資料作成の方法
CS Harmony Radioの番外編を始めていきたいと思います。よろしくお願いします。
はい、よろしくお願いします。
今回はですね、仕事の中で皆さん、資料作りとかするじゃないですか。パワーポイントとか、Wordとか。
はい、しますよね。
Excelもあるとしても、資料作るじゃないですか。
はい。
で、その辺の作り方みたいな話をしたいなと思っています。もしかすると、前に話したかもしれないので、ちょっと被る部分があるかもしれないですけど、
改めて、資料作りというものに注目して、もう一度お話したいなと思っています。
なんでこれを思ったかというと、実は先日ですね、社外の方と、とある資料を作るところで、
はい。
僕がとりあえず、どういう目次を、
みたいなのを設計してって言われたんで、マインドマップで、まずこの、この後、内容に入っちゃうんですけど、
はい。
どういう人に向けた、なんですかね、みたいなとこから整理しながら設計してたんですけど、
なんか、こうやって資料作るんですねって、めっちゃ言われたんで、え、意外なの?ってちょっと思って、もしかしたら、なんか役立つのかもしれないなと思ったんですけど。
なるほど。
ちょっと話したいなと。
ということは、あれですかね。
はい。
この作り方がちょっと特徴あると思われたんですかね。
はい。
おー、なるほどですね。おー、面白いですね。
堀さん的には普通かもしれないんだね。
いや、そんなことはないですよ。
話してみたいな。
他の人の資料の作り方って、あんまり実はちゃんと知らないというか、見ないじゃないですか。
はい。
だから、めちゃめちゃ興味あります。
他の人と同じか分かりません。僕の作り方とか。
そうですね。
今日は話したいなと思います。
はい。
で、想定は、プレゼン資料とか、提案書みたいな。
提案書みたいなものをちょっと一旦想定したいなと。プレゼンの方が分かりやすいですからね。プレゼン資料の方が分かりやすい。
そうですね。プレゼンの方がイメージ湧くかなと思いますね。
パワーポイントの資料っていうイメージかなと思ってます。で、一応まずやるべきこととして、最初にいきなりパワーポイントは開きません。
そうですね。
そうですねって言っちゃダメなのかな。
わかんないですけど。
なんで、僕も最初に多分、いきなり開かない。
いきなり開かないっていうとこから入って、マインドマップツール使ってやってたんですけど、XMindっていうのを作ってたんですけど、そこから設計始めたんですけど、まずパワーポイント開かずに、資料の設計をするっていうのが大事かなと思って。
そうですね。
それが意外があるかもしれませんけど。
でも確かに。
マインドマップとラフスケッチ
パワーポイントは開きませんっていうのが最初。
今の話聞いて、僕もパワーポイント開かないんですけど。
はい。
で、次まず、なんかラフスケッチする派なんですよ。
はいはい。
マインドマップまでの構造化はあんまりしないかなと思うんですけど、そこ珍しいかなってちょっと思いましたけど。
なるほど。もともと紙に書いてたんですよ。
はい。
昔は。最近紙ノート書かなくなっちゃったんであれですけど。
あー、逆に?
うん。まあ、OneNoteとか使って書いたりしますね、iPadって。
あー、それはわかる。
ちょっと場合によりますね。
うん。
パワーポイントの資料だったらほとんど今はマインドマップ使いますね。
昔は書いてたんですけど、絵を書こうと思うと多分手書きの方が早いんで、マインドマップ書いても多分整理できないんで。
うん。
あ、それはあれなんですか。じゃあ、何かしらラフで絵を書くみたいなものがあると手書きだけど。
そう、手書きしますね。はい。
そういう意味だとあれですから、見出しとか項目っていういわゆる目次的なものだけだったら、もうマインドマップで。
やっちゃいますね。
プレゼン資料の構造とストーリーテリング
なるほどですね。あー、ありがとうございます。
で、まず最初に私の場合はマインドマップを開きます。簡単に言う。で、まずですね、資料なんで、プレゼンだとして、マインドマップの資料をプレゼントしたら、このプレゼンの目的なんだろうっていう、まず一応、スペルアウトします。
明確だとして、もう一度ちゃんと書いて、ちゃんと書いて。
言語化大切なんで。
なんでプレゼンするんだ、みたいなのをちゃんと書いて。で、そうなると、このプレゼンって聞いてくれる人がいるじゃないですか。資料だったら読者ですし、プレゼンだったら聴衆みたいな形になって。それが、例えば、セミナーに集まってくれてる50人ぐらいですとか、もしくは、社長に向けた社長プレゼンですとか、多分話が違ってくるんで。
まず、誰が来るのって、誰なのっていうのがまず書き出すと。
そういうのがあって、そこはペルソナでもいいんですけど、そういうペルソナみたいな扱いだと思います。
で、それが決まったら、じゃあその人に、結果このプレゼンを聞いた後に、どんな行動をとってもらいたいんですかっていう、自分が目的に合わせてですね、どういう行動をとってもらいたいんですかっていうのも、これスペルアウトします。
で、これ大事なのが、資料でもプレゼンでもいいんですけど、結果的にその聞いた人とか読んだ人に、なんか行動をとってほしいはずなんですよ。
うんうん。
そうですね。
行動をとってくんないんだったら、やる意味ないので。
基本は行動をとってほしいはずなんで、なんかその行動をとってほしい行動をちゃんと書いとく。
こういう行動をしてほしいと。お金出してほしいなのか、この製品を買ってほしいなのか、はたまた学習をしてほしいなのか、これを読んでほしいなのか、いろいろあると思う。
それをちゃんと書いとく。
だから、要はこうしてほしいことを書いとく。
そうした上で、その人が、
プレゼンを聞く前、もしくは資料を読む前と、読んだ後、もしくはプレゼンを聞いた後に、どういう状態になっていればその行動をとるのかっていう、そのbeforeとafterを書きます。
どういう状態が前で、どういう状態になったらいいんですかというのを、まず基本情報として書きます。
うんうん。
っていうのをまず最初にやることですね。
まず何をプレゼントして作るかとかじゃなくて、
まずどういう人に、
どういう行動をとってほしいか、それがどういう状態か、どういう状態にしたいかっていうのをまず書きますと。
こういうのがあって、それを受けて、実際自分が持ってるネタがあるじゃないですか。
今回のプレゼンしたい内容。
これ多分書き出すとめっちゃある場合があって、あれも痛い、これも痛い、それも痛いみたいな。
なるほどなるほど。
あるんですけど、ただ全部言えないんで普通。
全部言うと効果的じゃない場合がいっぱいあるんで。
絞りますと。
ここは捨てる、断捨離する力が必要。
何が一番痛いのかっていうのだけ残して、それの周辺関連するとか言ってもいいですけど。
基本的には何が一番痛いのかっていうのを残して、あとは全部捨てます。
今回は言いませんっていう決断がまず大事かなと思ってて。
ちょっとモデリングにも近いんですけど、何を取り出してモデル化するかみたいな。
同じで。
例えば名前付けるのも一緒なんです。
いらないものを捨てて、削ぎ落としたシンプルなものを見つけ出すみたいなのがここはいい話です。
そのためには何人ネタ持ってるのって洗い出さなきゃいけない。
洗い出した上で削るっていう作業を一旦しますね。
その後ですね、実際ストーリーを作っていきます。
これは多分どっかの前の番外編で話したんですけど、マフィアオファーっていうフレームワークが。
あるんですけど。
抵抗の6階層って、お客さんが抵抗するところって6段階あるよっていうのを突破していくアプローチですよね。
ちょっとそれはそちらを聞いていただけたらいいかなと思うんですけど。
そのフレームワーク、手順があるんで、こういう順番に説明するとお客さんの抵抗が減らす、相手の抵抗が減らせますよという形の手順が決まってるんで。
それに沿って大体説明することが個人的には多いです。
そもそも最初には問題に合意しますから入るんで、なんでこういう問題ないですかっていうようなプレゼンの仕方をすることは私は多いんですけど。
ただこれ、TPOもあって、最終的には最初に想定した読者とか聴衆がどういう行動をとってほしいのかに一番連れていけるためにはどのやり方をするといいのかっていうのはいっぱいあって。
例えば、なんですかね。
はい。
会社の社長とかエグゼクティブ系の人だと最初に結論から言った方がいい場合もありますし、結論先に言ってその理由はこうですっていう方が受け入れやすい場合もあるし。
それ人によるので、その辺を見極めてどの戦略でいくのか。
あとは意外性をちょっと中に入れないと、人聞いてるのつらい。
例えば30分ある中でずっと平坦に喋られると寝ちゃうみたいなのがあるんで。
そうですね。
ちょっとアップダウンつけて。
パワーポイント作成のスタイル
ここで少しアイスブレイク入れようかとか、楽しそうな話とか、ちょっと自分の自虐入れて笑いとろうかみたいなのを入れといて、うまく相手を乗せていくと。
最終的にはビフォーアフターのアフターの状態にして、とってほしいコードを取れる状態を作るっていうようなストーリー構成を作る前に考えるんですね。
こういう場でこうしていくんだみたいなのを考えて。
で、そうなるとプレゼントの場合だと多分スライドが…。
そうなるとプレゼントの場合だと多分スライドになってるので、このスライドではこういう情報が必要だよね、こういう情報を言われて次こっちに繋げるんだっていうのが多分出てくるんで、今持っている情報で足りてるならいいんですけど、足りてない場合は取ってこなきゃいけない。
図が足らんなら作らんというのが出てくるので、それをちょっと洗い出して、そこはもうアクションアイテムとかね、こういうの作らないといけないから作る作業に落ちてくるんですけど、そういうのを書き出しますっていう感じで。
そういうのを書き出しますっていう感じで。
そういうのをやってからパワー4を開きます。順番的には。
だいぶありますよね、そこまでね。なるほど。
そこをやってたんですよ、この間。で、そこが…。
面白がられたというか、珍しがられたというか。
そうなんですよ。だから、普段どう作られてるのかちょっと分からないんですけど、皆さんもどう作られてるのか私は分からないですけど、個人的にはこう作ってます。
で、もちろんルールみたいなのあるじゃないですか。プレゼントだと1スライド1メッセージみたいな基本ルールがあるんですけど。
うん。
あるとは思うんですけど、それは当然守るとして。で、その前にこういう設計して、設計図見ながら、僕の場合はマインドマップで書くことが多いので、マインドマップ横に置きながらパワーポイントを開いて。
で、それにまず枚数決まるんで、大体。スライドザーって作っちゃって、最初のパワーポイントだと上にタイトルあると思うんで、タイトルのところにここで言いたい、そのままタイトルつけていって。
で、もうちょっと足りなかったら、その中のリードのとこだけちょっと書いて、キーワードベースでちょっと書いて、で、多分図とか表とかは普通貼るんで、あるものは持ってきますし、足りないのは作りますし、みたいなので、だんだん実装していくっていうやり方するんですけど、どうですか?
ベースは僕も近いんで、なんかよく分かるなって感じですし。
堀さんは手書きされる感じですか?
僕はラフステッチ書くのと。
うんうんうん。
八木さん、多分これ本当の最後の最後までパワーポイント、多分開かないと思うんですけど、僕、途中で開きがちな人ですね。
そうなんですね。
なんだろう、多分作り方のスタイルにもよると思うんですけど、そうですね、僕もこの前ちょっと八木さんに共有した、いわゆるちょっと教育的なスライドあるじゃないですか。
はいはいはい。
あれとかだと、ビジュアルとかのイメージソースみたいなものが大事だったりするんですよね。
そうすると構造よりは、感情として掴みを持ってくるとかっていうのを考えだすと、大体コッシュは決めてるんですけど、ここに対して合うビジュアル探しだとかっていうので、貼ったりとか探したりとかっていうのをやり始めちゃったりとかするんで、それをスライドに入れてみて、見た目どうだとか、そういうインパクト的なところとかのやりだしちゃったりするんで。
なるほど。
ちょっと違いますが、でもベースは一緒ですね。最初からいきなり資料を作り込みは絶対しないですね。
そうですね。
手戻りはないかな、個人的には思いますけど。
そうですね。
スライドの作成スタイル
大体一通り決めた後に、大きく変えるってことはほとんどないかな。他人からのレビューでこうしてほしいとか言われて直すことはあるんですけど、それ以外はあんまり起こらないかなっていう。
そこで言うとちょっと…。
うん。
質問したいんですけど。
はい。
多分、資料の対象とか中身にもよるんですけど、パワポーとかのスライドとかも、多分10枚とかぐらいで収まるところだったら、大体こっち作ったらぶれないと思うんですけど。
はいはい。
この前今日したやつって、60分ぐらいの公演のやつなんですよ。
うん。
で、あれやっぱり1回作ってから何回か直してるんですよね。
はいはいはい。
で、直すタイミングっていうのがあって。
で、僕の場合は1回通して自分で説明をしてみたみたいなときに、やっぱ引っかかりとか流れが良くなかったりとかすると、組み替えみたいなことをしたんですけど。
それはでもあるかな。
そういう見直しはあります?
ありますあります。
これは似てるかな。なんか喋りやすさと構成って別じゃないですか。
そうなんですよ。このスライド喋りづらいなって思ったら…。
そうそうそうそう。この順番つらいわみたいな。
喋りづらいなって思ったら削ったりとか修正するじゃないですか。
うん。
まあ大元が崩れることはないんですけど。
うん。
枝葉の部分の入れ替えとか差し替えはちょこちょこ起きたなっていう感覚があるんですけど、それはどうですか?
それはまあありますね。まあまああるんじゃありますね。
なるほど。やっぱじゃあ見直しはやっぱありますよね。
やっぱ違いますね、それは。なんか喋りやすさはやっぱちょっと違うんで。なんかやっぱ喋りづらいなって思ったらそこは変えてみたりとか。
足りないの足してみたりとか。循環変えたりとか普通に。
なるほど。
なりますね。
タイトルの決め方
それ設計じゃなくて多分実際の仕上げのところに行ってる話かもしれないんですけど、設計は多分なんか僕も似てるんであんまり疑問がないんですけど、仕上げとかの話でいったときに、ちょっとこれも質問で聞きたいなと思うのが、スライドって書ける量限られてるじゃないですか。
はい。
で、そのときに自分の伝えたい内容として、言いたいことを全部書き切ってコンパクトにしてスライドとして収めるか、キーワードや想起できるメインの言葉だけ置いて口頭で説明していくのかとか、なんかその辺ってスタイルあったりします?
僕は提案書を兼務するようなスライドの場合や言い方を変えると、それだけ私って分かりやすいんですよ。
うん。
それだけ私って分かるようにするパターンのスライドと、自分が単に説明するだけのやつは分けますね。
それもやっぱり相手によって分けるってことですよね。
相手とか、場合によるかなっていうかですね、講演を頼まれてるときで資料を出回させたいわけじゃない場合は、基本的に書かないです。キーワードだけ言っちゃう。
そうですよね。それも一緒だな。
ただ、それだけだと伝わらないことがあったりとか、その資料を持って帰って実際やってもらいたいとかって話になると、それで情報足らないので、ちゃんと書いとくっていう必要が出てくるんで、なんかそういう使い分けはしてるつもりではあります。
そうですね。僕も提案資料は割ときっちり書くんですけど、プレゼン資料とか講演資料ってみんな読んでくれないんで、基本あんまりキーワード入れないんですよね。
うん。
全部一緒やな。
文字いっぱいになると読まれちゃうじゃないですか。
そうですね。
で、聞いてくんなくなるから。だからあんまり入れないんですけど、文字。
あと、説明時間が長くなるみたいなのもあって、スライドのテンポが悪いとみんなが眠くなるっていうのもありますよね。
この通りですね。似てますし。
似てるとあんまり違いますねって話。やばいな、同質化してるな。
ちょっと聞いていただいて、違いがあるかどうかは少し。どうでしょう?という問いかけになります。
あとはどうだろうな。そうですね。大体一緒なんだけど。キーメッセージの絞り込みみたいなところの話でいったときに、まずやっぱタイトルから決めますか?それともコッシーとかの内容を書き出してからタイトル決めますか?
タイトルは後ですね。
僕は割とタイトル先なんですよね。
あー、ちょっと違いますね。
言いたいことこれみたいな、先に決める感じなんですよね。
うん。
ちょっと設計で違うかなと思ったところで言うと、大体対象のこととか決めるんですけど、どんな行動を取ってほしいかまではあんまり考えてなかったなと思って、そこ面白いなと思ったのと同時に自分の反省なんですけど。
こういう印象を与えたいとか
こういうふうに思ってほしいは
一応イメージはするんですけど
そこから行動ベースとして
こういうことをしてもらいたいよね
っていうことまで
考えない場合もあるなと
ここまでちゃんと具体化してないな
っていうことが
自分の中では結構あるなと思ったので
そこまでしたほうがいいな
話聞いて思ったんですけど
これは実は後から
追加した感じですね
もともと考えてなかったんですけど
やっぱあったほうが
いいなって
特に提案書はそうなんです
行動目標と構成の重要性
提案書次に何してほしいみたいなの
絶対ないといけないんで
講演資料も一緒で
一緒だと
やっぱりネクストアクション
どれくらい動いてくれたよねみたいなのって
ちゃんと測んないと
それをやった意味って
分かりづらいなと思って
良かった話でって言われて終わるので
あんま良くないよね
っていうふうに思っていた
ところもあり
そうなるとやっぱ行動してもらいたいんですけど
あんまり具体に落とし込んで書いてないなとか
言語化してないなっていう気づきがあったっていうのは
個人的には
なるほどなって思いました
良かった
僕的には学びがありました
それは良かったね
以前話した話に近いですけど
構成あったほうがレビューしやすいですよね
そうです
3段階レビューの時に話しましたね
やっぱり
5段階レビューの時に話しましたね
多いケースで取りやすいじゃないですか
そういう意味でも
マインドマップみたいに
構成分かってるといいよねっていうのは
確かにあるなっていうところで
あと
ちょっと外れるかもしれないですけど
とはいえ
資料を作りやすそう
収まらんとか
これじゃなかったとかっていう場合もありません?
あまりあります
構造で握っちゃうと
具合悪くなることって起きたりしないですか?
その場合は
一回多分想定している材料が違ったりすることがあるんで
戻りますね
マインドマップ作り直す
そこに戻します
なるほど
だから構造を組み替え直す
組み替え直しますね
確かにそうですよね
ありがとうございます
結構あるんですよ
こういう内容入れてみたいなことで
いざ作ってみると
なんかしっくりこないなみたいなことが
結構ある場合もあって
そこは実際に作ってみると
作ってみないとなんか分かんない部分もある
ところが難しいなって
思うところなんですよね
想定通りとは限らないな
これちょっと今流れ的に上流から下流みたいに
なんか綺麗に流れてますけど
そんなことなくて結構ぐるぐる回ってますよね
それはちゃんと言っておいた方がいいかなと思いました
それはそうか
設計して作ってまた設計に戻るっていうのは
ありますよねって話
だからそれ前提ですよねみたいな話は
確かに
あとなんか複数人で作ったりとかする場合と
あと
偉い人向けに作ってるときに
急に目的変わっていくみたいな
あったりするんで
いや目的これでしょみたいな話は
ちゃんと握っておいた方がいい
複数人で資料作るのって
どう思います?
苦手ですけど
僕一番やりたくないんですけど
やりたくないですね
複数人での資料作成
やるなら全部やりたいし
やらないんだったら任せたいって思うんですけど
なんかありますよね
ここのここを埋めてね
とか言われるやつ
ありますね
ありますけど
そういうやつは本当に
ただ情報提供するだけにしちゃいますけどね
基本は心を無にして
やりますけど
そうですよね
あんまでもなんかやっぱり
こういう資料って
やっぱ一人で作る方がいい
うまい共同作業の経験がないだけかもしれないけど
あんま共同作業でうまくいった試しがないというか
ないです
共同作業とはいえ
誰か主体の一人がいて
その人のサポートみたいな形は
まだうまくいくんですけど
それぞれがなんかこの章を分担してねみたいな感じで
綺麗なストーリーとして仕上がった資料を
作った経験はないです
ないですね
それはないです
なるほどやっぱりそこはそうなんだな
それなんか設計云々とはまたちょっと別問題ですけどね
個人的に
自分が知ってる人たちと資料を作るときは
この辺の話を
共有することができるような
共有してからやりますけど
大体その一緒に作ろうよみたいな話になると
自分がこのイニシアチブを取れない場合が多いので
なかなかそういうわけにはいかないなっていうことが
そうですよね
やっぱり共同作業難しいなって
はい
そこは同じかなと思いました
はい
では今日は以上にしたいと思います
ありがとうございます
ありがとうございます
