プロジェクト管理の重要性
おはようございます。このラジオはショート動画をハックして、
総フォロワー数80万人以上いる僕が、ショート動画をビジネスに活かしたい企業さんや、
これからSNSを始めていきたい個人の方に向けて、
どこよりも誰よりもわかりやすくショート動画について解説しているラジオになります。
できるだけ一時情報を発信するように心がけているので、
ショート動画に詳しくなりたい方は、ぜひ最後まで聞いていただけると幸いです。
はい、ということでですね、本日はなんですけれども、
ショート動画の話とはちょっと違います。
なんだけれども、ビジネスマン、本当に会社員でもそうですし、
フリーランスの人でもそうですし、必ず覚えておいた方がいいこと。
結構、汎用的なスキルになってくるお話をちょっとしていきたいなと思っています。
今日のお話を聞いた上で、それを実践してもらうことで、
皆さんの仕事のスピード感だったりとか、生産性の向上にお役に立てればいいなと思っております。
本題に入る前にお知らせをさせてください。
先日もお伝えしましたが、まずSNSのインスタ×アフィリエイトかな、
完全攻略というYouTubeの動画をアップロードさせていただきました。
こちらの内容に関してはですね、アフィリエイトの初歩の初歩のASP登録しようねとか、
具体的な訴求とかそういう話ではないんですけれども、
インスタのアフィリエイトってこういうところを抑えておかないと絶対件数出ないよね、
アカウント強くなっていかないよねみたいなところのお話、
超本質的なお話をさせていただいている回となっております。
だから一番最初の導入の部分でこういう恐怖を見せてとか、
そういう内容ではないんですけれども、
多分これからずっと意識していかなければいけない内容だと思うので、
一度は皆さんにぜひ視聴してもらいたいなと思っております。
2点目がですね、小東大学のリニューアルオープンが6月の中旬に行われます。
もう2年かな、小東大学2周年となっていて、
今本当に直近なんですけど、昨日かな、
昨日小東大学についてっていうサイトのところがあって、
そこには小東大学ってこういうものだよみたいな紹介の文章を載せるんですけれども、
そこでいろいろ考えていたんですよね、
どういう文章にしようかなみたいな内容をちょっと考えていてですね、
今までは小東大学のどっちかというと僕の過去ですね、
社会人1年目の時に小東大学初めてどうのこうのみたいな内容で書いていたんですけれども、
今回はもう小東大学とはみたいな感じなんで、
小東大学とかこれからのSNS運用のところについて書いた文章になっていて、
結構いい文章を書けたんじゃないかなと思っています。
やっぱりこの小東大学って初心者の方々をもちろんターゲットにしているサービスではあるのでね、
そういう初心者の方々にどういうふうに伝えればこの小東大学っていうところに入ってみようかな、
ここだったら自分も小東大学を学べるんじゃないかなって思えるような文章になるかっていうところをすごく考えて書きました。
もちろんいろんな同じような競合のサービスをやられている方々の文章というのも参考にというか拝見させてもらったんですけれども、
いいこと言ってるんだけど入りたいとはまた別だよなとか、
そういう内容とかもいろいろあったんで、僕がどういうふうに書いたのかとか含めてですね、
ぜひリニューアルオープンでサイトが公開された時には確認してもらえたらなと思っています。
結構いいこと書けたんじゃないかなと思ってるんで、楽しみにしておいてください。
ということで早速今日の本題に入っていこうかなと思いますが、
皆さん結構いろんな方と自分一人で仕事をしていくというよりかは、いろんな方と仕事をしていく中で、
こんな経験ないですかということで打ち合わせしましょうって言って打ち合わせしたのはいいんだけれども、
打ち合わせした後に、打ち合わせの中ではすごく盛り上がって、
ああいうことやっていきましょう、こういうことやっていきましょうってめちゃくちゃ盛り上がったのに、
打ち合わせ実際終わった後に、あれ結局何をやるんだっけとか、
結局これをやるってことは決まったんだけれども、
それって動いているんだっけ、進行しているんだっけっていうところに疑問というか、
あれこれどうなってるんだっけって思ったことって皆さんないですかね。
僕結構ね、昔あったんですよ、せっかく打ち合わせして1時間とか打ち合わせして、
すごい盛り上がってこういうことやりましょうってなったのに、
結局どっちが何をどれだけやるかみたいなのがあんまりちゃんと決まっていないから、
お互い他の事業とかも持っていて、仕事が進まない、事業が進まないってなって、
知らず知らずのうちに何もせずに終わっちゃうみたいな、こういうことって結構あったんですよ。
多分多くの方もこういう経験って少なからずあるんじゃないかなって思ってるんですよね。
なんかミーティングしていい感じな終わり着地はしたんだけれども、
でも結局その事業とかその決まったこと自体が進んでいかない、動いていかないっていうこと絶対あると思うんですよ。
Ganttチャートの活用
これ動かすためにはどうすればいいのかっていうと、
大抵の場合ってゴリゴリ突っ走ってくれる、ちょっとずつ猛進でめちゃくちゃ動いてくれる人が
メンバーにいるとかチーム内にいるとかっていう場合であれば全然動いていくんですけれども、
お互いに忙しくしていたりだとかそういうタイプではなかった場合はですね、
あんまり動かないんですよね結局。
だから今回僕が紹介したいというか皆さんに必ずやってほしいなと思っているのが、
こういうミーティングとかしてこういうことやりましょう、
ああいうことしていきましょうって決まったらですね、
Ganttチャートというものを作ってもらいたいなと思っています。
GanttチャートだったりとかWBSっていう言葉自体が結構聞きなじみのない言葉だと思うので、
簡単にここではご紹介させていただければなと思っているんですけれども、
まずGanttチャートっていうのは何かというと、
工程表とか計画表って言われるものになります。
で、大体プロジェクトだったりとか仕事が決まったときに、
じゃあこれをいつまでにやったら、
例えば今回の小東大学のリニューアルオープンになったときに、
小東大学のリニューアルオープンをするまでの、
まずいつリニューアルオープンしようかというざっくりとしたゴールというか日程を決めるじゃないですか、
このぐらいの期間でリニューアルオープンの準備を進められたらいいよねとか、
あとは実際にリニューアルオープンに際して何をしていくのか、
例えば独自の開催と作るよねとか、
ジャンル別ロードマップ作成するよねとか、
そういった諸々のタスクっていうのが発生してくるわけじゃないですか。
基本的に決まったのに動けないとか、決まったのに前に進んでいないっていうのは、
こういった諸々のタスクがそもそも何があるのかっていうところ、
それと誰がこれを担当しているのか、
それといつまでにこれをやらなきゃいけないのかっていうのが可視化されていないから、
なんとなくふわっとした状態でやらなきゃいけないことが、
やれていないっていうことに繋がってしまうんですね。
だから一番大事なのはまずはそういったところを可視化させることが大事なんですけど、
その可視化させるためにこのGanttチャートっていうのを使っていきます。
このGanttチャートを作るメリットとしては、
やっぱり全体的なプロジェクト内容の可視化だったりとか、
関係者全体で誰がどのタスクを持っていて、
どの進捗度なのかっていうところが確認できるっていうところだったりとか、
あとは進行ですね。
プロジェクト自体が今いいペースで進んでいるのか遅れているのかとか、
そういったところを確認することができるのがGanttチャートの良さだったりします。
WBSの重要性
一応このGanttチャートのテンプレートを、
今回は僕普段Notionっていうものを使っているので、
Notionのテンプレートになるんですけれども、
こちら概要欄にリンクに貼っておくので、
もし今日の話を聞いて、
Ganttチャートいいな、自分も使ってみたいなと思う方は、
ぜひテンプレートを使ってみてください。
僕が使っているテンプレートはですね、
YouTuberのつぶらやさんという、
少しマニアックなNotionの使い方解説というチャンネルをやられている方の
Ganttチャートのテンプレートを少し僕なりにアレンジしたものを使っていますので、
使い方だったりとかは、
つぶらやさんのNotionでGanttチャートを作る方法という動画がありますので、
こちらもぜひ確認してもらえたらと思うんですけれども、
かなり使いやすいものになっているので、
今日の話を最後まで聞いた後にGanttチャートを使いたいなと思う方は、
こちらのテンプレートをぜひ使ってみてください。
すみません、話に戻るんですけれども、
このGanttチャートの良さみたいなところってざっくりわかったと思うんですよね。
タスクがすごい可視化されるんだな、全体像で見えやすくなるんだな、
進行がスムーズにいくんだなというのはわかったと思うんですけれども、
じゃあ実際にこのGanttチャートってどうやって作っていけばいいのかというと、
意外とこういうところってどこかで学んだりとか、
勉強したりとかしないと思うので、
今日はどうやってこのGanttチャートを作っていけばいいのかみたいなところを
お話しできればなと思っています。
でですね、このGanttチャートなんですけれども、
さっきWBSとかっていう横文字が出てきたりして、
なんだWBSとかっていう風に思われたんじゃないかなと思うんですけれども、
Ganttチャートを作る前に、このWBSっていうものを作らないといけないんですよ。
このWBS、横文字、難しい言葉使うなよって思うかもしれないですけど、
ついてきてくださいね。
このWBSっていうのは何かっていうと、
仕事内容の設計図のことなんですよね。
もう少し具体的に言うと、
やらなくちゃいけない作業を分解して構造化して表にまとめたもの。
このTo-Doリストみたいな感じですかね。
このTo-Doリストをまずは作ろうねっていうところなんですよ。
プロジェクトの始め方
一応、小話として覚えてもらいたいんですけど、
このWBSって何の略かっていうと、
Work Breakdown Structureみたいなものになっていて、
To-Doリストみたいなものですね。
こちらは覚えておいてもらえたらと思うんですけれども、
このTo-Doリストをまずは作ることから始めましょうということで、
結局、本当に何でもいいんですけど、
何かやろうと、プロジェクトをやろうと思った時に進まない原因って、
やっぱり抽象的だからなんですよね。
大きいこういうことをやりたいなっていうのはあるかもしれないんだけど、
この大きいこういうことに対しての、
実際に具体的に何をやらなければいけないのかっていう、
その部分、具体的なアクションプランの部分が不明確になっているから、
みんなできないわけなので、
まずはここを明確にしていく必要があるよねっていうこと。
例えば今回、小東川大学がリニューアルオープンしますとなった時に、
リニューアルオープンする際にどういうタスクがあるんだろうって考えてた。
独自の簡易サイトを作りますってなっても、
独自の簡易サイトを作るにあたって、
そもそもどこに頼めばいいのかとか、金額はどれくらいなのかとか、
デザインはどうするとか、文章はどうするとかっていう、
こういう細かいタスクがいっぱいありますよね。
他にも、例えばショート動画のランキングが分かるツールを作りますってなったら、
まずそもそもエンジニアを探してこなきゃいけなかったりとか、
どういうふうな見た目にすれば見やすいと思ってもらえるかとか、
そういう細かいタスクがいっぱいあるし、
スプレッドシートで共有するのか、それとも違ったサイトを共有するのかとか、
本当に無限にあるので、こういったのを一つ一つタスクとして落とし込んでいく。
トゥードゥとして落とし込んでいく。
これがまずWBSというシートに入れるものになってます。
今回のテンプレートには、つぶらやさんのおかげですごく使いやすくなっているので、
トゥードゥもWBSとガントチャートがセットになっているものになっているので、
この辺は全然考えなくてもいいんですけども、
まず一つ、こういうプロジェクトだったりとか仕事が決まった時に、
まずこの仕事を進めるにあたって何をしなければいけないのかっていう
トゥードゥをまずは作ること。
タスクの管理と進行
これをまず一番最初にやってもらいたいなと思っています。
このトゥードゥを作って、大きな抽象的な仕事を細かく分解することができるようになったら、
次はそれぞれ誰がこれを担当するのかっていうところを決めていかなければいけません。
例えば今回の小東化大学のリニューアルオープンだったら、
独自の会員サイトのメインの担当者に関しては、
今運営にいる方が一人いて、
例えばですけど、ジャンル別ロードマップを作るっていうこのタスクがあった時、
このタスクに関しては費用が担当しようとか。
そんな感じで、それぞれのタスクに対しての担当者であったりとか、
誰がこのボールを持つのかっていうところをまず決めていきます。
これが二つ目にやるべきことですね。
諸々のタスクが出てきたら、ここを誰が担当するのかっていうところも決めてください。
誰が担当するのかっていう担当者を決めることができたら、
次はスケジュール感を考えていきます。
それぞれの担当者ベースで、
これってこれぐらいの期間あれば終わることができるよねっていう、
そのスケジュール感っていうのを組んでいきます。
このスケジュール感を組むことができたら、
あとは依存関係みたいなところかな。
結局そういうタスクって同時並行で全て進めていければいいんですけども、
意外とこの作業Aっていう作業が終わっていないと、
Bっていう作業できないよねとか、
Bっていう作業が終わってないと、
Dっていう作業できないよねみたいな感じで、
タスクごとに依存関係があったりするので、
そこの依存関係っていうところも一緒にセットで、
Aが終わった段階でここから始められるから、
Aはできるだけ早く進めようねとかっていう、
その依存関係っていうところも深く書いておくと、
よりスムーズに進められるんじゃないかなと思っています。
ここまで作ることができたら、
あとはもうGanttチャートに落とし込んでいくだけなんですけれども、
今回のテンプレートはですね、
このWBSっていうトゥードゥリストみたいなものですね。
トゥードゥリストで必要な情報を入力すれば、
勝手にGanttチャートに落とし込んでくれるっていうものになっていますので、
ここをどれだけ詳しく書くかっていうところが、
すごく重要になってくるかなと思っています。
そんな感じでタスクっていうのを進めていくと、
おそらくですけど、そんなになんか、
せっかく打ち合わせしたのに何もやることないとか、
何をやればいいかわからないみたいなことは、
おそらくないんじゃないかなって思っています。
だからこそ、皆さんにぜひ実践してもらいたい、
今日の話を聞いた上で実践してもらいたいのは、
このWBS、そしてGanttチャートっていうのをつけるっていう、
そもそもこういう概念があるよっていう話を、
まず理解しておいてもらいたいなと思っています。
その上で、これから自分が何かのプロジェクトのマネージャーになったり、
プロジェクトの担当者になったりとか、
お互いに誰かと授業を一緒にやっていくってなった時に、
いいね、これ面白そうだね、やってみようよってなった時に、
じゃあすぐWBSに落とし込もうって言って、
それを作っていこうって言って、
タスクを落とし込んでいく作業を、
そのミーティングの中で一緒にやったりとか、
ここまでやると、多分、
縄々にならずに走り出していくことができるので、
そうなんですよね、ここまでやって初めて、
人は動けるんじゃないかなと思っています。
だからもし皆さんが今までで、
こういうことやらなきゃな、こういうこと一緒にやりたいなって、
ミーティングとかになった時に、あんまり進まなかった、
おじゃんになったとかっていう方は、
ぜひこのWBC、Ganttチャート、
ぜひ使ってみてください。
僕もこれを使うようになってから、
逆に言うとね、これをわざわざ作るの超めんどくさいな、
思うようなプロジェクトだったり、
授業だったら、別にやらなくていいと思うんですよね。
逆にこれをしっかりと作っても、
やっていきたいな、やりたいなって思えるものであれば、
それはやるべきだし、そこも一つのスクリーニングになるかな。
Ganttチャートわざわざ作るほどではないな、この仕事は、
ってなるんであれば、別にやらなくていいしね。
っていう、そこも含めた、
これからの仕事管理を、
してみてもらえたらなと思っております。
先ほどもお伝えしましたが、このテンプレートに関しては、
概要欄の方にリンク貼っておきます。
このテンプレートは、僕なりに使いやすいアレンジはしてますけれども、
大元はね、つばやりさんというユーチューバーの、
ノーションユーチューブの方が作っているものになるので、
ぜひこちらの方の動画とか参考にしてみながら、
どうやっていじるのかみたいなところは、
ぜひ見てみてもらえたらなと思ってます。
