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第235回のアシカガキャストで、Googleドライブで共有フォルダに入れたデータの容量は、そのデータをアップした人にカウントされるという話をしました。
その仕様が思ってたのと違ったという話なんですが、またまたGoogleドライブの仕様に翻弄される出来事があったので紹介したいと思います。
Googleドライブ上のファイルやフォルダを共有した場合、3種類共有の設定があって、
共有オンに2種類あって、1つはウェブ上で一般公開、検索とかにも引っかかる。
もう1つは、リンクを知っていれば全員アクセスできると、オープンになってるけども検索とかには引っかからないと。
で、もう1つが特定のユーザーにしか共有されない、オフという状態です。
招待した人だけがアクセスできるという状態ですね。
この特定のユーザー、招待したユーザーしかアクセスできないようにしているフォルダが
勝手にリンクを知っている全員に共有されているオンの状態になってしまうという現象が起きまして
その理由が、共有するための招待をメールで送るときに、そのメールアドレスがGoogleアカウントのものじゃない場合
その人に招待を送った時点で、そのフォルダの共有設定が登録されているユーザーしかアクセスできませんの状態ではなく
リンクを知っている人全員がアクセスできますの状態に変わってしまうということです。
これ、前のGoogleドライブの話と同じなんですが、ある団体のホームページをリニューアルする一環で
団体の内部の人向けの資料類はGoogleドライブに移してしまおうという作業をやっています。
その作業の中で団体の事務局の人がファイルをアップしてくれたり、関係者を招待したりしてくれている中で起きた現象だったんですね。
気づくといつの間にかリンクを知っている人全員に共有設定が変わってしまっていたので、正直私はその事務局の人を疑ってたんですね。
なんか変な作業をしてるんじゃないかと。
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共有可能なリンクを取得というボタンがあって、そこを押すと共有リンクが作られるので、そこを間違って押しちゃってるんじゃないのとか確認したりとかしたんですが、
してないということでなんでかなと思っていたんですが、ともかく何か作業をしたら共有の設定を確認してくださいねと。
お願いしたところ、その方がこの現象の謎を解明してくれたんですね。
その人からこういう現象でしたと教えてもらって、ちょっとテンション上がりましたね。
そういうことかと、なるほどねーと思わずその方には非常に勉強になりましたと言いましたね。
心の中で疑って悪かったなと謝りましたね。
Googleアカウントがない人には登録ユーザーにしかアクセスできないフォルダにはアクセスできないから、
Googleアカウント以外のメールアドレスに招待を送ると、その時点で共有設定が変わってリンクを知ってる人が誰でもアクセスできるようになるというからくりだったんですね。
なので結論としては知ってるメールアドレスにとりあえず招待を送るのではなくて、
みんなからGoogleアカウントを聞いてそこに招待すべきだったということですね。
世の中の人、あんまりGoogleアカウントを意識してない人が多いみたいですね。
Googleアカウントを持ってない人はアカウントを作ってくださいという案内文も私が作ったんですが、
すでにGoogleアカウントを持っている人がまた作ってしまわないように書いた説明文を紹介します。
Gmailを使っている人、Gmailのメールアドレスを持っている人はすでにGoogleアカウントを取得済みです。
YouTubeにログインして使っている人はすでにGoogleアカウントを取得済みです。
Androidスマートフォンを使っている人はほぼ間違いなくGoogleアカウントを取得済みです。
Androidスマートフォンを使っていてGoogleプレイからアプリをダウンロードしたことがある人はすでにGoogleアカウントを取得済みです。
といった説明の後にすでにGoogleアカウントを持っているかどうかの確認方法がGoogleのヘルプのページにあるのでそこへのリンクも入れておきました。
ということで今回はGoogleドライブのエピソードでした。
