仕事の効率化に向けた習慣
おはようございます。このラジオはショート動画をハックして、総プラス8万人以上いる僕が、ショート動画をビジネスに生かしたい企業さんや、これからSNS運用を始めていきたい個人の方に向けて、
どこよりも誰よりもわかりやすくショート動画について解説しているラジオになります。できるだけ一時情報を発信するように心がけているので、ショート動画に詳しくなりたい方は、ぜひ最後まで聞いていただけると幸いです。
ということで、本日月曜日ということで、1週間の始まりからSNSの脂っこい話をしてもしょうがないと思うので、
今日はSNSというよりかは仕事とか、そっちの話をしていこうかなと思っていまして、仕事が3倍速くなる10の習慣というお話をしていこうかなと思っております。
これを聞いてくださっている方々は、SNSをやられている方が多いと思いますが、会社員だったりとか、これからSNSをやりたいなと思っている方だったりにも参考になる話になるかなと思いますので、ぜひ聞いていただけると幸いです。
本題に入る前に2点お知らせをさせていただきたいんですけれども、まず1点目が、昨日からショート動画大学の募集が再開しております。
すでに公式LINE経由で30名くらいの方が入会を決めていただいているんですけれども、公式LINEから入会してくださった方には特別なご案内をさせていただいております。
それが何かというとですね、今まで僕らがショート動画大学として何個くらいだろうな、多分もう50とか下手すると7、80くらいのアカウントの添削っていうのを行ってきていて、添削動画っていうのがジャンル別にもうめちゃくちゃたくさんあるんですけれども、
このジャンル別添削動画の一覧、50選という一覧を入会特典としてお付けしたいなと思っておりますので、今回入会を決めてくれた方にはこちらをプレゼントしたいなと思っていますので、もし迷っていてまだ入会できてないという方はぜひ公式LINE経由で入会してください。
2点目がですね、これはちょっと個人的な内容になるんですけれども、今僕って実は2社会社を持っていてですね、1社がショート動画大学とかこういった僕個人の活動でやっている会社になっています。
もう1社がですね、法人とかクライアントとかとSNSの関わりを持ったりとかしているものになるんですけれども、こちらの会社で現在社員をちょっと募集しようかなと思っております。
社員の募集要項としてはですね、まずは東京で働ける方ですね、これはちょっとオフラインの社員になるので、オンラインで働きたいですって言ってもちょっと厳しいので、東京にいてオフラインで働ける方。
もしくは今地方にいるんだけれども、ヒヨさんと働くためだったら東京行きますよみたいな、もし言ってくれる方がいましたらね、給料とか全然20万以上は全然出るので、もう会社を辞めて働きますっていうパッションのある人がいれば、もしよろしければ僕と一緒に働ければなと思っております。
興味のある人はですね、概要欄に応募のフォームを貼っておきますので、こちらに応募していただけると幸いでございます。
まあ業務としてはですね、そんなめちゃくちゃ難しいことをするとかっていうわけではないんですけれども、とにかく僕はね、今この法人のクライアントとか法人とかを扱っている会社の方ですごいSNS業界をひっくり返そうとしているぐらいの、今ちょっとしたプロジェクトを立てているんですけれども、そのプロジェクトにぜひ参加したいなと思っている方、
今ちょっとね、これ大やけではまだ言えない、本当に水面下で動いているプロジェクトになるんですけれども、着実に動いています。着実に動いているので、そんなでかいことを一緒にやりたいなと思っている方はね、ぜひ応募フォームの方から応募していただけると幸いでございます。
タスク管理の重要性
ということで早速今日の本題に入っていくんですけれども、今日はですね、仕事が早くなる。仕事が3倍早くなるんですね。仕事が早くなるではなくて、仕事が3倍早くなる10の習慣ということで、まあ10個先にもご紹介できればなと思っています。
1つ目がですね、迷わずすぐに着手する。2つ目がアウトプットと進め方をまず決める。3つ目が分からないことはすぐに誰かに聞く。4つ目が人に触れる仕事はすぐに振る。5つ目が一つ一つの作業を常に加速する。6つ目が資料作成は8割で終わらせてその後仕上げる。
7つ目がやり直しがほぼ起きないように注意する。8つ目がメールは即座に返信する。9つ目がまた使いそうな言葉はすぐに単語登録をする。10個目がまた使いそうな資料はテンプレ化する。この10個をね、ぜひ意識して仕事を進めてもらえたらなと思っています。はい、それではね一つずつ詳しく解説していきたいなと思います。
まず一つ目、迷わずすぐに着手するというところなんですけれども、まあこれはどっちかというと何かこうね、何かを始めるときに結構動き出すのが遅い人に対して向けた言葉になるんですけれども、これどうやってやればいいのかなとかどういうふうに進めようかなみたいな考えていて、迷って何も手が付けられなくなるくらいだったらとりあえず手をつけてみたらっていう話なんですよね。
そしてそのやる気だったりとかモチベーションっていうところの話になってくるんですけれども、このやり始めの時ってやる気とかモチベーションって上がってこないもんなんですよ。でも実際に着手してみたら、ちょっと手をつけてみたら腹筋も100回やるのめんどくせえなと思ってても1回だけやろうと思って1回だけやってみたらせっかくやったんだしじゃあ5回やってみようかな10回やってみようかなみたいな感じで気づいたらやってたらねやる気って上がってくるもんなんですよ。
勉強もそう。勉強もこの勉強を2時間やろうって思ったら大変なんですけど5分だけやろうとか1問だけ解いてみようみたいな感じで最初のハードルっていうのをものすごく下げてあげると気づいたらどんどんどんどんやり始められるようになるんですよね。だから迷わずすぐに着手する。まずはやってみるってことがとりあえず何かを始めるときには一番重要かなと思ってます。
分からないことがあったらそれを分かるようになるまで考えてからやるんじゃなくってとりあえずやってみようよってところがあります。
次2つ目がですねアウトプットと進め方をまず決めるというところです。
で、これはもう次の段階ですね。①番でその①番どっちかというと何かを始めるときに腰が重い人に向けて言ってる言葉があるんですけどもこの②番はそこはもうできると行動力が抜群にあると。ただ行動力だけあってもしょうがないんですよね。
だからこれは戦略なしにいきなりスタートしても絶対うまくいかないから何をどんな順番でいつまでにどれだけ進めるかみたいなざっくりとしたこの予定を立てようねっていう話をしています。
この予定を立てるときにぜひおすすめになるのがGanttチャートというものがあります。このGanttチャートというのが何かというとですね、大枠のプロジェクトを左側に書いてそのプロジェクトに付随して何をやるべきかみたいなタスクがあるんですね。
例えばSNSの投稿を作るってなったときに企画のリサーチだとか画像写真を撮るだとか素材を撮るとかね、画像を作るとかキャプションを考えるとか多分一つ一つのタスクがあると思うんですけどもこのタスクっていうのを大枠のプロジェクトの下に書いていくんですよ。
そのタスクをいつまでにどれぐらい進めるかっていうのを1ヶ月フェーズで考えていくんですね。
1週目、月から日曜までのこの期間の中で、例えばリサーチはこの月曜日までに終わらせておくとか、投稿作るのは火曜日までに終わらせるみたいな感じでタスクの見える化ですね。
タスクをいつまでにどれぐらい進めるのかっていうその見える化っていうのをしていくためのものがGanttチャートというものがあるんですけれども、結構今回は投稿作るとか結構割と小さめのタスクでお話しましたけれども、
何か大きいことをやるってなった時に時間がかかるものだと思うんですね。
だからこの時間がかかるってものになった時に、じゃあ何をどれだけどれぐらい進めればいいのかっていうのが見える化できておかないとやっぱり進み具合とかその進捗度が遅れてるのか進んでるのかとかっていうのが全くわからなくなってしまうので、
必ずアウトプットできるように、何かこうやり始めることができるようになったら進め方、戦略っていうのを考えてほしいなと。
戦略って言葉自体がね、戦いを略すって言葉なんで、ただがむしゃらに一生懸命目の前のことに向かって挑戦するだけじゃなくて、それをどうすればショートカットできるかっていうところの作戦を考えてもらいたいなと思います。
それが2番のアウトプットと進め方をまず決めるっていうところですね。
人との協力と作業の加速
次、3番がわからないことはすぐ誰かに聞くってことなんですけど、これは大前提の話、常日頃からインプットすることっていうのはしておいてください。
いろんなニュースを見るでもいいですし、いろんな本を読むとか、そういったインプットをするってことは大前提の上で、でもわからないことがあればすぐに聞いた方がいいよねっていう、
自分で調べて時間かかるぐらいだったら人に聞きに行った方が早いよねっていうことになってます。
人に聞いちゃいけないっていう文化とか思想っていうのが結構はびこってると思うんですけど、これは自分でインプットする努力をしてない人に向けて走ってる言葉になるので、
自分でインプットをしている努力をしている人なんであれば別に人に聞くのって別に悪いことじゃないんですよ。
実際に人に聞かないとわからないことってたくさんあるし、本当に有益なものってやっぱり人から聞くものだと思っているんで、
そういった意味では人にガンガン聞いていいし遠慮しなくていいと僕は思ってます。
なので人に聞くってことはぜひ意識して取り入れてみてもらいたいなと思ってます。
続いてですね、4つ目が人に触れる仕事はすぐ振るってことですね。
結構こういうプレイヤーの皆さんは特に自分でやった方が早いじゃん、この仕事やるんだったら自分でやった方がすぐ終わるじゃんって思って結構自分でやりがちなんですけれども、
そのマインドっていうのはもう一刻も早くすぐに捨てるべきだなと思ってます。
やっぱりね、自分一人で抱えられるものとか進められる仕事っていうのはある程度限界がやっぱり来るんですよね。
でやっぱり一人で進められるこの仕事の量っていうのは抱えられるものっていうのはもう本当に限られているからこそ、
積極的に人に振るっていう習慣を身につけた方が絶対的に後から見たときに大きいことを成し遂げられると思っています。
ただしこの意識を持つこと、積極的に人に振るっていう意識を持つことで、
この仕事は自分がやらなきゃいけない仕事なんだなとか、この仕事は別に自分じゃなくてもいいんだなっていう判断が瞬時にできるようになるんですよ、仕事を持った瞬間にね。
ただそれを全部自分でやってると、これは自分でやるべきなのか、自分がやらなくてもいいのかとかっていうのがわからなくなってしまうし、
その判断ができなくなってしまうので、そうなるとやっぱりできることって本当に自分の手が届く範囲でしかやれないかなと思いますので、
必ず人に触れる仕事はすぐに振るっていうのを意識してもらいたいなと思っています。
次、5つ目が一つ一つの作業を常に加速するというところで、今のやり方は本当に正しいのか、もっと早い仕事はないのかっていうところの疑問点をずっと持つってことですね。
どうすれば1分でも1秒でも早くなるのかっていうのを常に考えて仕事を遂行することによって、
今やってる仕事が本当に今のやり方が本当に正しいやり方なのかどうかっていうのが多分疑えると思うんですよ。
そういった思考を常に持っておくって大事なのかなと思うので、一つ一つの作業を加速するっていう意識を持ってもらいたいなと思います。
次、6つ目が資料作成を8割で終わらせてその後に仕上げるということですね。
結構間違ったっていうか、間違いがちなのが資料を作り始めたら全部10まで一気に作っちゃうみたいな人が多いんですけれども、
8割ですね。大爆を作ったら一度アウトプットする人に聞いてもらったりだとか、プレゼンをもう一回してみるとかね、そんな感じでアウトプットしたほうがいいんですよね。
わかりやすい例えがあるのでお話しするんですけど、足の遅い人が100m走のタイムを1秒縮めるのと、世界トップレベルの陸上選手がタイムを0.1秒縮めるって2つの場合があったときに、
どっちの方が大変かっていうと圧倒的に後者ですよね。トップレベルの人が0.1秒縮める方が圧倒的には大変ですよね。
効率的な作業の進め方
もっとわかりやすい例でいくと、ポケモンとかわかりやすいですね。ポケモンとかってレベル1のポケモンをレベル10に上げるのと、レベル80のポケモンをレベル81に上げるのってこの労力って全然違うと思うんですよ。
つまり何が言いたいかっていうと、レベルの高いものをさらに上げるのは相当労力を使うってことなんですよ。
完成度が上がれば上がるほど、継ぎ込む時間が増えるっていう原則を必ず覚えておくべきかなと思います。
だからこそ資料作成っていうのは8割で終わらせて、それをもうアウトプットしちゃって、そこから得られるフィードバックから完成に仕上げていく。
完成に仕上げるっていうことをやらなくていいよっていう話をしたいんじゃなくて、一旦人に見せてから完成に仕上げていった方が早くできるよねっていうことを伝えたいかなと思って今回これを入れました。
次7つ目がですね、やり直しがほぼ起きないように注意しようってことで、結局仕事において最も非生産的な瞬間っていうのがやり直しだと思うんですね。
1回作ったものをまたやり直すっていうのは、これはすごく無駄な時間だなと思っていて、
じゃあやり直しを改善するためにはどうすればいいのかっていうと、2割で共有することなんですよね。
手をつけ始めた段階、やり始めた段階で一旦上司だったりとかクライアントだったりとか、自分の関わった仕事先に今の自分のやっている方向性っていうのが間違ってないですか?正しいですか?
あなたの認識とすり合ってますかっていうのを確認しておくこと。
これがやり直しがほぼ起きないようにするための改善というか注意点ですね。
なので仕事においては常に2割共有というのを意識してもらいたいなと思ってます。
コミュニケーションの重要性
次、8つ目がメールは即座に返信するということで、皆さんどうですか?LINEの返信とかやらなきゃいけないこと溜まってないですか?
僕も意識しないと溜まっちゃいがちになるんですけれども、やっぱり仕事ができる人っていうのはメールを見た瞬間に即座にそれを後回しにせずに返信するんですよ。
最近僕もあったんですよね。これお願いしますって言っていたことがいつまで経っても返ってこない。
もう一瞬でできるんですよ。サインをするだけなんて。一瞬でできる。なのにいつまで経っても来ないんですよ。
で、こっちからリマインドかけてやってもらうみたいな。もうそれって本当にだからじゃんってめっちゃ思っちゃうんですけど、やっぱり忙しい人ほどメールの返信も早いです。
だからこそ皆さんにはメールを後に回せば回すほどどんどん溜まってくると思うんですよ。返信しなきゃいけないもの。
そしたら返信しなきゃいけないものにどんどん時間が積み込まれなきゃいけなくなっちゃうんで、だったらもう見た瞬間に即座に返信する。
これを常に心がけてもらいたいなと思ってます。
はい、次9つ目がまた使いそうな言葉をすぐ単語登録をするということですね。
これは結構アカウントでも常日頃から言ってるんですけれども、長い単語を何度も打つのは本当に無駄でしかないと思うんですよ。
それこそ名前とか住所とかって何回も使うじゃないですか。
だったらもうああとかって打った瞬間にすぐ名前が出るようにしておいた方が絶対楽なんですよ。絶対楽。
だからここはもうルールを決めてて3回以上使うような単語であれば、もう必ず単語登録に入れるっていうのをしておいてます。
単語登録の登録している単語の数が2から300ぐらいの数になると文章を書くスピードっていうのが段違いに上がるので、
これは是非意識的に今日色々話しました。今日色々話したんですけど、これだけでもいいんで意識してやってみてください。
よく使う単語、3回以上使う単語っていうのは単語登録に入れておいてください。
これだけで文章を書くスピードが段違いになります。
はい、そして最後10個目がまた使いそうな資料はテンプレ化するということですね。
企画書だったりとか事業計画書とか、あとは提案書とか、顧客管理とか何でもいいんですけど、
1回そうやって作ったものでまた使いそうだなって思うものは、大半の文章っていうのを1回削除しておいて、
必ずテンプレ化しておきましょうってことですね。
このテンプレ化しておくことによってまた使うときにサッと使えると思うので、
これはやっぱりやっておいた方がいいのかなと思いますし、そういうマインドを身につけておこうっていう話ですね。
テンプレ化しておけば人に振ることができるじゃないですか。
これと同じようにこのテンプレ使って書いておいてって。
これは多分4番で言った人に触れる仕事はすぐに振るって言ったのと同じように、
テンプレ化することによってすぐ人に触れる状態っていうのを作っておきましょうねっていう話に繋がっていきます。
みたいな感じでですね、仕事を3倍早くするためには、
今日お話ししたこの10の習慣っていうのをぜひ意識してやってもらいたいなと思っています。
実際僕もね、2月はこの10の習慣っていうのをとにかく意識して仕事を進めていましたが、
やっぱりかなり仕事早くなったかなと思ってます。
僕結構ね、周りからはヒヨ君って本当になんか、圧倒的な仕事のスピード感ですよねみたいな、結構言われることが多いんですよね。
ただ僕はどっちかというと、仕事が早いっていうよりかは、
マンパワーで仕事めっちゃ早くしてるみたいなイメージなんで、
まだまだ改善できることってたくさんあるだろうなって思ってるんですけれども、
それでもね、こんな感じで、どれだけやっぱり生産的にできるかっていうのを意識して仕事っていうのは行っているので、
皆さんもぜひね、会社の仕事だったりとかSNSの仕事だったりとか、多分たくさん仕事があると思うんですけれども、
その仕事っていうのをね、いかに早くできるか、短くできるかっていうのを常にね、
意識してもらう習慣をね、ちょっとでは身につけてもらえたらなと思いますのでね、
今日のこんなお話をしてみました。
はい、ぜひ1週間の間でね、今日のお話した内容を意識して1週間過ごしてみてもらいたいなと思います。
ということで、本日はですね、仕事を3倍早くする10の習慣というお話をさせていただきました。
で、最後もう1回お伝えするんですけれども、
僕ともし一緒に働きたいなと思ってくれる方がいらっしゃいましたらですね、
応募フォームの方に応募していただければ、
こちらでちょっと確認させてもらって、
その後、面接って言ったらちょっとおこがましいですけれども、
ちょっとお話をして、うちの会社に合いそうだなとか、
もうすでにね、社員はもう3人ぐらいいるので、
僕とか僕含んだ、今いる社員と合いそうだなとかっていうのが、
もしあればね、一緒に働く機会があるかもしれないので、
ぜひ応募フォームから応募してみてください。
ということで、今日も一日頑張っていきましょう。
バイバイ。
