ありがとうございます。そのOS作りを含めて、前回は仕組みが動かない原因を
4つほど解説していただきましたが、今日はその続きということで、
その他にはどんな仕組みが動かない原因がありますでしょうか。
はい。まず今日お伝えしようと思うのが、チェックする仕組みがないと仕組みも動かないよね、
というところを結構大きな要因の1つかなと思っています。
例えば、私たちもKサポートで営業をやっています。
そうすると、新しい営業のフローですね。
うまくいった営業の仕組みを営業フローに入れ込みました。
ただ、それをちゃんとやっているかやっていないかというのを確認していなければ、
やっている人とやっていない人が生まれる。
はたまた放っておくと、結局昔のやり方に戻っているみたいなことが往々にしていないですか。
めちゃくちゃありますね。
ありますよね。
その原因って何かというと、変更した部分のチェックをする仕組みがないと、
やっぱりその仕組みのフローの改善とかをしても仕組みが動かないという形になってしまうので、
なので大事なのは、仕組みを変更したりとか仕組みを導入したりした時には、
何かしらのチェックの仕組みを入れた方が良くてですね。
私たちでいうと環境整備点検であったりとか、カスタマーサービス点検というところで、
チェックの仕組みを仕組みのチェックの仕組みみたいなのを結構入れてたりするんですね。
そうしないと、その仕組みを運用しなければ、つまり営業のこういうフロー通りに仕組みを運用しなければ
点数が下がるってバツになるとチェックされる仕組みになっているので、
仕組みが運用するという風なところになります。
なので、ちゃんとその仕組みが特に初期ですね、初期段階で定着するまでは、
その仕組み自体をチェックする仕組みみたいなのを入れてもらった方が良いのかなという風に思います。
確かにチェックしないと、新しいやり方になったけどやりづらいから前に戻しちゃってもいいんじゃないみたいな、
現場での独断で勝手に戻っちゃったりすると思うので、
やっぱりしっかり仕組みが回っているかどうかのチェックが必要というところですね。
です。
このチェック、もちろん仕組みによるとは思うんですけれども、頻度でいうとどれくらいが良いとかってあるんですか?
これは本当に物によると思いますね。
ただ、基本的には月に1回とかでも構わないので、
ちゃんと仕組みの運用チェックの仕組みみたいなのは持っておいた方が最初のうちは良いかもしれないです。
頻度というより、いつ誰がチェックするのかというルールを決めてやっていくというところですね。
本来これもない方が良いんですよ、もちろん。
チェックのためのチェックなんて一番無駄な仕事になってくるので、
本来はチェックされなくてもみんなが方針実行されるのが一番理想ですけれども、
それやらないと結局実行されなくて、仕組み通りに動いた方が絶対成果が出るという風なものになっていれば、
チェックは頻度が高くても良いかもしれない。
そこは本当にその仕組みを運用することでの期待性が得られる成果がどのくらいなのかというのとの比べっこになってくると思います。
本当に期待性が高いものは定着するまでしっかりチェックしていった方が業績のインパクトが高いのかなというところですね。
それこそ皆さんにも日事業務報告ですね。
今日はこんなことやりますみたいなのを私であったりとか担当上司に報告してもらう仕組みを導入しているじゃないですか。
あれ毎日単位のチェックじゃないですか。
あれも1週間こんなことやりましただともう遅いですね。
でも今日こういう風にやりまわってきたら、今日はこれはこういう風にした方がいいんじゃないという助言がたくさんできると思うので。
そこは本当にものによる、毎日チェックした方がいいものもあれば週とか月でいいものもあるかもしれないですしという風なところになってくると思います。
一概には言えないかもしれません。
成果に応じて頻度も決めていくということですね。
そうですね。
ありがとうございます。
ということで仕組みを徹底するためにチェックが必要ということで、それ以外にはどんな仕組みが動かない原因がありますでしょうか。
これは意外と経営者、幹部の皆さんが見落としがちになるんですけれども、そもそも経営者や幹部がその仕組みを使っていない。
つまりトップが率先推翻していない、実践していない。
やるとみんな社長もやっていないし、幹部もやっていないし、やらなくていいじゃんってなりますね。
これは特に上司の背中を見る部下の立場としては、なんであなたがやっていないのに我々がやらなきゃいけないんですかという気持ちはありますね。
ですよね。
なので基本的に自分ができない仕組みはやらないというところも大事かもしれませんし、ただ役割が全然異なるので、社長の仕事は決定とチェックですね。
社員の皆さんの仕事は実施と報告になってくるので、これ役割の問題ももちろんあるので、全部が全部、じゃあ経営者や幹部もそれをやるってなったら、時間がどんなにあっても終わらないんです。
もちろん成果という部分で考えると、どこに時間を投下するかというのは社長や幹部の方が一番動いていると思うので、一概には言えないんですけれども、
ただ率先遂反する必要なものは自分もちゃんと実践するというところは大事になってくるかなというふうに思いますし、トップも守れる仕組みの中であればちゃんとそれも守る。
例えばプリマベラでいうと、本社に来ましたと。そしたら足形に合わせて挨拶をするっていうのがあるじゃないですか。あれを現場の方はやっていて、幹部以外は誰もやらないとなったら、多分みんなやらなくなるんです。
経営化するんですよ。だってやってないじゃないですか。でも足形に伴って挨拶っていうのは別に誰でもできる。なのでそういう仕組みは社長であろうが幹部であろうがちゃんと守ってやらないと、それは仕組みとして機能しなくなっちゃうよねっていうところをここではお伝えしたいかなというふうなものですね。
はい。ちなみになんですけど、例えば営業のシステムを導入します。いわゆる営業の仕組みを導入しますってなったときに、じゃあ経営者がそれを決定して現場にやってください、これ使ってくださいって言うじゃないですか。そのときに経営者は実際営業をしないので、決定だけしてそのシステムについては使わない。でもこういうときって大抵の知識は経営者は持っておいたほうがいいんですかね。
あれは本当に規模とかそれを任せられる人がいるかどうかによってかなり異なると思います。なので任せられる人がいるのであれば知らなくてもいいと思いますし、本当に任せられるなっていう人がいなければ理解してたほうがいいっていうのがあります。
だから基本的に中小企業で言うと、本当に全部信用して任せられる人って本当にごくわずかになってくる可能性が高いと思うので、なので社長自身はある程度把握してたほうがいいかなっていうのは個人的には思います。
社長が導入しろって言ったのにあなたは何も理解してないんですねってなるとやっぱりそこで仕組みも止まってしまうのかなっていうところで気になって質問させていただきましたね。
本来それは社長の次の部長とかがそこまで理解しておくものだと思うので、本来そういう社長が云々っていうのは社長まで上がってこないです。
なので部長がそこまでのちゃんと営業戦略のことを考えて動いているかどうかっていう、そもそも部長のレベル感とかそういう理解度とかっていうところの問題に多分なってくるのかもしれない。
それで言うとプリマベラではまだそこまで任せられるのが正直いないので、松田さんがやっているというだけであって、そこも本当はちゃんと全部任せられるような人がいたら、それは私も細かく全部チェックしないので。
そういうふうな考え方の方に近いのかなと思います。
任せられる人がいないのであればまず自分が理解しておくというところ。
理解しないと始まらない。
そうですね。ありがとうございます。
トップ層、経営者、幹部が仕組みを使っていないと仕組みが止まってしまいますよというところで、そのほかどんな止まってしまう原因がありますでしょうか。
これも意外とあるところかなと思うんですけども、仕組み化していると見せかけて、結局特定の人に依存しているという状態ですね。
仕組みはあるんだけれども、結局その人がいるから動いているだけであって、それって仕組みって言えるんだっけみたいな。
うちで言うと本間さんの例とかすごいわかりやすいかもしれないんですけども、採用の業務。これもいろいろ仕組みにしているじゃないですか。
なので行ってちゃんとマニュアルでやったりとかチェックリストでやったりとか、こういうふうにオファーボックスを送ろうねとかあると思うんですけれども、
でもそれって本間さんが今運業しているので、本間さんがいなくなると仕組みはあるけれども、どうやってやるんだっけみたいなところになってくると思います。
なので仕組みはある状況で、その人に依存している状態っていうのは正しく仕組みが機能している状態とは多分なっていないと思っていて、
そういう時は必ずダブルキャストとかトリプルキャストですね。本間さんしかできない状況じゃなくて他の人もできるようにしておくと。
そうすると依存ではなくて仕組みで動いているという状態になるので、その依存状態は仕組みじゃないよねみたいなのは結構見極めておいた方がいいと思います。
仕組みがあってもその仕組みを回す人が俗人化してしまうところで。
そうですね確かに私の新卒作業のいろんな仕組みは作っているんですけど、それを使っているのって実質私ぐらいなので、
急に私がポーンって抜けた時にその仕組みどうやって回せばいいんだってなって作業をストップしてしまう可能性が高いですね。
そうですそうです。なのでそうならないようにやっぱりダブルキャストですね。
今回でいうと次の経営サポートの内定者くんが本間さんの下につくと思うので、そうするとその内定者くんが営業のやり方を覚えられるじゃないですか。
あ、ごめんなさい。何ですか。
採用。
そうそう採用のやり方が分かると思うので、そのやり方が分かるとダブルキャストなので仕組みで運用されているという状態になる。
なのですごい分かりやすく言うと一人で動いている状態は仕組みとは言えないという風に捉えてもらう方が分かりやすいのかもしれないですね。
仕組みを作ったら複数の人がまず回してみるというところが大事になりますからね。
そうですね。複数の人ができるようにするというところですかね。
ありがとうございます。
では続いてが特定の人に依存していると仕組みが動かないですよというところで、その他にどのような止まってしまう原因がありますでしょうか。
あとはシンプルにルールや仕組み自体が形外化してしまって、PDCが回っていないみたいな状況ですね。
3年前に作ったマニュアルはあるけれども誰も更新していない。現場では実際にこの手順ではできない。形だけ存在するみたいな。
これも結構あると思うんですよ。
これあります。
仕組みあるんですかと。いや一応あるんですよ。3年前ぐらいに作った。
仕組みがあるのと仕組みが運用されているというのは全く別次元の問題だと思うので、仕組みは運用されて初めて意味があるし、それが成果の出る仕組みでなければ運用されていても意味がない。
これも最近私よく言っているんですけれども、マニュアルを作るときに業務マニュアルを作ってその業務マニュアルを徹底してみんながやったからといって成果が出るわけじゃないんですね。
大事なのは成果が出る業務マニュアルに基づいてみんながその成果が出る業務マニュアルに基づいて動くから成果が出るということであって、そこの運用できているかどうかというのがまずそもそもであるんですけれども、
運用する仕組み自体が成果が出るものか出ないものなのかというのをちゃんと見極めないと意味がない。
そこで言うと最初は実験で3、40点とかのそれなりの仕組みを作って、やりながらどんどんアップデートしていくというのがすごい大事だと思っています。
やりながらアップデートしていくために大事なことって何だと思いますか。
仕組みをとりあえず実験的に導入しました。
そこからどんどんレベルを上げてアップデートしていくために必要なことって何だと思いますか。
必要なこと。改善提案を上げたりというところなので、もっといいやり方がないかという視点を持つとかですか。
それももちろんそうですね。
それ以外。
お客様、現場の従業員お客様に合わせて変化させていく。
変化させていく。
そうなんですけども、これってどういうことかというと、アップデートするためには高速でフィードバックを回さないといけない。
そうじゃないですか。
高速でフィードバックを回す。つまり私たちの言葉で言うと高速で決定サイクルを回せばアップデートが早くなるんです。
例えば、日時報告の仕組みを導入しました。
私がデタラメで作ったんで3、40点くらいのものでしょう。
そうすると、決定サイクルですね。報告が上がってきます。
日報を通じてこの日曜日報告はデータ取り分けできるように設計したほうがいいと思います。
なるほどね、と私それを見ます。
決定するんですね。
決定して、それをタスクにしてお願いしますと。
それでやってもらったら、今度私が確認して、こういうふうになったんだ。
40点のほうが50点になる。
今度それをまた日報を通じて誰かが報告してくるんですね。
ここの記入すると自動でこの数字が出るようにしたほうがいいと思います。
なるほど、と決定する。
なのでフィードバックされるサイクルが高速である状況に作れると仕組みのアップデートが早いんですけれども、
フィードバックの環境がないとやっぱり遅いんですよ。
このフィードバックを受ける環境を日報というシステムや報告の仕組みで作るのももちろんいいと思うんですけれども、
それ以外にもたくさんフィードバックを受ける仕組みってあるので、
高速でとにかくフィードバックを受けるような仕組みを作るというのは一個効果的だと思います。
だから私たちがコンサルティングで仕組みを浸透させていただいたお客様に対して仕組みのアップデートのコンサルティングもさせていただいてますけれども、
それって主に私たち側でフィードバックをものすごくお伝えするものなんですね。
そうするとフィードバックをお伝えするので、私たちの視点でお伝えするのでアップデートが早いんですよ。
当然レベルの高い質の高い仕組みを運用した方が成果が出るので、
ここらへんはこういう考えであるというのは覚えておいていただけると、
一個仕組みで成果を出すための考え方につながるかなというふうに思います。
確かに結構仕組みを学ばれた方がありがちなのは仕組みを作って満足してしまうというのがあるので、
仕組みを作って運営していった上でフィードバックができるような環境を整えていくというのが
仕組みを回すために重要なのかなというところですかね。
そうなるとフィードバックを受けやすくするために、フィードバックをものすごく進むためには
それこそやっぱり心理的安全性ですね。
こうやったらいいのになーって思っていても言えなかったらフィードバック回らないじゃないですか。
なんで手前で心理的安全性って言って、何を言ってもいいんだよという提案をしても大丈夫なんだよ
っていうふうなのをちゃんと相互で関係性を作っておくことは
仕組みをより早くアップデートするためにも必要になってくると思うので
やっぱり仕組みって点じゃなくて線になって面で繋がっているというふうに思うので
そこの繋がりとかが分かるとすごいいいんだろうなという気はします。
ちなみに余談ですが松田さんが何を言ってもいいんだよという雰囲気を作り出すため
いわゆる心理的安全性を高めるためにどんなことをやられていますか。