃないと思ってる人からすると逆になるじゃないですか。
確かにね。
だから結構ね、その本当変わるとかもやっぱりね、難しそうだよね。
みんなそれが同じ感情になってくれるか分かんない、捉えてくれるか分かんないってことですね。
ですね、だからその共通言語みたいな話はあるんでしょうけど。
でもなんかその、僕からしたらその丸つけてたら怒ってるかもしれないって感じるので、
おじさんだからちょっと思うのかもしれないけど、やっぱりローカルルールだと思ってるんですよ。
全世代というか全日本国民がそう思うかというと、そうじゃないと思ってるんですよね。
そのグループとかコミュニティの中ではそういうものだと思ってずっとやってきてるからそうだと思うんですよ。
だからね、全世代に同様にこう受け止めてもらうというのは文章の場合難しいですよ、やっぱり。
ですね。
だからあんまり過剰に敏感になりすぎない方がいいと思いますし、僕はやっぱりちょっと様子見ますかね。
そのメンバーとかコミュニティの人たちがどんな言い回しをするのかとか。
なるほどね、そうですね。
ご挨拶とか、例えば初めてお会いしてお礼をするみたいな時には別にそんな当たり障りないって言ったら変ですけど、
定型的なお礼のメールってあると思うんですよ。そういうものからやっていけばいいんじゃないかと思いますけどね。
特殊なことをやっぱり、その事情が空っぽなことをやろうとするとそういう難しさに悩むんだと思うので、
その頃にはでもそこまで相手も変な感じとかって思わないんじゃないかと思いますけどね。
ある程度仕事をしていってお互いが分かっていけば、そんなに気づかなくても、そこまで考えなくてもメールって作って送れると思うので、
結局はそういう人と付き合いの積み重ねだったりもあるんですかね。
でもふなわさんは悩んでるわけですよね、そこ。
でも初めての人に送る時なんですよね。初めての人とかまだちょっと意思疎通がまだできてないなっていう方だとすごく気を使って送るので、
なんかやたらさせていただきますが続いちゃってるとかね。いただきます、いただきます。
まあね、ご自達自はやるからね、人はね。
だからね、読み返して、こう変えよう、この表現にしよう、ちょっとこの一文入れて山盛りさせようとかなんかそういう。
おーすごいな。
時間かかるんですよ。あと懸命ね。
え?
懸命が結構。
あー懸命ね。
なんて懸命しようっていうね。長ったらしくてもおかしいしとか。
すごいですね、ほんと気遣いのふなさです。
どうもありがとうございます。
僕らって初めましての時は懸命はまず名前、自分の名前をまずすすみ括弧で区切って、小島です、すすみ括弧で閉じて、ありがとうございましたっていうだけですよ。
そうなんですね。
懸命に名前入れるってのはやります、でも。
15:00
でも一発でわかりますもんね。
初めましての時は。
向こうがやっぱりわかりやすいのがいいですもんね。
そうっていうのはね、最近僕自身も受け取るメール減りましたけど、言い方あれだけどお偉い方とかだとメール1日に何百通とかくるから、別にそんなにね、こまごま読んでないと思ってるんですよ。
そうですね。
だからむしろ簡潔で文章を減らして、わかりやすく言いたいことだけを端的に書く方がええんちゃいますのんって思ってますよ。
そう思いますのん?
でもそこであいつはちょっとサバサバしてるわとかドライヤーとかって思われてたりもするかもしれませんけどね、僕も。
でもそこで別の機会でちゃんと一卒ができていれば、きっとわかりやすくやってくれてるんだなっていうのはそう捉えてくれると思うんですけど。
ふなさんの悩みの解決になってるわけではないんですけど、僕の周りでちょっと、この方は僕の番組聞いてくれてるかどうかちょっとわかんないんだけど、よく出てくる例があるんですけど、メールがすごく美しい方がいらっしゃるんですよ。
もう丁寧な言葉で、男性なんですけど、自分自身の言葉は小声とか、主語が僕とか私とかじゃなくて、言葉はすごい綺麗で、例えば何とかしていただけると嬉しいですっていうのは、もうちょっと丁寧に言うと幸いですになるし、そこをさらに行くと後陣ですとかって流れです。
いっぱいあるんですよね、そういう綺麗な言葉っていうのは。めちゃくちゃ最上級に綺麗な言葉使うんですよ、メールでは。でもね、対面したら関西弁の人なんですよ。
その方はどういう職種の方ですか?
いやもう小売業の方ですよ。メールではものすごい丁寧。もちろんBtoBのね、外部とのやりとりでね、そんな儲かってばっかりなんて言わないですけど。だけどそのメールとめちゃくちゃギャップあるっていうのも、逆にキャラクターにしてしまってる感じがしてる。
だからさっき船田さんおっしゃったような、メールに補填して電話っていうのとか、ダブルで持ってるから、そういう人なんだなっていう感じなんやと思いますけどね。だから船田さんはもしかしたら今までの仕事の仕方と違うじゃないですか。2年目入りましたけど。より個人が立つというか、フリーランスとしての船田っていう形になっているので、まだ型が決まってないんだと思います。メールの。だから悩んでるんじゃないかなとは思いますけどね。
その人の言葉のチョイス、1回も私その言う人に出会ったことがないです。
割と男性的な表現かもしれません。
そうなんですね。
僕自身は使わないですね。意味は理解してますけど、逆に僕がそんな風にね、しょうせよとかって船田さん送ったらロスターってなるじゃないですか。
はい、そうですね。
その辺のね、でもこれでなんだろうな。下手すりゃ何これってなる人もいるんだと思う。知らんかったら。変なメールみたいな。
18:04
わかりづらいみたいな。あえてそんな難しいことを使ってきての?みたいな。その人にとってはそれが当たり前なんでしょうけどね。
丁寧に自分が経由を指標するとそういう感じになるんだけど、これも結局相手の克服力なんですよ。
ですね。
あとはまあ、メールだけで全てをうまく伝えようっていうのに若干の無理もあるんだとは思います。
本当そうです。
電話だけでも難しいし。
難しいし。
やっぱりこれ僕の考えを一応最後に言うので最終的にはまとめて欲しいんですけど、メールってお手紙じゃないですか。
お手紙って遠くにいる人に伝えるためにやってるじゃないですか。
はい。
お手紙を書くっていう。僕はやったことないけど、世代的には文通とかがあったんですけどね。知らん人と文通するみたいな。顔も知らん人とみたいな。
その時にね、その伝えたいことっていうのを直接本当はあって言いたいんだけど言えないとか、直接本当はお渡ししたいんだけどこのファイルをデータで送らせてくださいっていう時に使うものだと思っているので、
別にそこでお会いできる人であればそんなに考えなくていいと思うし、メールでしかやることができないんであれば、ごく標準的な言葉を使えばいいんじゃないかなと思いますけどね。
あんまりなんかここに間に入れたら柔らぐかなっていうことばっかり考えすぎてるとちょっとしんどそうだなと思ったんで、補助ツールやと思ったほうがいいと思いますよ。
そうですね。
相手がどういう時にそれを読んでるかわからないじゃないですか。だから、やっぱり簡潔には書こうと意識していて、なおかつまだちょっと仕事始めて間もない間からだと、やっぱりちょっと人と何がわかるような感じは入れたい。
そこがだから僕にはない講座誌なんだろうな。
でもどうしてもやっぱり一疎通がちょっとこれなかなか難しいなっていう場合はやっぱり電話で直接話すっていうこともありますね、いまだに。
両方使って、結局はメールも電話も円滑に進むための手段だったりもするから、メールだけ電話だけに頼らず、あとはそのどの程度一疎通ができてるかっていうのも多分感覚でわかるじゃないですか。
そうですね。
でもやっぱりいろんな方のいただいたメールとかで、すごくいい表現だなっていうのは、それはもう次回から採用ということで真似させていただくように。
たぶんそれが一番いいんじゃないですか。
そうですね。
うちにお便りいただくこともあるじゃないですか。
この言いまし素敵とかって言った覚えもあるし、それをじゃあ自分のものにたくってやろうというか、買ってやろうみたいなふうに思うわけですよ。
わかります。
そういうのを繰り返していけば自分の方も決まるし、結局もし苦労されてるんだとしたら、相手がその時どんなテンションかによって受け取り方も変わるし、
気遣いをしてることがプラスに働かない可能性もあるって考えたら、あんまりそこに悩みすぎない方がよろしいんじゃなくてと思いますよ。
21:09
わかったわ。
そんな感じですか。
どうですかね。上手な方は本当に上手だからね。
本当に上手。
どうやって上手になったんだろうなとか、逆に苦手意識が私もありますみたいな話があったら、それも聞いてみたいですけどね。
でもたぶんこれはビジネスあるあるの一つですよね、メールは。
あるあるなんだと思いますけど、本当は終わろうと思ってたけど興奮しちゃったんで。逆にめっちゃ分かりにくいメールとか一息めっちゃ困るんですよ。
分かりにくいメールっていうと、何が言いたいの?
分かりにくいメールっていうのはね、周り苦労すぎるなーとか思う時もあるし、苦闘点のタイミングが僕とちょっとシンパシーが合わないとか。
まあありますね。
こうね、難しいですよ、だから。
何が言いたいのか、何回も読み返せますね。これどういうことを言いたいのかって言ってね、時間かかっちゃう。
あんまりちょっと言いたくないですが、これ別にフラワーさんの知ってる人じゃないんで。
普段のコミュニケーションがチャットメインで、文字を打つとしたら99%LINEとかでやられてる方がたまにメール打った時に、もうね、対応がなかったメールが届いたことあるんですよ。
段落とか対応とかないっていう。
でも、幅いっぱいいっぱい、わーみたいな。
多分スマホで売ってるからさ、パソコンでやると。
それをメールで受け取った時に、自分で対応してみたから、読むために。
そんなに読みづらかったですか?
分からへんと思って、何が言おうって言うかよく分かんなくなったから、自分で対応して大事なところに色付けて、
あ、これ言いたかったんだ、みたいな。こういうことですよね、みたいな。
大変。
大変なんですけど、そこでね、僕は対応せずに、電話して聞いちゃってもよかったんでしょうね、本当は。
そこは僕の電話が苦手だから。
そっかそっか。
そういう回りくることするのもあるから。
うん。
全然ふなっさんの悩みは解消してないですけど。
いや全然いいんです。
そんな感じでした。
これは日々勉強です。
あれじゃないですかね、やっぱふなっさんも一冊書いたらどうですか?
小島先生とお呼びしますんで、これからは。
集筆活動、お疲れ様です。
頑張りますんで、はい。ではここまでお聞きいたしましてありがとうございました。
ありがとうございました。
23:42

Comments

Scroll