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日々考察-ヒビコウラジオ。このチャンネルでは、私たしずんが日々の些細な出来事に対して、あれこれと考察を加える、そんな放送をしていきます。
第135回の放送、報告の流儀というお話をしていきます。
えっとですね、報告っていう作業ね、まあいろいろな形があると思うんですけど、
今回はですね、 主に口頭で報告をする場合、要は話を
自分の口で相手にお話をする場合、特に上司とか先輩に報告をする場合ということを想定してのお話をしていきます。
はい、えっと、順番にね、その報告のコツみたいなものをお伝えしていきますね。
まずは、どんな内容の報告をするか、あらましを最初に伝えてください。
やっぱりね、えっと、突然詳細の話をされても、相手はね、よくわかんなくなるんですよ。
なので、あらまし、一番ざっくりとした話をまず相手に伝えてください。
そうすることで、相手がね、頭の中を整理することができます。
なので、例えばお客様からクレームをいただいて、それを上司に報告しなければいけない場合ですと、
あの、今日お客さんからクレームをもらったので、そのことに関して報告させてくださいとか、
そのような話をしますね。そうすると、えっとじゃあ、どのような内容なのかなっていうふうに上司が、
頭のね、興味がそちらに向きますので、そこからね、内容をお伝えするという、そんな流れだと思います。
それで、えっとね、伝えるときは事実と感想を分けてください。これは必ずやってください。
起きた事実としては、
提出物の納期が遅れてしまって、お客様からそのことの指摘がありましたと。
えっと、例えば感想は、あの、今日中に渡せると思いますとか、
えっと、お客様、あの、怒ってなかったんですけどとかね、例えば。そういうのって、
えっと、個人、要はね、その人その人で解釈にばらつきがある可能性があることはすべて感想というふうに捉えてください。
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事実っていうのは、いつどこで誰が聞いても同じ解釈になることだけが事実です。
例えば、えっと、納期に遅れてしまった。これは納期が月曜日っていうことを、そのお客様の、例えば発注書に月曜日、月曜日って納期が書いてあって、
それを月曜日の、えっと、月曜日の営業時間内に提出できなかったと。
そのような場合は誰がどう見ても納期に遅れてしまったってことですよね。
で、お客様から指摘を受けたっていうのも、火曜日にお客様から電話がかかってきたという事実がありますので、お客様から指摘を受けたっていうのは事実として捉えますよね。
で、それに対してお客様は、えっと、怒ってるわけではないので早めに出してくださいと言ったと。
でも、本当は内心は怒ってるけどそれを我慢してくれてるだけかもしれないですよね。
だから、怒ってないっていうのは、えっと、感想にあたりますよね。
このような感じで、えっと、意外とね、事実と感想をごちゃ混ぜにして伝えてる、そういう人がね多いんですよね。
例えば、別の例えで言うと、今月はもう少し、今月はその目標の数字よりももう少し上振れすると思いますとかね。
上振れする見込みです。これは感想ですよね。
見込みは見込みでいいんですけど、そうではなくて、えっと、例えば、その月の目標に対して、
えっと、現在何日の時点で進捗何パーセントですっていう事実を伝えないといけないですよね。
まあ、あの、ただそのお仕事をしていると、その自分の考えを伝えないといけない場合がありますよね。
あるいは、君の意見はどうなんだって求められる場合もありますよね。
だから、えっと、もしくは、えっと、その自分の考えを伝えるために、その追加情報として事実、こういう事実がありますっていうのを付け加えなきゃいけない、そういう場合もありますよね。
だからこういう時は、あの、事実なのか自分の考えなのか、相手にはっきりとわかるように、
そういうふうに伝えてください。
なので一番いいのは、あの、自分の意見を言う前に、これは私の意見ですけどって冒頭につけることですよね。
これだけで ok です。なので、これは私の意見なんですけど、何々だと思います。何々の見込みですとか。
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そのような、えっと、相手がとにかくね、同じ解釈ができるように言葉を選んでいくと。
それがとっても大事な、大事なね、あの、コミュニケーションの要素、要素というか、とても大事な話ですので、必ずやってください。
もうこれだけ、私の意見ですけどこうですっていうのを付け加えるだけで全然違います。
だから確実に、えっと、今日の午後までに終わりますと、
伝えた時には、現在、現段階では、あの、午後、今日の午後で終わりそうな感触ですとかね。
えっと、進捗が何パーセントまで済んでいるのでとか、一番、一番難しいこの作業が終わったので、あとはササッとできますとかね。
できると思います。現段階での私の感じではできそうな感じです、みたいな感じで。
言葉は何でもいいんですよ。とにかく事実なのか解釈なのかを分ける。
これを絶対してください。もうこれだけでほぼオッケーだと思います。
で、まああと補足として、人のセリフ、人から言われたセリフはできるだけそのまま伝えてください。
自分の解釈を加えないと。 ですから、
えっと、お客様から、 納期の、納期が遅れたことに対してのクレームをもらった場合に、
えっとですね、 よくあるのが、これは困るからちょっと早くしてくださいねって言われました、みたいなことをそういう報告をするんですけど、
実際にお客様がおっしゃったのは、この案件は急ぎじゃない、ないのですが、その納期を守ってくださいっておっしゃった。
急ぎじゃないっていうところを自分なりに解釈して、その怒ってないとか、大丈夫みたいな風に言葉を変えてしまうことがあるんですよ。
これね、冴えない社員、仕事があんまりできない社員さんがよくやってる傾向にあると、私はそういうふうに考えてます。
やっぱりね、相手のセリフをそのまま伝えないと、どんどんね、解釈が変わってってしまうんですよ。
で、これをやると、これをやるとですね、社会人が最もやってはいけない、言わないのトラブルを起こしてしまうんですよね。
そうですそうです。なので、お客様から何か言葉を言われた時には、必ずその言葉通りに他の人に伝えるようにしましょう。
何々みたいなことを言われました的な、なんかそういう報告をする人がいるんですけど、それはもうセンスないので絶対にダメです。
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これを意識して報告をされるといいです。
特にそういう誰かから何々言われましたっていう報告の場合には、誰が言ったかをはっきりさせる。
これも一番最初にやってほしいですね。誰々さんからが言うには何々ということでしたと。そう。
そういうふうにしましょう。
とにかく、報告で最も大事なのは勘違いを起こさないこと。解釈のずれを起こさないこと。
言葉に疎後を生まないこと。
その、伝言ゲームってよく言いますけど、要はあの、言葉にする回数が増えれば増えるほどね、
勘違いが起こるリスクがどんどん上がっていきます。
なので、そもそものその勘違いをなるべく起こさないような方法っていうのを工夫してもらえればいいかなって思います。
ほうれん草がね一番大事っていう、そんな話もしてるんですけど、ほうれん草をせっかく報告連絡相談をね、
せっかくしたのに、その内容がずれて伝わってしまっては、その本来の目的を果たすことはできないですよね。
何らかの報告や連絡、相談、こういうことをすることによって別の人の意見をもらうとか、方針を定めるとか、
そのようなことをやるっていうのが本来の目的なわけです。
つまり自分の伝え方がまずくてですね、その間違った内容が伝わってしまったら、その正しいアドバイスとか意見をもらえないわけですよね。
ですからそのような意味もあって、解釈にそのズレを生まないっていうのはめちゃめちゃ大事なことです。
ですので、まあそのような形でですね、
自分の意見と事実を分けて伝えると、で、相手が言ったことはそのセリフをそのまま伝えると。
そんなようなことです。で、報告をしたら、そこから何らかの助言とか意見をもらうことがあります。
で、この場合もその相手の言った内容と自分の解釈、これにズレがあってはいけませんので、そのアドバイスは必ず復唱しましょう。
で、自分の言葉で言い直す。それで正しく伝わったかどうかをお互いが確認するっていう、そのような作業をしてみましょう。
はい、ということで、第135回の内容としては報告の流儀と、そのような話をさせていただきました。
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以下雑談ですけれども、
通常放送をですね収録する時間がなかなか取れてません。
休みの日にですね、取り溜めをしようかなって思ってるんですけど、なかなかね、休みは休みでいろんな用事を入れたりしてますし、
今ね仕事が完全にパンクしてしまってて、夜10時まで残業しても終わらないんですよ。で、深夜残業は基本的に禁止。
で、自分だけが忙しい状況なので、あのみんなで深夜残業はokみたいな雰囲気があります。
なので、休みの日にね、残った仕事を片付けなきゃいけなかったりしてるんですよね。
絶対やっちゃいけないんですけど、まあそれでも、そんだけやっても今月多分ね、残業時間が
50時間くらいはいくんだろうなぁと思ってます。 水曜日に農残業があるのに、毎週水曜日農残業なのに月間50時間いってしまうんで、ちょっとやばい
やばいなと、やばい状況だなと、久しぶりに。そんな風に感じてます。 まあ早くね、この波を乗り切ってですね、元の生活に戻したいんですけど。
うーん、まあまあなかなかっていうそんな感じです。 まあその中でも、あのまあなんていうかね、自分が結局この仕事でしっかりとした報酬をもらってるから
そのね、こんだけきつくてもある程度は我慢、折り合いをつけてやってるっていうところがありますので、本当にあの体が限界も迎えたら
もう潔く仕事休んだり、もう転職しようかなって思ってます。 ますけど、今のところはね、まだまだ
もう少し耐えれるので、どうにかね、その自分の工夫とかでうまいこと 折り合いをつけていきたいなぁと、そのように考えています。
はい それでは日々考察日々考ラジオ
第135回の放送報告の流儀ということで 今回の放送はこの辺で終わります。ここまで聞いてくださってありがとうございました。
