生成AIのビジネスメールへの活用
今日も一日、ありがとうございました。
この放送はWeb3にハマった建築設計者が仮想通貨やToken MetaverseなどのWeb3の話と
時々建築の話、最近はAIの話をちょっとする放送です。よろしくお願いします。
今日はビジネスメールの作成に生成AIを活用するにはどうすれば良いかというお話をしたいと思います。
そうですね、ビジネスにおいて、ビジネス×生成AIみたいな文脈でメールの文章を書けますよと言われる、
そういう活用方法でよく聞くと思います。
AIを触ったばかりの人だったら、多分特によく聞くと思うんですけども、
実際結構難しくて、それをどうすれば良いのかというのをちょっとお話したいと思います。
これ自身は私も結論が出ていないものになるので、
ちょっと考えながら話して、おそらく結論出ないだろうなみたいな、
そんなお話になりますので、ご容赦、その点はご容赦いただけたかなと思います。
ということで早速本題に行きたいと思います。
まずビジネスメールの作成に生成AIを使うにはどうしたら良いのかなんですけども、
結論を言うと、私個人的には使えないと思っています。
使えない、使えない。
正確に言うと一部は使えるけど、ほとんどは使えないと私は思っています。
ちょっと今から、その理由を冒頭で前半戦で説明して、
とはいえ何か使いたいでしょうと、
じゃあ使うためにはどういった条件をクリアすれば良いのかみたいな、
そういったところをちょっとお話ししていけたらなと思っています。
なので基本的には私は使えないスタンスで、
今からお話しするというのを前提に聞いてもらえたらなと思います。
まず使えないと言っているんですけども、使える分野は結構あると思います。
まずそこから話すと、使える分野は営業のお礼メールとか、
あとは商品の販売促進メールとか、
あとは定型的な会議の案内メール、
こういう会議、明日こういう会議がありますとか、
1週間後にこういう会議がありますとか、
そういった定型的な会議の連絡メール、
こういったものについては生成AIによってメール分というのが書けるかなと思います。
生成AIの限界
というのも営業メールとかお礼メールですね、
昨日はありがとうございましたとか、
あとは販売促進メールですね、
この商品はこういうのがリリースされます、
この商品はこういう特徴があってみたいな、
そういったメール、
こういうのは型が決まっているんですよね、型が。
どういう型かちょっと僕には想像できないんですけども、
ABCDの型が決まっていて、
Aの内容はこう、Bの内容はこう、Cの内容はこうというのを考えさえすれば、
このABCDという流れというのは決まっている、
そういったので、なおかつある程度長文という、
そういったメールが今言ったメールの特徴になります。
そういったメールですと、
生成AIがフルに活用して書けるのかなというふうに思っています。
一方で応答とかやりとりとか、
会話みたいにメールを使う場合、
あとは判断を返信するようなメールの場合、
これは生成AIは方法を使えないと私は思っています。
そういうスタンスでいます。
特に私の場合は、
そういった営業でもないですし、
設計職能というのもありまして、
商品を販売するものでもないですし、
定期的に会議を開催する主催の立場にもないので、
一方でそういった会話的なやりとりとか、
あとはAとBどっちがいいですかっていって、
私が判断して、じゃあBでお願いしますとか、
そういった判断を下すようなメールというのが多いので、
そういう場合、僕のビジネスシーンからすると、
生成AIが使えないようなメールのやりとりをすることが多いので、
私は生成AI使えないという立場に立っています。
生成AIを使うための条件
そうですね、というのが、
私が生成AI使えないと思っている、
メールに使えないというふうに思っている理由になります。
とはいえ、どういった感じで使ったらいいのか、
どういうハードルをクリアすれば使えるようになるのかというのを、
あんまり結論見えてないですけれども、
ちょっと説明していこうと思います。
まず、生成AIにメールを書かすためには、
自分の文章を学習させるというのが大事になります。
これはクリアできます。
自分の文章を学習させるやり方というのは、
二パターンあると思っていて、
一つは自分の文章をプロンプト化する、
自分のメール文ですね。
自分のいつも書くメール文をプロンプト化する、
これが一つ目のやり方です。
例えば代表的なのは、
私は、私はですよ、これは。
私は例えば、田中様って当然最初に宛先打ちますよね。
田中様、お疲れ様です、田中様。
この様は、私は平仮名で打ちます。
漢字の様じゃなくて平仮名で打ちます。
ほぼ相手が誰であろうと平仮名で打ちます。
あとはお疲れ様ですって言うんですけども、
疲れるっていう漢字は使わずに、
お疲れ様ですも平仮名で打ちます。
平仮名好きですね、僕。
あと僕はほぼ署名っていうのは使わずに、
本名はですね、
苗字はちょっと明かさないですけど、
何とかです、よろしくお願いいたしますって言ったら、
署名みたいなのがバーっとあるんじゃなくて、
本名の苗字だけ。
例えば田中だったら、よろしくお願いします。
田中でおしまいですね。
っていう漢字。
そんな漢字の文章の特徴とか、
あとはそうです、開業が多いとか、
あとはデスマス帳とか、
そういったものの文章の癖を、
プロンプトとして打たせるってことですね。
何々様の様は平仮名にしてくださいとか、
最後は苗字で終わるようにしてくださいとか、
開業多めにしてくださいとか、
こういったものをプロンプトにやる。
そういうことで自分の文章を真似させるっていうのが、
一つ自分の文体を学習させるっていうのが、
あるかなと思います。
二つ目のやり方は、
過去の返信メールを、
過去の返信メールを、
AIに食べさせるっていうのが、
あるかなと思います。
例えばクロードとかだったら、
プロジェクツと呼ばれる機能で、
何かしらの資料を食べさせながら、
その資料を元にチャットのやり取りをするっていうのがあります。
これちゃんとGPTでも、
ジェミ内でもあるんですけども、
その資料を食べさせる資料として、
自分の過去の送信メールを食べさせる。
こういったやり方で、
自分の文体を真似させるっていうのが、
あるかなと思います。
これは土台として、
まずやるべきことかな、
というふうに思っています。
今度二つ目に、
メールを作成する上で、
やらなきゃいけないことっていうのは、
返信の方針を決めるっていうことですね。
返信の方針を決める。
ごめんなさい。
二つ目、今のが三つ目ですね。
返信の方針を決めるのが三つ目。
ごめんなさい。
二つ目先に行くと、
二つ目は受信メール。
大体がメールの返信になると思うんですけども、
受信メールを分析させるっていうのが、
二つ目になります。
これもAIにとっては簡単で、
チャット欄に受信メールをぶち込むだけで、
それに対する分析っていうのが、
できるようになります。
なのでこの二つ目も、
簡単にできます。
二つ目は、
メールの返信。
この二つ目も簡単にできます。
肝心なのがこの三つ目の、
先ほど言いましたけど、
返信の方針を立てる。
返信の方針を立てるというか、
立てたそれを、
AIに読み込ませるっていうのが、
めちゃめちゃ、
ここで何かつまずくかなというふうに思っています。
例えば、
先ほど言ったようにAとBどっちがいいですか?
っていうメールに来た時に、
Aがいいです。
生成AIの活用と限界
Bがいいです。
AとBっていうのは、
本当に私しかわかんないですよね。
これをAIに判断させるっていうのは、
ほぼ不可能ですよね。
なので、Aにしますっていう方針で、
返信を作るのか、
Bにしますっていう方針で、
返信の文面を作るのかで、
全く文章が違う文章になるわけなので、
このAにするかBにするかっていうのは、
ユーザー自身が、
何らかの方法で、
AIに指示しなきゃいけないことになります。
あとは、
例えば、
何月何日にしますか?とか、
それも具体的な数値とか日付っていうのを、
ユーザー自身が、
AIに指示しなきゃ、
これも返信文として成り立たないものになります。
こんな感じで、
返信の方針ですね。
これらを立てるっていうのが、
非常にメールの作成について、
大事になってきます。
この返信の方針ですね、
例えば6月14日にしようと思います。
みたいな方針を、
AIに立てさせるのであれば、
それをそのまま、
メールの返信文にして、
自力で打って、
返せばいい感じになるわけですよね。
なので、
今言った、
③の返信の方針を立てる、
これをしなきゃいけない、
メールに対しては、
AIは、
生成AIは使えない、
めちゃめちゃ使いづらいなっていう風に思っています。
一方で、
これをしなくていい、
返信の方針を立てなくていい、
メールっていうのは、
先ほど言った、
自分の文体を真似させるとか、
過去のメール文を、
受信メールであったり、
過去のメール文を食べさせるっていうのは、
AIにできるやつなので、
それだけでメール文が完成するような、
メールやり取りのメールであれば、
生成AIが使えるのかなと思います。
特に冒頭申し上げたように、
営業のお礼メールなんかは、
返信の方針なんかほぼ要らずに、
ほぼ定型文と、
あとは当日の感想ちょろっとみたいな、
そんなんで済むので、
そういうのは非常に、
生成AIの活躍の場があるのかなと思います。
という感じで、
今日はあまり有益な情報というか、
こうすればいいですみたいな情報が、
なかったんですけども、
生成AIでメール文を書かせるっていうのは、
私個人的には、
私が普段やっているビジネスシーンでは、
あまり活用できないかなというお話を、
させていただきました。
メール作文と時短の課題
どういう場合に活用できなくて、
どういう場合に活用できそうなのか、
っていうところまでお話ししました。
それは、
返信の方針を立てなきゃいけないメールについては、
生成AI使いづらくて、
返信の方針を立てなくても、
整理するようなメール文については、
生成AIがフルで発揮できそうと、
いうようなことを思ったので、
今日お話しさせていただきました。
あともう一個ですね、
これめっちゃ重要だと思うんですけど、
普段やっているメールの、
皆さんどのくらいの文字数のメールを打ちますかね?
僕は割と、
Aで良いですとか、
OKですか、了解しましたとか、
これでお願いしますとか、
あとは逆に質問する時でも、
AとBどっちがいいですかとか、
そんな感じで、
2行くらいで、
すぐメールばかり、
ほぼそれが、
じゃあその2行のメール、
のために、
生成AIを使うかというと、
それもまた微妙な気がするんですよね。
そういった点も含めて、
やっぱり、
私のビジネスチームでは、
生成AIに頼る、
ところっていうのは、
非常に少ないかなというふうに思っています。
あともう一点いいですかね、
これはあんまり調査できていない、
多分どこかに情報あると思うんですけども、
じゃあ実際にメールの、
文章を書くのにですよ、
メールの文章を考えて書くのに、
どれくらい時間を費やしているのかっていうのも、
僕は微妙なところかなと思っていて、
要は、
メールを書くのに、
生成AIが使えますよっていうのは、
要はメールを書くのに時短ができますよ、
それじゃないですか、
時短になりますよと。
じゃあその書く時間に、
どれだけ時間を割いているのかっていうと、
ちょっと微妙な、
クエスチョンマークなんですよね。
というのも、
ビジネスパーソンは、
メールに費やしている時間が多いって、
一般的に言いますけども、
なんか本当に2割3割、
業務時間2割3割はメールに費やしているみたいな、
そういう話を聞きますけど、
あれってほぼ、
メールを読む時間と、
あとはメールに対して判断をする時間、
メールの返信に対して判断をする時間に、
非常に、
さっきの2割から3割の、
多くの時間を費やしていて、
実際にメールの作文作業ですね。
作文作業に、
費やしている時間って、
そんなに多くないんじゃないかなと思うんですよね。
なので、
そこを時短できたからと言って、
なんかあんまり、
時短メリットないなというふうに、
個人的に感じます。
そういった面も含めて、
メールに生成AIを活用するのは、
ちょっと厳しいんじゃないかなと思っている次第です。
ということで今日は、
メールと生成AIのお話をさせていただきました。
ということで今日はお疲れ様でした。
またねバイバイ。
ちょっと最後、
音質悪くなって申し訳ありませんでした。
またねバイバイ。
