書類作成の煩雑さ
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こんにちは、あんこです。新年度が始まって、新しい環境になっていった中で、お子さんがいらっしゃったりする方は、新学期の学校とか保育園とかそういったところからの書類がたくさんこれを提出してくださいっていうものがあって、大変だった方も多いんじゃないかなと思います。
いろんな書類で、毎年同じことを何回も書きますよね。私も今年書いてて、これ何回同じこと書くんだよって思いながら書いてました。
ボイシーで、マーチさんも先日同じようなお話をされてて、もちろん書くことをお願いしている側の都合もあると思うんだけれどもっていう前置きもされつつ、こうしたらいいんじゃないかみたいなお話もされてました。
私は以前公務員として仕事をしていたときに、書類を書いてくださいってお願いする側の立場でもあって、どちらの立場からも話ができるなと思って、今日ちょっとそのことについてお話ししてみたいと思います。
私も子どもが生まれて、子どもをまず保育園に入院させるときにですね、本当に大量の書類を書きました。子ども2人同時に入院させたんですけど、でも何回これ同じこと書くんだとか思いましたし、なんでこんなにいっぱい書類書かなきゃいけないんだみたいなことを思いました。
そのときに同時に思ったのが、これ私書いてもらうお願いしてた側でもあったなっていうふうに改めて思って、同じことを何回も書くのは本当に面倒ですよね。
まずはお願いする側が何度も同じものを書くことをお願いしてしまうのは、こういった背景があるよっていうのをちょっとお話できたらいいかなと思います。
まず私が考える一つに、変更している人がいるんですよね。住所だったり家族構成だったり、いろんな連絡先だったり、大事な部分は書いてもらうことをお願いする側からすると最新情報を把握しておく必要があるわけです。
それが抜けると、その把握が抜けてしまうと必要な情報がもらえてなくて、いろんなトラブルにつながることがあります。
ただやっぱり変更している人よりも変更していない人の方が多いとは思います。
多いとは思うんですけど、変更した人たち、変わった人たちの情報の把握をもらさないことの方を多分重視しているかなと私は思っていました。
マーチさんもおっしゃっていたんですけど、変更した箇所だけ元々書いた紙を返してもらって、変わった部分だけ修正して返すみたいなやり方がいいんじゃないかなとおっしゃられていて、本当ごもっともって思いました。
一方で書類をその人の分だけピックアップして返してまた回収するっていう手間の方が結構大変だったりする場合もあるんですよね。
多分その該当する人の人数とかパターンとか本当いろんな業務によって様々だとは思うので違いには言えないんですけど、なので書いてもらって毎年新しいものを書き直してもらうっていうのが確実だからっていう方法でそういうやり方が取られていることが多いのかなって思います。
将来の改善案
あともう一つは個人情報の取り扱いですよね。今本当にとても厳しいと思うんですけど、情報を引き継いでいくって本当に私とか全然気にならないんですけど、やっぱりそこがすごいいろんなそれぞれの方の中でいろんな事情がある方がいるので、
なんであなたが私のこの情報を知ってるのっていうそういうトラブルにも本当につながっていってしまうんですよね。だからちゃんときっちり毎回確認するっていう形になると、毎回毎回同じ書類が書かなければならないっていう状況になっているかなって思います。
やっぱり大多数ではなくて、全体的な数で見ると少ない内容が変わった人とかそういった人のためにそういう方法を取っているかなって私はそういうふうに取れるんですけど、
でもそれとトラブルになることを天秤にかければやっぱりトラブルになることを防ぐことの方が大事だからそういうやり方で進めていっていると思うんですよね。
どうしてもそういう少数派の人のことに重きを置いちゃうと、多数派の人たちにちょっと手間を取らせてしまうっていう状況になってしまうのは本当にうまくいかないのかなって思ってたところではあります。
そういう書類をお願いする立場の方も、多分その都度改善はしていっているはずです。私も自分がそういう業務に携わっていたときは、これはいらないからこういう項目は消そうとか、これとこれは一緒に兼ねられるからこの書類一枚減らそうとかそういったことはやっていたりしました。
本当ここ数年で大印鑑が不要になったものっていうのが多いと思います。私これ本当にめちゃくちゃ役所に勤めてた人間からするとすごい画期的ないい方向に行ったなって思いました。
本当に印鑑がないから書類を返すとかそういったことを日常茶飯事だったんですけど、ちゃんと中身というかきちんとご本人さんが書いていればいいっていうのは本当に何でもきっちりやるのが大事っていうわけではなくて、ちゃんとその時代に合わせて柔軟にやっていくっていうのがこういったところでも反映されているのかなって思いました。
書類をお願いする側からも書類を書く側からもすごく良かったなって思いますね。
そうやって随時一応直していってはいるはずなんですけど、それでもやっぱりまだまだ全部をきれいにすること、きれいに何でもとっても便利にいきなりそこにピョーンと変えることっていうのはなかなか難しいので、
今書類を書く側の人間からするとゆっくりでもいいんでしょうがないんですけど、少しずつでも改善していってほしいなって思いますね。
余談なんですけど、昔国からの通知か何かで見たんですけど、ゆくゆくはこうしていきたいみたいなこういうビジョンが書いてあって、マイナンバー、今皆さんマイナンバーカードを作られてますかね。
マイナンバーを使ってそういう役所とかの申請とか、例えば保育園でいうと保育園の入園の申し込みだとか就労証明だとかそういったものも全部マイナンバーを使ってデータで申請をして承認をしてみたいな感じでやり取りできるのが理想というかそういうのを目指していきたいみたいなものを見たんですよね。
私その時にめちゃくちゃいいじゃんと思って、本当に仕事を今まで紙で全部やってたものをデータ化して、データで処理できれば間違いだって減りますし、申請をする側だって便利になりますし、もうウィンウィンじゃないかって思って、
早くそういう風になっていっていったらいいのになって思います。なんかいろんな考えがあるのかもしれないんですけど、私的には本当にいらない手間になるようなミスにもつながるようなそういう作業っていうのはどんどん減らしていってほしいな、いけたらいいなというふうに思います。
では今日は以上です。最後までお聞きいただいてありがとうございました。
