引継書作成の難しさ
おはようございます。今日は2月4日、水曜日。40代からのリスタートチャンネル🐇。今日も始めていきたいと思います。この放送は盆塵係長こと私ととっすぃが思考停止から抜け出し、未来を変えるため、日々の気づきや学びを毎朝お届けしております。
はい、というわけで今日は水曜日ですね。週の真ん中ということで、仕事の話をしたいと思います。
この時期ですね、いつも大変になる引継書の話なんですけども、先日ですね、元公務員の岡部さんが引継書についてお話しされていたということで、
その時お話しされていたのは、年中引継書を書いていれば年度末に焦って作ることはなくなりますよということを言われていまして、
やっぱりですね、岡部さん素晴らしいなというふうに改めて感動したわけなんですけども、なかなかですね、私もそれができずに毎年毎年ですね、年度末に駆け込みで引継書を作成するということで、
学生時代もですね、結構定期テストなんかだと直前に勉強してですね、一気に知識を詰め込むみたいな、そういうタイプだったんですよね。
やっぱりコツコツが結構苦手だったっていうのもあって、今はですね、徐々にコツコツができるようになったわけなんですけども、
引継書もですね、やっぱりコツコツ書いていればですね、慌てて作成することもなくなるんだろうなっていう気持ちはあるんですけども、もはや遅いですよね。
そんな余裕もなくですね、日々やっぱりですね、業務に追われることが多いということなんですけども、皆様の職場だとですね、やっぱり勤め人の方は部署移動とかそういったのがあると思うので、
引継っていうのはきっとあると思うんですけども、どのぐらいその引継期間があるかっていうのがちょっと気になるところがあるんですが、
私の組織というか勤めているところでは、引継の日がですね、丸1日しかないわけですよね。
なので、その限られた時間で自分の業務を新しい人に引継ぐということをしなければならないわけなんですけども、
1日の時間っていうのはもう本当に知れているものなので、引継書という書類をですね、作成して置いていって、あとはこれを読んでくださいねということでですね、虎の巻みたいなものを作るわけなんです。
ただですね、それがですね、やっぱりうまく作れる人と作れない人、それをすごくうまく作れる人っていうのはやっぱり能力が高いんだなっていうのを一目でわかっちゃうわけなんですよね。
AIの活用
文章力もそうなんですけども、まとめ方ですとか、あとポイント、抑えるポイントなんかも必ず書いている人もいればですね、全くシンプルで、なんだこのスカスカな書類はっていう方もですね、多々いらっしゃるわけなんですね。
どっちがどうっていうわけではないんですけども、細かすぎても読む気にもならないし、逆にざっくりしすぎてもですね、ちょっと内容がわからないっていうところがあるので、その辺の中間を探りながら作っているっていうのが結構現状じゃないかなというふうに思いますね。
やっぱりふと思ったのは、今の時代ですね、そうやって自分で作るっていうのが、やっぱりAIを使うべきだなっていうふうに思っているわけなんですよね。なのでAIを使って引き継ぎ書を作るっていうのを私は今やっているわけなんですけども、具体的にはですね、いろんな作り方がありまして、ポイントですよね。
本当に懸案事項っていうのを、私の場合はメモをずっと残しているので、それをですね、AIにぶち込んで、絶対に忘れちゃいけないポイントとしてまとめてもらうっていうところですかね。
あとはざっくりした業務のところであれば、前の引き継ぎ書をですね、作っていた方がいらっしゃるので、その様式を用いてですね、今年度バージョンにブラッシュアップするというやり方をAIを使ってやっているわけなんですけども、具体的にはですね、私はジェミニ派なんですよね。
GoogleのノートブックLMを使ってですね、図解っていうのも作れるので、図解を作って挿絵として入れてあげる。それとインフォグラフィックって言ってですね、絵でわかるようなものをどんどんどんどん作っていって、それをですね、差し込んでいくというやり方をしています。
今まではですね、本当にワードですね、自分で文章を打ち込んでですね、なんとなくそれっぽいものを作っていたわけなんですけども、やっぱりクオリティが全く上がりますね。挿絵とかを入れてあげることで、パッとですね、見た瞬間に何をしたいのかっていうのが本当にわかりやすくなったなというふうに思います。
あとはですね、音声ファイルもですね、今ジェミニで読み込めるようになったんですよね。なので、私は今毎回毎回打ち合わせとか会議とかで基本的にですね、Apple WatchとかiPhoneで録音するんですよね。それを聞く聞かないは別として全部録音していてですね、それを後で文字お越しするということで、そのデータはかなり蓄積されているんですよね。
なので、その情報をちょっと選択しながらですね、AIに読み込ませて引き継ぎ書を作成していくというやり方を、最初慣れなかったんですけども、どんどんどんどんこれ多分毎年やっていけばすぐ作れるようになるなっていうのがわかってきたので、こういうふうに作りたいんだけどっていうのも、AIに相談すればですね、やっぱり瞬時に返してくれるので。
私が考えているのは、今Viveコーディングとかでいろんなアプリとかソフトを作れるようになってるんですけども、アンチグラビティとか使ってですね、引き継ぎ書を一瞬で作れるようなアプリみたいなのを開発できないかなっていうのを今模索しているわけです。
ちょっとできるかどうかわからないんですけども、これできればですね、今後かなり楽になるんじゃないかなっていうところで、ぜひですね、ちょっと作っていきたいなというふうに思っております。
岡部さんの言う通りですね、通年で引き継ぎ書をちょいちょいちょいちょい作っていくっていうのが一番有効な方法ではあると思うんですが、それプラスですね、AIを駆使して作っていくというやり方も多いんじゃないかなというふうに思っておりますので、他にも何かお勧めの方法があればですね、コメントレター等々で教えていただければなというふうに思います。
最後までお聞きくださりありがとうございました。今日も新たなリスタートを応援しています。皆様にとって幸せな一日になりますように。
