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ちょっと前の話になってしまいますが、Notionにフォーム機能が搭載されました。
そのことを知った時には、Notionカレンダーに続いて、新たなツールが登場して、Notionのマルチプロダクト化がまた進んだと思ったんですが、
考えてみると、そうじゃなくて、Notionに本来あるデータベース機能の正常進化だなと気づきました。
実際、このフォーム機能は、Notionの中で新たな機能として別立てになっているわけではなくて、
Notionのページ内に埋め込める項目の一つとして、データベース関連の一つの項目として、フォームという項目が加わっています。
今は新しい項目なので、新規と表示されてちょっと目立っていますが、データベースの中の一機能としてフォームが加わっているだけの状態なんですね。
Webフォームというと、企業サイトでは問い合わせフォームがWebフォームの使われ方として多いですし、
私は仕事ではセミナーの申し込みフォームを作ることが多かったです。
フォームはそういう外部の人から情報を集めるための仕組みで、フォームに入力してもらった内容がメールで送られてくると。
メールを送ってもらうための仕組みみたいな印象もあると思います。
だけどフォームはデータベースを入力するためのインターフェースという考え方もできます。
ノーション上でデータベースを作ってデータを入力するという時には、スプレッドシートのような画面で入力することもできますし、
カード型の表示で項目を入力していくこともできます。
カード型の表示の方がわかりやすいと思うんですけども、それでもノーションのデータベース機能上で項目を入力していくのは、
慣れてない人にはちょっとわかりにくい。新規でレコードを作ってみたいなところもわかりにくいと思いますし、
複数の人にデータベースをいじらせると間違って既存のレコードを消してしまったり変更してしまったりみたいなリスクもあって、
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管理する側としては心配だと思います。そこで出てくるのがフォーム機能です。
フォームを用意しておいて入力してもらえばわかりやすいですし、他のレコードをいじってしまう心配もないと。
なのでデータベースに入力する方法の一つとしてフォーム機能が登場したというわけで、
データベース機能の正常進化だなという認識になります。
ノーション上の既存のデータベースからフォームを作る機能があります。
オンラインデータベースツールの定番であるエアテーブルにもフォーム機能はあるんですね。
ノーションのデータベース機能はエアテーブルを絶対意識しているはずなので、
フォーム機能というのはやっぱりエアテーブルに使い勝手を近づけるためにも必要なものだと思います。
でノーションのデータベース機能使ってみたんですが、
こういう機能もあったらいいのにと思うところは多いですが、
フォームとして必要最低限のものが用意されている感じでシンプルで使いやすいと思いました。
ノーションは社内などグループでチームで使うツールなので、
そのチームのメンバーから入力してもらうフォームを作るというのが前提になっているとは思うんですが、
ウェブ上で公開して誰でも入力できるフォームを作ることができます。
実際私は2度ほどウェブ公開するフォームとしてノーションのフォーム機能を使いました。
タリーフォームズというノーションっぽいインターフェースでフォームを作れて
ノーションに埋め込むこともできるサービスがあるんですが、
ノーション自体にフォーム機能がついてこのタリーフォームズの今後が厳しいんじゃないかなと
ノーションにフォーム機能がついたと聞いたときに真っ先に思いました。
実際使ってみてまだまだGoogleフォームやマイクロソフトフォームズに比べると
機能的には物足りないんですが、それでもノーションのフォームで十分というケースも多いんじゃないかと思います。
ノーションを使っている人ならノーションのフォーム機能を使いたくなると思います。
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フォームで送信された内容はノーション上のデータベースに当然登録されるわけですが
フォームで入力した内容をメールで送るという機能はありません。
フォームによって新しくレコードが追加されましたよという通知をメールで送ることができます。
あとちょっと面白いというか気が利いてるけどもちょっと分かりにくい機能として
フォームに回答した後その内容を自分にメールで送る機能がついています。
フォームに回答した人が自分の回答した内容のコピーを受け取れるイメージですね。
あとファイルのアップロード機能があってファイル容量の制限とか詳しく検証したり調べたりできてないんですが
web上で誰でもファイルを送れるっぽいです。
マイクロソフトフォームスではグループ内で使うフォームじゃないとファイルをアップロードできないですし
GoogleフォームもGoogleアカウントでログインした人じゃないとファイルをアップロードできないので
ともかく不特定多数の人から簡単にファイルを送ってもらいたいという時にも便利なんじゃないかと感じています。
他に使っていて感じたというか気づいたこととして
複数の選択肢から項目を選んでもらう時にプルダウンで選ぶという方法がないのはちょっと寂しいかなと思いました。
ただラジオボタンかチェックボックスで選んでもらうということはできるのでプルダウンは絶対必要というわけではないんですよね。
ラジオボタンとチェックボックスも最初から2つの項目に分かれているわけではなくて
選べるのは1つだけにするとラジオボタンになって複数選択かの場合はチェックボックスになるというシンプルな作りになっています。
条件分岐とか住所の自動入力などの高度な機能はありません。
ノーションで作ったフォームを共有するときにそのフォームに入力できるユーザーの種類を選ぶところで
web上でリンクを知る全ユーザーを選ぶと誰でも入力できるフォームとしてweb上で公開できます。
これはデータベースのフォームビルダーというフォームを作る状態の右上のフォームを共有を選んで
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そこで作られたリンクを公開するとそれがフォームのwebページになっているんですね。
そこで気をつけないといけないのがそのフォームを埋め込まれているノーションのページそのものを
web公開してしまうとデータベースそのものをweb公開していることになるのでフォームの回答も全部誰でも見られる状態になってしまいます。
これ結構落とし穴だなと思いました。
ノーションのページ上にフォームを埋め込みたいという場合はデータベースを埋め込むんじゃなくて
先ほど言ったフォームを共有した時のリンクを埋め込まないといけません。
ノーションのフォームはあくまでもデータベースの一機能なのでデータベースとフォームは一体化されていて
フォームを作るフォームビルダーと回答とがタブで切り替えられるイメージです。
でその回答のデータベースに対して別なレイアウトを作ったりとかグラフを作ったりとかができるわけですね。
今回は以上です。アシカガコウジがお届けしました。
