アセスメントと時間軸の導入
今回は、アセスメントと準備、実行、後始末についてお話をしたいと思います。
アセスメントする対象として、空間と時間がありますよという話をさせていただきました。
詳しく知りたい方は、カーナビとアセスメントをぜひ聞いていただきたいと思っています。
空間としての選択肢を洗い出して、意思決定して、物を選んでいけるということと、
時間軸ということで、段階とかフェーズ、今自分がどのフェーズにいるのかによって行動を変えていくという時間軸も、大きく2つがあるかなと思っています。
今回は時間軸ということで、準備、実行、後始末という3段階について考えていきたいなと思っています。
「準備、実行、後始末」の具体的な考え方
何かを段取りしようと思ったときに、前、最中、後ということで準備の段階、実際に実行している段階、後始末として仕上げたり整理したりする段階ということで、大きくこの3つで考えることができます。
例えば仕事とかをしているときに、段取りを考えようとか、いつもやっている業務なんだけど、人に教えるために業務のマニュアルを作ろうみたいな話になったときに、
意外とそういうのを明らかにしようと思うと、何から考えていくかわからないので止まってしまう場面というのがあります。
そういうときに少なくとも時間の流れ、段取りとして手前の段階とやっている最中の段階、そして終わった後の段階という大きく3つの時間軸に分けて考えるということから始めるだけでも、
そういえば準備ではこういうことをやっておかなければいけなかったなとか、やっている最中にはこういう手順でやっていたなとか、終わった後にはここに格納して、こういうファイルの名前の付け方をして保存をして終わるみたいな、そういう観点を出すだけでもそれらの考え方というのがスムーズに進んでいきます。
シンプルな観点の活用と業務改善
ここでお伝えしたいことは何かというと、準備実行後始末という考え方とか物読み方というのも知らない人はいないし、全然シンプルな物読み方なんですよね。
なんですけど、こういったものを事前に準備できているかどうかということをちゃんと確認してから実行に入ったりとか、終わった時にやるべきことがちゃんとなされているかということをチェックして仕事を終わったりしているかというと、結構できていないことが多いなと思います。
また、今は割とどんどんいろんなものが発達する中で、自分と同じ業務をやる人がどんどん少なくなって、一人の人がいろんな業務を抱えるようになっているので、
普段、人に教えるためのマニュアル作りとか業務の見える化というのもなかなかできていないケースというのがあると思っているんですけど、でも、こういうことをやったら準備なんだよということをクリアにしておくことで、自分自身のミスも減るし、人が入ってきた時にすぐに引き継げるようになっていくしということは、
こういった準備実行後始末というシンプルな観点を実行するというところから作っていくことができるということです。
セルフアセスメントによる生産性向上
そして、セルフアセスメントというような話を過去にさせてもらいましたけど、準備ができているかどうか、やるべき手順をちゃんと実行中にやったか、終わった後に初始末としてやるべきことをやっているかというチェックリストを作ってチェックをして仕事をしていったりとか、
あるいはチェックリストを持って後輩や部下に教えていったりという、このセルフアセスメントができる環境を作っていくことで仕事がもっとスムーズになって、より小さな時間で業務を行うことができて、
その分生まれた時間というのを別の、もっと付加価値の高い業務だったりとか、自分自身の時間に使っていくことができるので、すごい当たり前の観点なんですけど、そういった当たり前の観点を使いこなすという発想でアセスメントと向き合っていけたらいいなというふうに思っています。
