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日々考察-ヒビコウラジオ。このチャンネルでは、私たしずんが日々の些細な出来事に対して、あれこれと考察を加える放送をしていきます。
はい、第128回の放送を始めていきます。
今回のテーマが、どうすれば自分の能力を正しく把握できるか、という内容です。
仕事についてお便りをいただきましたので、それに回答する、そういう放送回にしていきます。
お便りの内容をざっくり読ませていただきますね。
1日の仕事の予定、計画を立てた後、想定の半分もこなせなかったり、逆に時間が大幅に余ってしまったということが何回もあります。
なるほどなるほど。 時間が足りないとなった時は、
相手の資料の情報不足などもあります。 大幅に時間が余った時の改善方法としては、
多めに次の取り掛かる仕事を準備しておくことがいいかなとは思います。
計画したことに対して時間内でいい感じに終わらせることができるようにするために、自分のできる範囲の能力の把握方法を知りたいです。
ということですね。なるほど。 えっとご質問ありがとうございます。
えーっとですね。 まあよくありますよね、こういうことね。
1日作業して、何か思ったより全然進まなかったなっていうことね。よくありますね。
えーと、私もあります。というか、現状、広島に転勤になってきてからはずっとこんな感じです。私多沈は。
はい、で、 結論から言うと、作業の
作業にかかる時間を正確に予測することはできません。 無理です。なぜかというと
特に私が、私たちが今やっている仕事って
あの 案件ごとに内容が全然違っているもんですし、
現場作業なんかね、現場の状況が全く異なります。 同じような内容の作業ができることは
一度たりともないんですよね。つまり 実際にその作業に当たってみないと
作業時間の推測は はっきりとは難しいと思います。
そういうことで 作業時間予測するっていうのは基本的には不可能だと
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そういうふうに思いますので、まあその その時その時でね、臨機応変に対応してみてはいかがでしょうか。
ということで 第128回の放送をこの辺で終わります。
ご視聴ありがとうございました。 というわけにはいかないんでね、できる限り
えっと まあ解決策をね
少しでも考えてね、悪あがきしていきましょう。
えっと だから今回のお話で問題になっているのは
時間が長くかかることではないですよね。 今回
えっと のお便りで困っている内容としては
えっと計画 計画とか予測、時間の予測を外してしまう
これが問題なわけですよね。つまり えっと
正しく自分の能力を把握すると 最初にあの言っている通り
えっと自分の 仕事能力を把握することによって
作業にかかる時間を正確に 予測するとそういうことが
求められているわけですよね。 そうですね
まあまず基本的に えっと
どの作業にどれくらい時間がかかるかを正確に把握することが大事ですよね。
まあちょっと同じこと言ってる気がするけど
えっとその作業っていうのは一個一個細かく 分解してみることをお勧めします
例えば えっとまあ私がいる会社の仕事で言うと
平面図を作ります。図面作成の時にまず平面図を作りますと
平面図を作って断面図を作ってうんたらかんたら ということですよね
じゃあ平面図を作る作業って最初にまず何をしますかと
そういう話なんですよね だから最初にその
実際の現場の場所を 調べる作業がありますよね
それを地図上で特定して地図を用意しますと
地図を用意するって言っても 地図ダウンロードして
えっとCADのソフトに貼り付けてということですよね
そこからまあいろいろあるんですけどね
専門的な話は割愛しますけど 実際のいろいろ
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目的となる 目標物をその地図に
書き込んでいきます
その後例えば境界線を引いたりしますよね
境界線を引くための作業が こういうものを取得してそれを地図に重ね合わせて
その 管理している場所を調べて
みたいな感じで 作業ってものすごく細かく分けることができます
なので それぞれのジャンル
ジャンルごとにね どれくらい時間がかかるか
そのようなことを はっきりさせましょう
それで 時間かかる時間をはっきりさせるっていうのは
何時何分から何時何分までこの作業をしましたっていうのを
めっちゃ細かく書いてください
まあでも えっとねそれを
最初は面倒なんですけど それをね毎回毎回書いていくと
傾向がつかめるようになります
例えば対象物が一つの時は何分 例えば15分くらい
2つの時は25分 4つの時が45分みたいな感じで
だいたい傾向がつかめてくると思います
で傾向がつかめたら
えっとね一番いいのはですね そのカテゴリーごとにこの作業
1回目が何分か2回目が何分かっていうふうに
エクセルにまとめると一番いいんですけど
まあそこまでやるとね時間がいくらあっても足りないので
紙を同じとこに保管しておいて
パラパラパラパラ見返していって
あ平均これぐらいの時間がかかるんだなって把握する
それでもよろしいかと思います
でえっと
だから
そうやって傾向をつかむのが最も大事です
もうこれがすべてですよね
だから今回の場合はこういう作業をしなきゃいけない案件だから
だいたいこれくらいの時間だよねっていう
そういうふうに把握ができます
もうこれだけで ok じゃないかなと思います
だからそれをやった上でどうしても手こずることがあったり
思ったより簡単ということもあります
ですからえっと
だからそういう時にはやっぱ波があるんで
ある程度ねその波があるっていう前提で
あの仕事のスケジュールを組むといいです
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でも私は仕事のスケジュールはめちゃめちゃ主観的に組みます
要は本当に最悪の状況の場合どうなるっていう
そういうスケジューリングをするんですよね
なぜかというと平均を平均的な時間を予想してしまって
思ったより手こずったらもうそれ以外の予定が
全部後ろに後ろにずらさないといけなくなってしまいます
後ろにずらす方が難しいですよね
前倒しは簡単なんですよ
どういうことかっていうと思ったより早く済んで
時間が余った時に
明日やる予定だった仕事のうち
じゃあ5%は今日中にできるなっていう風に
先食いできますよね
それって簡単ですよね
でも今日の今日の
じゃあ本当にマックスまで残業して
今日の10時までにこの夜の10時22時までに
この仕事をこの作業まで終わらないといけなかったけど
終わりませんでした
ってなった時に次の日の朝一に
残りの作業を入れ込んでいかないといけないですよね
そうすると次の日の朝からやろうと思ってた仕事が
後ろにずれてってなると
挽回するのが難しいですよね
そうそうまあ単純な話です
ですから基本的には計画は非間的に組みましょう
外した時のダメージが大きいか小さいかで
考えてみるとおのずと答えは一つだと
一つに決まると思います
でさらに言うと予想を外してしまって
想定よりも時間がかかってしまった場合の
それその時間がかかってしまった場合っていうものを
どのように捉えるか
どういう風に考えて扱っていくか
これが結構大事だと思うんですよ
えっとまあ想定よりも遅いっていうことは
まあなんて言うんだろう
普段の普段のペースは
もう把握した後の話ですから
えっと普段と違う動きとか
普段と違う段取りになってしまったということですよね
なので想定より遅くなってしまった場合は
何らかのイレギュラーが発生してるっていう可能性があります
なのでそのイレギュラーが何なのか
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これを特定しましょう
そういうイレギュラーが起きてしまったがために
これぐらいあのこれぐらい想定よりも
手こずるんだなっていうのが
まあ見えてくると一番いいですよね
私の場合はね見えてきてません
まだ同じ仕事4年もやってるのに
あー今回はこんなイレギュラーが起きちゃったなー
でこれぐらいかかっちゃったなーっていうのが
毎回まだばらつきがあります
イレギュラーはそういうものです
なのでえっとイレギュラーが起きてしまって
まあ最大これくらい時間が
プラスでかかっちゃうんだろうなっていう
まあそういうデータを
一個一個取っていくしかないんですよね
ですから何がイレギュラーだったのかは
必ず把握するようにしましょう
もっと言うとどの作業細かく細かく分解していって
どこの作業でイレギュラーが起きたと
そういうのを明らかにしましょう
まあそういうのをね特定していくと
そのイレギュラーに対する対処法を
少しずつ考えられるようになってきます
なので仕事を早くしたいと思われたとしても
実際に仕事を早くするためのね
改善作業とか
いいやり方を考えていくとか
そういう作業ってここからがスタートなんですよ
つまり作業の一つ一つにかかる時間とか
そういうのを把握してない段階で
作業スピードを上げるってことはね
正直できないと思ってます
そうそうそう
なので細かく細かく分けていくってことしか
ないのかなと思います
まああとはねその同じような作業で
同じような規模でやっているのに
作業時間がばらつくことがあります
でもそういう時は
ちょっと分析が必要というか
どういうジャンルが
もっと細かく分かれてると思うんですよ
似たような作業なんだけど
厳密に言うとこういうことをやらないといけないのか
やらなくて済むのか
それによって作業量が大きく変わってきたりとか
そのようなことがあると思います
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なのでどんなジャンルの業務の場合は
同じ作業でも時間がかかると
そういうことを考えていってください
ここまでテクニックをお話ししました
もうちょっと根本的な話として
予想を外した時に困るっていうことですよね
これが一番解決したい問題のはずなんですよ
なのでぶっちゃけた話
私は予想が外れるっていうのは
しょうがないものだと思ってます
予想は外れる前提で動いてます
私はもっと言うと
予想を作業時間の予想を外しても困らないように
そういう仕事の設計をしてます
ただ今私が置かれている状況的に
予想を外してしまったがために
遅くまで残業をしなければいけないと
そのような状況が結構続いてしまってるんですよね
予想を外しまくってて困ってるんですよ
だからちょっと部署が変わって
それができていない状況っていうのが
私の正直なところです
ただこれより一つ前の部署にいた時は
予想外して最悪こうなるよなっていうところから
仕事のスケジュールを組んでるので
予想外しても正直困っていませんでした
ただ残業がちょっと増えるようなもんでした
そうそうそう
まあ一番はですね
一番最初に言った話に戻ります
計画を悲観的に組んで
最悪の状態こうなるからっていうのを
しっかり考える想定しておくこと
こっちの方が大事です
最悪の状況を挽回するっていうね
そういう方法をね
具体的に考えて選択肢として持っておきましょう
仕事は常に最悪を想定した動きぐらいで
ちょうどいいです
正直思ったより早く仕事が進めば
次の仕事の準備でいいんですよね
本当にありとあらゆる仕事の準備をしていてください
それでも手が開くようでしたら
不必要な客席訪問をしましょう
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お客様とコミュニケーションを取るのも
大事な任務の一つです
でその日のうちにできることが全部済んだら
もうチャイムが鳴ると同時に帰りましょう
私は以前の職場ではそのようにしていました
以前の部署では
だから残業時間にものすごく波があるんですよね
でもそれでいいと思ってます
なんか月間何時間って目標があるんで
残業時間のね上限が30時間です
だったらその月の例えば15日までに
残業25時間してしまったとしても
残りの15日間は全部定時で帰れば
目標はクリアなわけです
そういう感じでいいと思います
後になって思ったより時間がかかるっていうことが
後半になって判明した場合は
もう取り返しがつかないですからね
まあ徹夜でもできればいいんですけど
人間の体力はそんなに無限に続くわけではありません
なので最初のうちにロケットスタートしておいて
後で長尻を合わせるっていう
そういう感じでいけばスケジューリング
スケジュールを予想を外してしまったとしても
困ることはないんじゃないかなと
そのように思います
具体的なテクニックの話が聞きたかったんだとしたら
申し訳ないんですけど
多沈の現時点での答えはこのような形になります
少しでも参考にしていただけると嬉しいですね
プライベートの家事とかそういうのでも
ある程度応用が効く考えだと思います
何か思うところがありましたら
皆様お気軽にコメントを書いていってください
第128回の放送
どうすれば自分の能力を正しく把握できるか
という質問にお答えする放送をしました
日課雑談ですけれども
外で収録してます
現在収録しているのは
2024年11月13日水曜日
夜9時を回ったところです
せっかく農産業デーなので
これをチャンスと捉えてですね
通常放送の収録をしました
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今後もこういう真面目な放送回も撮っていきますので
また聞いてもらえると嬉しいです
コメントもお待ちしております
ということで日々考察日々考ラジオ
第128回の放送をこのあたりで終わります
ここまで聞いてくれてありがとうございました
