広報ツールの重要性
新米広報のための質問箱。
こんにちは、朝日デジタルラボの新米広報津田です。
こんにちは、広報の武田です。
このポッドキャストでは、ひょんなことから広報を兼務することになった津田が、
広報の先輩である武田さんに、広報って何なのかと、そのいろはを伺っていく、そんな内容でお届けしております。
今回はですね、ちょっと広報ツールについて話してみようかなと思うんですけど。
広報ツール。
デジタルラボも3年が経ちまして、ホームページがあって、そこに連絡先とかも置いている関係でですね。
デジタルラボさん、こんな広報ツール使ってみませんか?みたいな。
売り込みね。
いろんな広報ツールがあるんだなって、その時点で知るんですけど。
ほぼほぼまず1回打ち合わせしませんか?みたいなオンラインが来ると。
だけどこっちはそのツールが必要かどうかもわからない。
急に広報ツールこれがあるといいですよって言われてるなと思って。
じゃあここは一旦竹田さんに、広報ツールってどんな感じで、そもそも導入した方がいいのかとか、導入するならどうなのかとかっていうのが聞けたらなというところでございます。
トータルツールの使い方
最近広報のトータルツールみたいなのが増えましたよね。
トータルツールっていうのは。
全部入りみたいなやつね。
あらゆるものがこれ一つで。
そういうのが増えてきたと思うんですけど。
そもそも広報に限らず、ビジネスツールって使いこなせるスキルと、使う人の余裕がないと。
ツールを使うために、ツールに入力したりする工数が増えるわけだから、余裕がないとツールは導入したけど使えてませんみたいなことになりがち。
業務ルーティンの中にツールが入ってこない。
ただ作業が増えただけみたいな感じになりがち。
営業ツールとか運輸スポースみたいなのもありがちだと思うんですけど。
私はあまりうまく使いこなせない派なんですが、
例えば困っていることがあって、具体的にそれを解決する方法としてツールを使うならばありなのかなと思うんですよね。
ツールって言っても一言に言わない。
何をツールでやるのか。
例えば言語を書くのか、メールを送るのか、情報を拡散するのか、クリップするのか、物を作るのかとかいろいろあると思うんですけど。
指標をまとめるというか、いろいろ書いてありますよね。
何に使うのかみたいな話だと思うんですけど。
例えば、原稿を書くとかになったら、わざわざお金を払ってツールを入れなくても、チャットGDPでいいような気もするし、
やっぱりここは広報なんで、原稿を書くところは自力で頑張った方がいいんじゃないのって。
普通に考えたら、結局広報である以上、どこかにアウトプットをする仕事じゃないですか。
そこをやらないとねっていう。
参考にするとかはあるかもしれないけどね。
例えば、全部自力で作るのが辛かったりすると、まず企画責任者に取材してみるとか、
元になるもの、ネタをもらって、何かといったら文章を書いてみて、それを構成するのにツールを使う方がいいんじゃないの。
あとは、一斉メールとか、よくツール配信システムみたいなのがあると思う。
それ、私、結構聞かれるんですけど、そもそも今の日本でアタックしたいメディアって、
そんなに何百件もなくないですかねっていう。
ちょっと書き出してみてくださいよっていう。
例えば会社の企業情報なのか、製品情報なのかともかく、
それを載せてほしいメディアって、そんなに何千件もないと思うんですよね。
手動でできるんじゃねっていうか。
仮に何百人に送るにせよ、メールで何個かに分けたりすれば、だいたい送れるようにそれぐらいの人数。
何百ぐらいあるならツールを使いたくもなるかもしれないんですけど、
普通100以下だと思うんですよね。
一斉に出す?
一斉にっていうか、載せてほしいメディアって何十とかじゃないですか。
なるほどね。
BCCで届くメールってスルーしませんか?
しがちというか、スルーをしているわけじゃないですけど、結果的にスルーになっていることが多いですね。
やっぱり、こんにちはみたいに送った方が一律上がると思うので、そこは頑張った方がいいんじゃないって思うんですけど、
例えば、広く発信したいような情報、カテゴリーがないような企業情報とかだったら、
配信ツール、いわゆる配信サービスってやつですね。
あれを使って一斉配信するはありかなと思うんですけどね。
配信ツールとかPRタイムズとかも含む?
そうですね。PRタイムズとかを使うのは、ネット上に情報を拡散するって意味では有効だと思うし、
メディアリストを作るときにも、最初、例えばメディアをどこからどうやって集めたらいいかわからないみたいなときに、
ツールを使ったり、エージェンシーに頼んだりすると、知らなかったメディアをいっぱい知ることができるので、
使ってみるのはいいんじゃないかなとは思いますね。
足りないところを補うっていう意味でツールを使うっていう感じですよね。
確かにリリースを出すとか何なりがあって、知っているメディアが片手ぐらいしかないとかだったら、
それ以外を一斉配信のところに依頼してみるとか、
外部の広報エージェンシーにメディアリストを作ったりすると、そこから広がるってことですよね。
広報担当が10人も20人もいて、情報共有しながら管理していかなきゃいけないとかなったら、
たぶん業務管理ツールとか必要なのかもしれないけれど、そうじゃなければ困っていることに対して解決したいゴールがあって、
クリッピングサービスの活用
そのツールの売り込みがあったら、これは解決できますかってまず確認するみたいなのがいいかもしれないですね。
よく外部発注する広報のアクションでクリッピングとかある。
どこに載ったかとかをまとめてくれるやつってこと?
あれもググってクリッピングするよりも、高性能にクリップしてくれないと外注する意味がないので、
本当にそこまでやってくれるのかっていうのは確認した方がいいですよね。
クリッピングサービスって、あれは向こうの人がググっているの?知らないけど。
いろんなエンジンを使ってロジカルに一斉で拾っているところも、クローラーでかけているところもあれば、
手動で探している会社もあるんですよ。
主要なメディアに載ったかを調べてとかってこと?
私がエジェンシーにいた時に頼んでいたクリッピングサービスは、手動でやってくれるところのみでした。
クローラーで引っかかるってことは、自力でも探せるってことなので、
ちょっとググれば出てくるわけですよ。
ググる時間がない人?
ググる時間がない人はいいかもしれないんだけど、
クリッピングサービス結構高いから、アルバイト雇った方がいいんじゃない?ぐらい。
たとえば新聞とか地方メディアとか専門メディアだとググっても引っかからないんですよね。
そういうのは一件ずつサイトに行ったり新聞取り寄せたり探さなきゃいけないから、
例えば日経テレコンとかでヒットする情報は、普通にネット上で検索しても引っかからなかったりするから。
そうなんだ。
いまだに新聞クリッピングって、新聞を見て取っていくのかね?
そうなんだよね。
たとえば朝日とかでもそうだけど、紙面に載ってる情報とオンラインになってる情報がイコールじゃない場合があって、
そうすると拾えないわけですよ。
なるほどね。
そうか、それをやるんだ。
メディアも若手の仕事の一つとして、
その媒体なりチームに関係する業界のネタを新聞とかからクリッピングするってことを、
本当に若い時数年やってたけど、あの作業がまだあるんだね。
そこをきれいにどうやって拾うかみたいなのとか、
企業によってはリリースの頻度がめちゃくちゃ高いとか、
あとは競合している業種が多い、会社が多いとかだと、
自社のリリースが載ってるかどうかだけじゃなくて、
関連情報とか競合情報とかも拾わなきゃいけないから、
それなりに時間のかかる作業なんですよね、クリッピングって。
なのでそれは確かに、外注したりツール使ったりして解決するなら、そこは価値があると思う。
どうしてツール使うなら、そうやって完璧にクリッピングしてくれて、
なおかつ分析してまとめてくれたりするやつがあるといいかもしれないですね。
そうだね。自社のクリップだけじゃなくて、
確かに競合のクリッピングをやってくれるのは、この辺のサービスであったらいいね。
エージェンシーにいた時、そういう依頼のお仕事がありましたよね。
そういうものなんですね。
なるほどね。
目的がちゃんと解決するのかをピンポイントで聞いてみる。
セールストークを聞くと、バランスよく何でもできて広報の質がアップします、
みたいなことを多分言われると思うんですけど、
別にうちの会社が何してるのかもわからない人に質がアップしますって言われても、
本当だろうねってなるから、
それよりはツールを入れるとしたら何をやりたいかを考えて、
これできますかって聞くのがいいかもしれないですね。
あとあれか。
まるっといろんなことできますがあるじゃないですか。
あれはどうなんですか?
まるっと使うならいいけどね。
その分使いこなすところが多いってことですよね。
そうそう。
統合ツール。
広報ツールの必要性
でも売り込みでよく統合ツールは来るんですよね。
統合して連動することで効率化を図るみたいな、
PDCAを回すみたいな話だと思うんですけど、
個人意見ですけど、
それってマーケティングの考え方だと思うので、
統合ツールじゃなくてマーケティングツールなんですよねってちょっと思って、
広報はそんなに効率的な仕事じゃなくないかなって。
いいですね。そこの昭和感がやっぱりあるんですね。
だからトータルでっていうほどの大きい規模の会社なら、
そもそも新人広報さんとしてこのポッドキャストを聞いていないでしょうし。
そうだよね。そもそも人数いてとかじゃないよね、多分ね。
逆に例えばすごい人数が広報がいてってことは会社の規模もすごく大きいとしたら、
そのツールで情報を共有して管理しなきゃいけないのは広報だけじゃない可能性が高くて、
セールスとか企画の人とも共有した方がいいってことになると、
広報ツールじゃなくて業務管理ツールだよねって多分なるんじゃない?
確かにね。
その辺をちゃんと考えなきゃいけないんだね。
メーカーにいたときに情報の共有家みたいなところで、
広報だった私が情報を共有したかったのは同じ広報仲間ではなくて、
企画担当の人とかだったんですよ。
彼らからいち早くプロダクトの企画資料とかをもらったり、
あと営業の販売スケジュールとかを知りたかったわけですね。
なのでネタリストみたいなのを作って、
オンライン上で共有して、
彼らにそれを更新してもらってみたいな。
広報ってリリースする人だとみんな思ってるから、
商品ができて販売日も決まって、発売日も決まって、
リリースするタイミングになって初めて広報に連絡が来るんですよ。
それじゃでも遅いんだよね。
本当にリリースする以外のことができなくなるよね。
だから企画会議とかに出す前ぐらいから情報が取れてたら、
例えば営業が商談のファーストステップから、
商談内容の情報が見れてたら、
もっとできること、ここの商談が決まるんだったら、
決まった時点で記者会見やりましょうとかね。
確かに。
それで情報共有をするためのツールを入れるとかの方が、
価値があるかもしれないですよね。
そうなると業務ツールなんだな。
なるほどね。
何が自分の広報さんに必要かをちゃんと見極めつつ、
何のために使うかも考えてからとりあえず入れないと、
とりあえず広報ツールと総合みたいなのを契約しておけばいいだろうって話では全然ないってことだよね。
デジタルツールの活用
意外と使わないよねっていう。
あとなんかすごい細かい話なんだけど、
そういうタスク管理ツールみたいなメディアのリストとかね、
そういうのって割と入れるんだったらパソコンだけじゃなくてスマホでも使えるとかね。
ああ、はいはい。
その辺を意識しないと不便だったり。
どこでも確認できるようにしなきゃいけないってことね。
私はそのタスク管理とかはいろいろ考えた結果、
結局Googleカレンダーに入れるのが一番だという結論にいたしました。
見やすいよね。
そうそう。
共有もしやすいし。
そういう何にするのかによってきっと得意が違うから、
例えば全方位でできますっていうトータルツールとかを入れた場合、
めちゃめちゃお金があるんなら片っ端から入れてみて試してみればいいと思うけど。
それはそういうメディアがいればいいね。
片っ端からいつも広報ツール使ってみましたみたいな。
それは意味があるかもしれないけど、
普通の企業でそうは入れないもんね。
何かこれがなくてこれを入れることによってこう変わるっていうのを倫義出して承認されて使うとかで多分なるもんね。
今やってて大変だとかちょっと解決できなくて困ってるってことを書き出してから
打ち合わせに挑んだ方がいいかもね。
広報ツール系だと反則物作りますよみたいなのも来るじゃないですか。
そのあたりってどうなんですか?
反則物の何作るかにもよるんですけど、
私は最近はキャンバでよくないって感じで。
あれよくできてるよね。
よくできてるね。本当によくできてますね。
キャンバで今のところ困ってるのは、
イラストレーターとかにあるトンボを手動でつけれないことくらいかな。
あれ打てないんだ。
打てるんですけど、トンボが入った状態のPDFになっちゃうんですよ。
ああ、そういうことですね。
それぐらいあとは何も文句がない。
あれよくあそこまで無料でできるよねみたいになってるじゃないですか。
そうなんですよ。キャンバでよくないですよ。
この間もちょうど研修とかの先生も仕事でやってたりするんで、
もう行政、海外の人向け行政、
もうわかっちゃうからあれだけど外務省の研修とかもやってたんですけど、
SNSの動画研修みたいなときに紹介したのは、
やっぱりキャンバとアドビーエクスプレスとか、
アドビーのウェブで全部できるとか。
アドビー入れられるならそれに越したことはないんですけど、
アドビーは高いからね。
アドビーのエクスプレス自体は無料でも結構使える部分があるんで、
キャンバとアドビーエクスプレスはどっちも同じように、
紙とかデジタル系のコンテンツみたいなのを作るとか、
あと動画の編集も軽いものはできるんですよ。
あとね、チャットGTPに頼むと結構いい感じのやつ作ってくれるよ。
AI様々ですよね。
結構いい感じに作ってくれる。
武田さん、ありがとうございます。
ありがとうございます。
朝日デジタルラボのミッションは、コンテンツで明日のワクワクを作るです。
Bouncy Move といったメディア事業の知見をもとに、
住宅制作、ウェビナー、企業研修といろいろやっております。
採用関連については、デジラボのウォンテッドリをごご覧ください。
お仕事のご相談どうぞお気軽に。
武田さん、本日はありがとうございました。
ありがとうございました。
