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こんにちは、ぴぼっとです。
今回は、オンライン秘書業務でこれ大事、というお話です。
現在ですね、秘書の業務を始めて数週間になるんですけども、
これ実際にやってみて、これ大事やなと思うことを3つ話したいと思います。
1つ目、その場でちゃんとメモを取る。
2つ目、AIにアシストしてもらう。
3つ目、わからなければ素直に聞く。
この3つをお話しします。
1つ目のですね、その場でちゃんとメモを取る。
なんですけども、オンラインで仕事をしているとですね、
やはりZoomのミーティングとか、オンラインでミーティングするときにはリモートなんですね。
それで今、スケジュールの管理をさせていただいているんですけども、
ミーティングの間にですね、Zoomで話しながらスケジュール調整をしていくんですけども、
1つ調整することがあって、少しメモを取ってですね、
名前とか時間をパッと書くのはいいんですけども、
それがですね、2つ3つ4つどんどん増えていくとですね、
断片的にしかメモを取っていないとですね、
ちょっと後で見たときに、何のことかちょっとわからなくなるということをちょっと発見しまして、
そこはちょっと改善が必要かなと思っているんですね。
なので、なるべくその場でメモをですね、あんまり急ぎすぎずにメモをしっかり取るというのと、
パソコンでやっていたら、そこのスケジュール管理のソフトを使っていればですね、
そこにメモを落としてですね、書き込んでしまうとかしておけばですね、
後で見返したときに、これはこういう変更が必要なんだなと、
こういう人に連絡しないといけないんだなというところがわかるかと思って、
メモはなるべく細かく書けるならば書いていく方が、
後々ですね、見返したときに自分がですね、楽かとちょっと実感しています。
特に時間とか名前とか書いた後にですね、
じゃあそれが何なのというところもですね、
動詞といいますか、行動を何したらいいのみたいなところを、
もう少しミーティングしているので、相手の方がいながらの話なんですけれども、
行動のところまで少しメモを書ければ、もっと良くなるのかなと思います。
二つ目ですね、AIにアシストしてもらうということですね。
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Zoomの機能でですね、ミーティングが始まったら自動的に声を拾ってくれて、
ミーティングが終わった後にまとめを書いてくれる機能があるんですね。
それがですね、すごくメモがあまりできない状況に陥ったときに、
かなり助かるということがわかってですね、
それを見ながらですね、自分の記憶をたどって、
どういう話だったかなみたいなスケジュール調整なんで、
漏れがないようにすることができるかと思います。
前だとね、そんなことを自分で書きながら自分で議事録書くような感じだったんですけれども、
AIができるということで、これはもうAIさんにですね、
素直に助けてもらうのがいいかなと思います。
これでですね、抜けも減りますし、結構いろんな話をしているので、
1時間でした1時間の中で、どういう展開で話をしていたのかということもわかるので、
次回改善するにはどうしたらいいかという案も自然と浮かんでくるのかと思います。
3つ目ですね、わからなければ素直に聞くということですね。
やっぱり最後にはですね、メモをしたことがですね、
そもそも僕の場合は自分の書いた字が読めなかったりすることがあるんで、
本当に突き詰めて調べてわからない状態であれば、
助けていただけるクライアントさんの担当の方に聞くとかですね、
素直に聞いて、とにかく早く解決してしまうのが一番お互いにとっていいと思うので、
素直に質問してですね、わからない部分もですね、早めに解決するのがすごくいいかなと思います。
今回スケジュール管理の視点からの話なんですけれども、
やはり社長さんのスケジュールを管理するということはですね、
他の社員の方も社長さんのスケジュールをですね、
わかりやすく確認できるようになる方がいいわけなんですね。
なので社長のスケジュールを見て調整していると他の方が関わってくるので、
他の方のスケジュールも確認しながらですね、
どんどん関係する方がですね、人数的には何十人とかなってくる場合があるんですね。
その場合にですね、やはりミーティングがですね、かぶりやすくなったりですね、してくるわけなんですよね。
同じミーティングの時間帯が2つ重なっていたとしたらですね、
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じゃあどっちが優先しているのかとかですね、
結構あとは定期的にミーティングが入っていてですね、
これは本当に外部から見ているのでわからないんですけれども、
本当に実際行っているのか、できるときにやっているのかとかですね、
そういうのもちょっとわからなかったりするわけなんですね。
なので優先順位というか、どちらの方が優先されるかというのも、
こちらからですね、社長がお願いしているので大丈夫でしょうかみたいな感じでアプローチしていくことが必要になってくるんですね。
なのでその全体像を把握するにはもう少し時間がかかるかもしれないですけれども、
そんな感じでですね、社長さんのスケジュールを入れるときは社員さんのスケジュールも見ながら、
この日はスケジュールが入れられるけれども埋まっているなというときは他の日に試してみるとかですね、
その辺の人間の生活のイメージをちょっとイメージしてですね、
あまり負荷がないような1日で過ごせるようにはどうしたらいいかみたいなことをですね、
各個人の方の状況をなるべく見るようになれたらいいかなと思っています。
とにかくできるだけのことをこちらでやってですね、
現場でですね、例えば重なったりしたりですね、少しずれたりしたときをですね、調整してもらうということでですね、
そこまでうまくはまらんかったなとか思わずにですね、
あとはもう現場でよろしくお願いしますぐらいでちょっとやってみるのも大事かなと思っています。
今回はですね、ミーティングとかをZoomでやりながらですね、
一つ目のですね、その場でちゃんとメモを取る、
誰、時間にプラス、何をしたらいいのかみたいなところまで書き足せば後で見たときにですね、
自分にとってもわかるのでいいなということですね。
その場でちゃんとメモを取る。
2つ目、AIにアシストしてもらう。
AIさんがですね、すごく自分たちのですね、
対応をメモってくれるのでですね、これは活用すべきかと思います。
3つ目ですね、わからなければ素直に聞く。
わからないところはですね、その場で解決できるようになるべく素直に聞いてですね、
後でですね、あのことやったんかみたいにならないようにですね、
素直にお願いして聞いてみることが大事かと思います。
どうしてもですね、相手の方が忙しいのでですね、
いろんなところに話が飛んだりですね、
早く終わらせないといけなかったりですね、あると思うんですけども、
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できる限りのことをですね、淡々とできるような感じになっていければいいと思います。
あなたがもしスケジュール管理をされることになったらですね、
自分のペースでなるべく、
頼れる人には頼りながら、
頼れるAIには頼りながら、
無理なく進めていただければいいと思います。
この番組では会社員を辞めた僕が台宅ワークをしながら、
これはいいなぁと感じることをゆるっとお届けします。
今回も最後まで聞いていただいてありがとうございました。
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ではまたお会いしましょう。
バイバイ。
