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ちょいさきトーク,あなたよりちょっと先歩いてきた人のWebと仕事の話。 この番組では、フリーランスでWeb制作をしている私、けいが、上司じゃないけど、ちょっと気軽に話ができる隣の席の先輩な立場でWebと仕事について語ります。
さて、今ですね、ちょっととあるお客さんで、新しく施設をオープンするというのが今進んでまして、そのウェブサイトを今、私、担当させて制作を進めているんですけれども。
4月1日がオープンになるので、花屋さんに行きましてですね、開店祝い,開業祝いの誇張欄をですね、注文をいたしました。
なかなかですね、Web制作の仕事って新規開業のタイミングで開業前にお話が来ることって意外と少ないのかなと思っていて、ある程度事業が均等になったところで、
じゃあサイト作ろうかっていう話になるので、開業開店おめでとうございますとタイミングで関わることっていうのが、案外少ないのかなというふうに思っています。
なので、もうすでにお付き合いになる会社さんが新規で出店するとか、そういうパターンとかですね、バーンと移転するとかはあるんですけど、
なかなかですね、その昔まだフリーランスとして駆け出しの頃って、お花を送るっていうところまで気が回らなくて、
他の例えば金融機関さんとかですね、他の税理士さんとか、あと出入り農業者さん、飲食店さんとかだと、
重機とかですね、あと食材仕入れてるところのお取引先さんとかから結構お花が来るということが目にしまして、
あ、こういうのをちゃんとこうできる大人というか、社会人にならないといけないのだなというのをすごい思ったことがありまして、
で、前は慌ててバタバタと、あ、そうだお花を用意しなきゃみたいな感じで、
当日伺うタイミングの時に慌てて用意するみたいなこともあったりしたんですけども、
こういうのをですね、ちゃんと事前にお手配をしておくというのが私もできるようになったということと、
誇張蘭を用意できる立場になったというのがすごいちょっと感慨深かったです。
あの、これ、ここでお話しするのもあれかなと思うんですけど、
お花の相場もですね、かなり値上がりがしておりまして、高いんですよね、特に誇張蘭なんか、
普通のフラワーアレンジとかでもかなり値上がりをしていますし、
誇張蘭も作っている業者さんがかなり減ってきているというのをですね、お花屋さんが言ってまして、
ああそうか、そういう事情があるんだなと、なかなかお花の業界も大変だなというのをすごく感じたところであります。
さて今週はですね、年度末に関するあれこれをお話をしているんですけれども、
この後本編に入っていくんですけれども、
昨日と同じで、本編部分は出先でiPhoneから収録をしていますので、
ちょっと音質が悪かったり、音にムラがあったりとかっていうことがあるんですけれども、
その点はご了承いただければなと思います。
それでは引き続きお楽しみください。
さて今週はですね、年度末そして新年度を迎えるにあたって、
組織で人の入れ替わりがあるときにまつわるあるある話をしています。
昨日はですね、クライアントさんやお取引先さんの担当者が変わるときのあるある話について話をしてみました。
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その中でですね、担当者さんの窓口になっていらっしゃる方が、
社長みたいな決済権を持っている方ではなくて、
従業員の方だったりするケースなんかは特に、仕様書とかドキュメントとか、
こういうのやっぱりちゃんと整えておくのが大事ですよという話をしました。
今日はその続きでですね、最近私の中でちゃんとドキュメント化をするというのをですね、
今まで正直サボりがちな部分ではあったので、
かなり意識をしてサボらないようにちゃんとやっていると、
そういう取り組みについて話してみたいなと思います。
こういうドキュメント作りはですね、忙しいときほど役に立つというのがありますので、
苦しくてもやっぱりやっておくべきだなと、
そこはちょっと辛いところ、体に鞭を打ってでもやるべきだなというふうに思います。
幸いですね、最近皆さんお感じのように、
生成AI、これのおかげでドキュメント作りっていうのが本当にやりやすくなりました。
私みたいなですね、ドキュメント作り腰重くて、
もういいやみたいな風になってしまいがちな物草さんはですね、
AI の力を借りてドキュメントを作るというのを是非習慣にしていただけること、
後で絶対に自分を助けるなというふうに思います。
特に担当者さんが変わるときって、このサイトってどういう構成でしたっけとかですね、
アカウントが誰のアカウントがありましたっけ、
この人のアカウント消したいんですけど、どういう権限になってましたっけとか、
そういったものを確認したり、説明したりする場面というのがありまして、
そういう時にやっぱり一時データの方を見に行くのではなくて、
まずドキュメントの方にまとまっているというのがありがたいなと、
助かるなというのはそもそも感じます。
最近はですね、特に私はWordPressの案件が多いので、
WordPress案件をやるときに必ず一番最初にこれを作るっていう、
ドキュメントのテンプレみたいなのを今更なんですけど作りました。
中身はですね、シート分けしてまして、まずユーザーアカウント一覧。
ここはWordPressの方で作成したアカウントっていうのを一覧にしています。
その中でですね、まずアカウント名、メールアドレス、
これは誰なのかっていうののフルネームを書きまして、
さらにこの人はどこの組織に属している人なのかというのも書きます。
元桶さんの会社があって、その会社のメンバーとして加わっている場合は、
そこの会社の名前を書くと。
これもですね、あれ私自分ところのヤンゴで紹介してたっけ、
それともなんとか会社さんの一員みたいな感じで行くんだっけっていうのがですね、
ちょっとどっちだっけっていうのを私も思う時あるので、
それを自分が思い出せるという意味でも所属っていう列を設けました。
パスワードは基本は入れないですね。
パスワードはもう1アカウントで自分で管理してもらうという風なルールにしています。
よくあるのがですね、WordPressだと一つ管理者アカウントを作ってそれを渡しして、
それを関係者で使いますっていうのをやっている場合も多いと思いますし、
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実際そういう風になっている案件も今まで多かったんですけど、
この運用をもうなるべくやめるように私の関わった案件はしています。
面倒でも1人1アカウント。
メンバーが入れ替わった時はもうアカウントを変えるというのを100%できるわけではないんですけど、
なるべく徹底するようにはしています。
お客さん用のアカウントを作った場合はそれを作って、
それを管理者権限なのか編集者権限なのかというのをリストにすると。
これを最初に作っておけばパートナーさんに依頼する時にですね、
このリストでアカウントを作っておいてというのをお願いすることもしやすいですし、
クライアントさんのほうで作った場合にですね、
こっちが作ったのかクライアントさんのほうで作ったのかっていうのが、
リストとの差分を見ることによってどっちが対応したのかっていうのも明らかになりますので、
このユーザーを管理のドキュメント、これは本当に作ってよかったなと思っています。
もう1個がですね、ワードプレイスの場合ですと、導入したプラグイン一覧、これも作りました。
まず初期の導入段階でどのプラグインを入れたのか、
テスト環境と本番環境にそれぞれこれが入っています。
テスト環境にだけ検証用で入れるプラグインというのもあるので、
それはその旨がわかるようにテスト環境というところにだけチェックが入っているような、
そういったシートを作っています。
あとからですね、クライアントさんもしくは他社さんが入ってプラグインを
ガンガン足されるということもあったりするんですけれども、
その時に、あれこのプラグインどっちが入れたんだっけ、誰が入れたんだっけというのがですね、
わからないと、だから責任の所在の問題に関わってくることもあるので、
納品時このプラグインで納品しましたよっていうのをちゃんとドキュメント化しておくっていうのが大事だなというふうに感じまして、
最近は納品前に必ずプラグインリストを作るように、これ私1週間間を今したところです。
あとは制作案件の場合はサイトマップですね、どのページを作ったかっていうの、
これは別でスプレッドシート、もしくはエクセルとかで来てる場合もあるので、
そういうのがある場合はわざわざ同じブックにしないこともあるんですけど、
ユーザー一覧、プラグイン一覧、ページ一覧みたいなのはもう1セットで管理をするととてもやりやすいなというところに行き着きました。
でですね、こういうのをやっぱりですね、作っておいてよかったなというのが、
忙しい案件とか動きが多い案件ほど、後から2年後、3年後とか作っておいてよかったなって思う日がきっと来るので、
ここに規模が大きくなるとクライアントさん側の担当者さんが変わって、
クライアントさん側で引き継ぎがうまくできてないっていう時にこちらに質問が来た時に明確にお答えもできますし、
ここを見てくださいねーってパッとお渡しをすることで説明の手間も省けるので、すごく助かるというのが本当にあります。
今スプレッドシートもですね、見やすいスプレッドシートを自分で色付けとかしなくても自動で整った表を作ってくれたり、
プロダウンで項目の選択ができるようなものもパパッと作れちゃったりするので、
そういうのを活用して1つテンプレ作っておけば後使い回しができますので、年度末の忙しい時期だからこそやっておくといいと思います。
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もちろん忙しくない時期にあらかじめ準備しておくのが一番ベストだと思うんですけど。
それらがあるだけで今後起こるべき担当者さん変更、数ヶ月後のメンテナンス、久しぶりの回収、
いきなり現れる他社さんからの問い合わせなどなどにですね、対応がだいぶ楽になりますので、
ぜひぜひ何かやってないなと思っていらっしゃる方がいましたら、
ぜひ簡単なものからでいいので作ってみるというのを始めてもらうといいかなと思います。
さて、これをお聞きくださっているリスナーの方はですね、案件のドキュメントがちゃんとやっておりますでしょうか。
作っておいてよかったなぁと助けられた経験とかありますでしょうか。
もしそういったエピソードありましたら、ちょいさきトークのハッシュタグとかおたよりフォームから教えていただけると嬉しいです。
今日も最後までお聞きくださりありがとうございます。
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それではまた明日。
