メールのトラブル
おはようございます。花火鑑賞士・気象予報士の鶴岡慶子です。
この配信では、花火や天気、言葉に関することなどをお話ししています。
普段仕事をしていて、メールって送ったら届いている前提でつい進めてしまいがちですが、実はこれ結構危ういなと思った、そんな話をします。
先日、インタビュー原稿の下書きを取材先の方にお送りしていました。公開日が決まっていますので、確認の締め切りももちろん設定しているわけですね。
でも、締め切りの日になっても帰ってこない。どうですか?と再送しても翌日も来ない。
一応再再送、再再再送ぐらいもしたんですが、土日も挟みますのでお休みの方もいるよねということで、月曜日まで待っていました。
それでも反応がないので、これはいよいよおかしいなと思って、明紙情報からショートメールを送りました。
そうしたらなんと、そのメール受け取っていません。と回答が返ってきました。
それでも連絡がついてすっごく安心したんですが、そのメール、迷惑メールにも入っていないようなんです。
何が原因かよくわからないんですが、結果的に私は読んでいる前提で時間を使っていて、相手はそもそも届いていない状態だったという、
誰も悪くないんだけど、こういう時どうしたらいいのかなっていうことを考えていました。
これ実は初めてじゃなくて、イベントの準備でも多くの皆さんに回答お願いしますというメールを一斉に送ったことがありました。
締め切りになっても返事が来ない方々が数人いたんですけど、再送したところ、それを忘れていたっていう方から返事が来たんですが、
それともう一つ、そのメール届いていないけどって言っていたんですけど、探したら迷惑ホルダーに入ってましたっていう方が一人。
それでも全然連絡が取れないので、結局電話をしてファックス番号を聞いてファックスを送りました。
それでも返事がないので、結局直接お持ちしたっていうことがありました。
この時も誰が悪いっていう話じゃなくて、届いている前提で私は進めていますので、これってメールって結構危ういなっていうことを思いました。
メールって送ったで完了じゃないんだなっていうことです。
ちゃんと対策を講じる必要があるなっていうことなんですね。
信頼関係の構築
どう対策を講じたらいいかということなんですが、
届いたと確認できて初めてスタートラインに立てるわけなので、
最初にこちらから送るメールに受信確認のみで結構ですから、一言いただけると助かりますというような一文を書くっていう方法がいいだろうと思います。
技術的なトラブルって誰にでも起こるものですから、
というかく言う私も今年の夏は自前サーバーに不具合が出て、メールのやり取りがストップしました。
その間はGメールなどで対処したんですけど、この時はもう本当周りの方にご迷惑をおかけしたんですね。
例えばその他の理由としてはセキュリティが強くなっているっていうこともあり得るし、設定が変わることもありますし、
こちらではもうどうしようもないんですよね。判断できないっていうことも多いんです。
届かないなら届かないなりにメールデーモンって跳ね返ってくればいいんですけれども、跳ね返らずに行ってるんですよね、こちらとしては。
他のところに私からのメールが一切届いていないんであれば、私の方の原因があるわけじゃないですか。
でも届いているところもあるしということであれば、私の機械の問題でもないし、ネット環境でもないし、あるいはサーバーのことでもないなって思うんですね。
そしたらどこに原因があるのかって本当わからないんですけど、これはもう受信の確認を回答をお願いすることにして、
これは相手を疑うためじゃなくて、お互いの時間と信頼を守るために必要なことだなって思うんです。
私は受信した旨、いつも一言お返事をしているんですけど、相手にもお願いしようと思いました。
インタビューもイベントも防災も、それから放送についてもそうなんですけど、全部そうだと思うんですけど、
信頼って相手を信じることだけじゃなくて、行き違いが起きないように確認することもまた大切ですし、そこから築いていける信頼もあると思いました。
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それではまた明日。
