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Hello everyone, こんにちは、ぴぼっとです。
今回は、会社を辞めて説明しなくなった、というお話です。
6月に入りましたね。少しずつ雨の日が増えてきているようですね。
あなたがお住まいの地域はもう梅雨入りしましたか?
じめじめしてくるので、湿気対策とかですね、しっかりやっていきましょう。
今回のですね、会社を辞めて説明しなくなった、という話なんですけれども、
会社を辞めて、4月から在宅ワークをしているわけですが、
会社勤めの時はですね、仕事の間にですね、いろんな交渉とかクレーム対応とか、説明する場面がですね、
たったあるんですが、上司に説明するとかですね、とにかくバチバチにですね、説明していたんですね。
こここうだから、こうだから、こう思います、だからこうします、みたいな。
細かく、なるべく細かく、的確にと思いながらやってたんですけれども、
在宅ワークになってからというか、オンラインの秘書という業務を勉強し始めてから、
ちょっと変わってきたので、そんな話をしたいと思います。
今日は3つですね、説明について話します。
1つ目ですね、説明すればいいというわけではないということですね。
2つ目、説明の量と相手の行動は比例しない。
3つ目、分かりやすく伝える、というその3つを一つずつ話していきます。
1つ目のですね、説明すればいいというわけではないというのはですね、
会社員の時も分かってたとは思うんですけど、
たくさん説明すれば相手に伝わると思ってたのかな。
しっかりこうね、全部言えば理解してもらえると思ってたんですけれども、
会社員であれば、自分の仕事の中でやらないといけないことが決まっているので、
それをやるために何かをたくさん書くこと。
たくさん書くといっても、例えばメールとかあんまり多いと読みにくい、
そのくらい分かっていたので、
短くするんですけども、全部ちゃんと書かないとみたいなところが、
逆に漏れてたら書いてなかったって言って、
こっちが文句言われてもみたいな、
ディフェンス的な守りに入るような動きの中で、
説明をちゃんとしないとみたいなところがあったのかなと思います。
結果として相手に、
僕は船の関係の仕事をしてて船長さんにリモートでメールしたりするんですね。
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フィリピン人とか日本人じゃないので英語で伝えるんですけれども、
返事が、
センキューとか、この人分かって伝わったかなみたいなのが結構あるんですね。
そういうときは伝え方が悪かったんだなと思うんですけれども、
かたや全部書いておかないと、
規則とか、どこかに港に入るときに規則とかをちゃんと説明しておかないと、
漏れてたら、こんなん聞いてないよってなって、
なんか僕の責任みたいなの嫌だとか思って、
いっぱい書くというか、
一個一個は短くてももう全部入れるみたいな、
いうふうにしちゃったりはしてたんですね。
だからいっぱい書くことで逆に船長さんが途中でなんか疲れて全部読めないみたいなことも起こってたんじゃないかと思って、
説明すればいいっていうわけじゃないんだなと、
大択ワークになってから特にベラベラベラベラと説明しても、
結局、直接会って話さないだけにちゃんと伝わらないことが身に染みて分かるというか、
それじゃダメだなみたいなのは気づきました。
二つ目、説明の量と相手の行動は比例しないという、
ちょっとややこしい話なんですけども、
たくさん説明することで、
なぜ説明しているかというと、
相手に行動をしてほしいというか、
会社員のときでしたら相手に理解してもらって、
クレームを引き下がってほしいみたいなところとか、
理解してもらって正しい行動をしてもらって、
船が着いたところで変なことにならないようにとか、
そういうところで説明を増やしていけば、
相手がしっかり行動してくれるんじゃないかという、
ちょっと思い込みのようなところもあったかもしれません。
これはこっちからワーッと説明を続けても、
一方的なアプローチになってしまって、
相手が結局どう思っているのか分からず、
言いたいことをこっちが言っているみたいになって、
あの人よくしゃべる人やなみたいになっちゃっても、
その人がそうですねと思って、
自分の起こしたい行動をしてくれるかというと、
そうでもなくということを、
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オンラインのお仕事とか、
コミュニティに触れることで思ってきたんですね。
なので説明すればいいというもんじゃないということを分かってきたので、
説明の量は減らすというか、
もうちょっと相手目線で話をするようになってきたかなと思います。
そこから3つ目に行くんですけれども、
3つ目の分かりやすく伝えるということなんですけれども、
在宅ワークの勉強をし始めて、
最初に読んだ本でですね、
言葉を減らせば文章は分かりやすくなるという、
山口陽次さんの本なんですけれども、
それを読んで、まず書くことについてですね、
短くするにはどうしたらいいかみたいな。
短くしたら単調になってとか、
つまらない文章になるんじゃないかと思ってたんですけれども、
そうではなくて、すごく単的に分かりやすいように伝えたほうがですね、
特にテキストコミュニケーションの視点からはですね、
相手にとっても負荷が少ないですし、
伝わりやすいというメリットがあるのかなというふうに気づきました。
その結果として、分かりやすく伝えるイコール文章が短くなる。
話をするときも短くなる。
じゃあ、要点は何なのということを伝えてから、
必要な補足をするみたいな形になっていくとですね、
話も短く済みますし、相手にも伝わって、
行動も起こしていただきやすくなるということがあるかと思います。
このですね、3つですね、説明すればいいというわけじゃない。
それで理解してもらうことが大事なんだなということが分かったのと、
説明の量と相手の行動は比例しないという、
たくさん説明したら相手が行動してくれるわけではないんだなということに、
大択悪になってから気づいたということと、
3つ目ですね、分かりやすく伝える。
結果的に説明なり文章なりが短くなって、
相手に分かりやすく伝えるということに気づけたのが、
会社を辞めて説明しなくなったというところなんですけれども、
特にですね、自分の頭の中も整理整頓ができるというか、
なんとなく分かっているときほどですね、
たくさん説明しちゃうんですね。
深く理解していないというか、本質が分かっていないので、
とりあえずベラベラとしゃべってその場をしのぎみたいな感じになったりしませんからね。
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そういうことがなくなるには、しっかり理解すれば短くもできて、
何が大事かというのも分かるので、
事前の面談前とかに深掘りしてですね、
大事なところは何だというところを理解した上で話せれば、
相手の状況によって必要な情報を提供できるみたいになるのかなと思います。
あなたもですね、たくさんしゃべっているなと思ったら、
ちょっと我に立ち返ってというか、
何を伝えたかったんだというところを抑えに認識して、
短く分かりやすく、
僕みたいにダラダラとしゃべらないような感じでやってみていただけたらと思います。
この番組では会社員を辞めた僕が在宅ワークをしながら、
これはいいなと感じることをゆるっとお届けします。
今回も最後まで聞いていただいてありがとうございました。
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それではまたお会いしましょう。
バイバイ。
