Zoom会議の重要性
みなさんこんにちは、おかべです。もと公務員でオンライン秘書をしています。
この放送は、私のオンライン秘書の仕事や日頃思うことなどについて配信しています。
今日の放送は、Zoom会議で気をつけていることについてお話をしたいと思います。
私は仕事柄、Zoomで会議とか打ち合わせをすることが非常に多いので、よくZoomを使うんですけど、
他にTeamsとかも使ったりして、とにかくオンラインで会議だったり打ち合わせをすることがあります。
その中で気をつけていることを話そうとは思うんですけど、
おそらくみなさん日頃使われている中で当たり前のようにやられているかなとは思いますが、参考になれば幸いです。
この話をしようと思ったきっかけが、先日SNS勉強会を開催してくださる方がいらして、
インスタでそれを見つけたんですけど、それに応募して参加させてもらったんですが、
インスタをメインにSNS集客である程度伸びている方がいらして、その方が勉強会を開催したんですけど、
そこに参加されたのがトータル主催者の方も含めて8名だったんですね。
少人数というのもあって、最初勉強会が始まったときに基本的に可能であれば顔出しをして、
チャット欄にいろいろコメントも書いてほしいですという話がありました。
もちろん集客とかSNSを伸ばすというのを考えてみなさんが応募してきているようなので、
それぐらい積極的に顔を出してコメントして、
あとマイクも途中ワークがあってオンにしてみなさんそれぞれお話をするという機会があって、
トータル90分ぐらいの時間だったんですけど、その中でいろいろ勉強会が行われました。
そこで冒頭で主催の方がおっしゃっていたのが、リアクションをしてほしいという話でした。
リアクションをしてもらわないと、ズームで皆さん画面をずっと見ていたり、
何か話したことを書いたりされていると、この人は本当に伝わっているんだろうかとか、
実は本当に起きているんだろうかとか、そういうことまで思って不安になってしまうので、
できればその都度何か反応してうなずいたりとか首振ったりとか、
もしくはチャット欄に何か思いを書いてみたりとか、そういうのを遠慮なくやってくださいねという、
逆にやってもらわないと不安になりますということでスタートしていきました。
私は日頃そういったズームの会議だったり打ち合わせがあるので、
その中で時には私も主催者側に回ることもあったので、
そうなるとその主催者の方の話もすごくわかるなと思って、
リアクションの必要性
日頃やっているリアクション、コメントだったりうなずきだったりをずっとやっていました。
90分もあると結構長いので、
後半になって皆さんの顔出しされた方々を見ていると、
やっぱり顔とか目線が固定されちゃうんですよね。
特にうなずいているわけでもなく、主催者の方の説明をずっと聞いていって、
あとは時に意見を求められればマイクオンにしてちょっとしゃべるとかはその時は動きがありましたけど、
それ以外は皆さんの顔を見ていると、そこまでリアクションはないかなというふうに見ていました。
実際その受ける側であれば、特に別に自分のリアクションがどうあれ、
顔を出す、出さないがどうあれ、関係ないのかもしれないんですけど、
あくまで個人的な考えとしては、顔出しが基本OKな場であったり、
発言、コメントOKな場であれば、ある程度自分のことも大事なんですけど、
主催者側の目線というか、主催者がどう気持ちよく発言、説明できるか、
というところにも目を向けるといいのかなというふうに私は感じていて、
主催者もそうだし、場合によっては参加者もそうなんですけど、
例えば細かく言うと、カメラの画質ですかね。
Zoomですと、だいたいパソコンにカメラがついているのが多いかなと思うんですけど、
そのカメラだと結構画質が悪いとは言わないですけど、
比較的外付けのカメラとかに比べると、ちょっと画質が落ちるかなというふうに思っています。
あと光の具合とかですけど、私はたまに光の調整がうまくいってないんですけど、
顔が暗めだとその人の表情がよく見えず、
どんな思いでこの人は今聞いているんだろうというふうな感じになってしまうと私は感じます。
なので、大したことではないのかもしれないですけど、
画質が良くて、ある程度光もその人の顔が見えるような具合の明るさであれば、
この人の画質とか表情がよく見えて安心するとか、見やすくていいとか、
そういうちょっとしたことなんですけど、
それが相手、主催者だったり参加者にも伝わるのかなというふうに感じます。
なので、私はいつもパソコンのカメラではなく、外付けのカメラをつけて、
それでいつもZoomをやっているんですけど、そこはちょっと気にしているところです。
ディスカッション会の案内
あと最初に話しましたが、リアクションは必ずするようにしていて、
本当にZoomって聞いている側は確かに絵本とかで声を聞いていれば終わりなんですけど、
でもやっぱり主催者なり参加者に対して自分の存在をアピールする意味でもあったり、
あとは主催者を安心してもらって、説明に本当に注力してもらえるような場を、
こちらとしても提供するように、ちゃんと聞いていますよというのを表現する意味でも、
やっぱりリアクションって大事だなと思っています。
これがオフラインで、通常の例えば学校とか、そういった教室形式のようなところで座学を受けるならば、
人の表情だったりはちゃんと見えるし、動きもその場で見えるわけなんですけど、
動画だとまず顔出しがなければわからないし、顔出したとしてもやっぱり画面が暗くて画質も悪ければ、
なんか不安になってきちゃうなというふうな印象を与えてしまうかなというふうに感じます。
そういう場であれば、こちら側でできることというと、やっぱり画質を良くしたり光を良くしたり、
リアクションをすることで、主催者側が安心していろいろ説明をできるかなというふうに感じています。
会議の場でもそうなので、私もクライアントの方々にいろいろお話をするときに、
やっぱりリアクションもそうですし、画質だったり光の調整もある程度良さげにしておいて、
それで会議とか打ち合わせをするようにしています。
あとはマイクですかね。
私はパソコンのマイクを使っていますけど、それがたまに聞き取りにくかったりするときもあるし、
自分もそうだったり、相手もそうだったりするときがあるので、
マイクの音声の確認、自分の声がどう聞こえているかとか、
そういったところも調整しておくと、相手に対してストレスなく会議ができるかなというふうに思います。
なのでその辺が本当に基本なのかもしれないですけど、
皆さんされているのかもしれないですが、
意外と前回のSNS勉強会では、多くの方がそんなに画質が良くない、
多分パソコンのカメラだと思うんですけど、
で、ズームをされていたり、あとリアクションがなく、
本当に動画じゃなくて政治家なんじゃないかっていうぐらいの人もほとんどだったので、
その辺も気にしてみたりすると差別化できるかなというふうに感じました。
あとはおまけですけど、主催者の方とお近づきになりたいとか、
彼に思うのであれば、そういったところもやっぱり今のようなリアクションだったり画質って、
本当ちょっとしたことなんですけど、相手に与える印象で変わってくるかなというふうに思います。
実際私はその勉強会終わった後、その方とDMをしていて、
ずっとリアクションしてくださってありがとうございましたというふうに言ってもらえて、
私としては当たり前だったので何とも無理なくやれたんですけど、
やっぱり主催された方にしてみれば、そうやって自分の説明に反応してくれるっていうのは、
やっぱり安心に繋がるんだなというふうに感じたので、
それによってこの人ともしかしたらお仕事したいかもとかって思うきっかけにもなるのかなって思ったので、
そういったほんとちっちゃなことでも、それがいずれ自分の仕事だったり、
今後のご縁に繋がったりもするのかなというふうに感じた出来事がありましたので、
今日はお話をしてみました。
ということで今日の放送は以上となります。
最後にお知らせです。
毎月ディスカッション会をしております。
いよいよ今年最後のディスカッション会となりまして、
12月13日土曜日に14時から仙台の会場で行います。
テーマはオンライン秘書・在宅ワークの働き方についてということでディスカッションを行います。
東北のオンライン秘書の方のおふっかいみたいになればいいなとも思いますし、
オンライン秘書の方、興味のある方がご参加いただけたらと思います。
あとイベント後に懇親会も予定していますので、もしよろしければご参加いただけたらと思います。
あとディスカッション会ですとか、私の日頃の情報ですとかは公式LINEの方で発信しております。
よろしければそちらもご登録いただければと思います。
LINEは概要欄にリンク貼っておりますので、確認いただけて登録いただけたら嬉しいです。
ということで、今日の放送は以上となります。
最後までお聞きいただきましてありがとうございました。
