会議の本質と問題点
ファン化経営実践ラジオ～リピートは最高の集客方法
こんにちは、ストック型資格専門コンサルタントの高橋翔太です。
こんにちは、山本宏です。この番組は、顧客のファン化をベースに選ばれ続ける仕組みと関係づくりを、具体例と実践アイデアでお伝えします。
今回は、よくある経営者の悩みをもとに、高橋さんに実践的なアドバイスを伺ってまいります。
質問はこちらです。会議でよく現場が止まります。解消する方法はありますか?
これは僕の一番大好きなテーマというか、番組の都合上もうちょっと20分ぐらい喋らなきゃと思うんですけど、これ3秒で解決できますね。
回答としては。
でもこの会議が多い会社って日本の特徴だと思う。
まずね、会議をやめろっていうのが結論なんですけど、みんなが思っている会議って、みんなでそこで何か考えようって会議じゃないですか。
もうね、会議で考えるのやめろって話なんですよ。これが答え以上ってなっちゃうんですけど。
だから番組の都合上これじゃ短すぎるんで。
分かりやすくお伝えいただければと思います。
だから結局ね、会議っていうのは意思決定の手前の確認作業なんですよ。
だから会議対には必ずそのお偉いさんというか、社長じゃなかったとしてもですよ。
一般的な会社でいうところの部長とか係長とかわかりませんけど、何かその上役の方が同席されてて、その方にいわゆるこの議案を通すための場所っていうふうに考えるべきだと僕は思ってますね。
だから会議が始まる前に議論を終わっていかなくちゃいけないんですよ。
で、みんなその意思決定と議論を同じ空間でやろうとするから、多くの人数集めなくちゃいけないし、おまけにその何か途中で議論がしっちゃかめっちゃかなって進まなくなっちゃうんですよ。
なるほどなるほど。意思決定の場であると。議論の場は別で。
もうやっとけと。議論なんて別に10分で終わる議論もあれば、もしかしたら3ヶ月かかる議論もあるかもしれないじゃないですか。議論の最中を会議でみんなでシェアするって意味あんまないですよね。
はいはいはい。
思いません?昨日までずっと分からんすけど、今年のクリスマスプレゼントは何にしようかなと。社員に配るクリスマスプレゼントはじゃあチョコレートにしようと。ずっとずっと議論を重ねてチョコレート屋さんを探してこうやってこうやって決めてても、鶴の一声、誰かの鶴の一声でこれがクッキーになる可能性あるんですよね。
その偉い方の一言でということですね。
かもしれないし、いろんな都合でクッキーになっちゃうかもしれないです。大事なことは、じゃあその3ヶ月間チョコレートだと思い込んだ人たちが一生懸命チョコレートのお店とか探したここは、クッキーになった瞬間にこれはもう無に変えるわけですね。
はいはい。
だけどこのチョコレートのどこにしようかなっていうのを社員全員で共有する人って僕はあるのかなと。
なるほど。
だからチョコがいいかクッキーがいいか最終決定を社長にしていただくということであれば、そこだけ共有するもしくはどっちかになりましただけで共有すればいいじゃないですか。実行的な印象ですからね。
はいはいはい。
だからこれ会議で本当にもう今思い出してきてだんだんイライラしてきましたけど、もう嫌いなキーワードトップ10、ビジネス上で嫌いなトップ10にみんなで考えようっていう言葉があるんですけど、これ聞いてる方もし使ってたら申し訳ないんですけど、もうこの瞬間から封印していただきたいと。
非同期型コミュニケーションの勧め
みんなで考えようってなんやねんと。まずお前は考えんのかと。もし言うんだったら俺はこの案に関してクリスマスプレゼントはチョコレートがいいと思うんやと。なぜならば高校高校で自分の体験としては昔チョコレートまだ嬉しかったこともあるし、せっかくやからねクッキーとかでちょっと安っぽい感じもするじゃんって。
チョコレートは高級感もあるやないかと。もらって嬉しいみたいなところもあるし、もし本人がプレゼントした社員がチョコ食べなかったとしても絶対それって多少日持ちもするし、友達とか内衣に配られたときにも喜ばれると思うから、贈答品としてはチョコレート俺はいいと思うと思うと。じゃあみんなはどう思う?だったらまたギリギリですよ。
もうね、頭を回転することを忘れたアホな上司ほどですね、みんなで考えてとか言うんですよ。みんなで考えていいやんとかね。そんなん出るわけないやろってね。
なんかみんなで考えたらみんなが納得するんじゃないかって思ってる方がいらっしゃると思うんですよ。
ああ、それもあるね。そんなことないですからね。そんなことない。それを会議でやるなんてもう本当ね、非生産性の塊でしかないから。
なるほど。
じゃあ例えばいいですよ。みんなで考える大好き社長がいて、みんなで考える会議をやってくれてもいいですよ。
じゃあその会議1時間で何本のコストをかかってるかってことを計算できる人が結構多いんですよ。
なるほど。
1時間使いました社員全員の時給とあなた社長の時給を足したら恐ろしい金額になると思うんですね。
確かに。一会議でものすごい金額になりますよね。
だって例えば時給5千円の子を10人使ったら5万でしょ。社長の時給が5千円ってことも絶対ないと思うんで。
仮にここが5万としたらもう10万円ですよ。1回のみんなで考えようというしょうもない会議は10万円かかるんですよ。
10万円あったらさっきのチョコ絶対買えますよね。ということは経済的に見るとチョコを買うという意思決定においては会議をしようがしまいが実行しても会社側の損失って一緒なんですよね。
なるほど。
10万円分の会議代が本当に10万円かかるんだったらですよ。勝手に意思決定して10万円チョコ買ってきて社員がこんなのいらんって捨てられても10万の損失だし。生産性のない会議に10万円投入しても10万円消えるだけなんで。どうせ消える10万円だったらチョコ買った方が良くないみたいな。
そうですね。決められる人が決めて進めた方がいいですね。
じゃあ果たして会議って何のためにやるかって言ったら共有ですよね。
情報の共有。
だから俺がチョコを買いますと。だから俺はその日例えばねクリスマスの日にいません社内に。チョコを買ってきて会社のどんどんどんどん10万円分のチョコが業者から送られてくるわけだけど。送られてきてこれどうしたらいいんやと。社員困るじゃないですか。
だからこれはプレゼントやと。いかなるこういう方法で共有して届けてほしいってことをちゃんと伝えなくちゃいけないじゃないですか。
このことを伝えるためにもまた一人一人の僕が説明とかしてるとめちゃめちゃコスト悪いじゃないですか。
そうですね。
さっきのリクエストで5万かける社員分いるんですよ。
社長さんの時間取られます。
だからこれを一体ただ共有するために会議っていうのがあるんですよ。
なるほど。
意思決定しました。あるいは意思決定したことを伝えますと。これだけでいいんですよ。
なるほど。
そう考えたら会議の時間自体も今まで1時間ぐらいいるんちゃうかなと思ったのが15分でそうかもしれないし。
もしかしたら会議っていうのもこのままして膝を突き合わせなくても今だったらズームとか電話の複数会議とかでもいいじゃないかもしれないですね。
今だと文章を回すことがデジタルで簡単にできるようになっちゃうから。
そうそうチャットとか使ってね。
僕は完全にチャットをお勧めしてますけど、なぜかというと多くの場合1日10秒ぐらいはパソコンとかスマートフォンの画面でチャットの中を見ることぐらいできるじゃないですか。どんなに忙しくても。
ということは実際に膝突き合わせて物理的に顔を合わせてやりましょうねって大事なことは重々承知してるんですけど、これをベースで会議を全部やっていくと会議のために集まらなくちゃいけないじゃないですか全員。だから会社が止まっちゃうわけですね。
前後を調整しないといけない。会議のために。その時間だけじゃなくて。
しかも全員が都合がいい日を合わせなくちゃいけない。結構大変じゃないですか。
でもこれ例えばチャットとかだったらその人が個人的に空いてる時間で見てもらったら済む話になるので。こういうのは僕は非同期型のコミュニケーションって言ってるんですけど。
この非同期型のコミュニケーション絶対うまく使わないといけないんですよ今は。場所も時間もそんなに共有しなくてもかすってるぐらいだったら情報を共有できるじゃないですか。
1日例えば12時間とか時間軸の中でどこかで見てもらえばいいみたいな。普段は自分の仕事集中しててちょっと手が空いた時に見たらこういうことかみたいな。
っていう風にやっていくとこの時間っていうのとその業務の内容っていうのとあるいはその意思決定をしていった内容を共有するっていうのがかなり円滑にできるかなと思いますね。
情報共有の重要性
確かに。情報によっては実際に会ってお話しすることが大事なこともあるかもしれないですけど、そのチャットで伝えた方が圧倒的に効率的な情報っていうのはありますよね。
しかもこれだいたい取引先とか僕も基本的に電話とかもうダメって言ってるんですよ。必ず文書読んでって言ってるんですけど。なんでそれを言ってるかっていうと電話とか会議とかでコミュニケーションを取るとやっぱりまとまってない状態で会話しちゃうことって結構あるんですよ。
でも文書を書こうと思うとやっぱりちょっと考えるじゃないですか。頭の中にあるものをそのまま書き出すんじゃなくて、ちょっとこうこの内容でいいのかな、この伝え方でいいのかな。一回書いてみたらこっち伝わりにくいかなと。ここで推考が入るじゃないですか。リライトね。これがでかいんですよ。
なるほどなるほど。 友達とのLINEとかのグループで会話するんだったらそれいいねぐらいの適当な情報量でいいと思うんですけど。やっぱりその同じことを伝えるんでもこの書き方で伝わるのかなとか。あるいは相手から送られてきたその文章を見て感情的に嫌だとかいうんじゃなくて、どういうことなのかあるいはなんで自分は嫌と思ってるのかなってことをちゃんと振り返ることができるっていうのは僕逆に精度が上がるなと思ってるんですよ。
なるほど。その電話をかけないっていうのは相手の時間を取ってしまうからで電話じゃなくてメールにするっていう方は聞いたことあるんですけど。確かにメールにするとおっしゃる通り一回読み直しますしこれ伝わらんわと思って書き直したりもしますもんね。
なるほど。 そう書いてるうちにこれは本当に大事なことじゃないなってことがあったりするじゃないですか。だからここなんですよ。この頭のトレーニングができるっていうのが僕はやっぱり大事なことかなと思ってて。だからこれ嫌がる方いるんですよ。
取引先でもスタッフでもね。でもそういう人ってだいたい言葉を選ばずに言うとあんましそういう意味での頭の良さがないんですよ。だから考えてないんですよ。考えれないんですよ。
会議とかにも来るし、すごい仕事やってるふりをするの得意なんですけど、実際にちゃんと考えたことを頭に整理して出せるかっていったら苦手な方が多いんですよ。そうやって結局考えてないんですよ結論。
なるほど。 考えてないんですよ。考えてないのがバレるの嫌なんで。だから無意識的にそういう非同期型のコミュニケーションに参加しない人結構多いっすね。
ちゃんと遂行もできますし、時間も取られないので現場が止まるってことがまずなくなりますよね。空いてる時間に自分の必要なメッセージを確認できますから。しかも今はデジタルでこの人まで見れるとか、この人は見たらダメとかいうふうに権限の調整までできるじゃないですか。
これはでももう手法の議論だったよね。さっき言いたかったことは、要は本当に会議とかを開いて本当に価値あることをやってくれてる人やってくれない人っていうのが、旧来型の会議システムだったら分かんないっていうか、
ただ居眠りしてる奴はダメで、「はい、いいですね。社長のおっしゃるとおりです。」っていうふうに元気よく返事してる奴はすごそうな感じがするじゃないですか。
そうですね。意見出してなかったり考えてなかったら一緒ですもんね。
そう。はいはいって言ってても、そいつにじゃあいいアイデア出してとかって言ったら、本当はそいつ考えてないから言えない。だけど会議帯だったらそれがごまかされちゃうんですよ。
なるほど。
なんか15分前に椅子に座ってる奴はちゃんとしてる奴だみたいな。分かります?何ならスーツビシッと決めてたらあいつはできる奴だみたいな。そういうふうなところで僕らごまかされちゃうじゃないですか。
でもチャットだったら寝てる奴も多くてめちゃめちゃいいこと言うかもしれないですよ。たまたま今寝てる時なんですよ。
なるほど。
だからその本当の意味で人間のスペックというか頭の中で考えてることの素晴らしさをアウトプットできるかどうか。逆に言ったらアウトプットがあるからこそ頭の中でちゃんと考えてるんだろうなってことが分かるっていう。
そういう僕はリトマス試験紙的な意味で言うと文字にさせるっていうのがめっちゃいいですよ。
確かに言語化することで考えはかなり整理されますからね。
会議の問題点
されるしね。でも言語化することが苦手な人っているじゃないですか。これってやっぱり残念ながらこれ言うとちょっと語弊があるかもしれないですけどそこまでの歩んできた経験というかそれまでの受けてきた教育とか会社の中での自分の今までのポジションとか全部やっぱ影響して今がある。
もちろん今苦手でもこれから努力されたらその方が変わるってことは絶対あると思うんですけど今今の評価を僕ら経営者って霊国に判断しちゃうといけない時ってあるじゃないですか。それ見る時には結構僕はその文章を見たら分かりますね。
なるほど。
優秀そうに見えてても何が言いたいのかよく分かんない文章を送ってくる人は多分この人あんまり優秀じゃないんだろうなと。
なるほど。
だって気づけるじゃないですか。この内容だったら誤解もないかなと。この日本語ちょっと表現し間違えてもちゃうかなと。そういったところに気が回らないってことは一時が万事全部気が回らないんですよ。
なるほど。
それをパワープレイでごまかされてるんですよ僕ら。
笑顔が素敵と。
そうそうそう。それも能力だけどね。能力だけど今日のテーマでその会議をどうやって円滑にするのかってところに落とし込んでいくとそういう人をいっぱい会議で呼んでも結局精査性は上がらないんですよ。
なるほど。
笑顔してきてニコニコしてても何も意味ないじゃないですか。
会議では。
会議では。僕がそこの意思決定権者だったらニコニコされたとって意思決定には何の影響力もないんですよ。
なるほど。
だからみんな騙されたらダメですよ。
まだ今回のテーマのその会議が多く現場がよく止まりますとで解消する方法はありますかというところでまずはその非同期型のコミュニケーションを導入してみてそれでみんなを鍛えていくと。
非同期型への道
そう。だからそこで議論を終わらせて意思決定だけ会議してもいいし。
はいはい。
なんならしなくてもいいと思いますよ。僕100人ぐらいの組織を経営してますけど全体会議なんて年に1回やるかどうかですよ。
なるほど。
ほとんどチャットで成立します。
はははは。
整理していくとそこまでシンプルにできる。
本当にそうなんですよ。だって会社経営の現場ってちっちゃな意思決定の集合体だと僕思ってるんですね。
はい。
でっかい意思決定がボンボンボンってあるんじゃなくて1日の中にもしくは1時間の中にちっちゃなちっちゃな意思決定がいっぱいいっぱい積み重なって積み重なってなんだかよく分からないみんなで考えるようになるんですよ。
はははは。
だからその本当に因数分解していって素数にしていくとほんとちょっとのことですよ。
なるほど。
このクライアントから来てるメールにだれださんメールしといてこれを指示命令系統しなくちゃいけないっていう上司の意思決定だしそれを受けた部下の人が分かりましたっていう意思決定じゃないですか。
でもこれを意思決定をしない状態ってどういう状態かって言ったらだれださんっていうクライアントが来てるメール誰か対応した?聞くみたいな。いや対応してないです。あ、そっか。それが2,3回重なってくるとじゃあ会議をして役割分担をしようとか言うんですよ。
はいはいはいはい。
役割分担なんて別にそんなことしなくていいと思うんですよね。
はははは。
発生した瞬間にやっとけやっとけやっとけって言えばいいじゃないですか。
なるほどなるほど。
それなんで言えないんですかって言ったら今その上司のある上司の目の前にやっとけやっとけって言う人が目の前にいないからですよ物理的に。
リアルの会議でしかコミュニケーション取れない人はね。リアルでいないから指示できないんですよ。でもこれは全部さっきチャットとかのテキストコミュニケーション。
ヒドキ型のコミュニケーションに慣れていくと送るだけですからね。めっちゃ楽じゃないですか。明日目の前にいなくてもいいんですよ。
何日までにやっといてねでいいですよ。
ああそうそうそうそう。めっちゃ楽ですよ。
なるほど。
別に家で酒飲みながらでも指示出せるじゃないですか。
はいはいはいはい。
何でもいいんですよ。って考えたら多分上司の方も社長も多分めっちゃ楽になると思うんですよね。
そうでしょうね。で従業員も楽になる。
面白くなくていいですよ。余計なこと聞かんでいいし。
はいはいはい。やっぱり自分が会議のためにここ開けておいても部長さんがそこダメです。何日開けてくださいってなって。
で業務調整せなければいけないことって皆さん経験あると思うんで。
あるあるある。だって日程調整するだけのやつがいるじゃないですか。社員でなんか。
あんなんもうね今やったらもうなんかあの調整さん的なやつ。
はいはいはい。
あのアプリとかで代替できるじゃないですか。一瞬で終わりますよね。
確かに。
ってかもううちとかだったらあれですよ。社員全員でグーグルカレンダーでスケジュール入れるんですけど。
はい。
全員で共有し合ってるんですよ。だから一日開いてますかっていうその確認すら疑問ですと。
なるほど。
見りゃ分かるでしょ。
はいはいはい。
でリアルタイムで予定って変わるじゃないですか。変わったのも全部リアルタイムでグーグルカレンダーに反映されていくんで。
はい。
分かりますよね。
なるほど。
だから僕の指示は部下に。
はい。
例えば仮に会議をしなくちゃいけないじゃないですか。俺を含めたここまでのメンバーで直近で空いてるところでスケジュールを抑えると。
はい。
以上です。会議開かれると。
はいはいはい。
それはみんな予定スケジュール公開してるんで。その公開してるスケジュール偶数言ってなかったら全員参加できますもんね。
なるほど。その会議を減らせって一番初めにおっしゃってた意味がよく分かりました。
そうでしょ。
そのいらない会議をたくさんやってるから。
そう。
で他に代替するアイデアも今日いろいろお聞きしましたので。
青写真と実践
だから会議の数をまず週に1回。その次のフェーズとして月に1回。最終的には年に1回ぐらいにするぐらいの気持ちで取り込まんと、これ多分変わんないでしょうね現場が。
なるほど。
はい。
けどそこまでやっても現場が回るような仕組みが今できるってことですよね。
そうそうそうできるできる。何にも難しくないですよ。
なるほど。
後やるかやらんかだけですからね。
はい。
そんなにこにこして元気はいはいっていう奴らに囲まれてなんとなく今日充実感味わいたいなって言うんだったら今まで通りのどうぞそういう旧来型の会議やってくださいと。
はいはい。
ただ何にも多分進まないと思うよ。
確かに。
だって何も考えてないんだもんみんな。
というわけで今回のトピックは以上となります。本編の内容が日々の経営に少しでも役に立てば幸いです。
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本日の内容は以上となります。ファン化経営実践ラジオ番組パーソナリティの高橋翔太でした。
山本博史でした。さようなら。
山本 さようなら。
