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皆さん、こんにちは。AIを駆使する事務代行、和田博です。皆さんは時間管理アプリを使ったことがありますか。私はずいぶん前から使っています。
これは、タイマーがついていて、iPhoneやパソコンで時間をスタートしてストップすると記録してくれるアプリです。
それが業務ごとだったり、お客さんごとだったりして、時間の記録を種類分けすることができるんですね。
私はトグルトラックという海外のアプリを使っています。
日本だと、また違うところが、タイムポットというアプリがあって、iPhoneにあるんですけれども、これなかなか使い方が良くて、最初のうちはこれを使っていたんですね。
日本語で無料から始められるので、これすごい使いやすかったんですけれども。
オンライン事務代行をやっている方は結構使っている方もいるかと思います。
我々の職業だと、時間単位で仕事をする場合もありますし、1時間いくらで時間をすることがありますから、
そういう場合はもちろんタイマーを使って、何時から何分まで仕事をしたというのは記録を取らないといけないので、タイマーって必要になってくるし、
時計を見て毎回記録するよりはかなり効率的にできるのでいいなというのが一つと、
あとは時間単位の仕事ではなくても、1回1万円とか、1つの業務につき5万円とか、そういう仕事もあったりして、
ただそういう場合もやっぱり時間は測っておいた方がいいと思うんですね。
私は必ず測るようにしておいて、仕事が全部終わって納品した後に、時間とそのお金、報酬で割って、
今回の仕事は時間当たり何円だったなというのを確認して、
次の価格設定だったり、後はもっと効率よく仕事ができないかという工夫に変えていったりとか、
いろんな反省があるのでそういうのに使っています。
私がお勧めするソフトは、最初にお話ししたToggle Trackというソフトです。
概要欄にリンクも貼っておきますので、興味がある方は見ていただければ嬉しいんですけれども、
これは外国のソフトでちょっと英語なんですよね。
それだけがちょっと引っかかるところがあって、使いづらいところもあるんですけど、
パソコンとiPhone両方で使って、それが同期できるんですね。
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だから時によってはiPhoneでアプリカーを使って時間を測って、
出先でちょこちょこっと仕事をした時なんかはそれで測って、
家でじっくり仕事をする時はパソコンのウェブ上からログインして、
それでまた時間を測ると、それを両方とも計算してくれて、
月あたりとか週あたりとかって、誰に対してどの仕事を何時間やったかというのがグラフで出るようになっているんですね。
これなかなか良いです。
さっき話したTimePodというアプリは、これはiPhoneでしか使えなくて、
測る時にいつもiPhoneを取り出してたんですけど、
そうすると私は誘惑に弱くて、iPhoneを開けるとついTwitterとか違うものを始めちゃったりするんですよね。
そこで意思の力で時間だけ測って終わりにしようと努力はするんですけど、
やっぱりそれよりは仕事に集中したい時はiPhoneをちょっと見えないところに置いておいて、
入り込んじゃった方が私は効率よく集中できるので、
そういう使い方をしたいと思ってた時にパソコンでもiPhoneでも両方でも使えるというアプリが見つかったので、
そっちに乗り換えたという感じです。
つまりiPhoneを開いてても全然興味がそれないとか、
集中がそがれないという人は日本語のアプリを使ってやってもらっても十分活用できると思うのでいいかと思います。
これ意外と時間を測ってみると、自分が思っているよりも時間がかかってたりするんですよね。
なんとなく感覚的に合計5時間ぐらいで終わらせた仕事かなと思うのも、
記録を見ると10時間ぐらいやってたりとか、自分の思い込みというか、
そういうのって意外と間違ってるというか曖昧なんだなというのが時間を測って結構発見がありました。
なので、私は全ての仕事においてクライアントさんを入力して、
同じクライアントさんの中でもこの仕事、この仕事というのを記録して、
それで管理して反省につなげるようにしています。
皆さんもよろしかったら概要欄から見てもらって使ってみてみてはいかがでしょうか。
最後まで聞いていただきましてありがとうございました。和田博史でした。
