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まず最初は、もうこれは間違いないですね。 ゴールは何なのかという、このミーティングのゴールは何なのか。
今回のミーティングをすることによって、最終的にどの段階まで行っていればいいのか。
1時間のミーティングが終わった時にどういう状態になっていればいいのか。
何が決まっていて、次に何のタスクになっていればいいのか。
ちょっと先に言うと、ミーティング終わった後に、
今日のミーティングで決まったこと、そしてもう一つ、次に皆さんがやることというタスク。
この2つを報告するんですね。
今日のミーティングお疲れ様でした。その日中に送ることがいいんですけども。
できれば、今日決まったことはこちらで、次のタスクはこちらです。
みたいな、その報告テキストですね。
チャットとかで送ればいいと思うんですけども。
それを想定しながら、まずゴールを考えるんですね。
大体こんなことが今日決まって、こんなことが次のタスクになってたらいいなっていうの。
例えば、ちょっと飲み会っぽいイベント、ミーティングをやったんですけれども。
例えば、イベントまで、事前のミーティングっていうのはもう最後だから。
今日のうちに、まずは事前の告知の内容と、当日の大まかな流れと、その飲み会が終わった後の流れ。
この3つが決まっていればいいなって思うわけですね。
したら、事前の告知、今どこまで決まってるっけ。
ここがまだ決まってないな、アジェンダに入れとこうとかいう風に変わっていくんですね。
なので、ゴール、さっきの飲み会だとしたら、事前の告知、当日の大まかな流れ、
当日のイベント終了後の流れ、この3つが今日中に決まっていれば、
今日はゴール、それがゴールになりますと。
こんな感じで、飲み会の例はすごい簡単ですけれども。
例えばプロジェクトとかだったら、今日は新しいサービスを作るときのコンセプトについて、
みんなで合意をするっていうのがゴールだとしたら、
そのコンセプトの設計が完了している状態とかね。
いろいろミーティングの目的、ゴールってあると思うんですけれども、
分からないときあるじゃないですか。結構分からないこと多いですよね。
今回って、コンセプトが完全に決まるところまで行くことをゴールにするべきか、
コンセプトに必要な情報をある程度集めて、
その後オーナーがコンセプトを決定できるまでの情報を集めればいいのか、
あるいはコンセプトは今日のミーティングの前半で決まって、
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実際にその後各自がやらなきゃいけないタスクを明確化するところまでが、
今日のゴールなのかとか、結構この辺は経験、
1時間で今日どこまで進められるのかっていうのと、
あとプロジェクト全体の中で、
今日ここまで決めとかないとその後だいぶ進められなくなるよね、
みたいなところを踏まえてゴール決定しないといけないですね。
ってなった時に自分じゃ判断できないことも全然出てきます。
そういった時はより分かりそうな人に事前に確認する。
これがめちゃくちゃ大事だと思います。
自分で判断できなければ、
今日のミーティングでどこまで決めていればいいですかね、
私としてはここまで決めればいいと思うんですけど、
っていうやり取りをしちゃうんですね。
この辺りは結構ミーティング進めるポイントだと思います。
ちょっと言い忘れちゃったんですけども、
アジェンダの作成って今言ったと思うんですけども、
このアジェンダを作成するタイミングっていつがいいと思いますか?
もちろん事前にですよね。
よくあるあるなのは、
明日このミーティングでアジェンダ作らなきゃと思ってくるんですけども、
僕もそうなっちゃうときはあるんですけれども、
おすすめはそのミーティングが開催されることが決まった瞬間で、
場合によってはその前のミーティングが終わったタイミングで、
次のミーティングのアジェンダ作り始めるんです。
これは結構ポイントかなと思います。
結構定例的に月に1回とか毎週やるミーティングとかあると思うんですけども、
そういうのだったら来週はアジェンダを作り始めるっていう、
今週のミーティング終わったときに、
終わった後に来週のミーティングのアジェンダ作り始める。
これがベストですね。
何でかというと今言ったみたいに、
ゴールみたいなものを定めるときに、
やっぱり自分で判断できないことが出てくるじゃないですか。
そしたらオーナーとかそれについて、
答えを持ってそうな人に確認するっていう作業が必要ですよね。
そうなったときにそれを前日とかにやってると間に合わなかったりするんですよね。
当日やってみたらゴールがずれてたみたいなものとか、
全然そこまで当日行かなかったということになりがちなので、
なるべくオーナーですね、その場を仕切っている人とか、
位置決定している人とか、
会社の重要な例えばビジョン、ミッションを決めるみたいなものであれば、
やっぱり代表に聞くべきですよね。
こういったところがあるので、
なるべく早くアジェンダを作り始める。
まず第一がゴールを決めるんですね。
ゴールを決めた後に次に参加メンバーを決めます。
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参加メンバーなんてそのプロジェクト参加している人全員に
取ったらいいんじゃないですかって思うと思うんですけれども、
ここもコミュニティであれば出れる人参加してねでもOKですが、
会社においてはこれはやっぱりその生産性っていう考え方があって、
やっぱり1人1時間動くとその人の人件費かける人数分ですよね。
人件費かける人数分。
もし1人じゃあ3000円の時給がかかっているような人を集めるような
ミーティングだとしたら、
もし10人とかね、大企業とかだと10人ミーティング出てくるとか結構あるあるあるなんですけども、
そうしたらもうそれだけで3万円の1時間だけでも3万円のお金がかかって、
さらに事前準備したりするから、
もう1回のミーティングで10万円ぐらいのコストがかかるみたいなことが
全然起きるんですよね。
そんな時に本当に全員参加する必要があるのかみたいなところも
結構一つの観点になると思います。
やっぱりこの時にどうやって参加メンバーを決めるかというと、
さっき決めたゴールの達成のために必要なメンバーは誰かということを問うていく感じですね。
まずは意思決定者いた方がいいですよね。
ミーティングが集まったのに、
じゃあこれ、
こういう観点が大事ですね。
でもこういう観点も大事そうですよね。
これじゃあ決める人は今日いないので、
宿題事項にしてちょっと確認しておきますみたいな。
すごい生産性低いじゃないですか。
そういう場合もあると思うんですよね。
ただなるべく意思決定できる人がその場にいた方がいいと。
あとは議題の解像度が高い方とかも入れた方がいいと思います。
やっぱりAがいいんじゃないか、Bがいいんじゃないかっていう
ディスカッションその場でできる人っていうところで議題に関する解像度が
高い方を入れた方がいいと。
あともう一つは最後ですね。
実際にその後のタスクを持つ方みたいなところですよね。
例えばそういうイベントの事前告知について
今日決めるっていう話だとしたら、
実際に事前告知を送るメンバー、
最終的にその場で決まったことを実際に実行する、
そのタスクを遂行するメンバーっていうのもやっぱりいた方がいいと思います。
っていうのもいないと、その後また二度手間で説明しなきゃいけないからですね。
このミーティングでこういうふうに送ってもらうことが決まったので、
こういう感じで文面作って皆さんに告知してくださいって言った時に、
いやでも私実際この文面ちょっと微妙だと思うんですよね、
そこで言われてもミーティング終わっちゃってるんで、
もう一回また皆さん集めてとかってなっちゃうじゃないですか。
なので参加するメンバーっていうところで、
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意思決定者、議題の解像度が高い方、
あとはその後のタスクを実際に受け持つ、
受け負う方っていうのを入れるっていうのが考え方としてあるかなと思います。
ここまででもこんなあるんですよね。
ゴール決めて参加メンバー決めるってだけなんですけど。
ここから始めてアジェンダの中身を作っていきます。
アジェンダの中身っていうところで、
当日どんな話をしていくかっていうところですね。
まずアイスブレイク的なものがいるのかっていうところは、
ここは結構判断難しいと思うんですけども、
僕の解釈としては、いわゆる信頼関係とか、
心理的安全性があるのかどうかっていうところで、
なんか結構初めて会うメンバーばっかりのミーティングとかってあるじゃないですか。
初会合わせが発生するんであれば、
絶対チェックインみたいなのを入れた方がいいかなと。
行って自己紹介的な時間を入れたりとか、
僕とかだったら最近の問いは何ですかとかを入れたりとかね。
ちょっと特殊かもしれないですけども、
結構探究系のメンバーが集まっていると、
問いとか結構持ってたりするので、そういうのを聞いたりとか。
あとは普通に最近会ったこととかをぜひ共有してください、
みたいな感じでやることもあります。
ちょっとアイスブレイク的な感じですね。
オンラインミーティングとかだと特に重要かなと思います。
アイスブレイクもやった後は基本的には議題になるんですけども、
この議題を決めていくのは、ここはもう分かりますよね。
さっき決めたゴールに達成するために、
今日はどんな議題を出せばいいのか。
ここはミーシーっていうふうに言ったりしますけども、
守れなくダブリなく設定できているのかということで、
やっぱりミーティング終わった後に、
あれも決めなきゃいけなかったんだったとかってありませんか。
あれ今日聞こうと思ってたのにとか言って、
あとからスラックで聞くみたいなことは、
全然スラックで聞けるものだったらいいんですけども、
結構大人数せっかく集まっているのにそこで聞けなかったら、
またもう1回ミーティングやるとかってなっちゃうじゃないですか。
ということを防ぐために、
やっぱりアジェンダを守れなくダブリなく設定するのが
大切というところですね。
ただ、守れなくダブリなく設定していくことは大事なんですけれども、
今日決めなくても良いことは何かっていうのも
考えておいたほうがいいです。
というのも、もちろん決めるに越したことはないっていう
ものは多いと思うんですけれども、
やっぱり1時間っていう時間が限られていたりしますので、
そういった時間の制約の中で、
事前にこれだけアジェンダを用意したけど、
半分しか終わりませんでしたね。残念でした。
でも、すごく大事なことはこの後半にあったんですけど、
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へーへーみたいなことは全然起きがちだと思うので、
そうなった時に、
今日1時間で決めなくてもいいもの。
要は優先順位をつけていくということですね。
優先順位が高いものを先に議論していく。
これは最悪時間があれば話せればいいけど、
最悪喋れなくてもその後テキストとかでフォローアップするとか、
またその次のミーティングで話せばいいみたいな形で、
優先順位を自分の中で整理して、
今日最悪決めなくてもいいものは後半に持ってくるとか、
そもそも抜いちゃうとかっていうのも判断としては必要です。
この辺りちょっと難しいですけどね。
やっぱりミーティング慣れしてくると、
今日はここまではだいたいこの議論で20分、
それ想定するのも大事ですね。
この議論で20分ぐらい、この議論で大体15分ぐらいっていうので、
1時間でここまで話せるかなみたいなところですね。
もちろんミーティングを2時間やる、3時間やるっていうのも、
全然目的によってはありだと思うんですけれども、
結構皆さんの集中力が続かなくなるので、
やっぱりお勧めは1時間とか、
あと定例的なものであれば30分。
やっぱり90分とか2時間とかミーティングやると、
結構皆さん慣れてくるので、
あんまりミーティングの、その長いミーティングで決まったことって、
あんまりいい意思決定じゃなかったりすることもあるので、
個人的にはやっぱり1時間ぐらいでなるべく終わらせるっていう方を、
優先した方がいいのかなというふうに思ってます。
こんな感じでですね、アジェンダを作っていくわけですね。
今日話したいことは3つありますと。
さっきのイベントの話であれば、
イベントの事前告知の内容を最終的に、
今日釣り合わせて確定させたいですと。
結構こういう時に重要なのは、
最近だとやっぱりチャットとか使って、
事前に結構議論を聞いたりするじゃないですか。
チームメンバーとかプロジェクトメンバーで。
その時にチャットとかスラックとかチャットワークとか何でもいいんですけども、
そこで議論されてたことがもしあったら、
イベントのミーティングのファシリーのメンバーは、
それをちょっと議事録とかアジェンダとか貼っておいて、
スラックではこんな感じのやり取りしてましたねみたいな。
でもここの部分はまだ決めきれていないので、
今日話しましょうみたいな感じで、
逆にスラックで話してたのに、
それを無視して議題でゼロから話し合うと、
すごくもったいないので、
ある程度テキストベースで進んでいるところは、
うまく使ったりとか、
逆にこの話題はミーティングでしなくても、
スラック上で決められるんじゃないかって思ったものは、
逆に当日のアジェンダから削除しちゃうというのもあるんですね。
なので結構事前にアジェンダ作るのが大切な理由の一つとしては、
これはもうチャットで決めればいいやっていうふうな判断もできるんですよね。
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当日の事前告知の文面を、
ミーティングでいきなり作成するのは大変なので、
誰々さんにちょっと素案作ってもらえませんか、
みたいな感じで投げておけば、
ミーティングまである程度素案作ってくれるみたいな。
当日はそれをみんなで叩けばいいとか、
逆にそれをみんなで叩くのも、
別にテキストベースでできるなら、
Googleドキュメントとかを使って、
そこにコメントをみんなで入れてみたいなものもある程度やった上で、
ミーティングではやっぱりこういう観点があったんで、
こう変えていくのはどうでしょうっていうのも、
その場でもう最後決めるところだけ。
そしたらもう5分とか10分で終わることもあると思うんですよね。
こんな感じでテキストベースで決められることは、
テキストベースの方でやっちゃうっていうのも結構コツの一つかなと思います。
こういうのもやっぱり前日だともうどうにもならないので、
事前にアジェンダを作るっていうのはめちゃくちゃ大事ですね、
というところになります。
っていう感じでここまでが準備編という感じでめちゃくちゃ長いですね。
めちゃくちゃ長いんですけれども、
これだけ準備をしてミーティングを臨むと、
大体うまくいくんじゃないかなと思います。
当日実際にファシリテーションするときっていうところは、
このアジェンダに沿って自分が基本的にはリードしながら議論を進めていくっていうところですね。
当日の注意点は結構いろいろあるんですけれども、
今日は長くなっちゃうので、いくつか言うとしたら、
発散と収束のバランスみたいなところで、
さっき整理するミーティングと発散するミーティングだったと思うんですけど、
まさにその意味で、結構発散させなきゃいけないなっていう場面があるんですよ。
結構皆さんからアイデアを一回その場で出してもらって、
膨らませないとすごいちっちゃなアイデアで終わっちゃうみたいなことがあるので、
発散させるんですけれども、
でもやっぱりミーティングの時間があるから、
発散させるのは10分だなとか自分の中で思っておいて、
10分くらい経ったら、
そろそろ決めるところに行きたいんですけど、
誰々さんが言ったこういう観点、
誰々さんがこういった観点を考えると、
こういう感じでまとめるのがいいんじゃないでしょうか。
確かにそれがいいと思います。
じゃあこれでいきましょうみたいな感じで、
発散と収束のバランスを大事にしていくといいかなと思うんです。
この発散は結構得意な人が集まると、
ひたすらずっと1時間ブレスとして終わるみたいなこともあるので、
ファシルの人はいかに逆に収束させるかっていうところも意識して、
意見をなるべくまとめるようにする。
あるいは逆に意見が全然出てこなかったら、
発散させるような問いを投げたりっていうのも大事だったりとか、
この辺りのバランスは結構慣れになるのかなと思います。
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あとは結構簡単な話ですけれども、
なるべく参加者全員に喋ってもらうっていうところは大事かなと思います。
多分何らかの理由があって、
そのミーティングに参加するメンバーとして、
決めているわけですよね。
事前に参加メンバー決めたっていう話があったと思うんですけども、
そういった中でやっぱり喋らないと、
本当は言いたいことがあるのに言えなかったっていうパターンもあると思いますし、
あとはやっぱり発言しないとその場への、
参加意志みたいなものもなくなっていったりとか、
そもそもそのプロジェクトに自分は主体的にやらなくていいか、
みたいなマインドにもなっちゃうので、
なるべく喋れそうな人には意見を聞くっていうのも、
結構大事なことだったりします。
やっぱりミーティング当日って、
ある意味一つのイベントみたいなもので、
ゴールを達成するっていうことも大事なんですけれども、
参加したメンバーが、
今日参加してよかったなっていうふうに、
満足できるっていうのも結構大事なんじゃないかなというふうには思っています。
参加者の心理的ゴールっていうのを、
プロジェクトのゴールとかは別に設定しておくのも大事かなと思います。
最後ですね、
ミーティング終わった後編っていうところの話を最後できればと思いますけれども、
ミーティングが終わった後にやることは、
これだけですね、決まったこと、次にやることを共有する、
なるべくその日中にっていうところですね。
まず議事録はなるべく取ったほうがいいです。
それ自分で取るのか、議事録係他に付けるのかっていうのはいろいろあると思うんですけれども、
議事録を全部ベタバレして、
今日の議事録はこれです、バーってこうやってチャットとかで貼り付けても、
あんまり読む気にならないですし、
どこが重要だったのか全然わからないみたいなことになると思うんですよね。
なので、なるべく絞って報告をするっていうところで、
もう2つだけ今日決まったこと、
決まったことっていうのは、
ミーティングの前には決まっていなかったけれども、
ミーティングがあったことで決まったことですよね。
それと次にやること、
これは誰々さんが今回のイベントの事前告知を送ってください。
当日は誰々さんが就勤をやってください。
当日のためにこういうものを事前に購入して準備しておいてください、
みたいなことを共有するっていうところですね。
次にやることを共有する。
誰がいつまでにやるのかっていうことを共有して終わり。
ここまでやると、
ミーティングは基本的には成功なのかなと思います。
あとはその次にやること、誰々って書いたんだけども、
全然見てなさそうで、やってなさそうだなとかっていうのがあれば、
21:02
進捗確認したりとかやってますか?
つっついたりっていうのも、
この辺はプロジェクトマネージャーっぽい仕事になりますけれども、
やっておくっていうのも結構大事かなと思います。
結構みんなミーティングやったときはその気なんですけれども、
終わった瞬間に一気に全部忘れるっていうのが人間ですので、
その走りの人は、
なるべくそのミーティングで決まったことを、
後からメンバーをつっついたりするっていうのも大事かなと思います。
ということで、だいぶ長く話してしまいましたが、
今日はミーティングのファシリテーションについて、
結構たっぷり目に話すということをやってみました。
この辺は多分、僕が書籍を読んで、
パッと学びをシェアするっていうよりも、
多分ここ10年ぐらいでやってきたことを話しているので、
ちょっと内容多くなったんですけれども、
いろいろこの他にもTipsあったりするので、
またプロジェクトマネジメント系の話は、
タイミングでできれば、
と思うんですけれども、
今日はその中でミーティングっていうところに切り取って、
お話をさせていただきました。
ということで、またいろいろ学んでいければと思います。
今日もありがとうございました。
また来週お会いしましょう。おやすみなさい。
