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AIに投稿準備を任せたのに、確認とやり直しで前より疲れてませんか?
今日はChatGPT Workに渡す依頼を一枚に絞ります。 何を作るかだけでなく、何を変えず、どこで人に戻すかまで決める。
完成するのは、勝手に公開されない投稿準備の依頼書です。 僕がAIに期待しているのは、作業をたくさん動かしたように見せることではありません。
次に、自分が判断できる状態まで進めてくれることです。 文章が10案出ても、何を元に作ったのかがわからなければ、結局はこちらから最初から確認することになります。
ChatGPT WorkやAstraの話題では、色々な仕事を任せられることに目が向きます。 ただ、できる仕事の範囲が広がるほど、こちらが任せる範囲を言葉にする意味も大きくなります。
利用できる機能や接続先は環境によって違います。 今日は、連携設定の実演ではなく、渡す仕事の決め方を扱います。
例は、SNSでサービスを案内する投稿の準備です。 説明用に、オンラインで30分の相談会を案内する架空のケースを使います。
日時、料金、対象者申し込み、この4つの事実が決まっていて、AIには投稿文と確認事項を作ってほしい。
予約登録や公開はまだ依頼しないという場面で、悪い依頼は相談の告知をいい感じに全部お願いします。 これだと、AIが空いている項目を埋めようとするかもしれません。
料金を無料だと推測する、まだ決まっていない締め切りを入れる、魅力を強めるために実績まで達してしまう、文章の上手さよりも先に依頼の空白が問題になります。
1枚の依頼書は5つに分けます。
目的、使って良い資料、書いてはいけない事実、返してほしいもの、人に戻す条件です。
毎回長い指示文を書く必要はありません。
新しい依頼でも、この5つが埋まっていれば、何が完成で、どこから先は別の仕事なのかを確認できます。
目的には、予約を増やすとだけ書かず、今回の作業の出口を書きます。
相談会の対象者が、自分向けかを判断できる投稿の下書きを作る。予約が増えたかは、公開場で見る結果です。
今回、AIが返せるものと、その後に起きてほしい結果を分けると、終わってない仕事を終わったと扱いにくくなります。
使って良い資料には、今回の案内文を一つ指定します。
過去の告知が3つあっても、どれでも良いとはしません。
今回の案内文を正本にして、先月の文は言い回しの参考にする。
日付、料金、申込先は、先月の文から取らない。
資料の役割を分けるだけで、古い情報が混ざる入り口を減らせます。
書いてはいけない事実は、曖昧にしない方がいいです。
例えば、対象を初めて運用を担当する人。相談時間は30分。料金は確認中。
料金が確認中なら、そのまま確認中と返してもらいます。
空欄を埋めた方が、見た目は整いますが、それで事実が増えたわけではありません。
AIへ渡す仕事には、泊まる条件も書いてください。
料金が資料にない時は、無料と書かずに質問する。
日時が資料同士で違う時は、片方を勝手に選ばない。
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泊まる場所が決まっていれば、それ以外の文章整理は進められます。
全部止めるか、全部任せるかの、二択にしないことが、任せやすさに繋がります。
返してほしいものは、3点に絞ります。
投稿の下書き1案。事実をどの資料から取ったのかの一覧。
確認が残っている項目、この3つです。
最初から10案。全媒体、画像、予約まで広げると、判断する量が増えます。
まず1案が使える状態になってから、必要な展開を追加します。
実際の依頼文はこうです。
添付した今月の案内文だけを事実の根拠に、
初めてSNS運用を担当する人向けの投稿下書きを1案作ってください。
資料にない料金、実績、締切は補わないでください。
下書き、根拠1案、未確認事項を分けて返してください。
公開や外部への送信は行わず、私の確認に戻してください。
返事が来たら、最初に文章の雰囲気を見たくなりますよね。
でも、先に見るのは根拠1案です。
時間、料金、申込先が今回の資料と合っているか。
そこが合ってから、第一声や読みやすさを直します。
誤った日付の告知を魅力的な表現に磨いても使えません。
料金だけ未確認だった場合、AIが何も作らずに終わる必要はありません。
料金を含む箇所は確認待ちにして、対象者への説明と本文の順番を整えてくださいと勧められます。
待っている1項目と勧められる部分を分け、この切り分けができると、
確認の度に仕事全部が最初に戻らなくなります。
反対に複数の料金がある場合は人が選びます。
新しいファイル名だから正しいとは限りません。
作成日は最近でも、中身が以前のコピーということがあります。
どの資料のどの記載が違うかを出してもらい、こちらが正しい情報を決める。
AIに任せるのは衝突の発見で事業上の決定までではありません。
文章が少し固い時も依頼書を全部書き直さなくて大丈夫です。
対象と事実は維持して、第一段落だけ普段の話し言葉に近づけると変更範囲を指定します。
全体を何度も生成し直すと直したはずの数字や条件が別の版で残ることがあります。
直す場所が一つなら依頼も一つに絞ります。
依頼書を使う前にAIが実際に読める資料かも確認します。
共有リンクを渡しただけで中身を読めたとは限りません。
参照した資料名と確認できた内容を短く返してくださいと最初に読み戻してもらう。
読めなければその資料だけ別の強化された方法で渡します。
読めない部分を記憶や推測で補わせません。
例えば今月の案内を指定したのに帰ってきた日付が先月だった場合文章の修正から始めない方がいいです。
参照元が違うままでは他の条件も混ざっている可能性があります。
どの資料を読んだかに戻り対象があってから下書きを作ります。
入り口のズレを出口の言い換えで隠さないようにします。
依頼を小さくする時も作業を細切れにして何度も聞かせる必要はありません。
必要な情報が揃っていれば下書きと確認表まで続ける。
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足りないところだけ質問すると書けます。
毎段回でこちらの返事を待つ形では任せた意味が薄くなることもあります。
判断が必要な点だけ追い戻す設計にします。
一方で資料の中に書かれた依頼まで全て実行指示にしないでください。
過去の文書にこの告知を全員送るとあっても今回の仕事は下書きです。
資料は内容の根拠として読み、今任せた範囲は依頼書で決める。
この区別を守ると参照した文書が勝手に作業範囲を広げにくくなります。
完成形の例を一つ添えるのも有効です。
本文の後に対象、日時、料金、申込先の確認表を付ける。
どこを見れば良いかが決まっていると受け取った側が毎回出力の構造を読み解かずに済みます。
ただし、過去の完成例を渡す場合は、そこにある日付や数字を今回へ転記しないと明記します。
うまく任せられたかを振り返るときは、正々に何秒かかったかだけでなく、確認に何分かかったか、事実の訂正が何件あったかも見ます。
早く出ても確認に長くかかるなら依頼書の資料指定や完成形を直す余地があります。
数字を取っていない段階で何倍も効率化できたとは言わないようにしましょう。
毎回同じところを聞き直しているなら、そこだけ共通欄にします。
口調や対象者は共通にできるかもしれません。
でも料金や締切まで固定すると危険です。
変わりにくい判断と毎回確認する事実を分けておきます。
再利用するための一枚だからこそ、更新が必要な場所を見えるようにしておきます。
この依頼書はAIだけでなく、誰かへ仕事をお願いするときの確認にも使えます。
専門的な言葉を増やすより、何を受け取れば次へ進めるのかを具体的に考えます。
相手がAIでも人でも感性の理解が揃っているほど、途中の確認は必要なところへ絞れます。
この1枚を自分の仕事に置き換えられるように、投稿準備の依頼書キットを用意しました。
概要欄から公式LINE、相他のAIインスタ大学を追加して、トークで任せる教会と送ってください。
まずは、今AIに頼みたい一つの作業と、取り戻してほしい条件を一つずつ書けば始められます。
ここまでで依頼を作って下書きを受け取れます。
もう一段見落としやすい点があります。
それは誰かが確認した後の判です。
本文を確認してもらった後にAIが言い回しを変えると、その内容はもう確認した文章と同じではありません。
承認済みと作業中を分けて残しておきます。
例えば、確認済みの本文に申込先の修正だけが入ったなら、本文はそのままURLだけ更新と記録します。
全文の再生成はしません。
どこを直したのかが見えると、確認する側も全部を読み直す必要があるのかを判断できます。
早くするためには、生成速度だけでなく確認のやり直しを減らすことも大切です。
AIの出力に完了しましたとあっても、何が完了したのかを見てください。
下書き完成、本人確認済み、予約設定済み、公開確認済みは別の状態です。
今回の依頼では下書き完成まで。
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公開後のURLを確認していなければ、公開できたとは言いません。
状態の名前を分けておくだけでも、次にやる仕事が見えます。
ここであまり細かく決めると、AIの良さが消えるのでは?と思うかもしれません。
全部の言葉を否定する必要はありません。
自由に工夫して良いところを残せます。
説明の順番と比喩は提案して良い。
日時、料金、対象、申し込み先は変えない。
自由な部分と固定する部分が分かれている方が、提案も比べやすくなります。
最初の運用では、依頼者の完成を一度で極めなくていいので、
こちらが聞き直したいところを一つ残します。
資料の場所を聞かれたなら、次から書く。
完成形が違ったなら、返してほしいものを直す。
何も起きていない問題の注意書きを毎回足し続けると、
使う方も読む方も大変になります。
1枚を残す時も、同じ資料を何箇所もコピーしないようにします。
依頼書には正しい資料の場所と確認した日付を書きます。
大きな動画や画像を毎回複製する必要はありません。
内容が変わった時に、依頼書が古い資料を挿していないかだけ確認します。
次に別の投稿を作る時は、5つの欄のうち変わったところだけ直します。
対象が同じでも、今月の料金や日程は更新が必要かもしれません。
先週まく行った依頼書だから、そのまま正しいとは限らない。
型は再利用して、事実は今回の資料で確かめる。
この組み合わせで、速さと正確さを両立させます。
確認表を渡す時は、合っている項目だけでなく、
未確認が残る理由も一行添えます。
誰の返答を待っているかが分かれば、
次の担当者が同じ資料を最初から探す必要はありません。
今日一つだけ書くなら、この仕事で人間に戻してほしい人はどんな時か?
それが決まると、任せられる範囲もはっきりします。
AIに任せる力は、何でも頼む力ではなく、
次に自分が判断できる完成状態を渡す力だと僕は考えています。
