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はい、みなさんこんにちは。Hacksaw Creative LifeのBeckです。今回は、最近のセルフマネジメントについてお話をしたいなというふうに思います。
セルフマネジメントの定義
まず最初なんですけども、セルフマネジメントなんぞや、というところから多分話をした方がいいと思うので、その定義の部分から少しお話をしたいなと思います。
かなり僕のセルフマネジメントの定義をお話をさせていただきますと、だいたいですね、目標の管理から予定の管理、タスクの管理、そしてタスクの実行あたりぐらいまで、
計画を立てたり、レビューをしたりとかっていうところも含めて、セルフマネジメントかなというふうに思っています。
ただですね、僕ちょっと最近目標を立てるっていうのをやめてしまったので、これまたちょっと次回あたりにゆっくりお話ししようかなと思うんですけども、最近は方針の管理なり、どういうふうに行きたいかみたいなことを管理する、管理っていうかね、書き出しておくってことをやっています。
それを見て何かこう、この目標を達成するために頑張るぞみたいなことは最近はやってないので、ちょっとだけ補足でございました。
で、ちょっと最近のセルフマネジメントなんですけど、まずはツールのカットからセルフマネジメントどういうふうにやっているのかというところをお話をしたいなと思います。
以前はですね、Evernoteを使って目標の管理というか、目標を全部書き出して、それをできるだけ見直す、見返すということをやってたんですけども、最近はその目標自体を立てるのをやめたりとか、それを見返すということをやめたりしているので、最近はEvernoteも使っていないですし、目標の管理というのもやってませんというところなんですけども、
クラフトというツールをEvernoteの後継と一緒で使っているんですけど、その中にどういうふうに生きていきたいかとか、どういうふうに自分はありたいかみたいなところを書き出すということをやっていて、それは何か時々見返すぐらいのもので、それを見て何か目標を立てるということをやっているわけではないというところであります。
なので、僕にとってのセルフマネジメントの日々のデイリーで何かをやること、あるいは週次で何かをやることというと、スタートは1日の計画を立てるというところからスタートします。
予定の管理は全てGoogleカレンダーで行っておりまして、後ほど紹介する他のツールとかの連携を含めてGoogleカレンダーというのが全てのハブになっているので、ここで予定を全部管理しておくのが非常に重要かなというふうに考えています。
タスク管理はTodoistというツールを使っておりまして、基本的には全てのタスクをTodoistに入れるということをやっています。
タスクの実行管理はここでやらないので、基本的には忘れないようにやることを全部書き出しておくというための場所だと思っていただければなというふうに思います。
ここまでは一般的な予定やタスクの管理のお話なので、あまり説明がなくても理解はできるかなと思うんですけども、タスクの実行管理というものについては少しちょっと丁寧にお話をした方がいいかなと思うので、ここから少し丁寧にお話をしたいなというふうに思います。
僕の理想とする1日のセルフマネジメントの在り方としては、一休みに計画を立てて、予定とタスクをすべて一つのタイムライン上にバーッと並べて、それを見ながら実行していくというのがやりたいことなので、
やっていることとしては基本的にはGoogleカレンダーに全部予定を書き出して、Todoistの予定をそこにプロットしちゃって、全部Googleカレンダー上に並ぶということを作っています。
Googleカレンダーにタスクをプロットできる、Googleカレンダー連携機能みたいなものを持っているのが、今回紹介しているTodoistと、もう一つのNozbeというツールができるんですけども、
以前はNozbeを使っていたんですけども、最近はTodoistの方が自分のタスク管理に必要十分な機能を備えていて、安いとかおしゃれだとか色々あるんですけども、そういう理由でTodoistを使うようにしました。
ここでのポイントというのは、Googleカレンダーにタスクがちゃんと取り込まれて、それが一つのタイムライン上に表示できるというところですね。
つまり一日の計画というのは、イコールGoogleカレンダーの上に予定とタスクを全部プロットして、今日一日はこういう行動を取るぞというのが全てでございます。
なので、この予定なりタスクなりを実行していくというところに関しては、このGoogleカレンダーに立てた予定みたいなもの、計画というものを見ながら実行していけるツールでないといけないというところがあるので、
以前はタスクマというツールを使用していました。
こちらはタスクシュートという考え方に基づいて、予定タスク、ルーティンワークなんかをですね、バーっとタイムライン上というか、今日やることのリストみたいなところに並べて、上から実行していくみたいな感じで使うツールなんですけれども、
これがGoogleカレンダーから予定をインポートする、Googleカレンダーというか、iPhoneのカレンダーからそういった今日の予定とかタスクを取り込んでくるという機能があったので、
それもあってGoogleカレンダーに集約するという癖が元々ついていたというのがあります。
最近はタスクマというのを使うのをやめまして、セッションというツールを使っています。
このセッションというツールはですね、Googleカレンダーというか、カレンダーに今日の予定というか、今日の立てた計画みたいなものが左側に表示されて、すぐその右側に実行していた結果みたいなものをどんどんタイムログを取りながら追加していくことができるみたいなツールなんですけれども、
一応ツールのコンセプトとしては、ポモ道路テクニックの方によっているツールなので、タスクを開始というかこのセッションを開始するというのを選択すると25分のタスク実行というので、
まず時間の計測が始まって、それを終えて5分休憩してまた次の25分を始めるみたいな感じで使うというのが本来の使い方なんですけども、
これも別に25分じゃなくて1時間でも2時間でも時間を延長していくということができるので、自分の作業の集中度合いとかに応じて25分で一応やるって休憩してまた25分やってっていう形で進めることもあるんですけども、
僕は結構1時間なら1時間っていう作業時間を向かってとっておいて、その中でバーッと実行して、それが終わったらちょっと休憩時間を挟んで次のセッションを開始するという形でやっています。
そもそもじゃあなんでタスクマやめてこのセッションを使うようになったかというと、Googleカレンダー上にバーッと予定とかタスクとか全部書き出すっていう日時計画っていうのをやっているので、
それがビジュアルで表示されているにも関わらずそれを取り込むとタスクマとかもう一個タスクシュートクラウドっていうのもあるんですけど、
タスクシュート方式っていうのはビジュアルではなくて全部表形式で取り込むっていうことをやっているツールになるので、ビジュアルではちょっと見えません。
2時間なら2時間の枠っていうのが大きさでわかるんですけど、そういったものはなくなってしまっているのがタスクシュート系のツールの一つの特徴かなというところがあります。
なので僕結構昔からバーチカルのタイムラインっていうので物事を管理するっていうのが好きだったので、
Googleカレンダーで作ったバーチカルのタイムラインを見ながら記録もバーチカルのタイムライン上に取っていくっていうことができるっていうのが、
やっぱりこれが一番やりたかったことに近いなっていう感じで言うとビジュアルが好みだったのでそっちを使うようになりました。
タスクシュート式ってなんかもっといろいろ要件みたいなものがあるんですよね。
例えば終了予定時刻とか、今このまま行くと何時に寝れますとか、
あとはタスクの実行の開始が遅れれば遅れるほど段々な終了の時間も積み上げ式で遅くなっていくみたいな計算を自動でやってくれるっていうのがタスクシュートのある意味すごいいいところなんですけれども、
そういうこともセッションはできなくてセッションはあくまで時間枠っていうものがあらかじめ決まっていて、
そこに対して実績をプロットしていくみたいな書き方なんで、予定は予定で残っている。
実績はそれに対してどうだったかっていうものが比較できるような形で記録されるっていうのも、
それはそれで一つね、自分の行動計画の甘さとかを知るためには割といいんじゃないかなっていうところもあるので、
僕は昔からそういうところもタスクシュートに出会う前からバーチカルの手帳でそういうことをやってたっていうのもあるんですけども、
予定を書いてそれに対して実績どうだったかっていうのをやって、
自分の計画がどれくらいずれているのかみたいなものを左と右のカレンダーを見てやれば見比べられるみたいなのが好きだというところがあります。
このセッションというツールなんですけども、Mac、iPhone、iPadで同期をして利用できるということが可能で、
なので例えばデスクワークをする時は基本的にはMac上でこのセッションを実行していますし、
家事をする時にはiPhoneを使って記録する、家事とかパソコンから離れる時にはiPhoneで実行記録が取れるというのは非常に便利だなと思っているので、
やっぱりいろんなデバイスで同期しながら使えるっていうのはすごく重要だなというふうに思いました。
おそらくタスクシュートクラウドの方でも似たようなことができるんじゃないかな、
以前調べたときタスクシュートクラウドはGoogleカレンダーインポートみたいな機能がないとかっていうのがあったので、
ルーチンワークを組む場合には多分いいんじゃないかなと思うんですけど、
やっぱり仕事は基本的に打ち合わせがあって打ち合わせの合間にタスクをこなしていくっていうのがあって、
ルーチンワークというか新しいタスクがどんどん入ってくるし予定も日々変わっていくので、
そういう時にはGoogleカレンダー上で今日の予定はこういう予定で空いてるこの時間にこのタスクやろうっていうふうにプロットしていくっていう形で計画を立てて、
それを実行管理ツールに持っていくっていうのが理想なので、
ちょっと僕タスクシュートクラウド使ってないんでわからないんですけど、
タスクシュートクラウドよりは今のセッションの形の方がしっくりくるんじゃないかなというふうに思っています。
ここまではツールのカットでお話ししたんですけども、
次にセルフマネジメントの流れについてお話をしたいなというふうに思います。
大体のことはツールのところでもお話ししているので、
セルフマネジメントの流れ
簡単に流れをおさらいをしておければなというふうに思います。
今現在ですね私目標管理というのはやってないんですけども、
目標をどう達成するかとかどういうアクションを取るかみたいなことは全く管理してないんですけれども、
自分がどういうふうな生き方でいきたいかとかどういうふうにありたいかみたいなところ、
あるいはその仕事とかでちょっとしんどくなってきたりすると、
そういう時にちょっと自分の気持ちを楽にするように、
これこれこういう時にはこういうふうに考えようねみたいなことを書き出しているのが、
クラフト上にある方針というフォルダーがあるんですけど、
そこに入っている人生の生き方フォルダーみたいなものに、
自分が大事だと思うことを書き出すということをやっています。
ただこれはたまに見返すぐらいで、
ここから何か行動に落とすみたいなことはやっていない感じです。
自分の人生をちょっとレビューするというレビュー観点表みたいなもんだと思ってもらえればいいんじゃないかなというふうに思います。
ということでセルフマネジメントの流れとしては大まかには1日の初めに、
今日の予定とか今日のタスクを全部Googleカレンダー上に表現していくというところから始まります。
いわゆる日時計画というやつですね。
セルフマネジメントツールの概要
週次でも似たようなことをやっているかと言われれば、やっていないことはないというか、
日々タスクもそうだし、予定というのは毎日毎日入ってくるので、
その予定だったりタスクだったりとかというものを、
大枠では何月何日にこれをやろうみたいなものを決めているわけですよね。
なので週次のビューで見たときの計画というのは立てるんですけど、
それとは全然別の次元で、
今日何をやろうかって朝一で決めるのは今日何をやろうかっていうところを、
予定とタスクを1日のタイムライン上にプロットする形で計画をする日時計画ということをやっています。
予定というのは基本的にはその日朝、
じゃあ今日はこの予定を入れようなんてことはほぼなくて、
前日までに大体予定で決まってるんですよね。
その予定という意思があって、その間に空き時間があるので、
そこで何をしようかなっていうのを決めていくっていうことをやっています。
TodoistのTodoをですね、
カレンダー上の一番上の、
特に時間が決まってないタスクが放り込まれるエリアみたいなやつがあるんですけど、
その特に時間が決まってないカレンダーのアイテムっていうのを、
僕が使っているVisualというアプリだとドラッグ&ドロップで運べますし、
Googleカレンダー上でも時刻の変更っていうのをやってやれば、
一番上の時間が決まってないエリアから下のタイムライン上にタスクっていうのが移動されるので、
それで何時からこのタスクに取り組むかみたいなものを書くっていうことをやっています。
簡単に言えば予定は既に決まってるんだけど、
タスクに関してはいつやるかっていうのが決まってないので、
タスクの実行時間っていうのを決めていくっていうのが基本的な日時計画の流れになっていきます。
一通りの予定とタスクがGoogleカレンダーの今日の中で全部組み上げられたら、
そこから先はもうセッションだけを見て実行していきますと。
なんでセッションを使い始めて、今何をしているべき時間なのかっていうのを見ながら、
それを実行していくと。
セッションってそのあらかじめ計画で立てておいた一個一個のアイテムを右クリックして、
セッション開始ってやってやると、
それのタイムログがスタートしてくれるので、
その予定なりタスクなりっていうのを実行する時間になったら、
そのセッション開始というのを選ぶと、
その予定なりタスクなりの時間継続が開始するという形になります。
ここからがちょっと大事で、
セッションで行っているのは基本的には時間の記録のみになりますので、
作業の記録等というのはクラフト上のデイリーノートに対して行っています。
予定とかタスクごとに、全部じゃないですけどね、
メモを残すべき必要があるものだけなんですけども、
これこれこの打ち合わせでこういうことを話したよっていう簡単な議事メモを残したりとか、
あとガッツリ議事メモを残さないといけない時には、
クラフトってその予定、カネンダーから取り込んできた予定が左側にバーって表示されているので、
そいつを右クリックしてノートを作るということもできるので、
ある打ち合わせのノートを作ってあげて、
その打ち合わせの中で決まったこととかっていうのを議事メモとして残しておいて、
そのノートに対してデイリーノートからリンクを貼るみたいなことをやったりとか、
そんな感じのことをやっています。
なのでデイリーノートっていうのは予定とかタスクとかでメモを取る必要があるものだけですね。
これこれこういうことをやったよとかっていう記録を残したり、
特にはその作業とか予定とかにひも付かない考えたことみたいなのをキャプチャーしたりとか
ということもやってるんですけども、
そんな感じでクラフト2のデイリーノートというところに
作業記録みたいなものを残していくということをやっています。
デイリーノートと作業ログ
もう一つ作業としては、タスクとしては細かくいろんなタスクというのを実行しておくわけですけど、
もっと大きな単位でいうとプロジェクトみたいなものがあって、
プロジェクトに関してはプロジェクトノートというものをクラフト上に作っています。
そのプロジェクトに対して今日何をやりたいかとか、
今日何をやったかとかということを書いたりとか、
今後こういうことをやらないといけないよねっていうのを書き出しておいたりとか、
自分の頭の整理をするというか、物事を進めていくときに
そこを見ればとりあえず一つ全ての情報がそこに集約されているという状態を作りたいので、
その大きなプロジェクトに関する微暴力便利帳みたいな感じで、
あとは資料へのリンク集とかそういったものを書き出しておいて、
自分がそのプロジェクトに関する作業をやるときにはそのノートを見るみたいなことをやったりしています。
ちょっと簡単にまとめると、クラフトでやっていることはデイリーノートですね。
セッションでやっていることは時間記録だけなので、
クラフト上でその作業とか予定とかに関する作業ログだったりとか、
議事名みたいなものだったりとかで残したりということをやって、
作業ログというのを残していきます。
プロジェクトノートに関しては、そのプロジェクトを進むにあたって必要な記録であったりとか、
今後どういうことをやらないといけないかという自分の頭の整理のために書き出していて、
最終的にはそこに書かれているタスクというのがタスク管理ツールにどんどん移されていくわけですけれども、
少なくとも結構大きなビューティーを見た時に、
このプロジェクトを完遂するまでにこういうことをやらないといけないとか、
こういう資料を作らないといけないとか、
こういう資料を参考資料としてみましょうみたいなリンク集だったりとか、
大まかな計画みたいなものを書き出すということをやっておくと、
非常にプロジェクトの管理が楽になります。
この辺もどこかで細かくお話しできればなと思います。
プロジェクトノートと管理
今日はこの辺で軽く触れているところで終わっておきたいと思います。
ということで、今回は最近のセルフマネジメントツールについてお話をさせていただきました。
ざっくりまとめると、
方針ややり方についてはクラフト、予定管理はGoogleカレンダー、タスク管理はTudoist、
タスク実行はセッション、
クラフトに予定やタスクに関する作業ロゴを残すデイリーノートと、
特定のちょっと大きなタスクの塊であるプロジェクトに関するノートを管理するということをやっています。
ポッドキャストYouTubeだとどうしても話せることに限りがあるというか、
やっぱりできればデモとか、資料とかにしてまとめてお話をした方がわかりやすいと思うので、
そういうことを今後もやっていきたい。
YouTubeでもやっていきたいなと思っているんですけど、
まず今月末、7月30日の午前10時から開催予定の東京来伏研究会で、
このセルフマネジメント、僕の最近のセルフマネジメントについてはお話をしようかなと思っています。
佐々木翔吾さんとダブルヘッダーで講演をやるので、
佐々木翔吾さんのタスクシュートに関する濃い話も聞けると思いますし、
僕が今やっているちょっとタスクシュートとかGTDとかそういうものから少し離れたような、
ベックのガラッパゴスなセルフマネジメントのやり方についてお話ができればなというふうに考えております。
ということで、現地参加者に関しましては若干席は残っているんですが、
オンラインであればですね、いっぱい席残ってますので、
ぜひですね、現地参加、オンライン参加ご検討いただければなというふうに思っております。
今日のようなお話が好きだなと思った方に関しては、
ぜひですね、トリケラや研究会でも遊びに来てもらえればなと思います。
現地参加でも2000円、オンラインでも1500円と結構参加しやすいイベントだと思いますので、
ぜひご参加いただけば幸いでございます。
ということで今日はこの辺で終わりたいと思います。
最後までご視聴いただきましてありがとうございました。
それでは皆様、さようなら。
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