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はい、みなさんこんにちは。ライズプランのTAKEDAと申します。
本日は、2023年7月19日水曜日ということをお送りしていきましょう。
この番組は、建設業界をワクワクする業界へ、ゲーマーラボの提供でお送りさせていただきます。
ということで、本日もなんかね、ぬるい空気が漂っておりますが、
最高、今日は22度ということで、結構ね、肌寒い感じの1日になりそうだというふうに思っております。
みなさんの地域はどうでしょうか?
昨日はですね、ゲーマーラボ戦略会議ということで、
お送りじゃなかった、いろんなね、打ち合わせをさせていただいたんですが、
ちょっとね、今後は職人さんの業界を盛り上げていきましょうということで、
今ね、ノンアルコール塩レモンサワー、現場を疲れっていうのを販売しているわけですけども、
その辺を皮切りにね、職人さんを助けていく、サポートしていくというような、
そういう業務も少しずつ進めていきたいなというふうなところで考えております。
まあ、ちょっとね、あまりに壮大なプランなので、
順番に順番に活動の中は焦ることなくいきたいなとは思うんですが、
まあでもね、少しずつ少しずつ業界の活性化について考えていかなければいけない、
そんなフェーズに入ってきたのかなというふうに思っております。
まあ、時期が来たらみなさんに少しずつお披露目しますが、
でもね、誰かがやらなければいけないようなところだと思いますので、
頑張って僕の方で進めていきたいと思いますので、よろしくお願いいたします。
もちろん今までの業務もやっていきますので、
少しずつ仲間を増やして、
効率的に僕も進めていけるようにしていかなきゃいけないななんて思ったりしている次第でございます。
はい、ということで本日も進めていきたいと思いますが、準備の方はよろしいでしょうか。
それでは今日も立ち入り禁止の向こう側へ行ってみましょう。
はい、みなさんこんにちは。ライズプラン竹田と申します。
建設業を持ち上げて楽しい仕事にするために、
YouTubeチャンネル建設業を持ち上げるTVを運営したり、
ゲマラボというサイトでは若手の育成、働き方改革のサポートをしたりしております。
ということで本日も進めていきますが、
今日の本題は何かと言いますと、
安全書類の時間を減らす方法ということでお話をしていきたいなと思っております。
当然業務効率化のお話になっていきますが、
今まで漠然とした話も多かったと思うので、
ここでしっかりと具体的などうすればいいんだだけだというところについてお話をさせていただきたいなと思っております。
安全書類業務の煩わしさ
安全書類と言っても、日々上がってくる書類ってありますよね。
工事安全日誌だとか、あとはKYミーティングの日報みたいなものだったり、
あとは新規入場者教育みたいなものだったり、あとは計画書とかそういうものってありますよね。
日々やらなければいけない業務っていうのがかなり煩わしいと。
これをもっともっと簡素化するためにはどうしたらいいのかということを考えていかなければいけないという話なんです。
この書類をやっていくにあたって、
時間のかかっていることは何なのかっていうのをまず洗い出すことから始まっていくというふうに思いますので、
まず挙げてみましょう。
ここにカンペがありますが、日々の書類についてまずは書く、書いてもらう。
ここに時間が取られます。
あとは届け出書類と付き合わせなきゃいけないということ。
あとはそれを自分たちでチェックしなければいけないし、是正もしてもらわなきゃいけないよね。
その不備があったらね。
あとは穴を開けてインデックスを付けたりだとか、閉じるっていう、
その辺の動作もかなり時間がかかっていることじゃないかなと思うんですよ。
あとはパトロールに来たときに出し入れしなければいけないとか、
なってなきゃいけないですね。
あとはシュレッダーにかける。
一番最後、これ全部個人情報ですからね。
シュレッダーにかけなきゃいけないみたいなところもかなり労力としては奪われる部分なんじゃないかなというふうに思います。
当然それをおざなりにすると何が起きるのかというと、
例えば事故が起きましたってなったときに、
いや確かに書いてもらったはずなんだよねみたいなことになっちゃうわけですよ。
つまり安全書類を安全書類として成立させるために重要な項目っていうのは、
まずはきちんとした書類であること。
いつでも閲覧できる状態になっていること。
そして現場にちゃんと保管されていること。
この3つが多分重要なことだと思うんです。
これを日々やっていくのってやっぱり結構しんどいですし、
気がついたらなんか最近やってないなみたいなのが結構山になってたりして、
それをもう数日前のやつなのにまたやらなきゃいけなかったりだとか、
安全書類のデータ化
そしてどたどた上司に怒られてみたいなことってありますよねというところでございます。
この辺を含めた上で、
これを極力簡素化していくためには何が必要なのかというと、
まずはデータ化すること。
そして誰でも閲覧ができるような状態にすること。
多分ね、この2つがかなり大きなポイントになってくるというふうに思います。
方法ってね、たくさんあるんですけども、
僕はじゃあどういうふうにしてたのかっていうふうに考えていくとですね、
まずは何も、とにもかくにも、
紙というものからデータにしてもらわなければ、
そこに紙がある限り紙以外でやりようがなくなってくるんです。
だから手でチェックしなきゃいけないし、
物理的に回していかなきゃいけないですしね。
あとは紙だから閉じなきゃいけないみたいなところもあって、
閉じるからこそシュレッダーみたいな作業も発生しちゃうわけですよ。
データだったらね、消すって言ったら消せるじゃないですか。
チェックするって言ったら別に取り込んだ瞬間にもう他の人も一瞬で見れるようになりますよね。
ということで、まずはデータにすることと、
クラウドという仕組みを使って誰もが閲覧できるような状態にすること。
ここに注力をしていかなければいけないということになります。
その方法としてはいくつかあるんですが、
例えば紙はいつも通り職人さんにパソコンでとか言っても無理じゃないですか。
だからしっかりと紙でいつも通り書いてもらう。
それをただ1点スキャンに通してねっていう作業をしておくと、
とりあえずデータにすることは可能ですよねということです。
これはレベル1かな。
あとは当然タブレットに直接書いてもらうという方法もあるんですが、
そんなに難しくないにせよ。
だけどね、やっぱり結構タブレットの台数も用意しなければいけないということになりますし、
その操作方法わかんないといったときに説明しなきゃいけないということになると、
若干ハードル高いよねということになるので、
やっぱりちょっと重めになりますね。レベル2くらいですかね。
あとは専用アプリを使うということもあり得るかと思います。
データベースみたいなものを作っておいて、
今日の作業をカチッとやるとドロップダウンになってくるとか、
会社名を入れたらリストが出てくるみたいなところに
ひもじいているアプリというのも実際存在はしてきておりますので、
そういうものをうまく活用していくというのがレベル3じゃないかなと思います。
まず特化管理としてはレベル1でいいと思いますよね。
そういうような方法で、いずれにせよまずはデータにすることが大事でございます。
クラウド上での共有と閲覧
データにしたならば、チェックは自分じゃなくてもいい、
誰でもチェックできるような状態にもすることができますので、
例えば僕が使っていたのはエバーノートというクラウドのシステムなんですけれども、
そのエバーノートを使うとPDFで上がってきたものに関してスタンプとかを押せるんですね。
なのでハートマークを押したら担当者がやりましたとかチェックしましたとか、
星マークを押したら所長がチェックしましたみたいなことで、
印鑑みたいな形で電子上で確認しましたよという、
承認しましたよという意思表示をすることができるので、
そういう仕組みを使うのもいいんじゃないかなというふうに思ったりします。
これでとりあえずデータにすることができて、
誰もが手伝える状況を作りましたよねって言ったら、
次のステップです。
誰もが閲覧できるようにしとかないといけない。
スムーズに閲覧ができなかったら、
例えば何月何日に入ってた職人さんって言われたときに、
えーっとーって調べてる場合じゃないですよね。
ということは何月何日とか、何という会社名だとか、
何という書類だとかね、
そういうもので検索ができるような状態を作っておかなければいけないので、
そこでやっぱりエヴァノートっていうものは、
僕はすごく優秀だと思っているのは、
タグ付けをすることができるんですよ。
スキャンをしたときに、これがKYミーティングで、
何月何日のものなんですっていうものをタグ付けしておくと、
後でいくらでも閲覧することができるので、
サクッと検索することができるようになりますので、
そういうふうな意味で、
過去にチェックしてなかったものだとかも含めて、
誰もが見ることができますので、
それを取りためることができるという話です。
こういうふうにやっていくと、
例えばエヴァノートじゃなくてもいいんですけどね、
どんな仕組みでもいいんですが、
クラウド上に上げて、そこの中でチェックをすることができるという話になってくると、
当然、自分がチェックする時間がないというときに、
先輩が手伝うこともできますし、
上司もわざと紙を持ってこない限りチェックできないではなくて、
後輩に任せてたら、これ一生書くともこれだみたいなときは、
自分でチェックしちゃう、でもいいじゃないですか。
時間が空いている人たちが隙間時間を埋めるようにして、
みんなで寄ってたかって手伝うことができる状況というのを作ることができます。
何ならその後の整理するときに、
今までは穴を開けて閉じて、
インデックスを貼ってとか、
背拍子つけてとか、
いろいろやってたものをタグ付けをするだけでいいですし、
タグ付けというのはタグは一回作っておけばピッて選択すればいいだけの話になってくるので、
すごく有効に使うことができます。
それさえやっておけば、後から楽になっていくわけですが、
でもその作業も面倒くさいという話になるのであれば、
レベル2です。
現場サポートの業務の活用をしていきましょうという話になります。
安全書類業務の具体的な減らし方（レベル1からレベル2）
要はそういう機械的にやるべきものは、
別に現場じゃなくてもいいよね、
クラウドに上がっているのであれば誰がやったっていいんですよ。
そうすると、例えば僕ならば、
現場事務員さんということをオンラインでお願いしていたわけですが、
北海道にいながら新潟の方にお願いしたんですが、
新潟の方に書類が何時ぐらいに上がってくるから、
それが終わったらタグ付けしておいてくれない?という風にお願いしていたんです。
そうすると自動的に整理されていくという仕組みが出来上がりますので、
それを改めてね、パトロールが来た時に、
じゃあ何月何日の見せて、はいわかりました、PPP、はい、みたいな感じで渡すことができる。
で、整理さえしていると今言った通り、
パトロールの時だとか、もしくは何かがあった時に、
いつでも簡単に出すことができるよというのも良い方法だと思います。
今まではこんなファイルを山ほど並べておいて、
はい、何々を見せてみたいなことを言ったら、はいと渡してたんですけど、
何々を見せても何もかも全部ここに入っているんですって言ったら、
はいってタブレット渡して、災害防止協議会って言ったら、
ちゃんとやってるね、みたいなことをスラッとできるようになるという話になります。
で、当然ね、紙で書いてもらった状態であれば、
最後に閉じておくとか保管しておく必要性はあるんですよね。
もしも不備があったりだとか、間違って消しちゃったりすることもありえなくはないので、
そういうふうな話になると、一応取っておくか、
そういうふうになるとやっぱりね、シュレッダーが必要になってくるということになるので、
そこでまた一つ労力がかかりますよね。
だったら、やっぱり紙でスキャンするのではなくて、
タブレットを使うとかPCを使うとか、
そういうようなところをうまく活用できるようになればいいんですけども、
そこまでまだまだね、至らないよっていうのであれば、
自分紙をスキャンするだけでも、かなり僕らの方で有効に使うことができるんじゃないかなというふうに思ったりしております。
はい、ということで、まずはここまでザッとお話ししてきましたが、
じゃあ改めまして、どういうことをしていけばいいのかというのをもう一回まとめましょう。
レベルを4段階に分けていきますが、
4段階にしよう、4段階に分けていきます。
まず、安全書類を減らしていきたいと思ったときに、
やるべきことっていうのは、まずはレベル1。
紙でいつも通り書いてもらいましょう。
だけど、僕らはスキャン装置を用意しましょう。
職人さんに書いてもらう。
僕らが導入すべきはクラウドですね。
クラウドとエヴァノート。
エヴァノートってクラウドなんですけどね。
だからエヴァノートです。
紙をスキャンするという装置と、クラウドを管理できるものを用意しましょうというのがレベル1です。
これによって管理がスムーズになりますし、
整理整頓するという時間がかなり圧縮されるという格好になります。
次、レベル2。
それを全然余裕だぜというならば、
やっぱりエヴァノートで管理するためのタグ付け、めんどくさいですよね。
その辺だとかをやってもらうために、
レベル2は現場サポート業務の人を間に挟んでおきましょう。
そうすると書類の整理だとかっていうものは、
僕らがやらなくても誰かがやってくれるという状態になりますので、
僕ら仕事楽になりますよねって話になります。
だからオンライン上で僕に連絡くれれば、
僕もやることができますよという状態です。
やらないですよ。
そういうこともできますよという感じです。
次、レベル3。
今度は紙をスキャンするのではなくて、
安全書類業務の具体的な減らし方（レベル3からレベル4）
タブレットを導入して、
例えばグッドノートみたいなものにテンプレートを作っておいて、
そのテンプレートはPDFを読み込ませたものを取っておいて、
それを記入したら横にフリックするんですね。
そしたら新しい同じテンプレートの書類が生まれますね。
そこにどんどん書き入れてもらって、
1日終わったらそれをPDFでエクスポートという感じにすれば、
とりあえず取り込むことができます。
そんな具体的な話をした方がいいのかな?
わかんないけど。
そういう方法もありますよという感じです。
だからそんなにお金をかけなくても、
いろんなツールというのは世の中にたくさんありますので、
そういうのをどんどん活用していけばいいんじゃないかなというのが、
レベル2です。
3です。
そこに当然タグ付けをするだとか、
という現場サポートの方はつけるべきかなと思います。
レベル4。
ここで初めて専用のアプリを導入していきましょうかと。
これを導入したってうまくいくかどうかわからないし、
すごくお金がかかるものなので、
いきなり導入するのではなく、
まずはありあわせでやってみて、
うまくいきそうだぞというのを確認した後に、
こういうお金のかかる部分に着手していかないと。
失敗した時の痛手がすごいんです。
なので、まずは簡単なところから始めていって、
これが便利なのかどうなのかというのを
ちょっとね、ジャッジしてみてほしいなという風に思うんです。
それをやった上で、
じゃあどんどん導入していきましょうということで、
レベルを少しずつ上げていっていただければなという風に思ったりしております。
改めまして、安全書類を楽にするためには、
まずはデータにすることが必要です。
それと、サクッと閲覧ができる状態にしておかなければいけないという、
この2つを大きく満たすことができれば、
すごくいろんなことが軽やかになっていきます。
パソコンをいじっていると、
若干めんどくせえなという気持ちが出てくるのはわかるんですけども、
でもやっぱり手でかーって書いていくよりも、
最初の準備段階の時間がかかるかもしれませんが、
使い始めると、よく考えたらすごく早くなっているんです。
その辺を実感していただいて、
少しずつ前に進めていただければいいんじゃないかなという風に思います。
これで、安全書類関係は半分くらいの時間で終わらせることができますし、
だんだん圧縮時間が加速していきますので、
最終的に4分の1くらいで終わらせることだって可能になるよという部分もありますので、
ぜひぜひ、この辺を参考にしながらお試しいただければなという風に思っております。
はい、ちょっと長くなってしまいましたが、最後までご視聴いただきましてありがとうございました。
これからちょこちょことこんな話をしていきたいなという風に思いますので、
もしもね、この業務ってどうなのっていうのがもしもあれば、
ぜひぜひコメントを書いていただいたりすると、
それに対して僕はね、その業務のことについて詳しく説明しましょうという風なお返しをしていきたいなという風に思いますので、
いつでもよろしくお待ちしております。
ということで、本日も最後までご視聴いただきましてありがとうございました。
また明日、次回の放送でお会いいたしましょう。
それでは全国の建設業務の皆様、本日もご安全に。
