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AIに説明文を作らせたのに、何度読んでも難しい。 文章は丁寧なのに、お客さんの質問への答えになっていない。
そんなときは、文章を短くする前に、AIに質問を整理させてみてください。 今日は、初めて参加する人が迷わない案内文を一つの例で作ります。
日本は架空のオンライン勉強会です。 決まっている情報は、開催が日曜の14時、
所要時間は60分、途中参加できること、録画の配布はないこと、この4つだけです。
ここにない料金や定員、実績は作りません。 今回は説明の作り方を見せるための素材です。
最初の悪い例を読みます。 本講座はリアルタイム型の双方向学習機械であり、アーカイブの提供はございません。
途中ニュースにも対応しております。 間違いはなくても、初めての人が本当に知りたいことがすぐには見えてきません。
例えば、14時に間に合わないと参加できないの?という不安です。 そこで先に質問を置きます。
14時に間に合わなくても参加できますか? 答えは、途中からでも参加できます。
勉強会は14時から15時までです。 録画の配布はないので、参加できる時間からご参加ください。
同じ情報でも、読む人が決めたいことから始めると使える案内になります。
これはAIの文章を全部優しい言葉に置き換える話だけではありません。 誰のどの不安を解消するのかを先に決める話です。
誰でも分かるようにと頼むと、誰にも絞られていない説明になることがあります。
初参加で、途中から入ってよいか迷っている人へと渡す方が返事の目的がはっきりします。
僕が10月27日の勉強会で伝えたことも、AIへ自分の目的やデータ、判断の根拠を渡して、次に何をどう直すかまで具体化するということでした。
調べて終わり、案が出て終わり、ではなく、自分の仕事に使う。 今日はその考え方をたった一つの質問と答えに当てています。
まず、元の案内文から決まっていることを抜き出します。 日時、参加方法、用意するもの、対応できないこと。
次に、初めての人が迷いそうな質問を3つ出します。 この時点で答えが資料にない質問が出てきても大丈夫です。
そこが案内を作る人に残っている仕事だからです。 例えば、スマホでも見られますか?という質問が出たとします。
でも、渡した資料には対応端末がありません。 ここでAIが、もちろん見られますと補うと、文章は適切でも実務では困ります。
答えを埋めずに、資料には記載がないと分ける。 相手に出す文と運営側が確かめることを分離します。
使う依頼文はこちらです。 この案内を初めて読む人が参加するか決めるために知りたい質問を3つ作ってください。
各質問に資料だけを根拠に答えてください。 答えの根拠となる文も添えてください。
資料にない内容は回答文に混ぜず、運営側の確認事項へ分けてください。 最後に、最も迷いを減らせる質問から並べてください。
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この依頼なら、AIが出した順番も検討できます。 日時を先に置くべきか、初心者でも参加できるかを先に置くべきか。
そこは対象者の状況によって違います。 すべての案内を同じテンプレートにするのではなく、読む人が泊まる場所から順番を決めます。
もう一つ、返事の長さも考えます。 録画ありますか?という質問なら、最初の1文で録画の配布はありませんと答えます。
その後に、必要な補足を置きます。 理由の説明から始めて3段落目に答えが出ると、急いでいる人には伝わりません。
結論を先に、その後に条件です。 一方で、短くすれば何でも良いわけではありません。
途中参加OKですだけだと、何時までやっているか、見逃した部分を後から見られるかわからない。
必要な情報を減らすのではなく、判断する順番に並べ替える。 AIに短縮を頼むときも、残す条件を指定してください。
改善前と改善後を並べると、直した点が見えます。 専門用語を減らした。
質問を先頭に置いた。 最初の1文で答えた。根拠のない情報を追加しなかった。
毎回全部を変える必要はありません。 まず、よく聞かれる質問1件をこの形に直します。
案内を公開した後に見るのは、文章の上手さの自己採点だけではありません。 同じ質問がどれぐらい来たか、案内のどこで迷ったか、
件数が少ない時は、質問が減ったとすぐに言い切らず、届いた言葉を残します。
数が小さくても、具体的に何で迷ったかは、次の修正に使います。
AIに任せると、人が考えることがなくなるように見えるかもしれません。
でも、この例では逆です。 相手が知りたいことと、自分がまだ決めていないことが見えてきます。
答えを早く出す前に、問いをはっきりさせる。 その使い方なら、資料が少ない段階でも始められます。
配布用のシートには、元の事実、相手の質問、答え、根拠、まだ不明なことの欄を用意しました。
文章を書くのが苦手でも、事実から順に埋めれば、案内の材料になります。
最初はお客さんに送らず、自分が説明できるかを読んで確かめてみてください。
次は資料が1枚ではなく3枚になった時の話です。 AIが提案してきた内容の、どこを信じて、どこを自分で決めるのか、
根拠付きの比較表を作る回へ繋げます。 今日の一歩は、説明文を長く書くことではなく、
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相手の質問を一つ先頭に置くことです。
今日のFAQシートは、記入例と自分で使えるワークをまとめています。
概要欄の公式ラインで、質問の設計と送って受け取ってみてください。
見ながら、自分の仕事一つに当てはめてみてください。
