![[Biz]自動化の取り組み方と方法](https://d3t3ozftmdmh3i.cloudfront.net/staging/podcast_uploaded_nologo/11440739/11440739-1728446782313-2aa012d124e5b.jpg)
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B2BコミュニケーションとB2Bビジネス談話 コロンバスプロジェクトの尾形です。
この番組は、B2Bのセールスとマーケティングを中心に、コンテンツ、ビジネスコーチングなども含めたコミュニケーションの領域をテーマに、およそ1回15分ほどお話ししています。
ぜひお楽しみください。では、どうぞ。
はい、どうでもいい話です。時計の修理という話をしますが、
もう20歳の誕生日で買ってもらった時計があるんですよね。
もう25年使ってるわけなんですけど。
まあ、ちょいちょいちょいちょい使ってると自動巻きの時計なんで、壊れるというか、修理に出すんですよね。
コロナのこともあってか、もうだいぶ出してなくて、もう3、4回目くらいなんですけど。
5年に1回で20年でしょ。
ここをですね、7、8年くらいちょっと出してなかったんですが、
そんなむちゃくちゃ高いわけではないんですけど、時計としてはですね。
でも1万、2万とかではなくて、金額がするものを親に買ってもらった20歳の記念で買ってもらったものではあるんですけど、
それがですね、修理で本体で買った時の金額の7割くらいの見積もりが出てきてですね。
これはちょっと買えないなと思ってしまって、
修理ができないなと思って、ちょっと今ペンディングしましたっていう。
デパートの修理センターに行ったんですけど、7割ですよ。
それでも出そうかなという気もしてるんですけど、一旦ちょっとやめましてですね、悩んでます。
7割ってことは、もし1万円だったら修理に7千円かかるって言われるわけですよ。
そしたら新品もう一個買おうかなって思いますよね、さすがにね。
毎回毎回ですね、3万円から5万円くらいかかってるんですよ。
でも5年くらいあって3万円かかるとかは全然しょうがないかなぐらいに思うんですけど、
7、8年ブランクはありましたけど、ちょっと金額的にもっと大きいんですね、全然。
なのでやめてしまいました、時計の修理。
でも時計ってやっぱり何でしょうね、止まってしまったら価値はなくなってしまいますけど、
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何でしょうね、時計ってすごくないですか、時計って。
その話はまたしますが、時計の修理で結構な金額がかかって今ベンディングにしましたっていう話でした。
本当どうでもいいですね、すいません。では本題行きます。
B2BコミュニケーションとB2Bビジネス団はコロンバスプロジェクトの尾形です。
今日はですね、セールスとマーケティング周辺の自動化の取り組みと方法という話をします。
私自身のバックボーンとしては、ウェブの制作とかウェブマーケティングなどもあるんですけども、
もう一つがですね、比較的人数が多い業務、クリエイティブ業務とかですね、コンテンツを作るとか、
以前やってたのは一番大きいものですと採用メディアとかですね、飲食店のポータルサイトとか、
あとは紙物でいうと1000ページぐらいのカタログとかですね、最近もうないですけど、
そういったものがなくはないか、だいぶ少なくなってきてますけど、紙のカタログですね。
そういったものを作ることをですね、結構な人数が関わって組み立てていくということを整理して、
どのようにしてミスなく運営していくかということを工程を作ってですね、設計してみたいなことをやっていました。
そのあたりの経験などがあるので、エクセル大好きだったりもしますが、業務の自動化とかですね、
作業業務、あとはオンラインでのデータの取り込みとアウトプット、みたいなことっていうのは結構日常的にやってますと。
ChatGPTもそのような観点で行っていますが、この自動化の取り組み方と方法というのを少し話してみたいなと思います。
というのも今担当しているプロジェクトでですね、すごいシンプルなんですけども、
メールを取り込んで、そのメールの内容がリード獲得だったり問い合わせだったりとですね、
フォームのデータなんですけども、ちょっとそのフォームのプログラムとは別のシステムに取り込まないといけないということで、
自動化処理のプログラミングを今SFAの中にSalesforceで組み立てをしていますね。
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Flowというのを使って組み立ててるんですけども。
それですとか、あとは先日あったのは、展示会の名刺と営業ヒアリングシートを文字起こしして、
それをスピーディーに正しくマッピングしてExcelに整理してアプローチを開始するというようなことがあったりしました。
数百枚ですけども、やっぱり時間かかったりするんですよね。
どちらも想定外のことが起きていて、わーと思ったりしたんですけども、
ここでどんなことを考えて自動化を組み立てるかということがあります。
それはですね、結構営業でも特にマーケティングなどは非常に活用できるので、
ポイントだけでも頭に入れておくと役立っちゃうかなとかって思ったり、
私も改めて整理をしてみるとここが良くなかったんだなってことがあったので、そんな話をしてみます。
まずは各業務っていうのをある程度分解をしていきましょうっていうことなんですけども、
あと分解っていうことで言うとですね、どんな軸で分解するかっていうのがあって、
一番シンプルで、小さい規模で言ったら一番シンプルなのは、まず人が一人でないことがほとんどだと思うんですが、
人が一人でないときは人ですね。誰が何をするのかということ。
あとは誰がどういうインプットを、どのようなアウトプットをするのかってですね。
人というものが、もしくはExcelなり自動化プログラムでもいいんですけども、
そんな自動化プログラムができてない場合はやはり人の手がインプットとアウトプットをしてるわけですよね。
その2つがどういうものなのか。何をインプット、何をアウトプットするっていうことを把握する。
あとはステップですね。ステップと順番なんですけども、
このインプットとアウトプットをどういう順番でやることが一番スピーディーに進められるか。
平行でパラレルで進められることってないのか、あるのかなどを確認していきますと。
チェック工程もインプットとアウトプットなので、そういったことを整理していきましょうっていうのがありますね。
人とインプット、アウトプット、あとステップ。
もうシンプルに言うとこんなもんですね。
一番問題になってくるのが、一番抑えなければならないことっていうのが、実際のところがインプットなんですよね。
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インプットが正しくないことがほとんど業務が大変になってしまうので、正しくない、もしくは整理ができてないですね。
多くのオンラインのサービスって、このインプットを整理するオンラインサービス、SaaSサービスって非常に多いんですよね。
インプットが重要なんです。アウトプットのためにはインプットが重要で、
このインプットが正しければ人の手を返してもそんなに大変じゃないんですけど、
インプットが正しくない状態だとすごく大変だっていうことですね。
なので視点としてはインプット、自分の前工程を、自分が受け取るときのインプットデータを整えるっていう視点で自動化に取り組むといいことが多いですよっていう感じですね。
私の失敗をちょっとお話をすると、名刺と営業ヒアリングシートを整理して、
フォローアップのマーケティング後のインサイドセールスですね。
フォローアップのメールとコールをするっていうプロセスの中で整理しないといけなかったわけですよ。
でもまず第一に名刺と営業資料の整理がちょっととちってしまったわけですね。
エラーが出てるみたいな感じです。
名刺と営業資料がホチキス止めされてただけだったんですよ。
驚きみたいな。
ホチキスが分かれてしまったら、もうどれがヒモ付いてるのか分からないって物理的にそれだけだったんですね。
結局それナンバリングして手作業で全部ヒモ付けをして再度整理したんですけど、
そうすると今度名刺と営業ヒアリングシートっていうのを2つ入力しないといけないことになるわけですが、
それを入力してまた今度確認しないといけないんですよね。
ステップとしては業務設計してそのインプットを整理して、
そのインプットしたもの、名刺と営業ヒアリングシートを文字起こしをして作業するわけですね。
その後の見直し工程ですね。
見直し工程で見直しってやっぱりむっちゃ大変なわけですよ。
書いてあることって正しいかっていうズレが起きてないか番号ズレが起きてないかとかも含めてですね。
やらないといけないわけなんですよね。
それが整ってExcelで揃ったら届くわけなんですけど、
この見直しと先ほどのインプットがうまくいってなかったので大変でしたと。
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見直しの工程もですね、よくあるVerifyって言って、
2人の方が作業をして2人が同じく間違えるっていうのは少ないわけなんですよね。
なのでちょっとでも間違ったら差が出てくるので、
その差をつぶしていけば正しいものができるわけなんですが、
それをExcelでやってたわけなんですけど、
半画スペースとかでもですね、やっぱりExcelくんは違うものとして検出してしまうので、
ほぼ同じものは違うものとして抽出されてしまったなどもあってですね。
結構膨大な量のチェック。
ほとんど変わらないければもう片っぽに集約してしまえばいいんですけど、
想定以上に時間がかかってしまったっていうのが結構ありました。
なのでこれは設計が、今回のこのミスはですね、
設計が正しくうまくできてなかったなと思うんですが、
次のときにはだいぶ整理して、
Excelのですね、Excelで作業してたそこもちょっとよろしくなかったなと思うんですけども、
そんなことがありました。
そうですね。
もう一つはSalesforceのほうはもうメールで情報が入ってくるんですけど、
テンプレがですね、結構様々でその整理をするので時間がかかってしまったり、
あとはSalesforceの自動化の処理の癖っていうのがあるでですね、
そこで大変だったっていうのはあるんですけど、
後者のほうが楽ですね。
その後の挽回がですね、人の手じゃなくてデバッグでのチューンナップで完成していけるので楽なんですけど、
リアルのものをデジタル化するってやっぱり相変わらず大変だなっていうのを
久しぶりに取り組んでみてですね、思いましたと。
そして何よりやっぱりインプットを整理するってことが一番かなり重要で、
そのインプットが正しく、このインプットをこうしてくださいとかですね、
インプットをこのようにしようっていうことを事前に設計しておくと、
こういう業務っていうのは圧倒的に早くなるし、
自動化にも取り組みやすいですけど、
インプットを整理するだけでですね、人の工程、人の業務って正直な話倍速ぐらいにはなるんですよね。
なのでインプットを整理せずに作業スピードでやろうとすると大して上がらないんですけど、
ちょっとした工夫で先ほどの反隔スペースのルールを作るとかですね、
うまくいかないインプットがどういうふうに正しければスループットが高まるのかっていうことを考えると、
かなり業務っていうのは効率化できるので、
チャットGPTとかですね、なんかSaaSを活用するとかっていうことは全くしなくてもできることってむちゃくちゃありますよっていうことでもありますが、
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インプットをいかにして整理するかっていうのは非常に重要な視点かなというふうに思いますので、
私も今後改善していきたいなと思います。
今日はちょっと業務的な話でした。
自動化の取り組み方と方法という話をさせていただきました。
インプットを直していきたいなと思います。
今日は以上です。
ではB2Bのコミュニケーションということで今後もお話していきたいと思います。
ではでは。
